50 conseils d'experts et bonnes pratiques en matière de gestion des installations

Que vous soyez un gestionnaire d'installations célèbre et chevronné ou simplement un aspirant, nous savons tous qu'il s'agit d'un travail qui nécessite une formation continue et de nombreux conseils avisés, en particulier lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre de nouvelles technologies.
Heureusement pour vous, nous avons rassemblé 50 des conseils et meilleures pratiques les plus utiles et applicables des plus grands esprits de la gestion des installations aujourd'hui. Prenez le temps de parcourir ces trucs et astuces afin que vous puissiez vous aussi faire ce dont vous avez besoin pour rendre votre installation aussi moderne et sécuritaire que possible.
Nous avons organisé les meilleures pratiques par section. Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder aux conseils dont vous avez le plus besoin.

• Conseils pour réduire les coûts d'exploitation
• Conseils de maintenance préventive
• Conseils de gestion du personnel et de communication
• Conseils pour tirer parti de la technologie, des outils, des logiciels et des statistiques
• Conseils pour l'inventaire et la gestion des éléments

Conseils pour réduire les coûts d'exploitation

1. Coupez l'éclairage nocturne du site. « En fonction de la manière dont l'éclairage de votre site est exploité et circuité, vous pouvez créer un "mode économie" pour la nuit lorsque le site est à son taux d'occupation le plus bas. Gardez l'éclairage du périmètre autour de votre propriété et toutes les entrées et les allées principales allumées.
"Vous devez vous assurer que l'éclairage à proximité du bâtiment et toutes les portes d'entrée et de sortie resteront allumés ainsi que les voies d'éclairage des luminaires d'urgence. Recherchez l'éclairage du site entre ces zones et adaptez vos contrôleurs d'automatisation d'éclairage pour pouvoir éteindre les zones ou les circuits les moins occupés. » — Mark Sanderson, cité par Brandon Lorenz, Ten Tips For Facility Managers To Cut Energy Costs, InstallationsNet
2. Remplacez l'ancien éclairage par des LED. " Le Memorial Sloan-Kettering Cancer Center a choisi les LED pour remplacer l'éclairage existant dans un parking ouvert 24h/24 et 7j/7, réduisant de moitié la consommation électrique du garage. Pendant ce temps, Mediapolis Community Schools à Mediapolis, IA, a également entrepris une modernisation de l'éclairage extérieur à LED.
« La plupart de nos anciennes lampes étaient de 250 ou 175 watts. Ceux-ci ont été remplacés par des LED de 30 watts. Nos luminaires de 70 watts ont été remplacés par des DEL de 20 watts et nos canettes de 70 watts ont été remplacées par des DEL de 10 watts. Nous obtiendrons une belle remise de notre compagnie d'électricité, ainsi que des économies mensuelles sur notre facture d'électricité. » Magazine Bâtiments ; Twitter :@BuildingsMedia

3. Mettre en œuvre un plan de conception d'installations durables. « La conception durable est plus accessible et abordable qu'elle ne l'a jamais été, surtout quand on pense en termes d'années plutôt que de jours et de semaines. Il convient également de noter que la conception durable est très appréciée du public, ce qui constitue une incitation supplémentaire pour les entreprises souhaitant renforcer leur réputation de société socialement responsable et soucieuse de l'environnement. »–David Verner, Reducing Industrial Facility Costs with Aménagement durable, Développement de zone ; Twitter :@areaDevelopment
4. Connaître le coût total de tous les travaux d'installation effectués directement et indirectement. "Pour un œil non averti, la branche maintenance des installations d'une entreprise semble être un trou noir de coût. Les coûts de ces services FM s'additionnent et, à moins qu'il n'y ait des écarts, c'est là que se termine la plupart des analyses commerciales. Cependant, les responsables de l'entretien des installations, qui connaissent toutes les nuances qui composent chaque bon de travail, comprennent les complexités et les frais généraux impliqués dans ce secteur d'activité.
"Il existe une multitude de variables qui affectent le coût total de chaque service comme les frais de déplacement et les matériaux, en plus des autres coûts opérationnels directs et indirects associés à la gestion des installations. » –Sean Hartnett, Comment calculer le coût réel de l'entretien des installations , Assistance SMS ; Twitter :@SMSAssistLLC

