50 meilleures pratiques en gestion des actifs informatiques

La gestion des actifs informatiques (ITAM) nécessite la construction minutieuse de processus métier qui permettent l'identification, le suivi et la gestion des actifs informatiques d'une organisation. Afin de maintenir la bonne quantité de contrôle sur tous les actifs, il est important pour une entreprise de réfléchir exactement à la manière dont elle mettra en œuvre les outils ITAM. Avec des considérations réglementaires, de sûreté et de sécurité qui varient selon les secteurs et les entreprises, ces décisions sont cruciales.

Alors que le marché mondial de l'ITAM devrait doubler d'ici 2026 et atteindre une taille de marché de plus de 2 milliards de dollars, ces technologies et systèmes suscitent un énorme intérêt. Un programme de gestion des actifs informatiques correctement développé nécessitera la participation de toute une main-d'œuvre pour réussir. Tenir des registres précis, mettre en œuvre des étiquettes d'inventaire (telles que des étiquettes d'inventaire en aluminium, des étiquettes d'inventaire rigides Metalphoto® et des étiquettes d'inventaire en vinyle inviolables et destructibles pour dissuader le vol) et suivre des plans de maintenance préventive ne sont que quelques-unes des nombreuses étapes nécessaires tout au long du processus. chemin.

Dans cet article, nous avons rassemblé 50 meilleures pratiques ITAM qui peuvent vous aider à développer un plan de gestion des actifs informatiques robuste pour votre opération. Cette liste se concentre sur les considérations matérielles et sur la meilleure façon de tirer parti d'une plate-forme logicielle et d'une main-d'œuvre engagée pour surveiller et suivre les actifs critiques. Nous espérons que vous trouverez de bonnes idées et concepts susceptibles d'améliorer votre approche actuelle de l'ITAM et de trouver de nouvelles façons de minimiser les coûts et de maximiser la productivité.

• Bonnes pratiques pour l'inventaire des ressources informatiques
• Gestion de l'utilisation des ressources informatiques par les employés
• Bonnes pratiques pour le balisage et le suivi des ressources informatiques
• Bonnes pratiques générales de gestion des actifs informatiques

Meilleures pratiques pour l'inventaire des actifs informatiques

1. Inventoriez correctement vos composants informatiques . «Maintenant, décomposez ce cadre en ses composants informatiques individuels et comment ils se rapportent à votre objectif, votre stratégie et votre vision. Créez un inventaire des composants informatiques, où vous comparez ce que vous voulez que l'informatique fasse par rapport à ce qu'elle fait déjà. Créez cet inventaire comme une vue de haut niveau de ce que l'informatique fournit, similaire à ce que vous verriez sur un organigramme. Vous recherchez des domaines fonctionnels qui définissent votre organisation informatique. – Joe Hertvik, Gestion du changement organisationnel (OCM) :un modèle pour réorganiser l'informatique autour de votre vision, BMC ; Twitter :@bmcsoftware

2. Éliminer les ressources fantômes et zombies . «Les actifs fantômes sont soit ils sont manquants / volés, soit les actifs qui sont mentionnés dans vos livres. Mais physiquement, ils ne sont pas disponibles. Les actifs zombies sont physiquement là mais ne sont pas mentionnés dans les livres. Ils se sont produits en raison de pratiques de gestion d'actifs non efficaces et des deux effets sur la fiscalité. Pourquoi l'actif fantôme est-il un problème ? Parce que vous payez des impôts pour un bien que vous n'utilisez pas. – 7 meilleures pratiques de gestion des actifs pour votre entreprise, AssetInfinity ; Twitter :@assetinfinity

3. Inventoriez correctement les ressources "Bring Your Own Device" . "La troisième étape consiste à s'assurer que vos actifs mobiles sont également suivis. Au départ, vous n'avez peut-être pas mis en place de politique ITAM Apportez votre propre appareil, mais vous pouvez toujours commencer par demander aux utilisateurs d'enregistrer leurs appareils personnels pour le suivi MDM. Ces appareils personnels sont sur et hors du réseau domestique et nécessitent donc des techniques de découverte dynamique des actifs. – Meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques, ManageEngine ; Twitter :@manageengine

