Logiciel de suivi d'actifs : localisation et gestion précises en temps réel

Vous avez décidé d'utiliser un logiciel de suivi d'actifs. C'est une décision judicieuse, car il y a de nombreux avantages.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi d'actifs ?

Un logiciel de suivi d'actifs offre aux utilisateurs des moyens de suivre numériquement la localisation d'actifs qui ont été physiquement étiquetés. Il stocke également les informations sur les actifs et les données d'inventaire, et peut alerter les gestionnaires lorsque le stock de pièces de rechange est bas.

L'utilisation d'un logiciel pour suivre ces actifs peut aider à :

• Garantir que la maintenance planifiée est effectuée à temps
• Configurer des alertes et notifications pour que le personnel approprié soit automatiquement assigné aux tâches lorsque de nouveaux bons de travail sont créés
• Suivre le cycle de vie des actifs. Les informations sur l'état de l'équipement, l'âge et plus encore sont saisies et stockées dans le système
• Exécuter des rapports et calculer l'amortissement des machines

Pourquoi les gens utilisent un logiciel de suivi d'actifs :

L'aspect le plus chronophage de la mise en place d'un programme de maintenance préventive consiste à parcourir une installation et à créer un inventaire de tous les actifs pertinents. L'utilisation d'un logiciel de suivi d'actifs vous aide avec :

• Gestion des stocks : Les utilisateurs saisissent des données pour suivre les outils physiques, les licences logicielles et les contrats. La base de données résultante simplifie l'audit. Les dates d'intégration des actifs et les fonctionnalités d'entrée/sortie aident à prévenir les pertes et favorisent les mises à jour régulières.
• Gestion du cycle de vie des actifs : Notifier les utilisateurs des mises à jour logicielles obligatoires ou utiles. Gérer la mise au rebut des actifs. Alerter les parties prenantes lorsqu'il est temps de renouveler ou de résilier les contrats.
• Centre d'aide centralisé : Créer une piste numérique pour suivre les acquisitions, demandes, mises à jour, gestion des licences, conformité, besoins d'optimisation et plus encore.

De plus, le suivi des actifs fixes et mobiles vous aide à :

Localiser vos actifs rapidement, exactement quand vous en avez besoin

Un logiciel de suivi d'actifs peut vous dire où se trouve quelque chose ou, avec un système d'entrée/sortie de base, qui l'a ou qui l'a eu en dernier. C'est le même système binaire utilisé par votre bibliothèque locale. Chaque livre est enregistré comme « disponible » ou « emprunté », et s'il est emprunté, le système sait aussi qui l'a. Dans la gestion d'installations, les systèmes d'entrée/sortie peuvent être mis en place pour les actifs partagés. Par exemple, les tablettes que les techniciens portent pendant leurs quarts pour accéder au logiciel GMAO. La capacité d'« auditer la responsabilité » prolonge la durée de vie de certains types d'actifs ; chacun est un peu plus prudent quand il sait que son nom est attaché à la dernière fois que quelque chose a été utilisé.

Prendre des décisions sur les actifs à acheter à l'avenir

Le bureau d'avant emprunte-t-il constamment le projecteur du service IT ? Le service maintenance a-t-il dépensé de l'argent pour un poste de soudage qui n'a pas été emprunté depuis six mois ? Le suivi des actifs vous dit plus que simplement où se trouvent les choses. Il vous dit où elles ont été, et les entreprises peuvent utiliser cette information pour prendre de meilleures décisions sur les actifs dans lesquels investir à l'avenir.

Contrôler vos actifs avec des comptages rapides et précis

Pour réussir la gestion d'actifs, vous devez maintenir des enregistrements à jour des pièces que le service maintenance a en stock. Le suivi manuel des actifs est un processus lent et sujet aux erreurs. Et il n'est pas difficile de comprendre pourquoi. Pensez à votre propre cuisine. Imaginez maintenant le tiroir fourre-tout. C'est celui qui est plein de petits objets rarement utiles, mostly sans valeur. Combien de temps vous faudrait-il pour produire un inventaire sans faire d'erreurs ? Imaginez inspecter et écrire manuellement chaque attache torsadée et tous ces attaches en plastique pour fermer les sacs de pain. Mais avec un logiciel de suivi d'actifs, tout ce que vous avez à faire est de scanner chaque article et c'est fait.

