Maîtriser les étiquettes d'inventaire : guide expert sur les utilisations, types et meilleures pratiques

De nos jours, les entreprises du monde entier subissent la pression pour maintenir la précision des commandes et une exécution rapide. Bien qu'il existe de nombreux systèmes de gestion pour agréger les données et les processus, un aspect qui peut finir par être négligé est l'inventaire. Effectuer des comptages complets, qu'ils soient programmés mensuellement ou par comptage cyclique personnalisé, doit se faire avec une précision absolue pour protéger les besoins d'exécution en constante évolution de votre entreprise. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de tirer parti d'étiquettes d'inventaire de pointe.
Associées à un système de gestion d'actifs ou d'entrepôt compétent, les étiquettes d'inventaire peuvent être scannées pour informer votre chaîne d'approvisionnement des changements dans votre inventaire actuel. Cette pratique permet de créer une visibilité de bout en bout entre toutes les parties, du fournisseur au client, au fur et à mesure que votre inventaire circule dans votre entrepôt.
Dans ce guide, nous aborderons :

• Qu'est-ce qu'une étiquette d'inventaire ?
• Comment étiqueter l'inventaire ?
• Avantages et principales utilisations des étiquettes d'inventaire
• Meilleures pratiques pour les étiquettes d'inventaire
• Entreprises qui bénéficient des étiquettes d'inventaire
• Types d'étiquettes d'inventaire adaptés aux besoins de votre entrepôt
• Comment sélectionner un système logiciel qui complète vos étiquettes d'inventaire
• Ressources supplémentaires sur les étiquettes d'inventaire

Qu'est-ce qu'une étiquette d'inventaire ?

Une étiquette d'inventaire est une étiquette ou une plaque à code-barres attachée à un produit ou un colis dans le but de le suivre. Ces étiquettes peuvent être utilisées pour effectuer des comptages d'inventaire manuels ou connectées à un système de scanners et un système de gestion d'inventaire (IMS) pour un comptage automatisé. L'utilisation d'étiquettes d'inventaire est idéale car ces étiquettes peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins de chaque entreprise et fournir un contrôle d'inventaire adéquat.

Les étiquettes de contrôle d'inventaire les plus basiques contiennent généralement un numéro d'inventaire, un code-barres et le nom de l'entreprise qui gère l'inventaire. Dans certains cas, elles peuvent contenir des identifiants supplémentaires tels que le nom du produit ou une mention « ne pas retirer ». En standardisant son étiquetage d'inventaire avec une étiquette, une entreprise peut garantir l'uniformité dans toute son organisation et un suivi, un stockage et des expéditions plus efficaces.

Comment étiqueter l'inventaire ?

La gestion de l'inventaire diffère légèrement de la gestion des actifs car votre inventaire est susceptible d'être renouvelé plus rapidement. Vos articles d'inventaire individuels peuvent être consommés par des ordres de production ou nécessiter une relocalisation périodique au fur et à mesure que les commandes clients sont honorées, que des pièces sont remplacées ou que des fournitures sont utilisées. Pour de nombreuses entreprises, cela nécessite un système très flexible qui prend également en compte l'espace d'inventaire sur les étagères et les rayonnages. Pour commencer un projet d'étiquetage d'inventaire, les étapes suivantes sont recommandées.

