Automatiser les comptes fournisseurs : renforcer la résilience et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement

Les gestionnaires de chaîne d'approvisionnement font face depuis longtemps à des défis en matière de comptes fournisseurs et de processus procure-to-pay (P2P). Malgré le passage au numérique qui a lieu dans tous les secteurs, de nombreuses organisations s'appuient encore sur des processus AP manuels et basés sur le papier pour approuver et payer les factures. Cela crée une multitude de problèmes, tels que le manque de contrôle sur le calendrier des paiements aux fournisseurs, les exceptions de factures qui monopolisent le temps précieux du personnel, et une mauvaise visibilité pour le directeur financier ainsi que pour les fournisseurs.

Les avantages de l'automatisation AP/P2P

En passant au numérique dans le processus de comptes fournisseurs de votre organisation, vous pouvez éliminer le processus lent et sujet aux erreurs qui est la cause racine de nombreux problèmes avec vos fournisseurs. Ce faisant, vous pouvez réduire les coûts, optimiser la trésorerie, acquérir une visibilité en temps réel sur les dettes fournisseurs en cours, et prévenir les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement avant qu'elles ne surviennent.

De l'amélioration de la rentabilité et l'optimisation de la trésorerie à la création d'une chaîne d'approvisionnement plus stable, l'automatisation AP/P2P offre un certain nombre d'avantages aux gestionnaires de chaîne d'approvisionnement. Voici trois des plus convaincants.

Éliminer les exceptions de factures

Dans un monde idéal, les exceptions de factures seraient rares. Mais pour de nombreuses organisations s'appuyant encore sur des processus AP obsolètes, ce n'est simplement pas le cas. Une étude récente d'Ardent Partners a révélé que 62 % des professionnels AP étaient d'accord pour dire que les exceptions de factures leur donnent les plus gros maux de tête dans leur travail quotidien.

Non seulement les exceptions de factures prennent beaucoup de temps à résoudre, mais elles entraînent aussi des cycles de paiement incohérents. Imaginez que les factures fournisseurs sont en attente parce que les marchandises n'ont pas été reçues et que l'AP ne peut pas effectuer une correspondance à trois voies. Dans ce scénario, de nombreux fournisseurs placeront les clients en retenue de crédit. Certains pourraient même cesser d'expédier des marchandises supplémentaires.

Même si les choses n'en arrivent pas à cet extrême, vos fournisseurs ne sont pas payés en temps opportun. Dans le meilleur des cas, cela mène à de mauvaises relations fournisseurs et à l'instabilité pour ceux qui se trouvent dans des positions de trésorerie difficiles.

Mettre à l'échelle les opportunités d'escompte pour paiement anticipé

Pendant la pandémie mondiale, toutes les entreprises n'ont pas ressenti le même niveau de douleur. Celles qui avaient des processus automatisés utilisant des plateformes software-as-a-service (SaaS) ont pu passer rapidement à une main-d'œuvre à distance avec peu de difficultés. Dans le domaine de l'AP, cela signifiait que les employés pouvaient traiter les factures de n'importe où, et à grande échelle.

Traditionnellement, si un gestionnaire financier voulait payer des centaines ou des milliers de fournisseurs à l'avance pour capitaliser sur un escompte pour paiement anticipé, ce n'était pas un problème. D'un autre côté, si l'optimisation de la trésorerie était l'objectif, retenir le paiement jusqu'au dernier jour possible dans les termes était facile à planifier.

Fournir une visibilité sur les processus AP et P2P

Plus vous avez de visibilité sur votre chaîne d'approvisionnement, plus il est facile de prévoir la trésorerie, d'identifier les perturbations potentielles avant qu'elles ne surviennent, et de prendre des décisions basées sur les données. Mais quand vous comptez sur des flux de travail de facturation basés sur le papier, il est virtuellement impossible de voir où les choses en sont à un moment donné.

En apportant la transformation numérique à votre département AP sous forme d'automatisation AP/P2P, vous gagnez une visibilité 24/7 sur l'ensemble du processus de facturation. Cela élimine les surprises, améliore l'intelligence d'affaires et vous permet d'optimiser continuellement vos opérations en tirant parti d'insights en temps réel.

Si votre organisation utilise encore des flux de travail AP basés sur le papier, il est impossible que votre chaîne d'approvisionnement soit aussi efficace qu'elle peut l'être. En investissant dans des outils qui automatisent le processus AP, vous pouvez créer une connexion numérique à vos fournisseurs qui vous permet de :

• Éviter les perturbations de la chaîne d'approvisionnement en évitant d'être mis en retenue de crédit, ou coupé complètement.
• Rationaliser la gestion des données fournisseurs en ayant toutes les données pertinentes (telles que W-9 et informations de compte bancaire) en un seul endroit, avec des capacités de reporting efficaces.
• Améliorer les relations fournisseurs en donnant aux fournisseurs une visibilité sur le statut de paiement et en s'assurant qu'ils sont payés à temps.
• Augmenter l'efficacité des processus P2P en numérisant les transactions pour rationaliser les opérations et réduire l'erreur humaine.
• Éliminer les exceptions de factures pour optimiser davantage le processus et s'assurer que l'AP, les acheteurs internes et les gestionnaires de département ne passent du temps que sur des activités à valeur ajoutée.

En fin de compte, l'automatisation AP est un moyen facile de s'assurer que votre chaîne d'approvisionnement continue de ronronner efficacement, tout en augmentant la productivité et la rentabilité.

Shan Haq est vice-président de la stratégie d'entreprise et du développement chez Transcepta, une plateforme procure-to-pay basée sur le cloud.