Comment rechercher et utiliser les données des bons de travail

Lisez la série complète de l'académie des ordres de travail, y compris des boîtes à outils pour créer de meilleurs ordres de travail en optimisant les calendriers de maintenance, en éliminant les retards, et plus encore

Une histoire de données d'ordre de travail perdues et trouvées

Aucune donnée signifie travailler dans le noir

L'équipe de maintenance de Voltalia a eu un gros problème. Ils fermaient plus de 104 000 ordres de travail chaque année sans aucune donnée d'ordre de travail à afficher.

Le producteur d'énergie renouvelable et fournisseur de services n'avait aucune idée si l'un de ses PM provoquait des pannes au lieu de les empêcher. Ou s'il dépensait des heures de travail, des pièces et d'autres ressources pour des travaux inutiles. Ou s'il s'agissait d'affecter le bon nombre de personnes à une tâche. Ou une grande partie de leurs ordres de travail.

Réécriture du script pour que les données comptent

L'équipe de maintenance de Voltalia s'est engagée à changer cela. Après des années de travail pour atteindre leur objectif, ils ont atteint une « amélioration de 100 % dans la mesure des KPI de maintenance », selon les mots de Vasco Vieira, directeur de l'ingénierie de maintenance de Voltalia.

Les données ont aidé l'entreprise à découvrir des gains d'efficacité majeurs. Par exemple, les données des bons de travail ont montré qu'une équipe passait 40 heures par semaine à conduire du bureau à une installation hors site. Cela signifiait ajouter du temps et des coûts à chaque travail. L'entreprise a fini par construire un bureau satellite plus petit à proximité de l'installation hors site pour économiser du temps et de l'argent.

La morale de l'histoire

Les données des bons de travail ont le pouvoir de transformer la façon dont les équipes de maintenance fonctionnent. Il y a les petits gains, comme faciliter chaque tâche des techniciens, qui s'ajoutent aux plus gros, comme la diminution des coûts de maintenance à tous les niveaux. Voltalia en est la preuve.

Mais ces données sont souvent négligées. Ce n'est pas parce que les équipes de maintenance pensent que c'est inutile. C'est parce que regarder des milliers de bons de travail n'est pas facile. Cet article fournit quelques bonnes pratiques pour faciliter ce processus afin que vous puissiez découvrir des informations dans vos ordres de travail et les utiliser pour faire la différence dans votre organisation.

Comment obtenir les données de maintenance des ordres de travail

L'obstacle le plus courant à l'utilisation des données des bons de travail est d'avoir des données peu fiables ou pas de données du tout.

« Avant de faire quoi que ce soit avec les données des bons de travail, vous devez savoir qu'elles sont là et propres. Sinon, toutes les décisions que vous prendrez par la suite seront erronées », déclare Vishakha Shah, consultant en solutions au sein de l'équipe de services professionnels de Fiix.

Partir du bon pied avec les données des bons de travail est un processus en quatre étapes :

#1 :Définissez vos objectifs

Certaines données sont utiles. Trop est distrayant. Avoir un objectif vous aidera à tracer la ligne entre les bons nombres et les plus distrayants. Voici quelques exemples d'objectif :

• Créer un programme de maintenance préventive de classe mondiale
• Créer une stratégie de maintenance allégée
• Utiliser la maintenance pour augmenter le débit dans l'ensemble de l'entreprise

#2 :Créez vos mesures

Pensez aux domaines de vos opérations quotidiennes qui peuvent marquer les progrès vers votre objectif. Voici quelques exemples de mesures dans vos bons de travail :

• Pourcentage d'ordres de travail réactifs et préventifs
• Nombre de défauts détectés lors des MP
• Fréquence des travaux réactifs sur les actifs critiques
• Nombre d'heures de travail prévues par rapport aux heures de travail réelles
• Taille des ordres de travail en attente

#3 :Créez des ordres de travail autour de ces métriques

Configurez vos bons de travail pour obtenir les métriques que vous avez choisies. Pour ce faire, vos ordres de travail doivent être créés avec trois S à l'esprit :

• Standard :vos ordres de travail doivent demander les mêmes informations à chaque fois. Le processus de création, de révision, d'attribution, de hiérarchisation et d'exécution des ordres de travail doit être aussi standard que possible.
• Spécifique :Soyez précis sur ce que vous voulez savoir. Par exemple, si les heures de travail sont importantes, demandez combien de temps chaque tâche a pris au lieu du temps d'un bon de travail entier. Cela vous donnera des données plus claires et facilitera l'identification rapide des métriques clés.
• Simple :Impliquez le personnel qui passe et termine fréquemment des ordres de travail dans le processus. L'entrée vous aidera à concevoir des ordres de travail plus faciles à remplir et augmente la probabilité qu'ils soient réellement exécutés.

Apprenez à créer des ordres de travail de classe mondiale du début à la fin

#4 :Commencez petit et augmentez votre succès

Trouver des problèmes dans votre processus est déchirant lorsque vous y avez passé des mois. Évitez cela en commençant par les bons de travail d'un actif ou d'une zone de l'installation. Affinez vos mesures, obtenez des gains rapides et adaptez le processus à d'autres parties de l'organisation.