4. Savoir quand mettre à niveau les actifs obsolètes . « Ne pas savoir quels actifs sont à la disposition de vos employés peut avoir un impact négatif sur leur travail. Des équipements obsolètes sur le réseau pourraient entraîner des ralentissements pour les applications professionnelles critiques ou avoir une influence négative sur l'expérience utilisateur. Le suivi des cycles de vie des actifs et la recherche de moyens de les mettre à niveau ou de les remplacer en toute sécurité peuvent contribuer à améliorer la productivité. » – Eric Dosal, Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM) et pourquoi est-ce important ?, Compuquip ; Twitter :@compuquip

5. Utiliser un processus de découverte d'éléments automatisé . « L'utilisation d'une fonctionnalité automatisée de découverte et de gestion des actifs, ainsi que d'un outil de surveillance des serveurs et des applications, permettra à une organisation de voir les détails de l'inventaire informatique, tout en dépannant une panne de serveur ou un problème de performances des applications. La détection de l'utilisation non autorisée et non conforme par un employé de matériel ou de logiciel sur son poste de travail d'entreprise peut également être évaluée. » – Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques – Meilleures pratiques, DataVista ; Gazouillement :@datavista_inc

6. Envisagez d'utiliser des outils de détection d'éléments automatisés . "Ces données sont stockées dans un référentiel central, dont la logistique n'est pas toujours pratique compte tenu de la taille des piles technologiques des organisations aujourd'hui. C'est pourquoi les logiciels et applications ITAM tiers peuvent être bénéfiques pour de nombreuses entreprises. Ces outils détectent automatiquement les ressources matérielles, logicielles et réseau, tout en collectant et en stockant des données afin que les entreprises puissent prendre des décisions intelligentes et optimiser leur retour sur investissement. – Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques ?, Workflow ; Twitter :@ServiceNow

7. Utilisez à la fois des outils d'inventaire automatisés et physiques . « Des outils de découverte automatisée et d'inventaire physique, tels que la lecture de codes à barres, sont nécessaires pour assurer une gestion continue des actifs tout au long des phases opérationnelles et non opérationnelles du cycle de vie. Sans capacités d'inventaire physique, il est impossible de prendre en charge certains processus de gestion des actifs informatiques et les meilleures pratiques, telles que la réception et l'inventaire (physique) continu. – Gestion des actifs informatiques :tout est question de processus, Provance et Gartner. Twitter :@Provance

8. Adoptez des pratiques de planification stratégique des stocks . « Lorsque vous gardez une trace de l'inventaire dont vous disposez dans votre infrastructure informatique, il devient plus facile de planifier les dépenses futures en actifs. Sans savoir ce qui existe actuellement dans vos systèmes d'utilisateurs finaux - matériel et logiciel - il est très difficile de planifier un budget d'approvisionnement. Vous pouvez en fait vous procurer plus d'actifs, et ceux qui ne sont pas nécessaires. La gestion centralisée et rationalisée des actifs vous permet d'analyser l'ensemble de votre réseau et de répertorier le matériel et les logiciels que votre système utilise. » – Vinod Mohan, Avantages et meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques, Solarwinds ; Twitter :@solarwinds

9. N'oubliez pas la disposition des ressources informatiques . « L'élimination des actifs informatiques (ITAD) est une entreprise fondée sur l'élimination sûre et écologiquement responsable des produits informatiques obsolètes, obsolètes ou indésirables. Souvent négligé même par les organisations dotées de services informatiques solides, l'ITAD peut être l'un des moteurs de valeur les plus puissants associés à la gestion des actifs informatiques, car il permet aux organisations de récupérer des coûts importants lors de la mise au rebut d'équipements informatiques qui ne sont plus nécessaires. Les organisations peuvent tirer parti de leur système de gestion des actifs informatiques pour conserver des enregistrements d'utilisation de divers équipements informatiques, en déterminant quand l'équipement doit être remplacé. – Mike Bollman, Gestion des actifs informatiques 101, Cherwell ; Gazouillement :@Cherwell

10. Maintenir un inventaire centralisé . « L'évaluation de votre service informatique est la première étape vers un processus ITAM solide. Analysez et enregistrez vos actifs pour créer un inventaire organisé. Tenez compte de tous les aspects de l'informatique, y compris les centres de données, les ordinateurs, les actifs cloud et les réseaux, pour créer une vue d'ensemble de vos ressources disponibles. Avec un logiciel de gestion des actifs informatiques, vous pouvez facilement suivre votre inventaire actuel et ajouter de nouveaux produits ou informations au fur et à mesure de leur acquisition. – 5 avantages de la gestion des actifs informatiques et meilleures pratiques pour votre entreprise, technologie Nearshore ; Gazouillement :@nearshore_tech