5. Envisagez des améliorations moins évidentes qui ont un impact sur la consommation d'énergie de l'installation. "Certains projets liés à l'énergie seront plus ou moins cachés aux utilisateurs et principalement poursuivis pour réduire la demande d'énergie, tels que les mises à niveau des refroidisseurs et des ventilateurs. De tels projets peuvent finir par fournir aux utilisateurs du bâtiment un meilleur contrôle de la température, mais ce n'est pas l'objectif principal de la mise à niveau.
"Les changements opérationnels tels que la réduction des heures de fonctionnement du CVC et de l'éclairage, et la modification des températures de recul, qui nécessitent très peu de dépenses (voire pas du tout) n'affectent pas directement l'expérience utilisateur, mais peuvent produire d'importantes réductions des charges électriques. En général, travailler avec l'équipe d'exploitation du bâtiment pour réduire la consommation d'énergie peut produire des réductions impressionnantes de la charge. , FMLink ; Twitter :@FMLinkGroupLLC
6. N'oubliez pas de regarder l'isolation de votre bâtiment. « Tous les bâtiments commerciaux sont isolés; les codes du bâtiment rendent obligatoire l'isolation jusqu'à un certain niveau. Malheureusement, comme la plupart des bâtiments sont construits selon des directives strictes en matière de budget, ils ne sont généralement mis en place qu'avec une isolation minimale. Et parce que l'entreprise qui construit le bâtiment est rarement celle qui le gère ou le possède, les deux ont des points de vue très différents sur les budgets.
« Une meilleure isolation signifie une meilleure efficacité. Dans la mesure du possible, vous pouvez augmenter le niveau d'isolation et faire en sorte qu'il fasse des différences immédiates dans le niveau de confort général des occupants du bâtiment. Les mesures courantes incluent l'installation de fenêtres et de systèmes d'éclairage écoénergétiques, et la refonte du toit pour minimiser l'impact solaire sur le bâtiment lui-même. Total des services système

7. Utilisez une approche d'approvisionnement stratégique pour trouver les bons fournisseurs pour les travaux d'installation. « Trouver les bons fournisseurs pour entretenir vos installations peut être difficile et prendre beaucoup de temps. Des services de conciergerie aux fournitures d'entretien du terrain et d'entretien, s'assurer que les fournisseurs fournissent des devis complets, développer des contrats avec des niveaux de service clairs et valider que la qualité de service et les niveaux de productivité des fournisseurs sont maintenus sont tous essentiels au succès de tout entretien des installations. projet.
« Les tentatives de réduction des coûts dans la catégorie de l'entretien des installations sont tempérées par l'incapacité de mettre en péril les normes de sécurité et de confort de vos employés. Pour de nombreuses organisations, cela se traduit par le paiement d'une prime à leurs fournisseurs d'entretien des installations. Services de gestion Source One ; Twitter :@getsavings
8. Votre chaufferie peut être une source majeure de potentiel de gain d'efficacité. « Les chaudières d'aujourd'hui peuvent atteindre des rendements allant jusqu'à 96 % grâce à la technologie à condensation ; cependant, un bâtiment typique, y compris les nouveaux bâtiments, utilise des chaudières de type atmosphérique qui, à toutes fins utiles, ne sont que légèrement plus avancées qu'un bec Bunsen de laboratoire scientifique. Cette technologie est fiable et elle fonctionne, mais son fonctionnement est coûteux. Généralement, nous voyons cette technologie installée pour minimiser les coûts de construction sans tenir compte de l'impact énergétique à long terme que le budget de fonctionnement du bâtiment doit absorber. »–Ross Morley et Ed Porasz, Six conseils d'audit énergétique pour les gestionnaires d'immeubles , Réseau REMI; Twitter :@REMINetwork

