Logiciel de suivi des actifs :localisez et suivez vos actifs avec précision

Vous avez décidé d'utiliser le logiciel de suivi des actifs. C'est une décision intelligente, car il y a beaucoup d'avantages.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des ressources ?

Un logiciel de suivi des actifs offre aux utilisateurs des moyens de suivre numériquement l'emplacement des actifs qui ont été physiquement étiquetés. Il stocke également les informations sur les actifs et les données d'inventaire, et peut alerter les responsables lorsque le stock de pièces de rechange est faible.

L'utilisation d'un logiciel pour suivre ces actifs peut aider :

• Assurez-vous que la maintenance planifiée est terminée à temps
• Configurez des alertes et des notifications afin que le personnel approprié soit automatiquement affecté aux tâches lorsque de nouveaux ordres de travail sont créés
• Suivez le cycle de vie des actifs. Les informations sur l'état de l'équipement, son âge, etc. sont saisies et stockées dans le système
• Exécuter des rapports et calculer l'amortissement des machines

Pourquoi les gens utilisent un logiciel de suivi des éléments :

L'aspect le plus long de la mise en place d'un programme de maintenance préventive consiste à parcourir une installation et à créer un inventaire de tous les actifs pertinents. L'utilisation d'un logiciel de suivi des actifs vous aide à

• Gestion des stocks : Les utilisateurs saisissent des données pour suivre les outils physiques, les licences logicielles et les contrats. La base de données résultante simplifie l'audit. Les dates d'intégration des actifs et les fonctionnalités d'enregistrement ou de sortie permettent d'éviter les pertes et de promouvoir des mises à jour régulières.
• Gestion du cycle de vie des actifs : Avertissez les utilisateurs des mises à jour logicielles obligatoires ou utiles. Gérer la cession des actifs. Alertez les parties prenantes lorsqu'il est temps de démissionner ou de renouveler des contrats.
• Service d'assistance central : Créez une trace papier numérique pour suivre les acquisitions, les demandes, les mises à jour, la gestion des licences, la conformité, les besoins d'optimisation, etc.

De plus, le suivi des actifs fixes et mobiles vous aide :

Localisez vos ressources rapidement, au moment où vous en avez besoin

Un logiciel de suivi des actifs peut vous dire où se trouve quelque chose ou, avec un système d'enregistrement/de départ de base, qui l'a ou l'a eu en dernier. C'est le même système binaire utilisé par votre bibliothèque locale. Chaque livre est enregistré comme "in" ou "out", et s'il est sorti, le système sait également qui l'a. Dans la gestion des installations, des systèmes de check-in/check-out peuvent être mis en place pour les actifs partagés. Par exemple, les tablettes que les techniciens emportent avec eux lors de leurs quarts de travail pour accéder au logiciel de GMAO. La capacité de « vérifier la responsabilité » prolonge la durée de vie de certains types d'actifs ; tout le monde est un peu plus prudent lorsqu'il sait que son nom est associé à la dernière fois que quelque chose a été utilisé.

Prendre des décisions sur les actifs à acheter à l'avenir

Le front office emprunte-t-il constamment le projecteur du service informatique ? Le service de maintenance a-t-il dépensé de l'argent pour un poste de soudage qui n'a pas été vérifié au cours des six derniers mois ? Le suivi des actifs vous en dit plus que sur l'endroit où se trouvent les choses. Il vous indique où ils se sont rendus, et les entreprises peuvent utiliser ces informations pour prendre de meilleures décisions concernant les actifs dans lesquels investir à l'avenir.

Contrôlez votre actif avec des comptages rapides et précis

Pour réussir dans la gestion des actifs, vous devez conserver des enregistrements à jour des pièces que le service de maintenance a en inventaire. Le suivi manuel des actifs est un processus lent et sujet aux erreurs. Et il n'est pas difficile de comprendre pourquoi. Pensez à votre propre cuisine. Imaginez maintenant le tiroir à ordures. C'est celui qui regorge de petits objets rarement utiles, pour la plupart sans valeur. Combien de temps vous faudrait-il pour produire un inventaire sans faire d'erreur ? Imaginez inspecter et noter manuellement chaque lien torsadé lâche et toutes ces languettes en plastique pour garder les sacs à pain fermés. Mais avec un logiciel de suivi des actifs, tout ce que vous avez à faire est de scanner chaque article et le tour est joué.