11. Intégrez la conformité et la gouvernance avec ITAM . « Dans le passé, les gestionnaires d'actifs informatiques étaient davantage considérés comme des responsables du contrôle des stocks, mais cette ancienne approche s'est considérablement transformée au fil des ans pour englober désormais les obligations contractuelles, notamment la conformité et la gouvernance, les obligations financières telles que le retour sur investissement (ROI) et le coût total. de propriété (TCO) et les processus d'inventaire, y compris les contrôles, les pratiques comptables, la sécurisation des marques et les problèmes de propriété intellectuelle. » – Todd R. Weiss, Meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques pendant une pandémie, Cybersecurity Asset Management ; Twitter :@AxoniusInc

12. Créer un processus formel de mise hors service des actifs . "Selon votre pays, il existe un certain nombre de moyens légaux et lucratifs de se débarrasser de l'ancien matériel. Certaines organisations achèteront l'ancien matériel à l'organisation, puis le revendront comme « remis à neuf ». Il existe également des entreprises de recyclage, des organisations caritatives et des écoles auxquelles l'organisation peut faire don de son ancien matériel. Il est important de se rappeler que vous devez effacer toutes les données du matériel avant la mise au rebut de l'actif. Cela doit faire partie du processus de retraite. – David Foxen, L'importance d'une HAM (gestion des actifs matériels) efficace, The ITAM Review ; Twitter :@itamreview

Gestion de l'utilisation des ressources informatiques par les employés

13. Éviter les pratiques informatiques fantômes parmi le personnel . « De plus en plus souvent, des applications, des licences et d'autres ressources informatiques sont achetées, gérées et utilisées dans « l'ombre », à l'insu de l'équipe informatique centrale. Les logiciels qui facilitent la collaboration peuvent maintenir le service informatique au courant, permettant aux autres équipes d'être plus productives et évitant les risques et les coûts inutiles. – Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM) ?, Atlassian ; Twitter :@atlassian

14. Optimiser l'utilisation des éléments individuels . « La gestion des actifs matériels vise à tirer le meilleur parti des actifs d'une organisation en utilisant des actifs inutilisés ou sous-utilisés. Utilisez le logiciel pour garder une trace précise de votre inventaire afin de ne pas trop dépenser. À l'inverse, recevez des alertes en temps opportun lorsque l'inventaire atteint un seuil de commande bas. La création de normes en utilisant ces informations permet aux entreprises d'acheter uniquement ce qui est nécessaire et d'éviter de mettre en veilleuse les actifs matériels. – 6 façons dont le logiciel de gestion des actifs matériels profite à votre entreprise, AssetSonar ; Twitter :@assetsonar

15. Établir des politiques de gouvernance claires . "Nous voulons croire que nous avons mis en place des processus solides, mais notre structure organisationnelle informatique ne permet à aucun groupe au sein de l'informatique d'établir un processus solide. Mettre l'accent sur la bonne gouvernance résoudrait ces problèmes. Les cadres supérieurs doivent reconnaître que les processus échouent sans gouvernance. Établir des objectifs spécifiques pour le programme qui incluent la définition et la gestion de la portée. Les changements de leadership et d'affaires auront un impact sur la portée et la priorité. Nous devons revoir les objectifs, les politiques et les processus lorsque les priorités de l'entreprise changent. » – Patricia Adams, Meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques pour vous aider à dormir la nuit, Ivanti ; Twitter :@GoIvanti

16. Gérer l'expérience de l'utilisateur final . "Souvent, les actifs peuvent être actualisés simplement parce que les utilisateurs demandent des remplacements, car personne ne suit depuis combien de temps ils sont utilisés. Alternativement, les actifs sont utilisés jusqu'à ce qu'ils se cassent ou que la frustration des utilisateurs augmente en raison des temps de performance des applications et du stockage limité sur les anciens modèles. La mise en place d'un système automatisé - avec des dates d'actualisation définies et un système qui capture les tickets et les demandes de service informatique - signalera les problèmes de performances et offrira une expérience utilisateur plus productive. – Ian Aitchison, Quelles sont les stratégies efficaces de gestion des actifs informatiques ?, MobiChord ; Twitter :@MobiChord

17. Favoriser la collaboration entre les employés . « Renforcez vos employés. Les actifs partagés peuvent être utilisés plus efficacement grâce à des commentaires et des informations collaboratifs. De plus, les employés peuvent fournir des informations utiles sur des sujets liés à la gestion des actifs. Cela inclut des références à la sécurité des produits, au développement des compétences et à d'autres documents de base de connaissances pouvant être mis à jour et référencés par les employés. » – Avantages de la gestion des actifs informatiques – Une bonne idée pour les entreprises, EZOfficeInventory ; Twitter :@OfficeInventory

