Qu'est-ce qu'un bon de travail ? Fondamentaux et bonnes pratiques

Si vous êtes chargé de superviser les opérations d'un ou plusieurs sites de fabrication ou d'industrie lourde installations, vous avez sans aucun doute beaucoup à faire dans votre assiette. Vous voulez du temps pour les tâches les plus critiques, ainsi que pour élaborer des stratégies d'amélioration à long terme lorsque cela est possible, mais vous devez équilibrer ces besoins avec les réalités de votre charge de travail quotidienne. Les bons de travail représentent une part importante de cette charge de travail.

L'utilisation d'un logiciel de bons de travail et d'outils de gestion des actifs d'entreprise (EAM) peut être d'une grande aide dans ces situations. Mais il est tout aussi important d'avoir une compréhension vraiment complète de la façon dont l'ordre de travail idéal doit être conçu et distribué aux destinataires appropriés, dans l'intérêt d'améliorer l'efficacité.

Qu'est-ce qu'un bon de travail ?

Dans le cadre de la gestion des installations, un ordre de travail est une demande envoyée depuis n'importe quelle unité du entreprise ayant un besoin de réparation (ou d'entretien courant) de quelque nature que ce soit et adressée au service de maintenance. (Cela ne doit pas être confondu avec un bon de commande, qui viendra plus tard, lorsque des pièces de rechange ou des outils devront être obtenus pour effectuer la maintenance en question.) Il y a des années, les bons de travail étaient exclusivement écrits sur papier - et les bons de commande papier sont toujours utilisés. par de nombreuses entreprises manufacturières dans certains contextes, mais elles doivent également être disponibles en format numérique pour un accès facile.

Dans la plupart des bons de travail ou des systèmes logiciels EAM, les commandes elles-mêmes se répartissent en plusieurs catégories différentes. Ce sont les suivants :

• Inspection : Ce type de demande de travail est envoyé lorsqu'un composant, un appareil, une machine ou un système donné doit être vérifié pour tout problème, généralement en conjonction avec un calendrier préétabli. (Les régulateurs gouvernementaux exigent des inspections périodiques pour tous les équipements potentiellement dangereux; dans d'autres cas, vous aurez établi le calendrier de votre propre gré.) Les inspections peuvent ne révéler aucun problème, mais elles sont essentielles pour la diligence raisonnable.
  
  
  
• Maintenance préventive :Comme pour les inspections, les ordres de travail de maintenance préventive ne sont pas nécessairement demandés pour répondre à un problème évident d'une machine, mais plutôt pour anticiper les dysfonctionnements ou les pannes avant qu'ils ne surviennent. (C'est essentiellement l'opposé de la maintenance réactive, dans laquelle un ordre de travail de maintenance pour un équipement ne sort qu'après une panne.)
  
  
  
• Sécurité : Si un ordre de travail de sécurité a été demandé, cela signifie que l'unité commerciale qui fait cette demande souhaite que l'équipe de maintenance se concentre sur les mises à jour et les réparations qui bénéficieront spécifiquement à la sécurité physique personnelle des travailleurs utilisant une machine ou un système donné, plutôt que de se concentrer sur la durée de vie de l'équipement.
  
  
  
• Commandes spécifiques aux risques : Les travaux de maintenance qui impliquent des risques spécifiques (et particulièrement dangereux) nécessitent un ordre de travail spécifique. Par exemple, si la réparation exige des compétences et de l'expérience avec un câblage, des circuits et d'autres composants électriques défectueux, un ordre de travail électrique serait envoyé à la gestion de la maintenance. De même, s'il s'agit de travaux à chaud, de sauts de ligne, d'espaces confinés ou de machinerie lourde, le bon de travail doit en tenir compte. (De plus, un technicien de maintenance devra demander un permis de travail tout aussi précis.)
  
  
  
• Urgence : Une commande d'urgence serait demandée lorsqu'un entretien immédiat est nécessaire pour la sécurité des travailleurs ou la santé de l'équipement. Si la situation est suffisamment grave et immédiate, le processus de commande de travail peut être ignoré pour mettre immédiatement le personnel de réparation au travail (à la discrétion du responsable de la maintenance).
  
  
  
• Commande spéciale : Ce type de commande couvre tout ce qui ne rentre dans aucune des catégories mentionnées précédemment :remplacements d'actifs existants, installation de nouveaux équipements pour améliorer la situation globale de maintenance, etc.
  