9. Planifiez un audit énergétique professionnel. « Un audit énergétique identifie et développe systématiquement des opportunités pour aider à réduire la consommation d'énergie dans une installation institutionnelle ou commerciale et, par conséquent, à réduire les coûts d'exploitation du bâtiment. La focalisation de l'audit est impérative pour les responsables de la maintenance et de l'ingénierie.
« La détermination des domaines et des systèmes à inclure dans un audit dépend en partie des ressources qu'une organisation est prête à investir dans l'efficacité énergétique, de la complexité des installations et de la quantité de le détail et l'analyse souhaités de l'audit. La compréhension de ces facteurs aidera les gestionnaires à sélectionner le niveau d'audit qui correspond aux besoins du bâtiment et de l'organisation. » – David Cosaboon, Quel audit énergétique convient à votre installation ?, FacilitiesNet
10. Identifiez les gains d'efficacité majeurs potentiels dans la consommation d'énergie de votre cuisine. « Les cuisines commerciales sont de grandes consommatrices d'énergie, consommant environ 2,5 fois plus d'énergie par pied carré que tout autre espace commercial, selon l'Agence américaine de protection de l'environnement (EPA). De ce nombre, aussi peu que 40 % sont utilisés dans la préparation et le stockage des aliments, selon le Carbon Trust du Royaume-Uni; une grande partie de l'énergie gaspillée est dispersée dans la cuisine.
"La technologie existe pour des réductions spectaculaires de la consommation d'énergie, ce qui entraîne une réduction de l'empreinte carbone et des économies de coûts importantes. L'EPA affirme que les restaurants qui investissent stratégiquement peuvent réduire leurs coûts énergétiques de 10 % à 30 % ; Foodservice Consultants Society International (FCSI), l'organisation professionnelle des services de conseil en conception et en gestion, estime que les économies d'énergie peuvent atteindre 40 %, ce qui équivaut à 3 % à 6 % des coûts d'exploitation. »–Énergie L'efficacité en cuisine , hôtelier vert; Twitter :@green_hotelier

11. Tenez compte de l'ensemble des coûts du cycle de vie d'un bâtiment. « Les coûts du cycle de vie sont un moyen de mesurer le coût des améliorations apportées à l'infrastructure des bâtiments au fil du temps. Cela permet aux professionnels de la gestion des bâtiments et des installations de déterminer si le coût d'amélioration d'un élément particulier d'un bâtiment ou d'un système s'y trouve par rapport aux économies réalisées sur la même période. Si le coût d'une mise à niveau sur sa durée de vie offre un avantage par rapport aux coûts d'exploitation du bâtiment qu'elle permettra d'économiser, alors elle est généralement considérée comme un bon investissement. , Enervise

Conseils de maintenance préventive

12. Mesurez votre MP par rapport à toutes les activités de maintenance. « Développez des mesures de performance pour votre processus de PM en mettant l'accent sur la mesure de la quantité de PM qui est un travail achevé par rapport à tous les autres travaux. Le nombre total d'heures PM doit représenter le pourcentage le plus élevé de tous les travaux de maintenance du service. Cet objectif peut sembler impossible, mais avec le temps, il est tout à fait réalisable. » –Michael Cowley, 5 conseils pour une maintenance préventive réussie , FacilitiesNet

13. Établissez un plan et respectez-le. « La maintenance préventive est une question de planification, pure et simple. Chaque pièce d'équipement ou de machinerie à votre disposition ou dont vous avez la charge doit avoir un calendrier indiquant le type d'entretien requis et le moment où il nécessite cette vérification.
"La définition d'un calendrier garantit non seulement que votre équipement reste en bon état -forme optimale pour la durée de sa durée de vie prévue, mais il vous aide également à planifier les besoins en personnel et à respecter le budget. Une fois que vous avez préparé le plan, ne vous en écartez jamais. » –Lisa Richards, 7 conseils d'entretien préventif pour votre installation , MAPCON ; Gazouillement :@MAPOCONtech
14. Concentrez-vous sur des modèles de défaillance spécifiques. "Les modes de défaillance sont définis comme" comment quelque chose échoue ". Utilisons un toit plat/à membrane pour montrer un exemple de ce qu'est un mode de défaillance. Sur un toit plat/à membrane, un mode de défaillance peut être la « pénétration de la membrane du toit », et les causes de ce mode de défaillance peuvent être multiples. Connaître le(s) mode(s) de défaillance d'un élément spécifique pouvant être entretenu, tel qu'un toit à membrane, et ses causes peut être essentiel à la détection précoce d'une défaillance du toit (ne répondant pas à l'intention de l'utilisateur final) afin que la réparation puisse être effectuée avant qu'elle n'affecte une opération .“–Ricky Smith, Cinq conseils pour optimiser un programme de maintenance préventive d'installation, Magazine de systèmes d'ingénierie ; Twitter :@esmagazine