Mais vous savez tout cela, car vous avez déjà décidé d'utiliser le logiciel de gestion d'actifs.

Vous savez également que plus tôt vous commencez, mieux c'est. En effet, plus le nombre d'actifs avec lesquels vous commencez est petit, plus vous pouvez les intégrer rapidement au système. Et votre entreprise se développe, ce qui signifie plus d'actifs, ce qui signifie que plus vous attendez, plus le processus prendra de temps.

Saviez-vous que la gestion de la maintenance des actifs permet à votre organisation d'économiser de l'argent. Pour en savoir plus, consultez notre blog sur 4 façons dont la gestion de la maintenance des actifs permet à votre organisation d'économiser de l'argent.

Mais d'abord, il y a une autre décision importante à prendre. Vous devez décider du type de balises à utiliser. Vous avez le choix entre plusieurs, mais un seul répondra le mieux à vos besoins spécifiques.

Suivi des actifs avec codes-barres

Avec une histoire longue et impressionnante, les codes-barres et les lecteurs de codes-barres sont souvent ce à quoi les gens pensent lorsqu'ils pensent au "suivi des actifs".

Il est facile d'être opérationnel, car les scanners et les balises sont de moins en moins chers. En fait, vous pouvez probablement imprimer vos propres étiquettes, et la plupart des smartphones et tablettes modernes fonctionnent comme des lecteurs à l'aide de leurs caméras intégrées. Si vous avez besoin de quelque chose de plus robuste qu'un autocollant en papier, il est également possible d'acheter des étiquettes conçues pour les environnements plus difficiles, y compris celles faites de plastiques et de métaux durables.

Mais le système de code-barres n'est pas parfait, ce que vous savez déjà par vos propres expériences à la file d'attente en libre-service au supermarché. Il peut être difficile de faire fonctionner les lecteurs, surtout si le code-barres a été endommagé. Parfois, même une petite quantité de distorsion rend un code-barres illisible. En fin de compte, il s'agit souvent juste de développer un peu de talent pour cela. Remarquez comment les caissiers, qui ont beaucoup de pratique avec la technologie, ne semblent jamais avoir de problèmes ?

Indépendamment des petites frustrations, il y a de bonnes raisons pour lesquelles les codes-barres sont si courants. La technologie est fiable et peu coûteuse. Les gens l'utilisent parce qu'il fonctionne et qu'ils sont à l'aise avec.

Suivi des actifs avec RFID

Les étiquettes d'identification par radiofréquence (RFID) présentent plusieurs avantages par rapport aux codes-barres traditionnels, mais elles s'accompagnent de compromis.

Les codes-barres ne peuvent contenir qu'une petite quantité d'informations, ce qui n'est généralement pas un problème lors de l'utilisation d'un logiciel EAM basé sur le cloud. Toutes les informations sur chaque actif sont stockées en ligne de toute façon. Mais dans les environnements où l'accès à Internet est prohibitif, cette limitation devient plus problématique. Les étiquettes RFID, cependant, peuvent stocker beaucoup plus d'informations que les codes-barres, ce qui en fait un meilleur choix dans les endroits éloignés. Par exemple, les informations de service critiques peuvent être stockées sur l'étiquette elle-même, ce qui permet une gestion de la maintenance informatisée hors ligne. Les balises peuvent également être configurées pour vous permettre non seulement de les lire mais aussi d'y écrire, ouvrant de nombreuses possibilités. Par exemple, une étiquette pourrait vous indiquer la dernière fois qu'elle a été scannée.

