Préparez votre entreprise aux alertes de conformité de la chaîne d'approvisionnement

Tout le monde a un plan jusqu'à ce qu'il prenne un coup dans la bouche. C'est une perle de sagesse (grâce au grand boxeur poids lourd Mike Tyson) que les entreprises feraient bien de méditer en matière de risques de conformité internationale.

Si de nombreuses grandes entreprises ont de bons plans en place, les entreprises de taille moyenne ont tendance à traiter les risques de conformité comme des exercices de cases à cocher. Peut-être pensent-elles être couvertes parce qu'elles surveillent de près une base de données qui filtre les annonces de sanctions entrantes du Bureau de contrôle des avoirs étrangers (OFAC) des États-Unis ou d'autres organismes. Cela fonctionne jusqu'à ce qu'une alerte signale de nouvelles sanctions OFAC sur l'un des fournisseurs tiers de l'entreprise. À ce stade, l'entreprise aura besoin de bien plus qu'une base de données pour éviter une situation qui pourrait rapidement devenir coûteuse et perturbatrice.

La probabilité que votre entreprise fasse face à une alerte de conformité augmente à mesure que le tableau géopolitique se complexifie. L'administration Biden a déjà adopté une posture plus dure envers de nombreux acteurs étrangers que son prédécesseur, annonçant de nouvelles sanctions contre la Chine et la Russie. Rien que cette année, l'OFAC a imposé environ 14 millions de dollars de pénalités civiles. Le géant allemand du logiciel SAP a été frappé de plus de 8 millions de dollars de pénalités américaines combinées en avril pour avoir vendu des produits à l'Iran en violation des sanctions américaines.

Toute entreprise qui reçoit un appel d'un régulateur — ou un signal de son logiciel de conformité — sera en difficulté si elle n'a pas déjà mis en place des procédures solides. Imaginez les répercussions si, par exemple, votre entreprise utilisait un agent en Arabie saoudite qui s'avérait lié à l'introduction de produits en Iran ou d'une manière ou d'une autre au financement du terrorisme. Les pénalités pourraient aller de millions de dollars d'amendes à des poursuites pénales.

Les clés pour faire face à une alerte de front, même si c'est une fausse alerte, sont la documentation, la recherche, l'action et la remédiation.

Documenter, documenter, documenter

Lorsque les agences d'application de la loi prennent vent d'un possible manquement à la conformité, elles voudront savoir non seulement « Qu'est-ce qui a mal tourné ? » mais aussi « Qu'avez-vous fait pour l'empêcher ? »

Il vaut la peine d'avoir une réponse à cette deuxième question dès maintenant, avant une alerte de conformité. La documentation est votre alliée. Les régulateurs seront plus enclins à faire preuve de clémence et à travailler de manière constructive avec les entreprises qui ont une documentation exhaustive de leurs communications et processus autour des entités tierces, que les relations aient été considérées comme risquées ou non. Partez du principe que vous êtes exposé à des partenaires sanctionnés et agissez en conséquence.

Une bonne recherche sur les tiers de votre entreprise est fondamentale. Chaque base de données a ses limites, même la liste « complète » des programmes de sanctions de l'OFAC. Il est vital d'avoir accès à des annuaires ou informations supplémentaires, ainsi que des processus pour analyser les données. Une fois qu'un fournisseur a été signalé, les entreprises doivent être en mesure de mobiliser rapidement des ressources internes et externes pour déterminer initialement si l'information est correcte.

Parfois, la recherche révélera qu'il n'y a pas lieu de s'inquiéter — peut-être que l'alerte s'est produite parce qu'un partenaire sans lien à Taïwan a un nom commercial similaire à celui de la Chine continentale qui était visé par des sanctions. Dans ce cas, vous avez économisé de l'argent et évité un stress excessif. L'information était disponible, et votre équipe n'a pas eu à engager des conseillers externes.

Avoir un plan d'action

Si, en revanche, la recherche montre que le partenaire est bien l'entité signalée et sanctionnée, votre équipe est armée pour agir. Avec l'information en main, votre équipe de conformité connaît déjà la profondeur de la relation et l'exposition potentielle de l'entreprise. Les prochaines étapes pourraient être la rétention de conseils juridiques ou d'autres conseillers externes.

L'étape finale d'un bon plan d'alerte de conformité est la remédiation. Cela peut signifier travailler avec un cabinet d'avocats expérimenté ou même trouver des experts parlant la langue locale et pouvant conseiller votre entreprise sur l'exposition et les alternatives.

Parfois, la solution est aussi simple que de couper tous les liens avec le partenaire. Si la relation est cruciale ou inévitable, ce n'est peut-être pas si facile. Dans l'industrie aérienne, par exemple, il peut être pratiquement impossible d'éviter de travailler avec des entreprises de services aéroportuaires qui pourraient avoir des liens corrompus avec des gouvernements. C'est là qu'il peut valoir la peine de chercher à travailler avec les régulateurs pour expliquer la situation et tenter de trouver une solution de compromis. Mais encore une fois, cela obtiendra de bien meilleurs résultats lorsque l'entreprise peut montrer qu'elle a suivi les bons processus et possède une piste d'audit qui les documente.

Une erreur courante à éviter est d'approcher l'entité sanctionnée elle-même pour poser des questions. La liste de l'OFAC contient certains des acteurs les plus peu recommandables au monde, ce qui rend peu probable qu'ils donnent un compte rendu honnête.

Avoir des systèmes en place, par opposition à des réactions ad hoc, blindent l'entreprise pour qu'elle ne dépende pas de la conformité sur un seul point de défaillance, comme un directeur juridique qui décide un jour de partir. Avec la documentation, la recherche, l'action préplanifiée et la remédiation, votre entreprise aura sa meilleure défense pour ce moment de coup dans la bouche.

Allan Matheson est PDG de Blue Umbrella, une entreprise technologique de conformité basée à Vancouver.