18. Permettre aux employés d'utiliser les informations ITAM . « Confrontés à un volume écrasant de décisions critiques qui doivent être prises presque immédiatement, les dirigeants ressentent le besoin de limiter leur autorité et de resserrer les contrôles. Cependant, responsabiliser les bonnes équipes et tirer parti des informations contenues dans votre système de gestion des actifs informatiques est une meilleure approche. Notre monde continue d'évoluer à un rythme incroyablement rapide, donc vous et vos plans devez être flexibles et vos décisions doivent être basées sur des informations opportunes et précises. – Positionnez votre entreprise pour la résilience mondiale, SunView ; Twitter :@sunviewsoftware

19. Tenez compte des impacts du travail à distance . "À l'avenir, tout sera mesuré différemment car les employés sont chez eux. Leur niveau de satisfaction à l'égard de leur service informatique dépendra de la facilité avec laquelle ils obtiendront le matériel et les actifs dont ils ont besoin. Les entreprises doivent repenser leurs opérations et la valeur qu'elles cherchent à tirer de leurs systèmes informatiques et numériques. » – Gestion des actifs matériels dans l'environnement de travail à domicile, AMI ; Twitter :@AMITracks

20. Tenir les employés informés des mises à jour . « Un processus efficace de gestion des actifs garantit également que vous pouvez vous conformer aux réglementations relatives aux équipements, ainsi que répondre à toutes les exigences d'audit. De plus, en alertant votre équipe des besoins à venir (tels que les mises à jour logicielles, la maintenance de routine périodique ou les appareils arrivant en fin de vie), vous pouvez conseiller de manière proactive des actions pour les décideurs, augmentant ainsi l'efficacité de votre entreprise. – Comment démontrer la valeur de la gestion des actifs informatiques, SolarWinds ; Twitter :@SolarWinds

21. Tenez compte des besoins en matière de réglementation et de sécurité . « La plupart des employés travaillant dans un environnement de bureau disposent d'ordinateurs de bureau fournis par l'entreprise, et les entreprises sont de plus en plus équipées d'informatique mobile comme les smartphones et les tablettes. Une solution de gestion des actifs informatiques aide à dissuader les vols et les transferts indésirables, rationalise la coordination de la maintenance et permet des remplacements rapides en cas de défaillance des actifs. Certaines entreprises et même des sociétés informatiques fournissant des services tiers à des industries hautement réglementées peuvent être tenues d'avoir une solution de suivi des actifs informatiques qui répond aux normes minimales. – Suivi des actifs :systèmes et solutions personnalisés pour surveiller et suivre les actifs dans une gamme d'industries, Camcode ; Twitter :@camcode

22. Recueillez des commentaires en continu . "Votre processus ITAM n'est pas statique. Cherchez à améliorer et à affiner continuellement votre processus. Maintenez une communication ouverte avec votre équipe ITAM désignée. Sollicitez leurs commentaires sur la façon dont les choses se passent et sur ce dont ils ont besoin de vous pour fonctionner plus efficacement. Sollicitez les commentaires des employés extérieurs à l'équipe ITAM et demandez-leur comment ils perçoivent le fonctionnement du programme. » – Gestion réussie des actifs informatiques :5 meilleures pratiques, vidage technique ; Twitter :@TechDumpMN

Meilleures pratiques pour le balisage et le suivi des ressources informatiques

23. Conservez les informations importantes pour chaque élément . « Les informations stockées sur chaque actif matériel doivent au moins garantir que l'actif peut être identifié de manière unique. Afin d'optimiser les actifs matériels, les administrateurs informatiques doivent conserver des informations supplémentaires concernant la garantie, les contrats d'assistance, la maintenance et d'autres variables. La gestion des actifs matériels doit également inclure des données pour prendre en charge SAM. – Comment gérer efficacement votre inventaire informatique, Comparesoft ; Twitter :@comparesoft

