Comment les solutions de gestion des dépenses renforcent les universités privées

En 2017, il y avait 4 289 collèges ou universités aux États-Unis. Environ 40 % de ces institutions sont privées. Comme elles ne reçoivent pas de financement des législatures d'État, les collèges privés doivent compter plus lourdement sur les frais de scolarité des étudiants et les dons pour couvrir les coûts d'exploitation. Cela résulte généralement en la nécessité de budgets plus serrés et d'une surveillance rapprochée des dépenses.

Les opérations financières des universités privées peuvent devenir encore plus complexes si elles maintiennent plusieurs campus avec une variété de programmes. Le logiciel de gestion des dépenses aide les responsables universitaires à rationaliser les opérations financières à travers les sites. Il permet aussi une meilleure visibilité budgétaire, une gestion plus efficace des dépenses globales, et la capacité de prédire les résultats pour les campagnes d'inscription ou de collecte de fonds.

Ce degré d'insight devient de plus en plus important alors que le montant d'argent levé par les universités continue de croître. Selon le Council for Advancement and Support of Education, les universités américaines ont levé 46,7 milliards $ en 2018, soit 7,2 % de plus qu'en 2017.

De bonnes relations avec les donateurs sont essentielles au succès. Une façon d'y parvenir est de permettre aux donateurs de choisir où va leur argent. Un système de gestion des dépenses inclut un tableau de bord qui fournit un tel insight aux parties externes. Il permet aussi aux dirigeants universitaires de contrôler la quantité d'information que les donateurs peuvent voir.

L'outil aide des institutions comme l'Université George Washington à centraliser et gérer les dépenses à travers plusieurs campus, qui peuvent avoir un certain nombre de programmes et départements uniques. Un seul incident de détournement de fonds parmi ces sites peut résulter en de sérieux problèmes. En implémentant un logiciel de gestion des dépenses dans le back-end de leurs systèmes financiers ou d'approvisionnement, les gestionnaires universitaires accèdent à une piste d'audit complète de toutes les dépenses.

Avec la quantité d'argent entrant et sortant des universités privées chaque jour, il est impératif d'implémenter une solution de gestion des dépenses pour assurer la conformité et réduire le risque d'erreurs. Ces solutions ne rendront pas seulement la vie des responsables universitaires plus facile et moins chaotique, mais favoriseront aussi des relations positives avec les anciens élèves et donateurs.

Stanton Jandrell est CEO de Fraxion.