Comprendre les ordres de travail : essentiels et meilleures pratiques pour la gestion des opérations

Si vous êtes chargé de la responsabilité de superviser les opérations dans une ou plusieurs installations manufacturières ou industrielles lourdes, vous avez sans doute beaucoup sur la planche. Vous voulez du temps pour les tâches les plus critiques, ainsi que pour stratégiquer pour des améliorations à long terme quand c'est possible — mais vous devez équilibrer ces envies avec les réalités de votre charge de travail quotidienne. Les ordres de travail sont une part majeure de cette charge.

Tirer parti des logiciels d'ordres de travail et des outils de gestion d'actifs d'entreprise (EAM) peut être une grande aide dans ces situations. Mais il est tout aussi important d'avoir une compréhension véritablement complète de la façon dont l'ordre de travail idéal devrait être conçu et distribué aux destinataires appropriés, dans l'intérêt d'améliorer l'efficacité.

Qu'est-ce qu'un ordre de travail ?

Dans le contexte de la gestion d'installations, un ordre de travail est une demande envoyée depuis n'importe quelle unité de l'entreprise avec un besoin de réparation (ou d'entretien de routine) de quelque nature que ce soit et adressée au département de maintenance. (Cela ne doit pas être confondu avec un bon de commande, qui viendra plus tard, quand des pièces de rechange ou des outils doivent être obtenus pour compléter la maintenance en question.) Il y a des années, les ordres de travail étaient exclusivement écrits sur papier — et les ordres papier sont encore utilisés par de nombreuses entreprises manufacturières dans certains contextes — mais ils doivent aussi être disponibles en formats numériques pour une accessibilité facile.

Dans la plupart des systèmes logiciels d'ordres de travail ou EAM, les ordres eux-mêmes tombent dans plusieurs catégories différentes. Ce sont les suivantes :

• Inspection : Ce type de demande de travail est envoyé quand un composant, dispositif, machine ou système donné doit être vérifié pour tout problème — généralement en conjonction avec un planning préétabli. (Les régulateurs gouvernementaux exigent des inspections périodiques pour tous les équipements potentiellement dangereux ; dans d'autres cas, vous aurez mis en place le planning de votre propre initiative.) Les inspections peuvent bien ne découvrir aucun problème, mais elles sont critiques pour la due diligence.
  
  
  
• Maintenance préventive : Comme pour les inspections, les ordres de travail de maintenance préventive ne sont pas nécessairement demandés en réponse à un problème évident avec une machine, mais plutôt pour devancer les dysfonctionnements ou défauts avant qu'ils n'arrivent. (C'est essentiellement le pôle opposé de la maintenance réactive, dans laquelle un ordre de travail de maintenance pour un équipement ne part qu'après qu'une défaillance s'est produite.)
  
  
  
• Sécurité : Si un ordre de travail sécurité a été demandé, cela signifie que l'unité business faisant cette demande veut que l'équipe de maintenance se concentre sur les mises à jour et réparations qui bénéficieront spécifiquement à la sécurité physique personnelle des travailleurs utilisant une machine ou système donné, par opposition à se concentrer sur la durée de vie de l'équipement.
  
  
  
• Ordres spécifiques aux dangers : Le travail de maintenance qui implique des dangers spécifiques (et particulièrement dangereux) exige un ordre de travail spécifique. Par exemple, si la réparation demande compétence et expérience avec du câblage défectueux, des circuits et d'autres composants électriques, un ordre de travail électrique partirait vers la gestion de maintenance. De même, si du travail à chaud, des ruptures de ligne, des espaces confinés ou des machines lourdes sont impliqués, l'ordre de travail doit le refléter. (De plus, un technicien de maintenance devra demander un permis de travail tout aussi spécifique.)
  
  
  
• Urgence : Un ordre d'urgence serait demandé quand une maintenance immédiate est nécessaire pour la sécurité des travailleurs ou la santé de l'équipement. Si la situation est assez critique et immédiate, le processus d'ordre de travail pourrait être ignoré pour mettre le personnel de réparation au travail tout de suite (à la discrétion du gestionnaire de maintenance).
  
  
  
• Ordre spécial : Ce type d'ordre couvre tout ce qui ne rentrerait sous aucune des catégories mentionnées précédemment : remplacements d'actifs legacy, installation de nouvel équipement pour améliorer la situation globale de maintenance, etc.
  
  
  

Le flux de travail idéal d'un ordre de travail

En surface, le flux de travail interne d'ordre de travail semble quelque peu simple : Un département dans l'entreprise fait une demande de travail au département de maintenance, qui peut soit l'approuver soit la refuser. Si approuvé, le travail sera planifié, et puis un ordre de travail plus formel sera envoyé au technicien responsable de compléter la tâche énumérée dans la demande originale. Cet individu complète la maintenance nécessaire. Ensuite, l'ordre de travail est considéré comme clos, et il est archivé pour référence future.