24. Suivez l'intégralité du cycle de vie des actifs informatiques . « L'un des principaux processus de la gestion des actifs informatiques consiste à suivre le cycle de vie complet de vos actifs. Cela inclut les demandes des employés pour un nouvel actif, l'approbation de la direction, l'approvisionnement, l'approvisionnement, le recyclage et la retraite. Une stratégie ITAM aide à établir les procédures appropriées pour que ces processus se déroulent sans heurts. La gestion de chaque partie du cycle de vie des actifs aide le service informatique à fournir aux employés un service de qualité et les tient informés pour prendre les bonnes décisions. » – Que sont les processus de gestion des actifs informatiques ?, Vizor ; Gazouillement :@VIZOR_cloud

25. Comprendre le coût réel de chaque actif . « Chaque actif a un coût et l'argent est le langage des affaires. Intégrez l'ITAM à la gestion financière informatique pour gagner le respect du reste de votre entreprise. Vous serez en mesure de communiquer régulièrement les coûts par le biais de factures de rétrofacturation ou de rétrofacturation et d'utiliser la gestion financière pour gérer la demande et favoriser une culture soucieuse des coûts. – Brian Hollandsworth, 10 conseils pour réussir le défi de la gestion des actifs informatiques, Network World ; Twitter :@networkworld

26. Standardisez votre définition des actifs informatiques . « Les équipements et logiciels informatiques non standard peuvent coûter très cher à une organisation. Cela rend le personnel informatique moins productif car il manque d'expertise dans la gestion des actifs non standard, de sorte que chaque problème entraîne un processus d'apprentissage. L'application de normes aux actifs informatiques rend non seulement le personnel informatique plus productif, mais les utilisateurs sont également plus productifs en interagissant avec les systèmes et les données avec lesquels ils sont familiers. – Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques ?, Freshworks ; Twitter :@freshserviceapp

27. Comptabiliser et minimiser la perte de matériel . "Les autres coûts comprenaient la détection, la criminalistique, la perte de productivité, la perte de propriété intellectuelle, la violation de données et les dépenses juridiques, de conseil et réglementaires. Près de la moitié (46 %) des ordinateurs portables manquants contenaient des données confidentielles. Le nombre d'ordinateurs portables manquants et les coûts associés sont probablement plus élevés aujourd'hui qu'il y a dix ans. Le problème est aggravé par le nombre record d'employés travaillant à domicile en utilisant une gamme croissante d'appareils. – Le rôle critique de la gestion des actifs informatiques dans un monde de travail à domicile, Technologent ; Twitter :@technologue

28. Commencez avec un sous-ensemble d'éléments . "Commencer avec un sous-ensemble plus petit vous donne la possibilité de sélectionner les actifs ayant le plus grand impact, ex. postes de travail. Mais en ciblant les postes de travail, vous pouvez mettre ces processus en action à la première étape et voir comment ils fonctionnent. Vous pouvez développer une meilleure relation de travail avec l'équipe d'assistance et le service d'assistance autour des situations « Que faire si ». Une fois tous les problèmes résolus, vous pouvez commencer à gérer le prochain sous-ensemble d'actifs de votre liste. Le prochain lot se déroulera plus facilement et vous pourrez accélérer la gestion de ces actifs. » – Yvette Mathews, Conseils pour une gestion efficace des actifs informatiques, ITS ; Twitter :@ITS_Partners

29. Utilisez des codes-barres pour améliorer l'allocation d'actifs . « En plus du système d'enregistrement/de départ, un lecteur de code-barres a la capacité de suggérer automatiquement l'emplacement de l'actif en fonction du rôle, du poste ou du service du nouvel utilisateur. Par exemple, Demi des RH doit emprunter un ordinateur portable pour trois jours. En fonction de son service, le flux de travail de paiement suggère l'emplacement de l'actif, la salle 305, qui est l'emplacement des RH. En conséquence, vous savez toujours qui a quoi et où il se trouve. Garder une trace de l'emplacement des actifs permet aux organisations de garder le contrôle de leur programme de prêt. » – Améliorez l'efficacité de la gestion des actifs informatiques avec les scanners de codes-barres, Vizor ; Gazouillement :@VIZOR_cloud

30. Sélectionnez les statistiques importantes à suivre . "En plus des informations générales telles que les fournisseurs, les données de configuration du réseau, les emplacements, les informations sur les utilisateurs, les licences, les informations d'achat et d'élimination et les informations financières, les mesures clés liées à vos objectifs doivent être identifiées pour les rapports. Par exemple, si l'objectif est d'améliorer les décisions d'achat, suivez des mesures telles que le taux d'amortissement des actifs, le coût de maintenance moyen et les amendes moyennes pour violation de bail payées. – Farida Ali, 7 MEILLEURES PRATIQUES POUR LA GESTION DES ACTIFS INFORMATIQUES (ITAM), Dynamique ; Twitter :@DynamicFutureIT