15. Faites une procédure proactive pour trouver les « petits » problèmes. "Attrapez les petits problèmes maintenant avant qu'ils ne deviennent gros. Le traitement de petits détails peut entraîner d'énormes améliorations en termes d'apparence et de fonctionnalité. Demandez à votre fournisseur de services d'installations, à votre entreprise de conciergerie et/ou à votre homme à tout faire de vous accompagner, en vous concentrant sur des détails que vous négligeriez normalement. Certaines choses à inspecter pour réparation/remplacement sont :les portes (balayages de porte, arrêts de porte, serrures collantes, etc.), les protections d'angle, les carreaux et le coulis, les interrupteurs d'éclairage et les plaques frontales, les carreaux de plafond, les comptoirs et les étagères, les armoires et les charnières, et extincteurs.
"Et n'oubliez pas à quel point tout semble plus frais avec un nouveau calfeutrage et une nouvelle couche de peinture sur les murs - le temps plus chaud peut faire du printemps un moment idéal pour donner une nouvelle vie esthétique à votre installation." –Bob Clarke, 6 conseils d'entretien printanier pour les installations , Magazine Bâtiments ; Twitter :@BuildingsMedia
16. Connaître la différence entre la maintenance prédictive, préventive et réactive. "Il existe généralement trois approches d'entretien des bâtiments utilisées par les gestionnaires d'installations :

• Réactif :il s'agit de l'approche "réparer en cas de panne".
• Préventif :il s'agit de l'approche "vérifier et réparer avant qu'il ne casse".
• Prédictif – Il s'agit de l'approche "utiliser la technologie pour prévoir quand un problème surviendra et assurer la maintenance en conséquence".

Le type de maintenance le plus courant utilisé par les gestionnaires d'installations est l'approche « réactive ». Selon un article d'Akita Box sur la planification de la maintenance préventive, 85 % des dépenses totales de maintenance sont consacrées à la maintenance réactive. La raison en est simple :c'est le moins cher, ou du moins il semble être le moins cher. La réalité est que ce n'est le moins cher que lorsque tout se passe bien. Mais, comme nous le savons tous, les choses ne se déroulent pas toujours sans heurts. » –Neal Peters, Meilleurs moyens de réduire les coûts de maintenance de votre installation , Soins DPM ; Twitter :@dpmcare

17. Comprendre la différence entre le temps de travail et le temps d'inactivité. « Vous pouvez programmer une maintenance préventive en fonction des relevés de compteur d'un équipement. Cependant, les compteurs d'équipement ne font généralement pas la différence entre le temps de travail et le temps d'inactivité. Ainsi, une machine qui est inactive pendant 20 % du temps peut avoir une maintenance préventive planifiée plus fréquemment que nécessaire. Si le temps d'inactivité est prévisible, il peut être judicieux de programmer une maintenance préventive en fonction d'intervalles de mesure plus importants. » — 7 conseils pour planifier la maintenance préventive de l'équipement, SM mondial
18. Assurez-vous que vos tâches de maintenance préventive sont bénéfiques pour votre équipement. "Le graissage de la crémaillère et du pignon d'une scie à panneaux, par exemple, peut entraîner la solidification de la graisse et de la poussière de scie à l'intérieur des engrenages au fil du temps, les empêchant éventuellement de bouger. Si vous n'êtes pas sûr des tâches qui sont bénéfiques pour chaque pièce d'équipement, demandez à votre représentant de l'équipement. Machines Stiles ; @StilesMachinery

