Récupérer du cash caché : comment les audits ciblés des comptes fournisseurs restaurent les fonds

Les entreprises cherchent constamment des moyens d'augmenter leur trésorerie et de réduire les risques. Une méthode souvent négligée pour réduire les fuites de profit et augmenter les revenus consiste à recourir à des audits de recouvrement des comptes fournisseurs (AP), qu'ils soient actuels ou de longue date.

Au sein du processus AP, des erreurs surviennent souvent dans le cours normal des affaires, même dans des environnements hautement automatisés. Les écarts de paiement et les paiements en double sont deux problèmes courants qui laissent filer l'argent, créant des fuites de profit indésirables.

Un audit de recouvrement AP permet aux entreprises de récupérer les fonds payés à tort et d'identifier les risques pour empêcher la récurrence des fuites, améliorant ainsi leur position financière à long terme. Un partenaire d'audit tiers expérimenté s'appuie sur une technologie d'analyse de données avancée et une capacité de rapprochement des relevés pour identifier les erreurs potentielles dans les transactions AP.

Ces partenaires d'audit maîtrisent l'art de jeter un filet large pour maximiser les découvertes de réclamations potentielles. Cela inclut la conduite d'une enquête minutieuse et la recherche de toutes les réclamations potentielles pour en valider la validité. Lorsque les réclamations sont jugées valides, le partenaire d'audit aide à récupérer des fonds qui auraient sinon été perdus, ainsi qu'à prévenir la répétition d'erreurs similaires.

Si un audit de recouvrement AP est déjà en cours, les entreprises devraient considérer leur empreinte d'audit et le calendrier de leur cycle d'audit pour en maximiser la valeur. Les considérations pour le périmètre pourraient inclure la détermination de la portée géographique, du nombre de régions ou de divisions de l'entreprise, et de la période d'audit.

Idéalement, les données à examiner devraient être aussi complètes que possible. Si l'audit est de nature mondiale, envisagez d'inclure toutes les régions et installations dans la géographie sélectionnée. Cela maximise les opportunités d'identifier les surpaiements et de récupérer le profit perdu.

Si l'audit a lieu un an ou plus après les dates de transaction, il y a un risque que les avoirs fournisseurs disparaissent, soient alloués ailleurs ou soient accidentellement radiés. En avançant le calendrier d'audit, les entreprises ont beaucoup plus de chances de récupération financière. Il est recommandé de mener l'audit au plus tard 90 jours après la date de transaction. Cela permet également de boucler la boucle de rétroaction ; plus vous restez inconscient d'un écart de processus, plus le potentiel d'hémorragie financière est grand.

Une autre façon pour les entreprises de tirer davantage parti d'un audit est d'élargir le périmètre d'examen au-delà des paiements. Les domaines d'extension incluent :

• Applications de paiement tierces. Comprendre si les paiements effectués via des applications tierces, tels que les achats par carte d'achat (P-card) et les outils de main-d'œuvre temporaire, sont examinés pour identifier si les fournisseurs ont été payés à partir de deux sources de paiement différentes.
• Ristournes. Savoir comment les ristournes sont suivies, gérées et rapprochées. Souvent, des calculs basés sur des données pas facilement disponibles font manquer des remises aux entreprises.
• Tarification. Comparer les informations de changement de prix aux factures pour s'assurer de leur exactitude. Cela est particulièrement utile dans les scénarios de changements de prix fréquents.
• Retours. Examiner régulièrement le processus et les transactions pour mettre en évidence le potentiel de récupérations.

Les audits de recouvrement AP ajoutent une valeur significative au bien-être financier d'une entreprise. Cependant, les compléter par des audits de conformité contractuelle et des analyses avancées est la meilleure façon de réduire les risques et d'optimiser la valeur commerciale tout au long du processus source-à-payer (S2P). Bien que chacun puisse être mis en œuvre seul, leur combinaison maximise le retour sur investissement en utilisant les données et les leçons tirées de chaque solution.

Audits de conformité contractuelle

Un audit de conformité des contrats de prix examine si les entreprises ont été facturées au bon prix ou ont bénéficié des bonnes ristournes selon les contrats fournisseurs. Ce type d'audit peut recalculer les frais en utilisant les données de l'entreprise pour en garantir l'exactitude.

Un audit de conformité des contrats commerciaux passe en revue les contrats fournisseurs pour s'assurer que les avantages négociés par l'équipe d'approvisionnement ont été reçus. Là où un audit de recouvrement AP recherche des erreurs dans le processus de paiement, un audit de conformité commerciale utilise les données de l'entreprise et du fournisseur dans son examen. Les types de données incluent les taux de main-d'œuvre ou coût majoré, les multiplicateurs de marge, les répercussions et les frais généraux.

Analyses avancées

Les analyses avancées combinent un conseil de pointe avec une technologie propriétaire sécurisée pour aider les entreprises à découvrir rapidement des insights, agir sur les résultats et obtenir des résultats concrets. En y ajoutant l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et la science des données, les analyses avancées peuvent fournir des insights au-delà de ce que les audits S2P traditionnels peuvent révéler. Cela peut à son tour identifier des gains financiers cachés au plus profond de vos données.

Bien que de nombreuses entreprises aient des processus de révision, elles sous-utilisent souvent les données à leur disposition. Si vous doutez de pouvoir extraire le maximum de bénéfices de votre cycle de chaîne d'approvisionnement, envisagez d'élargir votre travail d'audit. Un partenaire d'audit S2P tiers expérimenté peut apporter une valeur et des insights supplémentaires en mettant en œuvre un audit de recouvrement, une révision de conformité contractuelle ou une solution d'analyse.

Angie Holsen est vice-présidente régionale de la conformité commerciale chez PRGX.