  
  

Le flux de travail idéal pour les bons de travail

En surface, le flux de travail interne des bons de travail semble assez simple :un département au sein de l'entreprise fait une demande de travail au service de maintenance, qui peut soit l'approuver, soit la refuser. S'il est approuvé, le travail sera planifié, puis un autre ordre de travail plus formel sera envoyé au technicien responsable de l'exécution de la tâche énumérée dans la demande d'origine. Cette personne effectue l'entretien nécessaire. Ensuite, le bon de travail est considéré comme fermé et archivé pour référence future.

Rien de mal avec ces étapes, bien sûr. Mais il peut être judicieux de penser à la gestion des ordres de travail d'une manière plus ciblée et holistique. Considérez l'ensemble d'étapes suivant :

• Identifier : Les opérateurs de production et les techniciens expérimentés doivent identifier le problème et utiliser un langage précis pour le détailler dans les ordres de travail (par exemple, « L'actionneur du chariot élévateur ne parvient pas à activer l'hydraulique et à lever les fourches »).
  
  
• Priorité : S'agit-il du problème de maintenance corrective le plus urgent que l'équipe doit résoudre ou doit-il être mis en veilleuse ? Répondez à la question en fonction de facteurs tels que la criticité des actifs, les besoins de production, les exigences de sécurité et la qualité.
  
  
• Plan : Les responsables de la maintenance doivent établir des plans détaillés pour les membres de l'équipe chargés de travaux complexes. En plus des instructions pour les tâches nécessaires, incluez toutes les exigences de sécurité pertinentes, en particulier les étapes nécessaires à la conformité réglementaire.
  
  
• Planifier et attribuer : Trouvez le moment idéal pour effectuer la maintenance et affectez un technicien ayant une expérience pertinente. Gardez les priorités à l'esprit :affectez les techniciens les plus qualifiés aux commandes les plus difficiles et laissez l'entretien de routine à ceux qui ont moins d'expérience.
  
  
• Exécuter : Terminez le travail en temps opportun (sans sacrifier la qualité).
  
  
• Évaluer  :Regardez ce qui s'est bien ou mal passé avec la commande, ce qui aurait pu être fait mieux ou plus vite, les pièces utilisées, etc.

Éviter les maux de tête courants liés au processus de commande

Personne n'est parfait et des erreurs peuvent survenir à n'importe quelle étape du cycle de vie du bon de travail. Les erreurs les plus probables sont les fautes de frappe sur un formulaire de bon de travail. Pour quelque chose comme ça, si cela n'empêche pas la technologie de comprendre ce qu'on attend d'eux, ce n'est pas grave. Les informations manquantes, incomplètes ou incorrectes, en revanche, constituent un problème beaucoup plus important.

Au minimum, la commande doit décrire la tâche avec autant de détails que nécessaire, identifier qui demandé, nommez le technicien chargé de l'exécuter, fournissez un emplacement, offrez une estimation du temps d'exécution et énumérez tous les outils, équipements de sécurité et pièces essentiels au travail. Même un élément inexact ou manquant dans cette liste peut retarder le processus de maintenance, un décalage qui coûte du temps et (en fin de compte) de l'argent.

Observez les pratiques suivantes pour minimiser l'occurrence d'erreurs dans les ordres de travail :

• Utilisez un modèle pour les bons de travail qui comprend des champs pour toutes les informations appropriées et qui est facile à suivre pour les techniciens.
• Automatisez le processus dans la mesure du possible.
• Maintenez la visibilité tout au long du processus afin de pouvoir rapidement remarquer tout problème et le résoudre avant qu'il ne s'aggrave.
• Suivez les commandes à l'aide de mesures pertinentes, notamment le temps moyen entre les pannes, le temps moyen de réparation ou de remplacement, l'efficacité globale de l'équipement et le coût.

Tirer parti d'un logiciel agile pour l'excellence des ordres de travail

Vous n'avez pas besoin de chercher longtemps pour trouver des solutions logicielles de bons de travail à la carte qui peuvent gérer les processus détaillé ci-dessus - ou qui prétendent qu'ils le peuvent. Mais il est peu probable que ces outils ou outils de gestion des services sur le terrain (FSM) offrent suffisamment de fonctionnalités pour en valoir la peine.

Vous serez mieux si vous utilisez les outils de gestion des bons de travail disponibles dans une maintenance informatisée de gestion (CMMS) aux côtés d'un outil EAM de pointe comme Dynaway, qui est parfaitement intégré à Microsoft Dynamics 365. Cette approche ne se contente pas de rationaliser le processus de commande de travail pour des résultats plus efficaces et efficients, de la demande initiale à la clôture de la commande. Il intègre également entièrement cette fonction à tous les autres processus de gestion des installations, des stocks et des actifs, permettant à votre organisation de réaliser une surveillance plus complète.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités clés de Dynaway, contactez-nous ou consultez l'un de nos derniers webinaires.