Comment utiliser les données des bons de travail pour trouver et résoudre les problèmes

La collecte de données sur les bons de travail est inutile si elle n'est pas utilisée pour résoudre des problèmes dans votre organisation. Chaque installation a des problèmes uniques, mais les trois plus courants sont les temps d'arrêt imprévus, les travaux critiques qui sont retardés et les travaux qui nécessitent plus de temps et de ressources.

Comment éviter les temps d'arrêt de l'équipement

Voici quelques questions à poser pour trouver la cause de la maintenance réactive et comment s'assurer que cela ne se reproduise plus :

• Une tâche de suivi n'a-t-elle pas été créée ou terminée ? Assurez-vous que les inspections échouées déclenchent des actions de suivi hautement prioritaires et alertent les bonnes personnes. Une liste concise de codes d'échec contribue à la réussite du travail de suivi.
• Une pièce défectueuse a-t-elle été utilisée lors d'une réparation ? Assurez-vous que les autres pièces de rechange ne sont pas défectueuses. Si tel est le cas, contactez vos fournisseurs pour en obtenir de nouveaux.
• Les tâches d'un ordre de travail précédent ont-elles été manquées ou effectuées de manière incorrecte ? Passez en revue votre liste de tâches et corrigez toutes les instructions peu claires qui peuvent avoir conduit à des tâches manquées. Complétez les listes de tâches en joignant des historiques d'actifs, des diagrammes, des images et des manuels.
• La maintenance planifiée a-t-elle été manquée avant la panne ? Marquez le travail critique comme une priorité et rendez-le visible dans n'importe quel système jusqu'à ce qu'il soit terminé.
• La production a-t-elle été supérieure à la normale/prévue, a-t-elle été effectuée de manière incorrecte ou a-t-elle été modifiée ? :examinez vos calendriers de maintenance et consultez l'équipe d'exploitation pour créer des SOP plus strictes lorsque la production augmente ou change.

Comment éviter que le travail ne soit retardé

Les données des bons de travail peuvent vous aider à trouver et à corriger les bons de travail qui ont mis si longtemps à arriver :

• Les pièces et les fournitures n'étaient pas disponibles. Passez en revue le processus d'achat de ces pièces, y compris les quantités minimales et qui peut soumettre des bons de commande afin que vous ne soyez plus jamais à court de personnel.
• Le problème n'a pas été identifié correctement ou des instructions manquaient. Voyez si la description du bon de travail, les codes d'échec et la liste des tâches peuvent être plus clairs. Joignez des photos, des manuels, des SOP ou d'autres documents au bon de travail.
• Un ordre de travail d'urgence a détourné des ressources :cela ne peut pas toujours être évité, mais cela peut vous indiquer que la tâche est trop importante. Envisagez de le diviser en tâches plus petites pour hiérarchiser les parties du travail.
• Il y a eu un conflit de planification avec la production :expliquez aux opérations pourquoi la maintenance est nécessaire sur l'actif. Envisagez de confier aux opérateurs des responsabilités de maintenance mineures associées au bon de travail.
  Intégrez les opérations à votre stratégie de maintenance
• La ou les personnes affectées au travail n'avaient pas les bonnes compétences :indiquez très clairement dans la demande de travail le type de compétences ou de certifications nécessaires pour certains types de maintenance.

Comment éviter que le travail ne prenne plus de temps qu'il ne le devrait

Les programmes de maintenance n'ont pas beaucoup de place pour l'erreur. Lorsque le travail est long, il a un gros effet domino. Les ordres de travail peuvent vous donner un aperçu de ce qui fait que les ordres de travail prennent plus de temps et comment résoudre le problème.

Apprenez à éliminer toutes les inefficacités de votre programme de maintenance

• Il a été attribué à la mauvaise personne :le travail prendra plus de temps si le technicien n'avait pas les bonnes compétences. Les demandes de travail standardisées permettent à chacun de connaître la bonne personne à affecter. Ajoutez autant de manuels, d'images, de diagrammes et d'autres ressources aux bons de travail pour aider les techniciens qui ne sont pas familiarisés avec la tâche.
• Le délai d'exécution prévu était trop court :les heures de travail prévues doivent être augmentées si un ordre de travail prend systématiquement plus de temps que prévu.
• La liste des tâches était trop longue ou peu claire :rejoignez un technicien expérimenté pendant qu'il complète le bon de travail, documentez ce qu'il fait étape par étape et créez des listes de tâches avec ces informations. Donnez les heures prévues pour chaque tâche de l'ordre de travail afin de savoir lesquelles causent des problèmes.
• Pas assez de techniciens ont été affectés à cet ordre de travail :il se peut qu'il ne s'agisse pas d'un travail pour une (ou deux ou trois) personne.
• Un travail supplémentaire a été effectué pendant l'ordre de travail :développez des processus qui aident les techniciens à créer et à hiérarchiser des ordres de travail distincts pour des réparations correctives supplémentaires.
• Les pièces et les fournitures étaient difficiles à trouver :regroupez toutes les pièces et fournitures nécessaires pour les commandes de travail courantes et critiques afin qu'elles soient accessibles rapidement.

