Maîtriser le suivi d'actifs dans les écoles : 3 stratégies clés pour l'automatisation, la planification et la collaboration IT

Les écoles de tous types doivent suivre précisément leurs actifs pour se conformer aux normes du Governmental Accounting Standards Board (GASB) et du Financial Accounting Standards Board (FASB), en plus d'être responsables vis-à-vis de leurs parties prenantes. Alors que les écoles s'appuient de plus en plus sur le financement et les dotations de sources externes, elles doivent gérer et suivre leurs actifs de manière responsable pour justifier les dépenses auprès de ces parties prenantes. Mais les écoles ont tellement d'actifs répartis sur les campus, installations, salles de classe, et domiciles des administrateurs, enseignants et étudiants qu'il peut être presque impossible de suivre les actifs avec précision. Il existe quelques moyens pour les écoles d'améliorer leurs pratiques de suivi d'actifs, notamment :

1. Rationaliser et automatiser le suivi d'actifs
2. Travailler avec les équipes IT pour suivre les ordinateurs portables et appareils mobiles
3. Créer un plan de gestion d'actifs

1. Rationaliser et automatiser le suivi d'actifs

Si les écoles doivent tirer une leçon du fiasco de l'inventaire informatique du district scolaire unifié de Los Angeles en 2014, où près de 200 000 $ d'appareils avaient été volés ou manquaient, c'est que l'adoption des meilleures pratiques de suivi d'actifs est cruciale pour éviter les erreurs et une perte coûteuse d'équipement.

Les districts scolaires et autres établissements d'enseignement qui adoptent les meilleures pratiques de suivi d'actifs et rationalisent et automatisent leurs processus réussissent les audits haut la main et suivent leurs actifs beaucoup plus facilement que ceux qui comptent sur le suivi manuel. Les enseignants et administrateurs apprécient également le gain de temps dans l'enregistrement des entrées et sorties d'actifs lorsque le processus fonctionne sans heurts avec une solution de suivi d'actifs utilisant codes-barres et étiquettes d'actifs pour un scan précis.

Si votre district scolaire ou établissement d'enseignement s'appuie sur Excel ou un autre processus manuel pour le suivi d'actifs, vous coûte à vos employés des heures passées à mettre à jour les dossiers individuels des actifs sur leur durée de vie. Les systèmes manuels sont également beaucoup plus susceptibles de créer de la confusion et des erreurs qui peuvent entraîner la perte, l'endommagement ou le vol d'équipement avant que quiconque ne réalise qu'il y a un problème. Et les processus manuels ne responsabilisent pas les gens autant que les processus automatisés.

En fait, les grands districts scolaires et établissements d'enseignement supérieur ont une difficulté incroyable à suivre leurs actifs, tout comme le district unifié de LA. Les collèges et universités signalent souvent des pertes de dizaines de milliers à des millions de dollars, et ces pertes peuvent être minimisées et pratiquement éliminées lorsque les établissements adoptent des systèmes de suivi d'actifs. Les solutions technologiques de gestion d'actifs efficaces utilisent des scanners de codes-barres pour réduire les risques d'erreur humaine et conserver des enregistrements précis en temps réel dans une base de données.

2. Travailler avec les équipes IT pour suivre les ordinateurs portables et appareils mobiles

Lorsque les écoles lancent une initiative technologique un-pour-un qui implique de prêter un ordinateur portable, une tablette ou un iPad aux élèves, elles risquent de perdre beaucoup d'argent lorsque les actifs sont perdus ou endommagés. Les professionnels IT dans les établissements d'enseignement réalisent que ces initiatives nécessitent une planification approfondie et mènent la charge dans l'implémentation de systèmes de suivi d'actifs avant de distribuer les appareils aux élèves. La gestion des appareils peut devenir un travail à temps plein pour les équipes IT lorsque leurs établissements n'investissent pas dans un système de suivi d'actifs.

Ceux qui implémentent des systèmes de suivi d'actifs apprécient les gains de temps et de coûts qu'ils réalisent en automatisant les processus de suivi d'actifs et en sachant à tout moment qui signe les entrées et sorties des appareils, s'ils sont endommagés, quels parents ont acheté une assurance, et lesquels ont été perdus. Beaucoup de ces systèmes utilisent des scanners de codes-barres liés aux IDs étudiants et employés et aux numéros de série des appareils pour qu'il n'y ait aucune ambiguïté sur qui a signé la sortie d'un appareil. Certains professionnels IT dans l'enseignement préfèrent investir dans des technologies avancées de suivi d'actifs qui incluent des fonctions de reporting et donnent à toute leur équipe la capacité de suivre et visualiser les informations des appareils en temps réel.

3. Créer un plan de gestion d'actifs

La plupart des écoles ont une équipe IT qui peut suivre leurs appareils, mais même celles qui n'en ont pas comprennent la valeur de créer un plan de gestion d'actifs pour tous leurs actifs. Les districts scolaires publics nécessitent particulièrement un programme de gestion d'actifs efficace car les actifs sont achetés avec l'argent des contribuables ou des subventions dans la plupart des cas. Et de nombreuses écoles publiques ont des fonds limités et doivent maximiser les cycles de vie des actifs en conséquence. La meilleure façon de garantir que les actifs sont suivis correctement est de créer un plan de gestion d'actifs.

Plus spécifiquement, les plans de gestion d'actifs pour les établissements d'enseignement prennent en compte tous les actifs, des systèmes CVC aux bâtiments, en passant par le matériel. Comme de nombreuses écoles n'ont pas l'argent nécessaire pour acheter de nouveaux actifs pour remplacer les plus anciens, elles s'appuient sur un plan de gestion d'actifs pour déterminer lesquels réparer et quand. Les plans de gestion d'actifs impliquent également la maintenance préventive pour maintenir les actifs en bon état le plus longtemps possible. Le scénario idéal est de combiner un plan de gestion d'actifs avec un système de suivi d'actifs pour avoir un enregistrement complet de tous les actifs, leur planning de maintenance et leurs informations de suivi.

Les écoles doivent suivre leurs actifs correctement pour se conformer aux normes GASB et FASB et être responsables vis-à-vis de leurs parties prenantes. Pour améliorer les pratiques de suivi d'actifs et préserver les résultats financiers, les établissements d'enseignement doivent rationaliser et automatiser le suivi d'actifs, travailler avec leurs équipes IT pour suivre les ordinateurs portables et appareils mobiles, et créer un plan de gestion d'actifs.

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