Mais vous savez tout cela, car vous avez déjà décidé d'utiliser le logiciel de gestion d'actifs.

Vous savez aussi que plus vous commencez tôt, mieux c'est. C'est parce que plus le nombre d'actifs avec lequel vous commencez est petit, plus vous pouvez les intégrer rapidement dans le système. Et votre entreprise grandit, ce qui signifie plus d'actifs, ce qui signifie que plus vous attendez, plus le processus sera long.

Saviez-vous que la gestion de maintenance d'actifs permet d'économiser de l'argent à votre organisation ? Pour en savoir plus, consultez notre article sur 4 façons dont la gestion de maintenance d'actifs permet d'économiser de l'argent à votre organisation.

Mais d'abord, il y a une autre décision importante à prendre. Vous devez décider quel type d'étiquettes utiliser. Il y en a quelques-unes au choix, mais une seule répondra le mieux à vos besoins spécifiques.

Suivi d'actifs avec codes-barres

Avec une histoire longue et impressionnante, les codes-barres et les lecteurs de codes-barres sont souvent ce à quoi les gens pensent quand ils pensent « suivi d'actifs ».

Il est facile de démarrer, car les lecteurs et les étiquettes sont de plus en plus abordables. En fait, vous pouvez probablement imprimer vos propres étiquettes, et la plupart des smartphones et tablettes modernes fonctionnent comme lecteurs grâce à leurs caméras intégrées. Si vous avez besoin de quelque chose de plus robuste qu'un autocollant en papier, il est également possible d'acheter des étiquettes conçues pour des environnements plus difficiles, y compris celles en plastiques et métaux durables.

Mais le système de codes-barres n'est pas parfait, ce que vous savez déjà par vos propres expériences à la caisse automatique du supermarché. Il peut être difficile de faire fonctionner les lecteurs, surtout si le code-barres a été endommagé. Parfois, même une petite distorsion rend un code-barres illisible. Au final, c'est souvent juste une question de développer un peu de dextérité. Remarquez comment les caissiers, qui ont beaucoup pratiqué la technologie, ne semblent jamais avoir de problèmes ?

Malgré les petites frustrations, il y a de bonnes raisons pour lesquelles les codes-barres sont si courants. La technologie est fiable et peu coûteuse. Les gens l'utilisent parce qu'elle fonctionne et qu'ils sont à l'aise avec elle.

Suivi d'actifs avec RFID

Les étiquettes à identification par radiofréquence (RFID) présentent plusieurs avantages par rapport aux codes-barres traditionnels, mais elles s'accompagnent de compromis.

Les codes-barres ne peuvent contenir qu'une petite quantité d'informations, ce qui n'est généralement pas un problème lors de l'utilisation d'un logiciel EAM basé sur le cloud. Toutes les informations sur chaque actif sont stockées en ligne de toute façon. Mais dans les environnements où l'accès à Internet est prohibitif, cette limitation devient plus problématique. Les étiquettes RFID, cependant, peuvent stocker beaucoup plus d'informations que les codes-barres, ce qui en fait un meilleur choix dans les lieux reculés. Par exemple, des informations de service critiques peuvent être stockées sur l'étiquette elle-même, permettant une gestion de maintenance informatique hors ligne. Les étiquettes peuvent également être configurées pour permettre non seulement de les lire, mais aussi d'y écrire, ouvrant de nombreuses possibilités. Par exemple, une étiquette pourrait vous indiquer la dernière fois qu'elle a été scannée.