Étant donné que la technologie RFID utilise des fréquences radio, les scanners n'ont pas besoin d'une ligne de vue directe. En fait, un scanner et un tag n'ont même pas besoin d'être proches l'un de l'autre. La distance dépend de la taille et du type spécifique de balise, mais les scanners peuvent communiquer avec de petites balises peu coûteuses jusqu'à 300 pieds. Cela rend la numérisation des balises beaucoup plus facile pour les techniciens et vous permet également de mieux protéger les balises; le scanner n'a pas besoin de ligne de mire, vous pouvez donc garder les étiquettes en sécurité sous des housses de protection en plastique.

Les étiquettes RFID sont également plus rapides que les codes-barres traditionnels, car vous pouvez en scanner plusieurs en même temps. Vous souvenez-vous de ce tiroir à ordures dans votre cuisine que vous tentiez d'inventorier ? En utilisant des codes-barres, vous devrez ramasser et lire chaque article. Avec les étiquettes RFID, vous pouvez scanner toutes les étiquettes en même temps, de l'autre côté de la pièce.

Un exemple de lieu de travail plus courant serait le mobilier d'un immeuble de bureaux. Avec les codes-barres, vous devriez vous promener et lire tous les actifs, ce qui pourrait signifier ramper sous les bureaux et retourner les chaises à la recherche d'autocollants de code-barres. Avec les étiquettes RFID, vous pourriez vous tenir à la porte de chaque bureau et scanner toutes les étiquettes en même temps.

Si vous décidez d'utiliser des étiquettes RFID, vous devrez commencer à regarder les versions passives et actives. Rapidement, les étiquettes RFID passives sont alimentées par les scanners ; ils n'ont pas de sources de pouvoir propres. Cela réduit leur coût, leur permet d'être plus petits et prolonge leur durée de vie. Mais le recours à une alimentation externe a également tendance à réduire la distance à partir de laquelle ils peuvent être scannés. Les balises actives contiennent leurs propres alimentations, ce qui leur permet de diffuser sur de plus longues distances. Il y a un compromis, cependant. Comme pour presque tout ce qui a une alimentation interne, la durée de vie est plus limitée. En fin de compte, comme les étiquettes RFID actives sont plus grandes et coûtent plus cher, elles sont généralement mieux adaptées aux actifs plus importants.

Les étiquettes RFID sont excellentes, mais pas parfaites. Les étiquettes et les scanners coûtent beaucoup plus cher que l'équipement de code-barres. De plus, si vous avez beaucoup de scanners ou d'étiquettes diffusant ou recevant à proximité les uns des autres en même temps, les signaux radio peuvent entrer en collision. Il existe des moyens de contourner ce problème, mais c'est quelque chose qu'il faut garder à l'esprit. De plus, il y a eu des problèmes de sécurité persistants depuis l'introduction de la technologie. Les balises peuvent contenir plus de données que les codes-barres, mais ce n'est toujours pas suffisant pour permettre le cryptage. Cela signifie que dans certaines circonstances, toute personne disposant du bon équipement peut scanner les balises.

Alors, quelle est la bonne balise de suivi des éléments pour moi ?

Comme pour toute technologie, les codes-barres et les étiquettes RFID présentent des avantages et des inconvénients. Réfléchir à vos actifs, installations, flux de travail et budget vous aidera à choisir celui qui vous convient le mieux.

Une partie du processus de prise de décision devrait consister à parler avec votre fournisseur de GMAO. Non seulement ils sont des experts dans leur domaine, mais ils seront en mesure de vous dire comment utiliser au mieux leur logiciel avec différents types de balises.

Nous comprenons que trouver un nouveau logiciel de suivi des actifs peut être écrasant. Des annuaires en ligne tels que Software Advice et Capterra aident des milliers de gestionnaires d'installations à choisir le bon logiciel de suivi des actifs pour leur entreprise. Lisez le Guide de l'acheteur de Software Advice et comprenez les fonctionnalités communes d'un logiciel de suivi des actifs, ainsi que les facteurs que les acheteurs doivent prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel.