Comment les supply chains peuvent appliquer les leçons de planification militaire en temps de crise

La gestion de supply chain est en constante évolution, même en période normale. Une catastrophe naturelle peut exposer ou souligner les faiblesses de la supply chain d'une organisation. Aujourd'hui, nous faisons face à une pandémie mondiale qui a mis à genoux de nombreuses entreprises. Plus que jamais, les organisations doivent stabiliser et maximiser leurs efforts pour atténuer les menaces dans leurs propres supply chains.

Parallèles avec les missions de combat militaire

La dynamique actuelle du COVID-19 partage des similarités avec les missions de combat militaires : le besoin de communication efficace, prise de décision rapide et planification de redondance sont clés pour garder toute organisation agile. L'Exercice de Planification Collaborative (CPE) est un processus en trois étapes qui peut identifier, analyser et atténuer les menaces pour une organisation. C'est une adaptation d'un outil de planification utilisé par les forces armées américaines, qui encourage le team building et le développement du leadership, et maintient une opération bien positionnée pour réagir à un avenir incertain et un marché volatile.

La supply chain mondiale a été forcée dans un état historique de changement qui pourrait durer. La planification collaborative n'est pas un nouveau concept, mais à mesure que nous approchons des semaines et mois incertains, le besoin de décider avec une information limitée grandit.

La force de l'exercice : brainstorming d'une heure

La vraie force vient d'une session de brainstorming d'une heure avec un groupe incluant des membres du personnel travaillant dans les processus, avec un facilitateur compétent encourageant et guidant la conversation. Il est important de noter que limiter la participation du management ou des dirigeants dans cette session permet au personnel d'adresser des menaces qui pourraient sinon être négligées ou discutées.

Une session avec une équipe supply chain peut compter cinq membres. Idéalement, le facilitateur vise à encourager la discussion de deux menaces, deux analyses par menace, et deux stratégies d'atténuation par analyse dans chaque étape de processus par membre. L'objectif d'une session d'une heure et cinq membres : identifier au minimum 10 menaces directes, 20 analyses, et 40 stratégies d'atténuation.

Étape 1 : Identification des menaces

Le groupe brainstorm et identifie tout ce qui est perçu comme menace directe pour la supply chain. Le facilitateur encourage des réponses rapides et consigne tout sur un tableau blanc. Exemple : stabilité des fournisseurs.

Étape 2 : Analyse des menaces

Une fois les menaces directes identifiées, le facilitateur guide le groupe pour évaluer les façons possibles dont chaque menace peut affecter la supply chain. Effets court et long terme doivent être considérés. Exemple : comment la stabilité fournisseurs peut affecter la supply chain dans 6 mois, 1 an, 5 ans.

Étape 3 : Stratégies d'atténuation

À cette étape finale, le facilitateur encourage le groupe à développer des stratégies d'atténuation. Il les documente pour en faire des livrables. Exemples : diversification fournisseurs, cartographie supply chain, redondance fournisseurs.

Le facilitateur doit encourager au minimum 2 à 5 réponses par membre pour chaque étape, et consigner toute information pertinente.

Livrables : Threat Summary et Detailed Threat Analysis

Le facilitateur organise toutes les données et informations de haut niveau discutées pour produire le premier livrable : le Threat Summary (Résumé des menaces). Ce document est copié et distribué à la direction supérieure, tout en gardant un original pour référence historique.

Le facilitateur revoit ce qui a été accompli, détaille les menaces directes identifiées, évalue les effets possibles de chacune, et crée les stratégies d'atténuation. Une fois organisé, il fournit le second livrable : la Detailed Threat Analysis (Analyse détaillée des menaces), exposant les étapes d'atténuation proposées du point de vue du groupe de brainstorming.

Bénéfices pour l'organisation

Les bénéfices d'un CPE se définissent dans la qualité de l'analyse du point de vue du personnel « sur le terrain », qui fait le travail chaque jour. Impliquer les employés dont les rôles primaires sont impactés par les menaces supply chain apporte des insights précieux souvent négligés au niveau exécutif. Ce processus favorise aussi la résolution proactive de problèmes orientée solutions, et donne à l'organisation un délai de décision accru pour le leadership, ayant fourni les données nécessaires avant la survenue des menaces.

Les organisations acquièrent aussi un nouveau niveau de confiance parmi les parties après l'identification des menaces directes, résultant en communication claire et concise sur l'atténuation. Cela réduit la panique quand les conditions apportent des changements inattendus, et fournit au leadership de nombreuses stratégies d'atténuation pour implémentation.

En soutenant cet exercice d'une heure, toute entreprise peut gagner une source de données importante et pertinente pour la prise de décision, menant à un service client amélioré. Préparer votre organisation à réagir à l'inconnu améliore sa capacité à tourner sur un dix cents, pendant que les concurrents réagissent seulement.

En affaires, le temps se mesure en argent. Pour les forces américaines en zones de combat, il se mesure en nombre de soldats rentrant chez eux. En environnements hostiles, il est critique que toutes les parties soient informées et comprennent le plan, réduisant panique, incertitude et peur face aux événements imprévus. Les décisions rapides se prennent typiquement avec information limitée, s'appuyant sur un processus de planification identifiant et discutant les menaces directes, améliorant le temps d'exécution et augmentant les taux de succès. La capacité d'être agile et proactif dans l'identification, l'analyse et la planification d'atténuation des menaces directes permet aux militaires de sauver des vies, et aux entreprises d'économiser de l'argent. Plus que jamais, les organisations doivent stabiliser et maximiser leurs efforts pour atténuer toute menace dans leurs supply chains.

Chris Olejnik est ancien senior supply chain manager de l'U.S. Army. Shellie Jacobucci est analyste supply chain manufacturière.