Meilleures pratiques de suivi des équipements :étiquettes et logiciels d'inventaire, planification de la maintenance, etc.

Les organisations qui recherchent des opérations efficaces et des résultats financiers sains doivent suivre leur équipement. Le suivi des actifs augmente également la productivité et garantit que vous restez au courant des calendriers de réparation et de maintenance et que vous savez où se trouvent vos actifs et qui les utilise. Le hic, cependant, est que votre organisation doit mettre en place les meilleures pratiques de suivi des équipements pour en récolter les bénéfices. Sinon, vous passerez beaucoup trop de temps à suivre les actifs.
Le suivi des équipements aide les organisations à gagner en efficacité et à améliorer leurs résultats en utilisant au mieux les ressources existantes. Pour vous aider à suivre efficacement l'équipement, nous vous proposons les conseils et bonnes pratiques suivants pour votre organisation :

• Utiliser une solution de suivi des actifs
• Utiliser les balises d'inventaire
• Utilisez un numéro d'identification unique pour chaque équipement
• Tenez-vous à jour avec la maintenance et le service

Lisez la suite pour en savoir plus sur les meilleures pratiques de suivi des équipements qui augmenteront l'efficacité et la productivité de votre organisation.

Utilisez une solution de suivi des actifs

Lorsque vous utilisez une solution de suivi des actifs, vous combinez la puissance des codes-barres, des scanners et des logiciels et outils de suivi des actifs pour rationaliser vos efforts de suivi des équipements. Les meilleures solutions et outils ont des fonctionnalités utiles telles que le check-out et l'enregistrement automatisés, l'équipement suivi par site, numéro de série et emplacement, notifications lorsque l'équipement est en retard, suivi de la maintenance et gestion des enregistrements.
Plusieurs types de solutions peuvent faire du suivi efficace des équipements une réalité pour votre organisation. L'une des caractéristiques des systèmes de suivi d'équipement que les organisations possédant à la fois de petits et de grands équipements trouvent les plus utiles est le suivi GPS. Avec le suivi GPS, vous pouvez surveiller l'emplacement de votre équipement à tout moment, de n'importe où, à l'aide d'un ordinateur ou d'un appareil mobile avec une connexion Internet. Les trackers GPS envoient généralement également des alertes lorsque votre équipement est retiré de votre propriété sans l'autorisation appropriée. Un autre avantage de choisir une solution de suivi des actifs avec suivi GPS est qu'elle stockera les données pendant plusieurs jours pour fournir des informations aux gestionnaires chaque fois qu'ils en auront besoin.

Utiliser les balises d'inventaire

Les étiquettes d'inventaire durables sont une autre solution idéale pour le suivi des équipements. Presque tous les types d'équipements peuvent être étiquetés. Idéalement, vous devriez choisir une étiquette ou une étiquette d'équipement permanente, qui est fabriquée à partir de différents types de matériaux pour leur permettre de résister à l'environnement dans lequel votre équipement est utilisé. Les étiquettes d'inventaire contiennent généralement un code-barres qui permet d'attribuer à chaque équipement un numéro d'identification unique pour vous aider à localiser facilement son emplacement, accéder aux calendriers de maintenance, déterminer l'état de l'équipement, et plus encore en scannant simplement l'étiquette du code-barres. L'utilisation d'étiquettes d'inventaire réduit également le risque de perte d'équipement suite à une erreur humaine ou à un vol.
Vous devez également utiliser des étiquettes d'inventaire en conjonction avec une solution de suivi des actifs. Lorsque vous implémentez un système d'étiquetage, vous prenez connaissance de tout l'équipement que vous possédez et augmentez la visibilité de l'équipement pour réduire les frais généraux et faire gagner du temps aux employés et de l'argent à votre organisation. Mieux encore, les étiquettes à code-barres sur les étiquettes d'inventaire éliminent presque toute erreur humaine ; les employés utilisent des scanners plutôt que de saisir manuellement les informations sur l'équipement dans le système de suivi des actifs.

Utilisez un numéro d'identification unique pour chaque équipement

Il est important de garder à l'esprit que vous devez éviter d'utiliser le numéro de série de l'équipement lors de la création d'une étiquette d'inventaire ou d'une étiquette de code-barres. Les numéros de série peuvent être dupliqués et les utilisateurs seront confus lorsqu'il deviendra impossible de distinguer deux actifs dans un système de suivi des actifs. La solution consiste à utiliser un numéro d'identification unique pour chaque équipement afin de ne pas avoir de numéros identiques. Vous préserverez l'intégrité de vos données et disposerez d'informations complètes et précises sur l'équipement en temps réel lorsque vous choisissez d'utiliser un numéro d'identification unique pour votre équipement.

Restez à jour avec la maintenance et le service

Les chances de maintenir votre équipement en parfait état de fonctionnement et de prolonger le cycle de vie de votre équipement ne sont pas élevées si vous ne restez pas à jour avec l'entretien et les réparations de l'équipement. Lorsque vous suivez un équipement, vous devez également suivre son état, son plan de maintenance préventive et ses informations de garantie. Être proactif en matière de maintenance et de service évite pannes d'équipement et s'assure que vous avez les pièces nécessaires en stock. La prévision de la durée de vie des équipements et des pièces grâce au suivi des équipements réduit les temps d'arrêt et les retards et crée un flux de travail ininterrompu que votre personnel (et vos résultats) apprécieront.
Lorsque vous recherchez une solution de suivi des équipements, assurez-vous d'en choisir une qui est personnalisable et vous permet de programmer l'entretien et le service et de stocker les garanties et les informations de service. Les meilleures solutions de suivi des actifs vous permettent également de créer et de gérer des ordres de travail par rapport à la maintenance de l'équipement et de fournir une vue du cycle de vie de votre équipement. Une solution qui vous aide à vous tenir au courant de la maintenance, de l'entretien et des réparations est un investissement que vous rentabiliserez en peu de temps.

Un dernier mot sur les avantages du suivi de l'équipement

Lorsque les entreprises souhaitent rationaliser leurs opérations et maintenir un résultat net serré, le suivi des équipements et des actifs est indispensable. Vous ne réalisez peut-être même pas la quantité d'équipement dont vous disposez, où il est stocké, à quelle fréquence il est utilisé ou dans quel état il se trouve jusqu'à ce que vous mettiez en œuvre une solution de suivi des actifs avec des étiquettes d'inventaire. Cela vous aide non seulement à obtenir plus de visibilité sur vos actifs et équipements, mais simplifie et accélère également les processus d'audit et de création de rapports.
En utilisant les meilleures pratiques en matière de suivi des équipements, telles que l'utilisation d'une solution de suivi des actifs, l'utilisation un numéro d'identification unique pour chaque pièce d'équipement, et en restant à jour avec l'entretien et le service, vous bénéficierez d'une efficacité et d'une productivité améliorées. Les autres avantages de l'utilisation des meilleures pratiques en matière de suivi des équipements sont nombreux et comprennent le contrôle des dates de garantie, l'achat du niveau d'assurance approprié, la garantie que vous savez quels utilisateurs ont quels équipements, la surveillance proactive des prêts en souffrance, la garantie que les employés et les sous-traitants retournent l'équipement, et en gardant l'inventaire au minimum.
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