Rien n'est faux avec aucune de ces étapes, bien sûr. Mais il peut être sage de penser à la gestion des ordres de travail d'une façon plus ciblée et holistique. Considérez l'ensemble d'étapes suivant :

• Identifier : Des opérateurs de production et techniciens expérimentés devraient identifier le problème, et utiliser un langage précis pour le détailler dans les ordres de travail (ex : « Actionneur de chariot élévateur n'activant pas l'hydraulique et ne levant pas les fourches »).
  
  
• Prioriser : Est-ce le problème de maintenance corrective le plus pressant pour l'équipe à adresser, ou devrait-il être mis en arrière-plan ? Répondez basé sur des facteurs comme la criticité de l'actif, les besoins de production, les exigences de sécurité et la qualité.
  
  
• Planifier : Les gestionnaires de maintenance doivent élaborer des plans détaillés pour les membres d'équipe gérant des travaux complexes. En plus des instructions pour les tâches nécessaires, incluez toute exigence de sécurité pertinente, surtout les étapes nécessaires pour la conformité réglementaire.
  
  
• Planifier et assigner : Trouvez le moment idéal pour que la maintenance ait lieu et assignez un technicien avec l'expérience pertinente. Gardez les priorités en tête — assignez les techniciens les plus qualifiés aux ordres les plus difficiles et laissez la maintenance de routine à ceux avec moins d'expérience.
  
  
• Exécuter : Complétez le travail en temps voulu (sans sacrifier la qualité).
  
  
• Évaluer : Regardez ce qui s'est bien ou mal passé avec l'ordre, ce qui aurait pu être fait mieux ou plus vite, les pièces utilisées, etc.

Éviter les maux de tête courants du processus d'ordres

Personne n'est parfait, et des erreurs peuvent survenir à n'importe quel stade du cycle de vie de l'ordre de travail. Les erreurs les plus probables sont des fautes de frappe sur un formulaire d'ordre de travail. Pour quelque chose comme ça, si ça n'empêche pas le technicien de comprendre ce qui est requis, ce n'est pas grave. L'information manquante, incomplète ou incorrecte, par contraste, est un problème bien plus gros.

Au minimum, l'ordre devrait décrire la tâche avec autant de détail que nécessaire, identifier qui l'a demandé, nommer le technicien assigné pour l'exécuter, fournir un emplacement, offrir un temps d'achèvement estimé et énumérer tous les outils, équipements de sécurité et pièces essentiels au travail. Même un seul élément inexact ou manquant dans cette liste peut retarder le processus de maintenance, un décalage qui coûte du temps et (ultimement) de l'argent.

Observez les pratiques suivantes pour minimiser l'occurrence d'erreurs dans les ordres de travail :

• Utilisez un modèle pour les ordres de travail qui inclut des champs pour toutes les informations appropriées et est facile à suivre pour les techniciens.
• Automatisez le processus partout où c'est possible.
• Maintenez la visibilité tout au long du processus pour pouvoir rapidement remarquer tout problème et l'adresser avant qu'il ne devienne plus gros.
• Suivez les ordres en utilisant des métriques pertinentes incluant le temps moyen entre pannes, le temps moyen pour réparer ou remplacer, l'efficacité globale de l'équipement et le coût.

Exploiter un logiciel agile pour l'excellence des ordres de travail

Vous n'avez pas besoin de chercher longtemps pour trouver des solutions logicielles d'ordres de travail à la carte qui peuvent gérer les processus détaillés ci-dessus — ou qui prétendent pouvoir le faire. Mais il est improbable que ces outils ou outils de gestion de services sur le terrain (FSM) offrent assez de fonctionnalités pour valoir vraiment la dépense.

Vous serez mieux loti si vous utilisez les outils de gestion d'ordres de travail disponibles dans un système de gestion de maintenance informatisé (CMMS/GMAO) aux côtés d'un outil EAM de pointe comme Dynaway, qui est soigneusement intégré dans Microsoft Dynamics 365. Adopter cette approche non seulement rationalise le processus d'ordre de travail pour des résultats plus efficaces et efficients de la demande initiale à la clôture de l'ordre. Cela intègre aussi pleinement cette fonction avec tous les autres processus de gestion d'installation, d'inventaire et d'actifs, permettant à votre organisation de réaliser une supervision plus complète.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités clés de Dynaway, contactez-nous ou jetez un œil à l'un de nos derniers webinaires.