31. Décidez si les ressources informatiques doivent être gérées ou non gérées . « Selon les risques qui leur sont associés, les actifs informatiques doivent être classés comme gérés ou non gérés. La première catégorie devrait inclure les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau, les appareils mobiles et les serveurs. Ceux-ci doivent être vérifiés quotidiennement. La catégorie non gérée devrait inclure les actifs informatiques qui ne contiennent pas de données sensibles - concentrateurs, moniteurs, imprimantes. » – Elena Georgescu, Meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques :un aperçu, Heimdal Security ; Twitter :@HeimdalSecurity

32. Comprendre l'état de chaque élément. "Soyez conscient de l'état des actifs en suivant les mesures qui comptent le plus. Ces mesures ne se contenteront pas de suivre les informations de base ; ils suivront les données clés liées aux objectifs commerciaux. Si vous avez une bonne compréhension de l'état des actifs, vous êtes mieux préparé aux audits et à tout autre défi inattendu qui pourrait survenir au cours du cycle de vie des actifs. Cela conduit à une amélioration du service aux utilisateurs finaux, de la conformité et des dépenses d'achat et de gestion des actifs. » – Guide des meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques (ITAM), Crossfuse ; Twitter :@crossfuze

33. Utilisez à la fois les codes-barres et la RFID pour l'étiquetage des ressources . "Bien que le numéro de série soit un point de données clé pour tous les actifs, il ne doit pas être utilisé comme point de données standard à des fins de suivi et de rapport isolément. Le codage à barres est la voie privilégiée. Cela permet d'avoir un identifiant clé cohérent pour tous les actifs dans un format standard. Les codes à barres permettent également un inventaire plus contrôlé. Les balises peuvent être suivies et les actifs confirmés visuellement ainsi que capturés dans l'inventaire. Les étiquettes d'actifs RFID deviennent de plus en plus standard dans l'environnement des centres de données et des serveurs, ainsi qu'avec d'autres actifs que les organisations ne veulent pas quitter les locaux. Dans l'ensemble, disposer d'une solution d'étiquetage des actifs RFID et à code-barres apportera une meilleure gestion et sécurité aux actifs matériels. » – David Foxen, Guide rapide de l'étiquetage des ressources matérielles, The ITAM Review ; Twitter :@itamreview

34. Utiliser une documentation structurée . « La gestion des actifs informatiques ne se limite pas à écrire des choses. Ce genre de documentation plate n'ajoute pas vraiment une tonne de valeur. La documentation structurée le fait, car elle vous permet de relier les choses entre elles de manière significative. Ainsi, vous savez quel utilisateur possède quel matériel, quel logiciel et quels mots de passe. La documentation plate peut vous dire que votre client a dix ordinateurs. Une documentation structurée vous indique quel utilisateur possède quel ordinateur, à quoi cet ordinateur est connecté et à quoi ils l'utilisent. Le fait de pouvoir parcourir de manière transparente différents types d'actifs vous permet d'obtenir une valeur réelle à partir de la documentation que vous utilisez. » – Meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques, IT Glue ; Twitter :@itglue

35. Identifiez les ressources informatiques sous-utilisées . « Les actifs informatiques sous-utilisés entraînent une perte de temps et d'argent, empêchant le flux de travail et les processus critiques les plus efficaces. Et avec tous les environnements multi-cloud complexes, les menaces de cybersécurité et les exigences de conformité à respecter, les entreprises se rendent compte que l'ITAM est désormais une nécessité commerciale. Pour tirer parti des nombreux avantages de l'ITAM, les entreprises doivent examiner attentivement les offres de gestion des actifs afin de s'assurer qu'elles contiennent les éléments clés d'une gestion réussie des actifs informatiques. » – Dr. Akhil Sahai, Comment une meilleure gestion des actifs peut faire passer votre entreprise au niveau supérieur, ITProPortal ; Twitter :@ITProPortal

Meilleures pratiques générales de gestion des actifs informatiques

36. Rationalisez le matériel et les logiciels. "Lors de la gestion de vos actifs, vous devrez disposer à la fois du matériel et des logiciels appropriés, et vous devrez vous assurer que les deux sont bien intégrés. Ils devraient bien fonctionner en tandem sans aucun problème de compatibilité. Votre matériel est tout aussi important que le composant logiciel de votre système de gestion des actifs. » – 5 bonnes pratiques de gestion d'actifs, Wasp ; Twitter :@waspbarcode