• Confirmer les exigences d'étiquetage. Avant tout travail de création d'étiquettes, il est préférable de comprendre les exigences locales, réglementaires ou basées sur l'équipement qui peuvent dicter le format et le contenu de votre étiquette. Ces considérations incluent le type de code-barres, la taille de l'étiquette et le type de matériau.
• Se procurer des étiquettes de qualité. Que vous imprimiez vos étiquettes en interne ou fassiez appel à un fournisseur de confiance, vous devez vous assurer que la qualité de vos étiquettes répond aux besoins de vos applications prévues. Vérifiez la compatibilité des étiquettes avec l'environnement attendu pour vos produits. Il est toujours préférable de choisir un matériau et des revêtements d'étiquette conçus pour résister à toute exposition potentielle à des conditions difficiles.
• Étiqueter l'inventaire uniformément. Une fois vos étiquettes en main, assurez-vous qu'une politique de base est en place dictant comment et où les étiquettes doivent être placées sur l'inventaire. Chaque étiquette doit être facilement lisible lorsque le produit est placé sur une étagère ou un rayonnage. Vous devez également vous assurer que le code-barres de l'étiquette est facilement accessible pour les scanners qui pourraient être utilisés. Une recommandation finale est de vérifier que les noms d'emplacement sur les rayonnages et les étagères sont pleinement alignés avec vos étiquettes d'inventaire et renvoient aux bons articles. Établir un processus standardisé pour le placement de vos étiquettes crée de l'uniformité et permet au personnel de repérer facilement les problèmes et de traiter les articles individuels.
• Réviser vos processus d'inventaire. Les meilleurs entrepôts gèrent probablement un flux constant d'améliorations potentielles qui peuvent améliorer les performances et réduire les coûts. Fixez un intervalle régulier pour examiner vos flux de travail internes et externes afin d'identifier les problèmes et les domaines qui ne fonctionnent pas bien. Une fois votre flux de travail de gestion d'inventaire fonctionnel et des étiquettes d'inventaire adéquates en place, vous serez en excellente position pour réellement constater les avantages de votre système.

Avantages et principales utilisations des étiquettes d'inventaire

En ce qui concerne l'utilisation des étiquettes d'inventaire, les entreprises du monde entier les utilisent pour plusieurs opérations clés, notamment :

1. Suivi d'inventaire – La technologie de code-barres permet aux parties nécessaires de localiser où l'inventaire pourrait se trouver à tout moment. Le suivi d'inventaire permet des comptages ou des cycles plus simples et moins stressants, surtout lors d'un audit d'inventaire.
2. Comptage d'inventaire – Si votre équipe d'entrepôt qualifiée effectue encore les comptages à la main, sachez que vous gaspillez du temps, de l'argent et des compétences précieuses. Utilisez plutôt la technologie derrière les étiquettes d'inventaire pour obtenir des comptages d'inventaire appropriés, à la demande.
3. Gestion d'actifs – N'oubliez pas que l'inventaire de votre entrepôt peut représenter un pourcentage important des actifs mobiliers et immobiliers de votre entreprise. Lorsque les comptages d'inventaire sont exécutés via les derniers logiciels de gestion d'actifs, vous pourrez suivre le débit de vos actifs. Avoir cette information sous la main, immédiatement, permet aux entreprises de prendre des décisions plus avisées sans le stress lié à la recherche d'inventaire égaré.
4. Renforcement de la visibilité de bout en bout – De nos jours, la visibilité de bout en bout est cruciale car elle fournit à chaque partie de la chaîne d'approvisionnement des informations en temps réel sur votre situation d'inventaire actuelle. Grâce aux données compilées via vos étiquettes d'inventaire, tous, de votre service client à vos fournisseurs en passant par vos clients, pourront connaître votre stock à tout moment. L'utilisation d'un tel système vous fait regagner du temps de travail que vous passeriez autrement à communiquer avec vos fournisseurs et clients.
5. Reporting fluide – Les rapports de fin d'année ou trimestriels peuvent être difficiles à assembler, surtout si votre entreprise traverse une période particulièrement chargée. Heureusement, les étiquettes d'inventaire sont un composant très important de votre système de gestion d'actifs d'inventaire. Lorsque les étiquettes sont scannées, leurs données peuvent être agrégées pour fournir des rapports complets – bien avant l'audit ou la période fiscale.