Comme la technologie RFID utilise des radiofréquences, les lecteurs n'ont pas besoin de ligne de vue directe. En fait, un lecteur et une étiquette n'ont même pas besoin d'être proches l'un de l'autre. La distance dépend de la taille et du type spécifique d'étiquette, mais les lecteurs peuvent communiquer avec de petites étiquettes peu coûteuses à une distance allant jusqu'à 300 pieds. Cela rend le scan des étiquettes beaucoup plus facile pour les techniciens, et permet également de mieux protéger les étiquettes ; le lecteur n'ayant pas besoin de ligne de vue, vous pouvez garder les étiquettes en sécurité sous des caches de protection en plastique.

Les étiquettes RFID sont également plus rapides que les codes-barres traditionnels, car vous pouvez en scanner plusieurs en même temps. Rappelez-vous ce tiroir fourre-tout de votre cuisine que vous essayiez d'inventorier ? En utilisant des codes-barres, vous deviez prendre et lire chaque article. Avec des étiquettes RFID, vous pourriez scanner toutes les étiquettes à la fois, depuis l'autre bout de la pièce.

Un exemple de lieu de travail plus courant serait le mobilier dans un immeuble de bureaux. Avec des codes-barres, vous devriez vous promener et lire chaque actif, ce qui pourrait signifier ramper sous les bureaux et retourner les chaises à la recherche d'autocollants de codes-barres. Avec des étiquettes RFID, vous pourriez vous tenir à la porte de chaque bureau et scanner toutes les étiquettes en même temps.

Si vous décidez d'opter pour des étiquettes RFID, vous devrez commencer à examiner les versions passives et actives. Rapidement, les étiquettes RFID passives tirent leur énergie des lecteurs ; elles n'ont pas leurs propres sources d'énergie. Cela réduit leur coût, permet qu'elles soient plus petites et prolonge leur durée de vie. Mais le fait de dépendre d'une énergie externe tend à raccourcir la distance à partir de laquelle elles peuvent être scannées. Les étiquettes actives contiennent leurs propres alimentations, leur permettant de diffuser sur de plus longues distances. Il y a un compromis, cependant. Comme pour presque tout ce qui a une alimentation interne, la durée de vie est plus limitée. En fin de compte, parce que les étiquettes RFID actives sont plus grosses et coûtent plus cher, elles sont généralement mieux adaptées aux actifs plus importants.

Les étiquettes RFID sont excellentes, mais pas parfaites. Les étiquettes et les lecteurs coûtent beaucoup plus cher que l'équipement pour codes-barres. De plus, si vous avez beaucoup de lecteurs ou d'étiquettes qui diffusent ou reçoivent près les uns des autres en même temps, les signaux radio peuvent entrer en collision. Il existe des moyens de contourner ce problème, mais c'est quelque chose qu'il faut garder à l'esprit. De plus, il y a eu des préoccupations de sécurité persistantes depuis l'introduction de la technologie. Les étiquettes peuvent contenir plus de données que les codes-barres, mais ce n'est toujours pas suffisant pour permettre le chiffrement. Cela signifie que dans certaines circonstances, n'importe qui avec le bon équipement peut scanner les étiquettes.

Alors, quelle est la bonne étiquette de suivi d'actifs pour moi ?

Comme pour toute technologie, il y a des avantages et des inconvénients aux étiquettes codes-barres et RFID. Réfléchir à vos actifs, installations, flux de travail et budget vous aidera à choisir celle qui vous convient le mieux.

Une partie du processus de prise de décision devrait être de parler avec votre fournisseur GMAO. Non seulement ils sont des experts du domaine, mais ils pourront vous dire comment utiliser au mieux leur logiciel avec différents types d'étiquettes.

Nous comprenons que trouver un nouveau logiciel de suivi d'actifs peut être accablant. Les annuaires en ligne tels que Software Advice et Capterra aident des milliers de gestionnaires d'installations à choisir le bon logiciel de suivi d'actifs pour leur entreprise. Lisez le Guide d'achat de Software Advice et comprenez les capacités communes d'un logiciel de suivi d'actifs, ainsi que les facteurs que les acheteurs doivent considérer lors de l'achat.