37. Planifiez à l'avance les besoins de maintenance . "Bien qu'il soit agréable de penser que la technologie fonctionnera comme il se doit tout le temps, ce n'est ni pratique ni réaliste. Vous devez planifier la maintenance, qu'il s'agisse d'une maintenance planifiée régulière ou d'une maintenance imprévue. Cela pourrait signifier avoir un ou deux ordinateurs portables sous la main comme remplacements prêts à l'emploi, ou cela pourrait être aussi simple que d'avoir un plan sur ce que les employés devraient faire si leur équipement technologique les empêche d'effectuer des tâches routinières pendant un certain temps. – Le guide rapide de la gestion des actifs matériels, RedNight Consulting ; Twitter :@RedNightConsult

38. Protégez vos actifs contre le vol . « Le vol d'immobilisations est un défi de sécurité à multiples facettes auquel différents types d'organisations doivent faire face au quotidien. Des appareils médicaux dans les hôpitaux et des ordinateurs dans les écoles ou les locaux commerciaux aux bulldozers sur les chantiers de construction et aux inventaires dans les entrepôts, il est nécessaire de mettre en œuvre des mesures antivol techniques, physiques et logiques pour éviter la perte d'outils coûteux et critiques pour l'entreprise. – 7 façons de protéger les immobilisations contre le vol, GoCodes ; Twitter :@gokodes

39. Effectuez des audits pour éviter les pénalités de conformité . "Plus que probablement, les entreprises qui font face à des pénalités n'ont pas l'intention d'exploiter leurs actifs informatiques en dehors de la conformité, mais les conséquences sont les mêmes quelle que soit l'intention. Pour garantir la conformité et éviter des pénalités coûteuses pour les fournisseurs, les gestionnaires d'actifs informatiques doivent effectuer des audits internes réguliers pour éviter les risques de conformité. – Lauren Suggett, Le rôle de la conformité dans la gestion des actifs informatiques, Nitro Software

40. Examiner les normes ISO pour la gestion des actifs informatiques . « L'Organisation internationale de normalisation (ISO) maintient les normes officiellement reconnues pour la gestion des actifs informatiques. Avant d'aborder vos actifs informatiques, examinez les normes ISO, et réfléchissez aux processus et aux outils logiciels informatiques à mettre en place. Cette planification préalable en vaut la peine. Une mise en œuvre réussie de la gestion des actifs informatiques vous aide à tirer le meilleur parti de l'adoption et de la croissance de la technologie de votre organisation. » – Robert Izquierdo, Guide du débutant sur la gestion des actifs informatiques, The Blueprint

41. Envisagez d'utiliser une base de données de gestion de configuration (CMBD) . « Avez-vous une CMDB ? Ce n'est pas nécessaire pour toutes les organisations, mais cela peut être un moyen utile pour :

• Gérer les éléments de configuration (Cis), y compris les actifs informatiques
• Comprendre comment les CI et les actifs sont interconnectés et quels services ils prennent en charge.
• Normaliser les données provenant de plusieurs sources.

Réfléchissez aux données que vous choisissez pour alimenter la CMDB. Bien qu'il puisse s'agir d'une source unique de vérité importante, il n'est pas nécessaire qu'il contienne toutes les données dont vous disposez. N'incluez que ce qui ajoute de la valeur. – Kirstie Magowan, 7 conseils pour une gestion efficace de l'inventaire du matériel informatique, BMC ; Twitter :@bmcsoftware

42. Gouverner l'ensemble du processus de gestion des actifs informatiques . « Vous faites constamment face à une pression croissante pour prévoir et budgétiser les ressources informatiques, réduire les coûts et améliorer l'efficacité du service. Pour réussir, vous devez contrôler l'ensemble du processus de gestion des actifs, du budget et des risques par rapport aux performances souhaitées des actifs. Votre meilleure chance d'être efficace est de centraliser cette activité à l'aide d'une équipe interfonctionnelle. » – Norm Brien, Gestion des actifs informatiques :comment être efficace, CIO ; Twitter :@CIOonline

43. Maintenir les ressources à jour . "La meilleure mesure de sécurité contre les cyberattaques est de s'assurer que votre matériel informatique et vos logiciels sont à jour avec les derniers pare-feu et autres mesures de cybersécurité. Cela commence par la gestion des actifs informatiques ! Une surveillance régulière des actifs informatiques vous tiendrait informé du cycle de vie de votre matériel et de vos logiciels afin que vous puissiez les mettre à jour au besoin. – Haziqa Ishtiaq, Quelle est l'importance de la gestion des actifs informatiques pour une organisation ?, GoodFirms ; Twitter :@GoodFirms

