Maîtriser les fondamentaux :Ordres de travail de maintenance

Les bons de travail sont le moteur de votre opération de maintenance. Ils alimentent votre équipe et déplacent le travail d'un point A à un point B. Mais il existe des millions de moteurs dans le monde, des ratés rouillés aux crampons de grande puissance. Cet article concerne la maîtrise de l'ordre de travail de maintenance afin que votre opération puisse fonctionner aussi bien qu'une voiture de sport de luxe.

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Table des matières

1. Qu'est-ce qu'un ordre de travail ?
2. Quel est le processus de commande de travail
3. Ce qui doit figurer sur un bon de travail
4. Gestion des ordres de travail de maintenance
5. Le résultat final

Qu'est-ce qu'un bon de travail ?

Un bon de travail est un document qui fournit toutes les informations sur une tâche de maintenance et décrit un processus pour terminer cette tâche. Les ordres de travail peuvent inclure des détails sur qui a autorisé le travail, la portée, à qui il est affecté et ce qui est attendu.

Les bons de travail sont le moteur de votre opération de maintenance. Ils alimentent votre équipe et déplacent le travail d'un point A à un point B.

Les ordres de travail sont cruciaux pour les opérations de maintenance d'une organisation. Ils aident tout le monde, des responsables de la maintenance aux techniciens, à organiser, attribuer, hiérarchiser, suivre et accomplir les tâches clés. Lorsqu'ils sont bien faits, les bons de travail vous permettent de capturer des informations, de les partager et de les utiliser pour effectuer le travail aussi efficacement que possible.

Bien qu'un ordre de travail et une demande de travail semblent similaires, ils présentent quelques différences clés. Une demande de travail est utilisée par le personnel non affecté à la maintenance pour informer l'équipe de maintenance d'une tâche. Par exemple, un opérateur de machine peut soumettre une demande de travail lorsque l'équipement tombe en panne. La demande de travail est examinée par un responsable de la maintenance, qui ajoute des informations supplémentaires, planifie la tâche et l'attribue à un technicien. La demande de travail est maintenant un bon de travail.

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Le processus de commande de travail

Chaque ordre de travail de maintenance a un cycle de vie avec trois phases principales :création, achèvement et enregistrement. Ces phases peuvent être décomposées en plusieurs étapes. Comprendre chaque étape et avoir un processus de commande de travail solide garantit que les tâches ne restent pas bloquées dans une phase et ne se transforment pas en arriéré.

Étape 1 :La tâche est identifiée

Les tâches de maintenance se répartissent en deux groupes, la maintenance planifiée et la maintenance non planifiée. La maintenance planifiée englobe toutes les tâches que vous connaissez à l'avance, comme les inspections de routine, et la maintenance non planifiée comprend toutes les tâches que vous ne pouvez pas prévoir, comme une panne inattendue.

Étape 2 :La demande de maintenance est créée

Les détails du travail sont rassemblés et soumis à l'équipe de maintenance pour action ultérieure. Par exemple, lorsqu'une machine tombe en panne, un opérateur crée une demande de travail et la soumet à la maintenance. Si une tâche est planifiée, un ordre de travail est créé et déclenché au bon moment.

Étape 3 : l'ordre de travail est priorisé et planifié

Certains emplois sont plus urgents que d'autres. Une ampoule grillée n'a pas besoin d'être réparée immédiatement, mais une bande transporteuse cassée peut le faire. C'est pourquoi vous devez hiérarchiser chaque ordre de travail qui arrive sur votre bureau.

Après avoir priorisé, il est temps de planifier. Les ordres de travail peuvent être planifiés en fonction d'une échéance définie, de déclencheurs de maintenance planifiés ou de blocs de temps dédiés. Fixer une date limite tient tout le monde responsable et informé afin que rien ne tombe entre les mailles du filet.

Étape 4 :Le travail est attribué et terminé

Il est temps de transformer ces mots sur une page en action. Le bon de travail est assigné à un technicien, qui achève la tâche. Il peut s'agir d'une vérification de l'équipement en cinq minutes ou d'un travail de réparation complexe qui prend plusieurs jours.

Étape #5 :L'ordre de travail est fermé et documenté

Une fois que tous les termes du bon de travail sont remplis, il peut être fermé. Les gestionnaires peuvent avoir besoin de signer le bon de travail pour les exigences de conformité. Une fois fermé, le bon de travail est classé. Un journal des bons de travail correctement organisé est essentiel pour créer des historiques d'actifs, passer en revue les solutions antérieures, préparer les audits, etc.

