Ces audits peuvent vous aider à récupérer l'argent perdu

Les entreprises sont constamment à la recherche de moyens d'augmenter leurs flux de trésorerie et de réduire les risques. Une méthode souvent négligée pour réduire les pertes de bénéfices et augmenter les revenus consiste à utiliser des audits de recouvrement des comptes fournisseurs (AP) actuels ou de longue date.

Dans le processus AP, des erreurs se produisent souvent dans le cours normal des affaires, même dans des environnements hautement automatisés. Les écarts de paiement et les paiements en double sont deux problèmes courants qui permettent à l'argent de passer entre les mailles du filet, créant des fuites de bénéfices indésirables.

Un audit de récupération d'AP permet aux entreprises de récupérer les fonds versés par erreur et d'identifier les risques pour éviter que les fuites ne se reproduisent, améliorant ainsi leur situation financière à long terme. Un partenaire d'audit tiers expérimenté s'appuie sur une technologie avancée d'analyse de données et une capacité de communication des déclarations pour identifier les erreurs potentielles dans les transactions AP.

Ces partenaires d'audit sont bien habitués à jeter un large filet pour maximiser les conclusions potentielles des réclamations. Cela comprend la conduite d'une enquête minutieuse et la recherche de toutes les réclamations potentielles pour la validité. Lorsque les réclamations sont jugées valides, le partenaire d'audit aide à récupérer les fonds qui auraient autrement été perdus, ainsi qu'à empêcher que des erreurs similaires ne se reproduisent.

Si un audit de récupération d'AP est déjà en cours, les entreprises doivent tenir compte de leur empreinte d'audit et du calendrier du cycle d'audit pour maximiser la valeur de l'audit. Les considérations relatives à la portée peuvent inclure la détermination de la portée géographique, du nombre de régions ou de divisions de l'entreprise et de la période d'audit.

Idéalement, les données à examiner devraient être aussi complètes que possible. Si l'audit est de nature mondiale, envisagez d'inclure toutes les régions et tous les établissements de la zone géographique sélectionnée. Cela maximise la possibilité d'identifier les trop-payés et de récupérer les profits perdus.

Si l'audit a lieu un an ou plus après les dates de transaction, il existe un risque que les crédits fournisseurs disparaissent, soient affectés ailleurs ou soient accidentellement radiés. En déplaçant le calendrier d'audit, les entreprises ont de bien meilleures chances de redressement financier. Il est recommandé que l'audit soit effectué pas plus de 90 jours après la date de la transaction. Cela ferme également la boucle de rétroaction ; plus vous restez longtemps inconscient d'un écart de processus, plus le potentiel d'hémorragie financière est grand.

Une autre façon pour les entreprises de tirer le meilleur parti d'un audit consiste à élargir la portée de l'examen au-delà des paiements. Les domaines d'expansion incluent :

• Applications de paiement tiers. Déterminez si les paiements effectués via des applications tierces, telles que les achats par carte P et les outils de travail temporaire, sont examinés pour déterminer si les fournisseurs ont été payés à partir de deux sources de paiement différentes.
• Remises. Savoir comment les remises sont suivies, gérées et rapprochées. Souvent, les calculs basés sur des données qui ne sont pas facilement disponibles font que les entreprises ne bénéficient pas de remises.
• Tarification. Comparez les informations de changement de prix avec les factures pour vous assurer qu'elles sont exactes. Ceci est particulièrement utile avec des scénarios de changement de prix fréquents.
• Retours. Examinez régulièrement le processus et les transactions pour mettre en évidence les possibilités de récupération.

Les audits de récupération d'AP ajoutent une valeur significative au bien-être financier d'une entreprise. Cependant, les compléter par des audits de conformité des contrats et des analyses avancées est le meilleur moyen de réduire les risques et d'optimiser la valeur commerciale tout au long du processus source-to-pay (S2P). Bien que chacune puisse être mise en œuvre seule, combinées, elles maximisent le retour sur investissement en utilisant les données et les enseignements tirés de chaque solution.

Audits de conformité des contrats

Un audit de conformité du contrat de prix cherche à savoir si les entreprises ont été facturées au prix correct ou ont bénéficié des remises correctes conformément aux contrats des fournisseurs. Ce type d'audit peut recalculer les frais en utilisant les données de l'entreprise pour s'assurer qu'ils sont exacts.

Un audit de conformité des contrats commerciaux examine les contrats des fournisseurs pour s'assurer que les avantages négociés par l'équipe d'approvisionnement ont été reçus. Lorsqu'un audit de récupération AP recherche des erreurs dans le processus de paiement, un audit de conformité commerciale utilise les données de l'entreprise et du fournisseur dans son examen. Les types de données incluent les taux de main-d'œuvre ou le coût majoré, les multiplicateurs de majoration, les transferts et les frais généraux.

Analyses avancées

L'analyse avancée combine des conseils de pointe avec une technologie sécurisée exclusive pour aider les entreprises à découvrir rapidement des informations, à agir sur les résultats et à obtenir des résultats nets. Alliant intelligence artificielle, apprentissage automatique et science des données, l'analyse avancée peut fournir des informations au-delà de ce que l'on peut trouver dans les audits S2P traditionnels. Cela peut à son tour identifier les aubaines financières cachées au plus profond de vos données.

Alors que de nombreuses entreprises ont des processus d'examen, elles sous-utilisent souvent les données dont elles disposent. Bien qu'il s'agisse d'un excellent outil à avoir dans votre boîte à outils financière, les examens internes ne permettront pas à eux seuls de tout découvrir. Si vous avez des doutes quant à savoir si vous tirez le maximum d'avantages de votre cycle de chaîne d'approvisionnement, envisagez d'étendre votre travail d'audit. Un partenaire d'audit S2P tiers expérimenté peut apporter une valeur ajoutée et des informations en mettant en œuvre un audit de récupération, un examen de la conformité des contrats ou une solution d'analyse.

Angie Holsen est vice-présidente régionale de la conformité commerciale chez PRGX.