Ce que les chaînes d'approvisionnement peuvent apprendre des planificateurs militaires en temps de crise

La gestion de la chaîne d'approvisionnement est en constante évolution, même lorsqu'elle fonctionne comme d'habitude. Une catastrophe naturelle peut révéler ou accentuer une faiblesse dans la chaîne d'approvisionnement d'une organisation. Aujourd'hui, nous sommes confrontés à une pandémie mondiale qui a mis de nombreuses entreprises à genoux. Plus que jamais, les organisations doivent stabiliser et maximiser leurs efforts pour atténuer les menaces dans leurs propres chaînes d'approvisionnement.

La dynamique de la situation actuelle du COVID-19 partage des similitudes avec les missions de combat militaires, en ce sens que le besoin d'une communication efficace, d'une prise de décision rapide et d'une planification de la redondance sont essentiels pour maintenir l'agilité de toute organisation. L'exercice de planification collaborative (CPE) est un processus en trois étapes qui permet d'identifier, d'analyser et d'atténuer les menaces pour une organisation. Il s'agit d'une adaptation d'un outil de planification utilisé par les forces armées américaines qui encourage la constitution d'équipes et le développement des leaders, et maintient une opération bien positionnée pour réagir à un avenir incertain et à un marché volatil.

La chaîne d'approvisionnement mondiale a été forcée dans un état de changement historique qui peut durer un certain temps. La planification collaborative n'est pas un nouveau concept, mais à mesure que nous nous rapprochons des semaines et des mois incertains à venir, le besoin de prendre des décisions avec des informations limitées augmente.

La vraie force de cet exercice vient d'une séance de remue-méninges d'une heure avec un groupe comprenant des membres du personnel qui travaillent dans le cadre des processus, avec un animateur qualifié encourageant et dirigeant la conversation. Il est important de noter que limiter la participation de la direction ou de la direction à cette session de brainstorming permet au personnel de faire face aux menaces qui pourraient autrement être ignorées ou discutées.

Une session de remue-méninges avec une équipe de la chaîne d'approvisionnement peut comprendre cinq membres. Idéalement, un facilitateur viserait à encourager la discussion sur deux menaces, deux analyses par menace et deux stratégies d'atténuation par analyse au sein de chaque étape de processus respective par membre de l'équipe. L'objectif d'une session d'une heure et d'une équipe de cinq membres serait d'identifier pas moins de 10 menaces directes, 20 analyses et 40 stratégies d'atténuation.

Étape 1 :Identification des menaces. Le groupe réfléchira et identifiera tout ce qui pourrait être une menace directe pour la chaîne d'approvisionnement. L'animateur doit encourager les réponses rapides et réactives tout en notant tout sur un tableau effaçable à sec. Un exemple pourrait être la stabilité des fournisseurs.

Étape 2 :Analyse des menaces. Une fois les menaces directes identifiées, le facilitateur guidera le groupe pour évaluer les manières possibles dont chaque menace peut affecter la chaîne d'approvisionnement. Les effets à court et à long terme doivent être pris en compte. Un exemple pourrait inclure la façon dont la stabilité des fournisseurs peut affecter la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise au cours des six prochains mois, l'année prochaine et les cinq prochaines années.

Étape 3 : stratégies d'atténuation. Au cours de cette dernière étape, le facilitateur encouragera le groupe à développer des stratégies d'atténuation. L'animateur les documentera afin qu'ils puissent être fournis en tant que livrables. Des exemples peuvent être la diversification des fournisseurs, la cartographie de la chaîne d'approvisionnement et la redondance des fournisseurs.

N'oubliez pas que l'animateur doit encourager au moins deux à cinq réponses par membre pour chaque étape, et enregistrer toutes les informations pertinentes en cours de route.

Le facilitateur doit organiser toutes les données et informations de haut niveau discutées pour produire le premier livrable, appelé Résumé des menaces. Ce document sera copié et distribué à la haute direction ou à la direction exécutive, tout en conservant une copie originale pour référence historique.

Le facilitateur passera ensuite en revue ce qui a été accompli, détaillera les menaces directes identifiées, évaluera les effets possibles de chacune et créera des stratégies d'atténuation. Une fois arrangé et organisé, le facilitateur fournira le deuxième livrable à la haute direction ou à la direction, appelé l'analyse détaillée des menaces. Cela décrira les étapes d'atténuation proposées du point de vue du groupe ou de l'équipe de remue-méninges.

Les avantages pour une organisation qui emploie un CPE peuvent être définis dans la qualité de l'analyse du point de vue du personnel de terrain, qui effectue le travail tous les jours. Impliquer les employés dont les rôles principaux sont touchés par des menaces dans la chaîne d'approvisionnement fournit des informations précieuses qui sont souvent négligées au niveau de la direction. Ce processus se prête également à une résolution de problèmes proactive et basée sur des solutions, et fournit à une organisation un délai de prise de décision accru de la part de la direction, ayant fourni les données nécessaires avant l'apparition de menaces.

Les organisations peuvent également acquérir un nouveau niveau de confiance parmi les parties impliquées après avoir identifié les menaces directes, résultant en une communication claire et concise concernant l'atténuation. Cela réduit également la panique parmi les organisations lorsque les conditions entraînent des changements inattendus et fournit aux dirigeants de nombreuses stratégies d'atténuation pour la mise en œuvre.

En prenant en charge l'utilisation de cet exercice d'une heure, toute entreprise peut obtenir une source de données importante et pertinente pour une prise de décision ultérieure, conduisant à un meilleur service au client. Préparer votre organisation à réagir à l'inconnu peut améliorer la capacité de votre entreprise à réagir rapidement, tandis que vos concurrents réagissent.

En affaires, le temps se mesure en argent. Pour les forces américaines dans les zones de combat, cela peut être mesuré par le nombre de soldats qui rentrent chez eux. Lorsque les forces se trouvent dans des environnements hostiles, il est essentiel que toutes les parties soient informées et comprennent le plan, réduisant ainsi la panique, l'incertitude et la peur qui accompagnent les événements imprévus. Les décisions rapides sont généralement prises avec des informations limitées et s'appuient sur un processus de planification qui identifie et discute des menaces directes, améliorant ainsi le temps d'exécution et augmentant les taux de réussite. La capacité d'être agile et proactive dans l'identification, l'analyse et la planification d'atténuation des menaces directes permet aux militaires de sauver des vies et aux entreprises d'économiser de l'argent. Aujourd'hui plus que jamais, les organisations doivent stabiliser et maximiser leurs efforts pour atténuer les menaces dans leurs chaînes d'approvisionnement.

Chris Olejnik est un cadre supérieur de la chaîne d'approvisionnement de l'armée américaine à la retraite. Shellie Jacobucci est analyste de la chaîne d'approvisionnement de fabrication.