Étape n°6 :Le bon de travail est analysé et/ou retravaillé

Les bons de travail fermés contiennent des informations précieuses. Ils peuvent fournir un aperçu de vos processus et systèmes qui peuvent être utilisés pour affiner votre opération. Disposer d'un journal des bons de travail permet également aux techniciens de repérer rapidement les étapes manquées ou les solutions alternatives si un problème se reproduit.

Que doit contenir un bon de travail ?

Les bons de travail sont comme tout ce que votre établissement produit - ils doivent être bien faits et exempts de défauts. Si une partie du processus est désactivée, cela peut affecter toute la ligne. Alors, quelles informations constituent un bon bon de travail ?

• Atout :Quelle pièce d'équipement a besoin d'être réparée ?
• Description du problème :Quel est le problème? Qu'avez-vous entendu, vu, senti ou ressenti au moment de l'échec ou avant l'échec ?
• Portée du travail :Quel travail est nécessaire pour faire le travail? Quelles sont les compétences nécessaires ?
• Pièces et outils requis :Y a-t-il des pièces qui doivent être remplacées ou des outils spéciaux qui doivent être utilisés ?
• Remarques sur la santé et la sécurité :Quelles procédures de sécurité et quels équipements sont nécessaires ? Y a-t-il eu des accidents ou des quasi-accidents alors que vous travailliez sur un problème ou un actif similaire ?
• Date demandée  :Quand le bon de travail a-t-il été créé et soumis ?
• Nom/service/contact du demandeur  :Qui a créé et soumis le bon de travail ?
• Date d'achèvement prévue  :Quand cet ordre de travail doit-il être terminé ?
• Date d'achèvement réelle  :Quand l'ordre de travail a-t-il été terminé et clôturé ?
• Heures de travail prévues  :Combien d'heures faut-il pour terminer le bon de travail ?
• Heures de travail réelles  :Combien d'heures a-t-il fallu pour terminer le bon de travail ?
• Liste de contrôle des tâches  :Existe-t-il un guide étape par étape pour effectuer le travail requis ?
• Priorité :Quelle est l'importance de ce bon de travail? Élevé, moyen ou faible ?
• Affecté à :Qui fera le travail ? Est-ce que plus d'une personne est requise? Un entrepreneur extérieur est-il requis ?
• Documents associés  :Existe-t-il des ressources qui peuvent aider à exécuter le bon de travail plus efficacement, comme des SOP, des manuels, des diagrammes, des vidéos, un historique des actifs, des bons de commande ou des images ?
• Remarques  :Y a-t-il d'autres observations qui pourraient être utiles pour terminer le bon de travail ou examiner le bon de travail après sa clôture, telles que la fréquence d'un problème, les techniques de dépannage ou la solution trouvée ?

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Gestion des ordres de travail de maintenance

Le simple fait de créer un bon bon de travail ne garantit pas le succès. Ce bon de travail doit également être géré correctement. Un système solide de gestion du cycle de vie d'un ordre de travail garantit qu'il passe en douceur d'une étape à l'autre. Cela vous aide à éviter toutes sortes de problèmes, comme un manque de responsabilité, des coûts élevés, des temps d'arrêt accrus et un arriéré écrasant. Examinons les avantages et les inconvénients de quelques systèmes de gestion des bons de travail et comment ils se comparent.

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Stylo et papier

Les ordres de travail sont gérés avec un stylo et du papier depuis le jour où ils ont été inventés. Les bons de travail écrits sont rentables et familiers. Le papier est un outil que tout le monde est à l'aise d'utiliser. Cela ne nécessite pratiquement aucune formation, les coûts initiaux sont assez bas et il existe une trace écrite pour vérifier quand vous devez vérifier les travaux antérieurs.

Cependant, ce système présente de sérieux défauts. Les fichiers papier sont facilement mal classés, perdus ou endommagés. Ils sont encombrants et prennent du temps à trouver, récupérer et trier. Des informations inexactes sont plus susceptibles de se retrouver sur un bon de travail, car les détails sont souvent enregistrés après un incident. Le temps de réponse aux demandes de travail est également plus lent. Ces facteurs, combinés, rendent le travail moins efficace et pourraient vous coûter beaucoup d'argent sur toute la ligne.

