Maîtriser la conformité à l'importation : quatre principes essentiels pour une entrée fluide aux États-Unis

Les importateurs supportent la charge de se conformer à toutes les lois et réglementations américaines lorsque leurs marchandises entrent dans le pays. L'absence de diligence raisonnable dans cet effort peut entraîner de longs retards dans la libération des marchandises et l'imposition de lourdes pénalités.

Transmettre l'information nécessaire à une conformité totale à un personnel qui n'est pas fluent en technologie peut être extrêmement difficile. C'est pourquoi il est important de simplifier les concepts et de suivre quelques principes de base.

La pratique peut se résumer à quatre points principaux de conformité :

Qu'est-ce que c'est ?

Le Harmonized Tariff Schedule des États-Unis (HTS) classe et définit les biens échangés internationalement. Pour importer un produit, l'article doit se voir attribuer un code HTS correspondant au pays d'importation. Les six premiers chiffres du code HTS, basés sur le Système harmonisé de description et de codage des marchandises développé par l'Organisation mondiale des douanes, identifient tous les articles dans le commerce international, et sont les mêmes pour tous les pays qui l'utilisent. Les deux à quatre derniers chiffres sont spécifiques à chaque pays. Aux États-Unis, les quatre derniers chiffres fournissent le taux de droit et le suffixe de reporting statistique de la balance commerciale pour les biens importés. Ces codes ne déterminent pas seulement le taux de droit du produit échangé, ils tiennent aussi un registre des statistiques du commerce international utilisées dans près de 200 pays.

Quelle est la valeur ?

La valeur est généralement le prix payable lorsque la transaction est presque conclue. Il y a d'autres considérations de valeur, comme les problèmes de prix de transfert lorsque les parties sont liées, la fourniture de biens (tels que matières premières et moules) au vendeur à coût réduit ou nul, et les changements de valeur après coup.

D'où vient-il ?

Le pays d'origine est plus que le pays d'où l'expédition provient. Chaque article est accompagné de règles spécifiques pour déterminer sa désignation propre, qui est dictée par le HTS. Une fois établi, l'origine peut causer des augmentations ou diminutions de droits. Par exemple, certains articles de Chine requièrent des droits additionnels, tandis que le même article d'un pays moins développé pourrait qualifier pour des droits réduits sous le programme du Système généralisé de préférences (SGP).

Quelle est la quantité ?

Le plus direct des points, la quantité a néanmoins des éléments importants à considérer. Le numéro HTS dicte quelle unité de mesure est rapportée lors d'une déclaration d'importation.

La combinaison de ces quatre points souligne l'importance de la conformité. La ligne de fond concerne l'argent :

• HTS + Origine = Taux de droit
• Taux de droit + Valeur + Quantité = Revenu pour le gouvernement

Simplement dit, quand les Douanes et Protection des Frontières américaines (CBP) audite la conformité à l'importation d'une entreprise, elle cherche à s'assurer qu'elle a été payée ce qui lui était dû. Autrefois partie du Département du Trésor américain, la CBP audite essentiellement les entreprises pour la même raison que l'Internal Revenue Service.

Chacun de ces points de conformité génère son propre niveau de complexité. L'origine peut inclure la qualification pour des accords de libre-échange, et même le screening de parties restreintes des vendeurs. Certaines déterminations HTS pourraient requérir des déclarations aux agences gouvernementales régulant les produits pertinents, ou une licence pour des articles comme l'acier, le poisson et les biens de faune. La valeur peut être affectée par des décisions basiques comme l'expédition CIF (coût, assurance et fret) ou FOB (franc à bord), jusqu'à des calculs complexes comme la première vente.

Des registres doivent être tenus pour documenter que chacun des points de conformité est correct et disponible pour examen. Exemples des types de choses que les registres devraient documenter :

• Qu'est-ce que c'est ? Une diligence raisonnable doit être prise pour s'assurer que le bon code HTS est utilisé. Cela ne signifie pas en sélectionner un basé sur le taux de droit le plus bas.
• Quelle est la valeur ? Les paiements au vendeur doivent pouvoir se connecter à la déclaration d'importation. Les assists sont souvent payés en dehors de la transaction d'importation, mais doivent trouver un moyen d'être connectés.
• D'où vient-il ? Ce n'est pas parce que l'expédition vient d'un pays particulier que ce pays en est l'origine pour les fins de conformité à l'importation.
• Quelle est la quantité ? La plupart des déclarations d'importation sont basées sur des documents d'expédition, comme les factures et listes de colisage. Mais correspondent-ils à ce que l'entrepôt a reçu ? S'il a reçu plus que ce qui était déclaré, il y a de la valeur dans les articles supplémentaires, ce qui affecte le calcul du droit.

Tout enregistrement qui suit les points de conformité doit pouvoir être rapproché de la déclaration d'importation. Dans de nombreuses entreprises, ces enregistrements sont ségrégués dans leur domaine d'origine. Par exemple, la comptabilité a les paiements fournisseurs ; l'ingénierie a les spécifications produit qui affectent le HTS, et la production a des informations informelles sur l'endroit où le traitement a lieu, ce qui détermine l'origine. Le responsable conformité est responsable de connecter tous les points à travers de nombreux départements, souvent avec un préavis court.

Le coût d'une conformité mal gérée peut prendre la forme de droits et pénalités inattendus. Avec tant en jeu, les professionnels de la conformité ne devraient pas s'appuyer sur des outils limités comme les tableaux et documents papier. Pour contrôler leurs efforts de conformité, ils doivent investir dans une application fiable de gestion du commerce global (GTM). En comprenant la portée de leurs opérations, les entreprises peuvent définir leurs exigences technologiques, gagner une visibilité en temps réel des mouvements de produits, et identifier forces et faiblesses dans leurs processus de conformité et logistique.

De plus, les applications GTM permettent la gestion par exception, signifiant que le système peut générer automatiquement toute la documentation requise pour le commerce conforme de son propre chef. Lors du choix d'un fournisseur GTM, considérez toujours la fonctionnalité dont vous aurez besoin pour votre empreinte future envisagée.

Eric Dalby est directeur des implémentations FTZ et GTM chez QuestaWeb, Inc., fournisseur de logiciels de commerce multinational.