19. Anticipez les futurs besoins en stocks de pièces détachées. " Having spare parts and supplies around the time of a major preventive maintenance schedule is absolutely critical. Asset management software allows you to check the availability of the spare parts for dates when the work orders are due. This report can help you identify parts that are insufficient for the required work orders in the future. If you know which parts you are falling short on, you can order them in advance from suppliers rather than waiting till re-order limits are reached.”—7 Tips for Better Equipment Preventive Maintenance , Nexgen Asset Managment; Twitter:@nexgenam1

Workforce Management and Communication Tips

20. Use different methods of communication. “Appropriate repetition and reinforcement are necessary. The average person is bombarded with more than 300 messages while at work, and multiples of that outside of work, Finney says. Getting a message to land with an audience might take as many as 12 repetitions, in some cases, he says.”–John Finney as quoted in Facilities Maintenance Decisions Magazine, For Good Facility Management Communication, Keep Three Points in Mind; Twitter:@maintenance_mag

21. Optimize the use of available workspace. “Space costs money. Knowing that we are moving towards a working environment consisting of virtual or mobile workers, investing time in developing new workplace designs that can suit these new ways of working while increasing space utilization rates can result in impressive cost savings. Flexible workstations, distributed workplace strategy and mobile workplace strategy are just a few ways of maximizing the value of current properties. Reinvestment can with advantage be allocated to less space, but better space propositions.”—7 Ways to Grow Competitiveness in the Facility Management Industry by 2020 , Service Futures; Twitter:@issworld
22. Be the master of your company’s physical assets. While other managers may work to manage clients or staff, your job is to manage facilities and all that occurs in them. Your corporation’s physical assets are just as important as your human resources, and you are the expert in this field. Whether it’s collating data or contributing to the organization’s bottom line, your input is a valuable part of corporate decision-making. If you’d like to change buying practices or convert to more energy-efficient heating, make a statement and back it up with your data and your years of facilities management experience.–James McDonald, 5 Things Facilities Managers Must Do to Gain Respect &Clout, iOffice; Twitter:@iofficecorp

23. Set clear definitions for facilities work practices. “Workplace inclusion has to be clearly defined before any initiatives can be pushed forward. One useful definition of an inclusive office is a workplace in which all staff are treated with respect and have equal access to resources and opportunities. Facility managers should build on this high-level description to create an idea of what concepts like equal access, diversity and fairness look like in their own facilities. Including these definitions in your company’s core values will help you to set clear goals and build concrete policies.”–Nick Mason, A Facility Manager’s Guide to Inclusive Workplaces Office Space Software; Twitter: @OfficeSpaceSw
24. Use a design that plans for social time and spaces. “Let’s get together:when you’re designing your facilities, design social spaces for your employees. These might be lunch or break rooms, games rooms, gyms, or even community gardens. When you provide places where employees can relax and socialize in a less-structured atmosphere, you may find that new connections emerge between departments and between different levels of management.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 7 Tips to Help Facilities Managers Make The Workplace A Stress Free Zone , iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

25. Consider moving some basic activities from outsourcing to in-tasking. “Another possibility for cutting costs, say experts, is not just moving staff around, but moving work around also. This means carefully examining all outsourcing contracts to see if they can be scaled back and the work completed by in-house staff. Bechtol says she’s actually been doing this for years — completing tasks like painting and cleaning with in-house staff and overtime — but it’s even more valuable now in tough economic times.”–Nancy Bechtol as quoted by Greg Zimmerman, Facilities Maintenance Decisions Magazine; Twitter:@maintenancemag
26. Create a formal in-house process for developing employee skills. ”We are focused on ‘building a bench’. This concept is broadly used to describe our attempt to formally identify in-house talent in many of our labor shops. We identify talent through a competitive selection process based on potential vs. skills and promote our selected personnel to the worker and helper level while training them to achieve appropriate full mechanic level with associated certifications/licenses.”–Robin Morey as quoted by Higher Ed Facilities Forum, Dealing with an Aging Facilities Management Workforce, Twitter:@HEFForum