Meilleures pratiques pour les étiquettes d'inventaire

Naturellement, l'achat et l'installation d'étiquettes d'inventaire ne résoudront pas tous vos problèmes de suivi d'inventaire et de gestion d'actifs. Comme mentionné ci-dessus, ces étiquettes abordables agissent comme des composants importants qui composent un puzzle plus grand.
Une fois que vous avez sélectionné les étiquettes qui fonctionnent bien avec votre inventaire, vos actifs et les besoins de votre entrepôt, il est temps de suivre ces meilleures pratiques pour les mettre à profit :

• Trouvez un système de gestion d'inventaire à associer à vos étiquettes d'inventaire qui peut évoluer avec votre entreprise. Ne vous contentez pas d'un logiciel qui ne fera que tenir le coup à court terme ; votre investissement ne portera ses fruits que si votre système regarde vers l'avenir avec vous.
• Équipez chaque étiquette d'inventaire de numéros d'identification d'article uniques. Cette tâche simple rendra le suivi d'inventaire, en particulier, beaucoup plus simple.
• Commencez avec un comptage initial – même si vous n'avez pas de système de gestion d'inventaire ou d'étiquettes d'inventaire actuellement en place. Ne vous contentez pas des comptages de l'audit du mois dernier ; le but ici est de garantir que votre point de départ est correct pour qu'il puisse informer le reste des données qui entreront dans le système par la suite. Cette étape garantira un reporting fluide quand vous en aurez le plus besoin.
• Mettez en place un programme de formation complet avant de commencer à utiliser vos nouvelles étiquettes et logiciels.
• Garantissez que toutes les parties concernées ont un accès complet à votre système sur une variété d'appareils différents. L'essentiel est de diversifier la visibilité autant que possible pour que le suivi, la traçabilité et le contrôle les plus holistiques puissent avoir lieu facilement dans le monde mobile d'aujourd'hui.
• Suivez les procédures correctes d'installation des étiquettes d'inventaire. Les procédures varient selon le matériau de votre étiquette et la surface sur laquelle elle est appliquée. Suivez toutes les instructions pertinentes et ne sélectionnez que des matériaux conçus pour résister aux éléments à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entrepôt.
• Enfin, mettez en place un système d'unités cohérent pour mesurer votre inventaire. Pour éviter la confusion, veillez à ce qu'il ne varie jamais.

Entreprises qui bénéficient des étiquettes d'inventaire

Alors que la plupart pensent que le mot « inventaire » ne s'applique qu'à la fabrication commerciale, aux magasins ou aux opérations e-commerce, il occupe en réalité un spectre bien plus large. Rappelez-vous, l'inventaire est inclus dans le domaine des actifs mobiliers et immobiliers, ce qui signifie que les matériaux qui sont achetés, gérés ou même stockés peuvent être considérés comme de l'inventaire. Regardez ces secteurs surprenants qui détiennent, expédient et maintiennent régulièrement de l'inventaire :

• Santé – Fournitures médicales coûteuses et sensibles aux dates qui doivent être protégées contre le vol.
• Éducation – Équipements pédagogiques high-tech qui passent régulièrement d'étudiant à enseignant et entre départements.
• Gouvernement – Comprend tout, de l'équipement de bureau aux outils de construction utilisés sur les routes.
• Pétrole et gaz – Gestion des stocks de pièces de rechange ainsi que des problèmes de conformité comme la LDAR.
• Services publics – Gestion de la réparation et de la maintenance ; les services publics ont besoin des étiquettes les plus durables car de nombreux éléments d'inventaire sont conçus pour endurer des conditions difficiles.
• Télécom et câble – Utilisés pour gérer les stocks de rechange conservés sur place en cas de réparation.

Ce ne sont là que quelques-uns des plus grands secteurs qui bénéficient régulièrement de l'utilisation d'étiquettes d'inventaire. Si vous avez du mal à déterminer si le vôtre devrait également investir dans cette technologie, évaluez d'abord vos actifs ; si vos actifs mobiliers sont nombreux, divers par nature, changent souvent de lieu et sont coûteux, ce processus peut certainement rationaliser et sécuriser votre opération.

