Stratégies éprouvées de suivi d'équipement : Étiquettes d'actifs, Logiciels, Maintenance et plus

Les organisations cherchant efficacité opérationnelle et résultats sains doivent suivre leurs équipements. Le suivi d'actifs augmente aussi la productivité et assure le respect des plannings de réparation/maintenance, la connaissance de la localisation des actifs et de leurs utilisateurs. Le hic : il faut avoir les meilleures pratiques de suivi en place pour en récolter les bénéfices. Sinon, vous passerez trop de temps à suivre les actifs.
Le suivi d'équipement aide à atteindre efficacité et résultat net en optimisant l'utilisation des ressources existantes. Pour vous aider à suivre efficacement, voici nos conseils et meilleures pratiques :

• Utiliser une solution de suivi d'actifs
• Utiliser des étiquettes d'actifs
• Utiliser un numéro d'identification unique pour chaque équipement
• Rester à jour sur la maintenance et le service

Lisez la suite pour en savoir plus sur ces meilleures pratiques qui boosteront l'efficacité et la productivité de votre organisation.

Utiliser une solution de suivi d'actifs

Une solution de suivi d'actifs combine la puissance des codes-barres, scanners, logiciels et outils de suivi pour rationaliser vos efforts. Les meilleures solutions offrent : check-out/check-in automatisé, suivi par site, numéro de série, emplacement, notifications équipement en retard, suivi maintenance, gestion des dossiers.
Plusieurs types de solutions rendent le suivi efficace possible. Une fonctionnalité particulièrement utile pour organisations avec petits et gros équipements : le tracking GPS. Avec le GPS, vous surveillez la localisation de vos équipements à tout moment, depuis n'importe où, via ordinateur ou mobile avec internet. Les traceurs GPS envoient aussi des alertes quand un équipement quitte votre propriété sans autorisation. Autre avantage : stockage des données sur plusieurs jours pour informations disponibles quand les gestionnaires en ont besoin.

Utiliser des étiquettes d'actifs

Les étiquettes d'actifs durables sont une autre solution idéale. Presque tout type d'équipement peut être étiqueté. Idéalement, choisissez une étiquette permanente, faite de divers matériaux pour résister à l'environnement d'utilisation. Les étiquettes contiennent généralement un code-barres permettant d'assigner un numéro d'identification unique à chaque équipement pour localiser facilement, accéder aux plannings maintenance, déterminer le statut, etc., par simple scan. L'utilisation d'étiquettes réduit aussi le risque de perte par erreur humaine ou vol.
Utilisez aussi les étiquettes avec une solution de suivi. En implémentant un système d'étiquetage, vous prenez conscience de tout l'équipement possédé et augmentez la visibilité pour réduire frais généraux et faire gagner temps et argent aux employés. Surtout, les codes-barres sur étiquettes éliminent presque l'erreur humaine ; les employés scannent au lieu de saisir manuellement les infos dans le système.

Utiliser un numéro d'identification unique pour chaque équipement

 Gardez à l'esprit qu'il faut éviter d'utiliser le numéro de série de l'équipement pour créer une étiquette d'actif ou code-barres. Les numéros de série peuvent être dupliqués, créant confusion quand il devient impossible de distinguer deux actifs dans le système. La solution : utiliser un numéro d'identification unique pour chaque équipement pour éviter tout doublon. Vous maintenez l'intégrité de vos données et avez des infos complètes, précises, temps réel sur vos équipements.

Rester à jour sur la maintenance et le service

Les chances de maintenir vos équipements en condition optimale et d'allonger leur cycle de vie sont minces si vous ne suivez pas maintenance et réparations. En suivant l'équipement, vous devez aussi suivre son état, plan de maintenance préventive, informations garantie. Être proactif sur maintenance et service prévient les pannes et assure les pièces nécessaires en stock. Prévoir la durée de vie des équipements et pièces via le suivi réduit temps d'arrêt et retards, créant un flux de travail ininterrompu apprécié par le personnel (et le résultat net).
En cherchant une solution de suivi, assurez-vous qu'elle est personnalisable et permet planifier maintenance/service, stocker garanties et infos service. Les meilleures solutions permettent aussi de créer/gérer des bons de travail pour la maintenance et offrent une vue cycle de vie de l'équipement. Une solution aidant à rester à jour sur maintenance, service, réparations est un investissement qui se rentabilise rapidement.

Dernier mot sur les bénéfices du suivi d'équipement

Quand les entreprises veulent rationaliser opérations et tenir un résultat net serré, le suivi d'équipement et d'actifs est indispensable. Vous ne réalisez peut-être même pas combien d'équipements vous avez, où ils sont stockés, à quelle fréquence ils sont utilisés, ou leur état jusqu'à l'implémentation d'une solution de suivi avec étiquettes. Cela non seulement donne plus de visibilité sur vos actifs/équipements mais simplifie et accélère les processus d'audit et reporting.
En utilisant les meilleures pratiques – solution de suivi, étiquettes d'actifs, numéro d'identification unique, maintenance à jour – vous profiterez d'une efficacité et productivité améliorées. Autres bénéfices nombreux : contrôle des dates de garantie, achat du bon niveau d'assurance, savoir quels utilisateurs ont quels équipements, surveillance proactive des prêts en retard, assurer le retour des équipements par employés/contractants, maintenir l'inventaire au minimum.
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