27. If outsourcing your FM, work with an agile partner who adapts to your needs. “This is one of the single biggest advantages that smaller providers have. They can allow their frontline staff to be creative and actually make changes to processes and implement them. This directly leads to the client receiving a more fit-for-purpose solution and ultimately receiving greater value which grows a greater relationship.”–Andrew Hulbert, as quoted by Kevin Stanley, The Art of Delegation, FMWorld; Twitter:@fm_world
28. Sell your department wisely during budget presentations. “We always present our budgets by leading with how the proposal responds to a real problem. In other words, there has to be a compelling reason based on our mission for why we would submit budgets for anything.” By presenting specific information on how and why you’ve chosen your budget numbers, you can help the C-suite see that your budget is well within reason.”–Tim Woodley, as quoted by David Spence, 5 Budgeting Tips for Facilities Managers , Office Space; Twitter:@officespacesw

29. Automate the work order process. “When you automate the work order process, you remove human error associated with it. Essentially, you’re taking the people out of the process and ensuring nothing gets missed or overlooked. Doing this allows you to create, track, edit and automatically communicate work orders for your facility. This is number one on the list, because it’s one of our favorite habits – and arguably the most important! Don’t let problems with employees slow down your operation or increase workplace stress for others.”—The 7 Habits of Highly Effective Facility Managers, 24/7 Software; Twitter: @247_software

Tips for Leveraging Technology Tools, Software, and Metric

30. Utilize software to help facilities managers organize and access information.
“There are many different software options out there than can aid FMs in organizing and streamlining their everyday tasks. This ranges from software designed to help manage all maintenance activities to logging and tracking facility visitors for security purposes.
There are also several comprehensive facility management software options available. One popular option in this area is NetFacilities, a web-based software that aims to centralize the many things FMs need to manage—from vendors and work orders to asset management and preventative maintenance—in one convenient place.”–Neal Peters, Top Technology Tools for Facility Managers , DPM Care; Twitter:@dpmcare

31. Utilize modern smart sensor solutions to reduce costs and enhance capabilities. “By populating buildings with such smart sensors, operating costs are dramatically reduced, productivity is enhanced, and occupants’ comfort is improved. Specifically, detailed information about occupants’ presence, location, count, and activity can now be used to significantly optimize facility management. Hot desking, meeting rooms booking, optimized space planning, and energy savings are some of the immediate use cases.”–Itamar Roth, Facility Management Is Facilitated By Smart Sensors, Facilities Executive  ; Twitter:@facilityexec
32. Manage HVAC remotely using software tools. “One of the most exciting features of Facilities Management software is the ability to manage heating and cooling remotely, or set a programmable thermostat to move set temperatures up or down throughout the day. Facilities planners love the ability to analyze and explore energy use from heating and cooling systems. Leaders can use the ‘business intelligence’ delivered by the software to set thermostats and controls for maximum savings in energy costs. Some of these tools can even be ported to smartphones to help remote managers do their jobs from wherever they happen to be.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management , SelectHub; Twitter:@selecthub

33. Use your software to double-check your compliance. “Maintenance and facilities administration systems must frequently abide by national and global regulatory requirements. All maintenance administrators face occasional random or audits inspections by regulatory authorities. Maintenance software enables you to prove regulatory conformity and decrease the amount of paperwork and preparation that is needed for an audit. Maintenance administrators can simply create reports showing the maintenance work done on essential machinery. This makes conformity traceable and minimizes the risk of non-compliance penalties.”—7 Steps to Successful Facilities Management , Fasttac; Twitter:@fasttac
34. Facilities management KPIs should highlight errors and opportunities. “KPIs allude to opportunities and errors in your company. Paired with the Internet of Things (IoT) and energy management systems, KPIs can be used to highlight missed maintenance tasks, greater traffic area of your business or problems with machinery. Take, for example, using a percentage KPI of planned maintenance against reactive maintenance. In other words, is preventative maintenance saving more money than repairing equipment when it fails?”—7 Tips for Creating Facilities Management KPIs , Entouch Controls