44. Évitez les dépenses informatiques inutiles . « Après un audit, qu'il soit interne ou externe, certaines parties prenantes sont consternées de constater un écart frappant entre ce qu'elles pensaient avoir à leur disposition et ce que sont réellement leurs actifs et leur inventaire. La capacité à exécuter des modèles économiques, commerciaux et marketing précis est inestimable. Il rend les négociations avec les tiers et les clients plus faciles et plus rentables. De plus, lorsque des chiffres précis sont en place, les décideurs peuvent déplacer, vendre, mettre à jour ou réorganiser les actifs informatiques. Chacune de ces options fera une énorme différence dans le budget d'une entreprise. – Gestion des actifs informatiques :avantages et comment démarrer, Go Codes ; Twitter :@gokodes

45. Consolider les actifs informatiques . "Lors de la planification de vos futurs besoins technologiques, il est important d'envisager de nettoyer et de rationaliser votre infrastructure informatique existante. La consolidation informatique est un processus par lequel des systèmes redondants sont fusionnés et simplifiés. En fusionnant les systèmes, vous pouvez réduire vos coûts informatiques, rationaliser vos tâches d'assistance et augmenter la productivité globale de votre entreprise. » – Planification des futurs besoins technologiques et informatiques, RedNight Consulting ; Twitter :@RedNightConsulting

46. Adoptez un état d'esprit de gestion d'actifs . « Les pratiques de gestion des actifs définissent les mesures à prendre pour protéger et préserver les actifs technologiques, des verrous physiques sur l'équipement aux étiquettes d'inventaire. Conjointement, la politique fournit « l'état d'esprit de la gestion des actifs ». Cet état d'esprit reconnaît que "les actifs technologiques sont importants pour nous et nous les prenons suffisamment au sérieux pour supporter des contrôles de protection". Pour réaliser tous les avantages escomptés, cet état d'esprit doit être intégré dans les opérations quotidiennes et la culture d'entreprise - et cela est réalisé grâce à la politique adoptée. – Protéger les intérêts commerciaux avec des politiques de gestion des actifs informatiques, boîte à outils informatique ; Twitter :@ittoolkitcom

47. Appliquer l'apprentissage ITAM au processus de budgétisation . « La gestion des actifs matériels informatiques implique le suivi des composants physiques des ordinateurs et des réseaux afin de créer un inventaire de tous les actifs matériels du service informatique. Cet inventaire vous aide à suivre le cycle de vie du matériel, y compris la durée d'utilisation des composants, l'expiration des composants, etc. Grâce à ces informations, vous pouvez prendre de meilleures décisions budgétaires pour l'avenir en fonction de ce dont vous pensez avoir besoin. – Quelles sont les meilleures pratiques pour l'ITAM ?, Insource ; Twitter:@InsourceInc

48. Carefully manage ITAM investments as a small business . “Every penny counts for small businesses, and it’s easy for many to fall into the trap where a hesitancy to invest in IT asset management costs them much more in the long-run. Getting started typically involves conducting an internal audit to identify all IT assets the organization currently owns. This can be a daunting and time-consuming job, even with tools available that can help. For that reason, outsourcing IT asset management and other IT responsibilities to a managed services provider can often be a more cost-effective and efficient solution.” – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter:@NinjaRMM

49. Don’t confuse ITAM and configuration management . “In most cases, configuration information is simply not suitable or not reliable enough for IT asset management purposes. For example, Configuration Manager determines the primary user of a computer, however, this can be determined based on how the administrator has configured the setting—either most recent, frequent or primary. Similarly, using an IP address to determine a computer’s physical whereabouts isn’t always precise or accurate; few IT organizations optimize IP address subnet allocation to readily map to locations as they’re defined for IT asset management.” – Brian Field, Don’t Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter:@provance

50. Form a dedicated IT asset management team . “Select a small but knowledgeable group of IT professionals and task them to identify the organization’s needs. This core group should define the goals of the program, determine what information the ITAM process should provide, who needs the output, research available ITAM tools and establish a budget. They will need to work with other parts of the organization and have the authority to make decisions regarding the ITAM practice. Once the plan is approved, the ITAM team would be responsible for full implementation.” – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter:@x_assets