Comment augmenter votre succès avec les données des bons de travail

Que se passe-t-il lorsque vous souhaitez passer à l'étape suivante et commencer à analyser des centaines ou des milliers de bons de travail ? Il y a trois réponses à cette question :

• Donnez la priorité aux ordres de travail afin de vous concentrer sur ceux qui comptent le plus
• Engager plus de personnes pour analyser les ordres de travail
• Investir dans un système qui fait tout cela pour vous

Comment hiérarchiser les ordres de travail

"Si vous êtes à court de temps et de ressources, concentrez-vous sur les bons de travail réactifs", explique Stuart Fergusson, responsable de l'ingénierie des solutions chez Fiix.

L'identification de la manière dont les ordres de travail ont contribué aux défaillances vous aidera à passer à un programme de maintenance préventive solide, explique Stuart.

Si vous avez des ordres de travail de maintenance réactifs verrouillés, le prochain lot à hiérarchiser sont les ordres de travail à venir à haut risque. Il s'agit d'un travail qui peut très mal tourner, y compris des travaux sur des actifs critiques, des travaux qui n'ont pas été effectués depuis un certain temps ou des projets importants et complexes.

Si vous pouvez ajouter quelques bons de travail supplémentaires, Stuart recommande d'analyser les travaux qui coûtent cher. Rendre ces projets plus efficaces aura un impact majeur. Examinez le travail qui utilise beaucoup de main-d'œuvre, des composants majeurs et des temps d'arrêt planifiés sur les actifs de production.

Comment justifier plus de ressources pour votre équipe

Les résultats sont la devise dont vous avez besoin pour convaincre votre patron que vous avez besoin d'une autre personne dans votre équipe. Mettez en évidence les problèmes que vous avez découverts et résolus en analysant et en optimisant les bons de travail. Par exemple, combien d'échecs avez-vous détectés et évités ? Avez-vous diminué le coût des projets en aidant les techniciens à être plus efficaces ? Aucune victoire n'est trop petite.

Montrez l'impact de ce succès s'il était atteint à plus grande échelle. Si vous économisez une douzaine d'heures de travail sur un seul bon de travail, imaginez combien d'heures de travail seraient économisées sur 100 bons de travail.

Faites passer le message en décrivant l'effet d'entraînement que cela pourrait avoir sur la maintenance. Si quelqu'un pouvait vous enlever du travail, cela pourrait signifier moins d'arriérés. Ou plus de formation pour les opérateurs à effectuer des tâches de maintenance de routine, libérant ainsi votre équipe pour faire de grands projets. Concentrez-vous sur les domaines où une nouvelle embauche peut apporter une valeur ajoutée indirecte.

Logiciel d'analyse des bons de travail

Presque toutes les plateformes d'analyse de maintenance se concentrent sur les données d'actifs. Il n'est pas si facile de trouver un système qui va en profondeur sur les ordres de travail. Jusqu'à maintenant.

Les informations sur les bons de travail, optimisées par Fiix Foresight, peuvent analyser des milliers de bons de travail en quelques minutes et vous dire quel travail a causé des pannes, des retards de travail, des heures de travail supplémentaires ou d'autres problèmes. Le rapport d'analyse des bons de travail passe en revue tous vos bons de travail, compare ceux qui sont similaires et identifie les plus risqués en trouvant des valeurs aberrantes.

Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs des mêmes actifs dans plusieurs installations avec des centaines de MP par an sur ces actifs. Si le nombre de tâches sur un PM est deux fois moins important que les autres, les informations sur les ordres de travail le détecteront. Repérez ce problème, modifiez votre liste de tâches et évitez de manquer une étape cruciale de votre planification de maintenance.

Ce n'est qu'un petit aperçu de ce que les insights sur les bons de travail peuvent faire. En savoir plus sur le fonctionnement du rapport, à quoi il ressemble et plus encore ici.

Tout ce que vous venez de lire en trois phrases

1. La création d'une stratégie de données d'ordre de travail réussie comprend la définition de vos objectifs, le choix des métriques et des références qui s'alignent sur ces objectifs, la création d'ordres de travail qui collectent ces métriques et le pilotage de votre approche.
2. L'étude des bons de travail qui ont pris trop de temps à terminer ou à atteindre et qui ont été en réponse à des pannes vous aidera à identifier les domaines du bon de travail qui nécessitent des ajustements et à éviter que ces problèmes ne se reproduisent.
3. La mise à l'échelle de votre succès avec les données des ordres de travail repose sur trois éléments :la hiérarchisation des ordres de travail, la quantification du succès pour justifier davantage de ressources et l'investissement dans des systèmes d'ordres de travail pouvant effectuer des analyses fastidieuses et chronophages.