35. Use building information monitoring to monitor system performance. “Closely monitoring energy and water use to reduce building-operating costs is another benefit. By allowing owners to monitor and analyze the performance of multiple systems—air-conditioning levels, lights on automatic dimmers, water usage—BIM can lead to more thoughtful energy use, lowered expenses, and increased asset value.”–Michael Schley as told by Jeff Link, BIM for Facilities Management:4 Tips to Improve Lifecycle Performance and Reduce Costs , Autodesk; Twitter:@autodesk
36. Consider advanced automated building entry solutions. “A feature that’s gaining a lot of ground is using facial recognition technology to let people in and out of the building. It’s more secure than key fobs or cards, and unlike cards and fobs, you can’t forget your face at home. It’s like batting a triple, or killing three birds with one stone. Automated building entry removes the need to grant special access to the building, replace missing key fobs or cards, or issue new ones to new employees.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without , Teem

37. Provide a customer facing software solution for reporting improvements and tracking requests. “Offering simple solutions for your customers will keep them happy – and your buildings running smoothly. A quality customer facing solution will equip customers to report issues around your facility and track the progress of their requests. Not only does a customer portal help your clients feel heard as you keep them up to date on progress. A digital customer request system simplifies the work order and assignment process for your facilities management team as well.”—Top Facilities Management Tips for Long-Term Success , AssetWorks; Twitter:@AssetWorks
38. Thermal imaging technology can help identify and fix unseen problems. " Performing facility maintenance and engineering tasks is like sailing among icebergs. What technicians can’t see will sink them — or their facilities. Thermal imaging technology gives technicians the ability to see the unseen, making it easier to spot failing motors and electrical components, HVAC condensate leaks, bad ductwork, and leaky roofs. Technicians then can fix problems before they become large headaches, as well as reduce heating and cooling costs as part of sustainability initiatives.”–John Anderson, Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance, FacilitiesNet

39. Integrate a facilities management software system. “A surprising number of facilities managers have no true system in place for managing their space. More than a quarter of everyone interviewed – 28 percent – say they currently do not use any type of facilities management system. A further 23 percent of participants use pen and paper methods for their facilities management. While this is slightly better than no system at all, it still makes it very difficult to collect data, keep accurate records, or gain much insight from the information they have.”—The Importance of Facilities Management Systems , Team Support; Twitter:@teamsupport
40. Leverage your software system to make EH&S benchmarks transparent. “Facilities Management software is specially designed to help make health and safety benchmarks and outcomes transparent. It may help significantly with compliance with various industry standards, such as HIPAA in the healthcare industry and Sarbanes-Oxley in the financial field. It can help to document best practices for avoiding accidents, or in the worst case scenario, document the facts around a workplace accident. Various types of health and safety features can save a lot of time and effort for busy management teams, and help the company to benefit from a better reputation.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management, Select Hub; Gazouillement : @selecthub

41. Have an equipment criticality matrix to prioritize work. “This method identifies how critical a piece of equipment or maintenance task is to your business and will ultimately show you where it should land in your prioritization process. Criticality measurements should be standardized by assessing how seriously a single piece of equipment would disrupt operations in the event of a failure. “–Ashok Sharma and Barry Lawrence, 5 Essential Tools for Facilities Managers , eLearning Industry; Twitter:@elearnindustry
42. Smartsheet software can add unique collaboration features to everyday spreadsheet use. “Smartsheet is a spreadsheet that you share with your co-workers, but its features go far beyond Excel. This tool combines the traditional spreadsheet with project management tools, templates, and forms and allows you and your colleagues to access spreadsheets on mobile devices and work on them collaboratively.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate, iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

43. Adaptive workflow tracking allows you to track activity throughout a diverse workforce. “The business world is increasingly embracing a larger remote workforce. Offices are used as areas to collaborate, develop, and design new ideas. The day-to-day work can be, and often is, done from home. That means you’ll need the ability to track workflows and project tasks across a diverse workforce. Emailing details back and forth regarding a project gets hectic, and it’s easy to lose an important piece of a proposal to your inbox.
Again, we’ll turn to automation – adaptive workflow tracking software that shows real-time project progress via a cloud-based platform will be the norm in a few short years. Products such as Trello or Asana are great examples of adaptive workflow tracking integrating with high success into businesses of all sizes.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without, Teem