Types d'étiquettes d'inventaire adaptés aux besoins de votre entrepôt

Lorsque les étiquettes d'inventaire sont installées et intégrées à votre système de suivi d'inventaire, les résultats sont généralement fluides. Mais avant de pouvoir bénéficier du système de gestion, vous devrez d'abord sélectionner les types d'étiquettes qui correspondent le mieux aux besoins de vos applications. Voici les options les plus populaires de Camcode :

Étiquettes en feuille métallique (Metal Foil)

• Option la plus populaire et la plus polyvalente
• Construction en aluminium anodisé durable de 0,003" à 0,005"
• Le code-barres et les informations imprimées restent lisibles pendant toute la durée de vie de l'inventaire
• Restent en place lorsqu'elles sont exposées aux produits chimiques, aux UV, au froid extrême et à la chaleur
• Le plus souvent utilisées dans la santé, l'éducation, le gouvernement et la fabrication

Étiquettes rigides Metalphoto

• Option ultra-durable pour une utilisation intérieure/extérieure
• Construction en aluminium anodisé de 0,020" (épaisseurs optionnelles de 0,008" à 0,063")
• L'adhésif se lie de manière permanente aux métaux et plastiques à haute énergie de surface, ainsi qu'aux surfaces texturées et profilées
• Résistantes aux produits chimiques, abrasifs, solvants, UV, froid extrême et chaleur avec une durée de vie dépassant 20 ans
• Le plus souvent utilisées dans la santé, le pétrole et gaz, le télécom et câble, et le traitement chimique

Étiquettes d'inventaire en polyester premium

• Option d'étiquette flexible et ultra-fine
• Construction en polyester blanc brillant de 2,0 mil, sur-laminé avec un film polyester transparent de 1,0 mil
• Conçues pour se lier de manière permanente aux plastiques à haute et basse énergie de surface, aux surfaces légèrement texturées ou profilées
• Bonne résistance aux nettoyants à usage général et domestiques, acides doux, huile et eau avec une durée de vie jusqu'à 2 ans
• Utilisées dans les environnements de bureau intérieurs dans tous les secteurs

Étiquettes à code-barres inviolables (Tamper-Evident)

• Option d'étiquette flexible et ultra-fine
• Construction en polyester blanc brillant de 2,0 mil, sur-laminé avec un film polyester transparent de 1,0 mil
• Conçues pour prévenir la falsification et l'utilisation non autorisée – lorsque l'étiquette est retirée, un message « VOID » apparaît
• Bonne résistance aux nettoyants à usage général et domestiques, acides doux, huile et eau avec une durée de vie jusqu'à 2 ans
• Utilisées dans les environnements de bureau intérieurs dans tous les secteurs

Étiquettes d'inventaire en vinyle destructible

• Option d'étiquette flexible et ultra-fine
• Construction en vinyle blanc coulé de 2,0 mil, avec adhésif permanent sensible à la pression de 0,8 mil
• Conçues pour se briser lors du retrait de la surface de l'actif afin de décourager la falsification non autorisée
• Bonne résistance aux nettoyants à usage général et domestiques, acides doux, huile et eau avec une durée de vie jusqu'à 2 ans
• Utilisées dans les environnements de bureau intérieurs dans tous les secteurs

Étiquettes en deux parties (Two-Part)

• Option d'étiquette flexible et ultra-fine
• Construction en polyester blanc brillant de 2,0 mil, sur-laminé avec un film polyester transparent de 1,0 mil
• Conçues pour afficher clairement le nom de l'entreprise, le numéro d'actif et/ou le code-barres avec un second onglet amovible à joindre à vos registres
• Bonne résistance aux nettoyants à usage général et domestiques, acides doux, huile et eau avec une durée de vie jusqu'à 2 ans
• Utilisées dans les environnements de bureau intérieurs dans tous les secteurs

Étiquettes d'inventaire amovibles

• Option d'étiquette flexible et ultra-fine
• Construction en polypropylène bi-orienté de 3,5 mil
• Conçues pour l'inventaire qui n'a besoin d'être étiqueté que sur une base à court terme ; peuvent être repositionnées
• Bonne résistance aux nettoyants à usage général et domestiques, acides doux, huile et eau avec une durée de vie jusqu'à 2 ans
• Utilisées dans les environnements de bureau intérieurs ou extérieurs à court terme dans tous les secteurs

Comme vous pouvez le constater, il existe une option d'étiquette pour répondre aux besoins de votre système de gestion d'inventaire. Rappelez-vous qu'il est rare qu'une entreprise s'en tienne à une seule catégorie d'étiquette car certains inventaires nécessitent plus de durabilité que d'autres. Pour déterminer vos besoins, consultez votre registre et posez-vous ces questions :