Certains emplois sont plus urgents que d'autres. Une ampoule grillée n'a pas besoin d'être réparée immédiatement, mais une bande transporteuse cassée peut le faire. C'est pourquoi vous devez hiérarchiser chaque ordre de travail qui arrive sur votre bureau.

Tableaux blancs

Les tableaux blancs sont une autre vieille veille pour les services de maintenance. Le coût des matériaux ne dépasse pas trop le budget et il est certainement facile d'avoir tous les bons de travail disponibles pour afficher et mettre à jour dans un seul endroit central.

Comme le stylo et le papier, les tableaux blancs ont de sérieuses limitations. Tenir des registres est un énorme casse-tête et il est extrêmement difficile d'extraire des informations de tous les registres que vous parvenez à obtenir. Cela rend presque impossible la création d'historiques d'actifs, la préparation d'audits et la création de rapports sur les bons de travail. Le processus de gestion des bons de travail s'enlise également car les opérateurs et les techniciens doivent se rendre à un emplacement central pour soumettre ou afficher les demandes de travail.

Feuilles de calcul Excel

Les feuilles de calcul Excel sont une avancée par rapport au stylo, au papier et aux tableaux blancs. Il rend les enregistrements numériques, de sorte que les fichiers sont moins susceptibles d'être endommagés ou perdus. Il est également plus facile de rechercher des informations et de créer des rapports à l'aide de ces informations.

Mais bien que les feuilles de calcul élèvent légèrement la barre, certains facteurs en font une base fragile pour la gestion des ordres de travail de maintenance. Certaines feuilles de calcul sont verrouillées dans des ordinateurs uniques, ce qui rend difficile la visualisation des informations à jour sur un bon de travail. Même si elles sont basées sur le cloud, les feuilles de calcul n'ont pas la capacité de déclencher automatiquement des ordres de travail, ce qui rend la maintenance préventive extrêmement difficile à réaliser. La saisie de données et la création de rapports nécessitent de longues périodes devant un ordinateur et un savoir-faire. Il existe également une capacité limitée de suivre la progression des ordres de travail, ce qui vous laisse une longueur d'avance.

Logiciel de GMAO

L'un des plus grands avantages des systèmes informatisés de gestion de la maintenance (GMAO) est leur utilisation de la technologie mobile et cloud. Ce type de logiciel d'ordre de travail de maintenance permet à tout le monde en maintenance de créer, suivre, terminer et analyser des tâches en temps réel, de n'importe où, que ce soit sur les lieux d'une panne ou sur une plage à Hawaï. Les techniciens peuvent apporter des ordres de travail, des historiques d'actifs, des documents et des images partout où ils vont. Ils sont également informés des nouveaux ordres de travail dès qu'ils sont soumis ou déclenchés. Les rapports extraient les données des ordres de travail de maintenance pour le coût, l'efficacité et d'autres mesures. Pour ceux qui ne font pas partie de la maintenance, soumettre une demande de travail via une GMAO peut leur donner un plus grand sentiment d'appropriation de ce travail. Ils peuvent suivre l'état de leurs demandes et cela élimine les bons de travail en double. Il s'agit d'un moyen essentiel de développer la TPM dans votre établissement et de réduire le besoin d'obtenir des mises à jour ou des éclaircissements sur la tâche.

Bien que le logiciel de GMAO soit la voie de l'avenir, il est assorti de prix initiaux plus élevés, nécessite une formation et une culture exceptionnelles pour assurer le succès du système et nécessite souvent des techniques de maintenance plus avancées. Bien que le logiciel de GMAO ait ses défauts, les avantages à long terme du système compensent largement les défauts initiaux.

Le résultat final

Les bons de travail sont un pilier d'un excellent entretien. Bien gérés, ils donnent à votre équipe la stabilité et la structure dont elle a besoin pour être efficace. Un ordre de travail de maintenance et un processus d'ordre de travail bien construits facilitent l'établissement d'un programme de maintenance préventive et la réaction à une maintenance imprévue. Les rôles sont définis, les flux de travail sont plus fluides, les tâches sont suivies et les informations sont bien documentées. Choisir les bons outils et systèmes pour gérer les bons de travail est la dernière pièce cruciale du puzzle. Lorsque tout est réuni, votre entreprise peut maîtriser les principes fondamentaux de la maintenance et rechercher de nouvelles façons de croître et de réussir.