Inventory and Asset Management Tips

44. Keep your facilities management documents consistent and accurate. " If you’re a responsible facilities manager, you have to know what you’re responsible for. You cannot do your job properly without the correct information. If you don’t have proper records on the state of your facilities, you can’t do your job as a facilities manager. Without accurate documentation, you can’t even get a good bid from a vendor for work on your building. The first thing they will ask is, Where are the As-Built drawings? Without the As-Builts, the bid could be much higher.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risks, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

45. Implement a consistent asset tagging process. " Verify assets from a minimum of two data points, such as the barcode and the item’s serial number. When disposing of assets, this step is crucial to ensure an “accurate and verifiable chain of custody,” which can help to mitigate data breaches (particularly for the disposal of IT assets) and also help to maintain compliance with regulations.
“Implementing a consistent asset tagging process flow ensures that all assets received by your company are consistently classified and tracked, making it easy to locate assets throughout the company, implement regular maintenance schedules, and maintain accurate record-keeping for auditing and accounting purposes. Developing clear policies and procedures and training your team members on approved asset tagging procedures streamlines processes and can ultimately have a positive impact on your bottom line, allowing you to improve resource utilization, reduce unnecessary duplication of assets, and get more usable life out of your investments.”–Varsha Saha, 6 Steps in Asset Tagging Process Flow , Camcode ; Twitter :@camcode
46. Keep assets updated and clearly define essential vs. non-essential assets. “After collecting data and developing a maintenance schedule for your assets, you need to plan for the long-term maintenance of your asset inventory. Specifically, put a plan in place that revolves around updating and decommissioning assets. In some cases, you may find that a particular asset, even if updated, isn’t serving your organization in the best way, making it a non-essential asset that you don’t need to continue holding. Similarly, by having a working inventory list and accompanying data, dealing with critical needs and unexpected asset failures will be easier because you know exactly what needs to be done and when it needs to take place.”–Luke Perkerwicz, The Beginners’ Guide to Facility Asset Management , AkitaBox; Twitter:@Akitabox

47. Track and dispose of decommissioned assets. " However good asset management and maintenance planning is, there comes a time when an asset reaches the end of its useful life and should be disposed of. On a practical level, all assets disposed of must be recorded on the asset register/software, to ensure they are not included as part of the organization’s portfolio. An equipment disposal form will allow the asset ‘owner’ to explain how the asset was disposed of and identify any residual value.”–Gary Watkins, Effective Asset Management for Facilities Managers, Service Works; Twitter:@service_works
48. Do an asset assessment and document those conditions. “If you’re trying to get a handle of your documents, the first thing you should do is an asset assessment. Detail the condition of all the main equipment and systems, and document those conditions. No technology can help you unless you document what you have. After the assessment, you should create and begin a proactive maintenance program, as well as an equipment replacement plan—that should be a 3-year to 5-year plan. Even if the piece of equipment is 30 years old, you need to know when you need to replace it.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risk, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

49. Consider a strategic asset management approach. “Strategic asset management integrates key relationships between planning and delivery activities. The framework that underpins the decision-making process of those activities is key, as it allows informed decisions and correlation between strategic goals and delivery outcomes. It also acts as the integration mechanism between a singular project and an organization’s wider portfolio of projects.”–Mark Jordan, An Asset Management Approach to Facilities Management , FM Magazine; Twitter:@FMmagazine_au
50. Maximize vertical space in your warehouse. " A warehouse has a set amount of square footage to utilize, making innovative, optimized layouts appealing for today’s warehouse managers who are faced with storing increased product volume in a static amount of space. In 2016, consider making better use of the vertical space in your facility, but don’t neglect layout optimization best practices. Maximize your use of vertical cubic footage by placing seasonal products or those that move less frequently in harder-to-reach vertical storage areas.”–Varsha Saha, 6 Tips for Better Warehouse Inventory Management in 2017 , Camcode ; Twitter :@Camcode

Produits et solutions de suivi de Camcode :

• Magnetic Warehouse Labels
• Vinyl Labels
• Property Of Stickers
• Étiquettes de code-barres personnalisées
• Property Tags
• Étiquettes de sécurité
• Pipe Markers
• Étiquettes UID
• Permanent Labels for Equipment
• Pallet Labels