1. Cet élément d'inventaire est-il stocké à l'intérieur ou à l'extérieur ?
2. Cet élément d'inventaire est-il régulièrement exposé à des produits chimiques ou éléments agressifs ?
3. La prévention et la détection du vol sont-elles une priorité pour cet élément d'inventaire ?
4. L'étiquette est-elle nécessaire pour une utilisation à court ou long terme ?
5. Quel type d'informations doit être inclus sur l'étiquette ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, classez votre inventaire en catégories organisées par type similaire. Une fois terminé, vous aurez une meilleure idée du nombre d'étiquettes nécessaires et une estimation du coût de l'investissement.

Comment sélectionner un logiciel qui complète vos étiquettes d'inventaire

De la même manière que pour la sélection des meilleures étiquettes d'inventaire, vous devez vous poser de nombreuses questions approfondies sur les spécificités de votre entreprise avant d'investir dans le premier système de gestion d'inventaire que vous voyez. Voici quelques-unes des questions clés à considérer :

1. Mon entreprise utilise-t-elle déjà un tracker d'actifs, comme QuickBooks ? (Si oui, achetez un système qui a QuickBooks intégré et prêt pour votre transfert.)
2. Quel est le budget de mon entreprise ?
3. Mon entreprise est-elle une petite, moyenne ou grande entreprise ?
4. Mon personnel a-t-il besoin de supports de formation marqués pour accompagner le logiciel ?
5. Le service informatique de mon entreprise est-il confiant quant à l'intégration facile du système actuel dans le nouveau ?
6. Mon entreprise a-t-elle besoin de fonctions de reporting complètes et à la demande ?
7. L'achat automatisé est-il une préoccupation ?
8. Mon entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel basé sur le cloud ?
9. Le logiciel doit-il prendre en charge plusieurs emplacements, sites et entrepôts ?
10. Quels types d'employés utiliseront ce logiciel ?
11. La visibilité de bout en bout est-elle un objectif ?
12. Mon entreprise s'attendra-t-elle à des comptages cycliques à la demande ?
13. La prise en charge de lecteurs de codes-barres serait-elle utile ?
14. Le gestionnaire d'entrepôt souhaite-t-il utiliser les rapports du système pour rationaliser l'organisation et les opérations de l'entrepôt ?

Une fois que vous avez répondu et considéré toutes ces questions, consultez notre liste des 30 meilleurs outils logiciels de gestion d'inventaire disponibles pour vous aider à faire votre sélection.
Les étiquettes d'inventaire peuvent faire une énorme différence en termes d'efficacité, de précision, de sécurité, de prévention du vol et de durée de vie globale de votre inventaire. Il est temps d'intégrer vos actifs précieux dans un système d'inventaire qui récompense et protège votre entreprise.

Ressources supplémentaires sur les étiquettes d'inventaire

Pour plus d'informations sur la façon dont les étiquettes d'inventaire peuvent rationaliser votre opération, consultez les ressources suivantes :

• Que mettre sur vos étiquettes d'inventaire et d'actifs
• Le guide 101 sur les étiquettes d'inventaire d'actifs fixes
• 5 raisons pour lesquelles le suivi d'actifs est si important pour votre entreprise
• Pourquoi le suivi d'actifs est-il important ?
• 8 techniques de gestion d'inventaire qui vous font perdre de l'argent
• Cinq étapes pour une gestion d'inventaire sans douleur
• Qu'est-ce que le contrôle d'inventaire ?
• 6 techniques d'inventaire pour l'optimisation des stocks
• Réduire le vol des employés grâce au suivi d'inventaire

Produits et solutions de suivi de Camcode :

• Étiquettes de rayonnage
• Codes-barres métalliques
• Étiquettes d'entrepôt pour inventaire
• Étiquettes UID
• Panneaux de signalisation d'allées d'entrepôt
• Étiquettes d'identification d'équipement
• Signalisation d'entrepôt
• Étiquettes en feuille d'argent
• Étiquettes de marquage de poteaux électriques