Facteurs de succès essentiels pour l'implémentation de l'automatisation intelligente

Comme toute technologie, l'automatisation intelligente ne peut pas être efficace si elle n'est pas gérée correctement.

La pandémie démontre l'importance d'agir avec agilité, vitesse et résilience face à une perturbation mondiale majeure. Ce qui est aussi cristallin, c'est que les organisations qui n'ont pas déjà adopté les technologies d'automatisation intelligente avec succès ont été laissées à lutter pour répondre efficacement.

À son meilleur, l'automatisation intelligente permet au travail d'être effectué à travers le front, middle et back-office de manière beaucoup plus intelligente, rapide et efficace. Cependant, l'un des plus gros problèmes pour les organisations quand elles commencent à automatiser leurs processus métier est comment soutenir et mettre à l'échelle ces activités. La réalité est que pas assez de projets d'automatisation d'entreprise progressent vraiment au-delà de l'étape pilote, et avoir de bonnes intentions et de bonnes technologies d'automatisation intelligente ne suffit tout simplement pas.

Ce sont en fait les personnes, le talent et la structure derrière l'automatisation intelligente qui sont aussi importants que la technologie elle-même. La clé ici est d'avoir la bonne méthodologie de livraison – tout en conservant une équipe, avec les bonnes compétences pour actionner cela – dès le début. Ce sont ces facteurs critiques qui déterminent le succès et l'échec. Je discuterai des étapes suivantes qui assurent que l'automatisation intelligente génère constamment de la valeur à travers les opérations d'entreprise.

Commencer avec une vision déterminée

Pour qu'un programme d'automatisation intelligente livre vraiment, une stratégie et un but sont nécessaires. Cela pourrait être l'amélioration de la qualité des données, l'efficacité opérationnelle, la qualité des processus et l'autonomisation des employés, ou l'amélioration des expériences des parties prenantes en fournissant des réponses plus rapides et plus précises. Quel que soit le rationnel, une stratégie d'automatisation intelligente doit être alignée aux besoins plus larges de l'entreprise.

Idéalement, les parties prenantes clés devraient être impliquées dans la création de la vision ; si elles ne l'ont pas été, engagez-les maintenant. Si elles voient l'automatisation intelligente comme un projet stratégique d'entreprise, elles la soutiendront et fourniront les ressources financières et humaines nécessaires aussi. Bien que l'automatisation intelligente soit généralement gérée par une équipe métier, elle sera encore gouvernée par l'équipe IT en utilisant les pratiques existantes, donc elles doivent aussi être impliquées au début. L'IT soutiendra l'automatisation intelligente sur de nombreux fronts critiques, tels que la conformité avec la sécurité IT, l'auditabilité, l'infrastructure de support, sa configuration et son évolutivité.

Être préparé

Pour que l'automatisation intelligente puisse s'étendre à mesure que la demande augmente, planifiez où elle se situe dans l'entreprise. Une approche centralisée englobe toute l'organisation, donc il peut être bénéfique d'intégrer cela dans un « centre d'excellence » (CoE) ou de commencer à aller vers la création de cet environnement opérationnel. Un modèle « fédéré » est aussi efficace où la capacité d'automatisation intelligente se situe dans une fonction particulière mais est étendue à travers l'entreprise, avec l'équipe d'automatisation centrale contrôlant les standards et les meilleures pratiques. Cela est réalisé en créant des pods de livraison à travers l'organisation, responsables de l'identification et la livraison de leurs propres processus automatisés – gouvernés par le CoE.

Identifier les meilleurs processus

Sélectionnez toujours les opportunités d'automatisation de processus qui généreront les bénéfices les plus rapides, et soyez très clair sur ce qui fait un processus vraiment bon. Par exemple, les meilleures options sont ces processus souffrant d'erreurs humaines, impliquant un volume élevé de tâches manuelles et répétitives, ou nécessitant des améliorations de l'expérience client – comme des temps de réponse plus rapides.

Aussi, avant d'automatiser un processus, considérez s'il a vraiment besoin d'être rationalisé ou amélioré car cela nécessite du temps, des coûts et des efforts supplémentaires et résulte généralement en des améliorations mineures seulement. Toute décision devrait toujours dépendre des objectifs stratégiques globaux de l'entreprise pour l'automatisation. Si l'exigence est pour une livraison de processus ultra-fluide, allez-y et améliorez-le, mais si la réduction des coûts est le but principal, automatisez simplement un processus « tel quel ».

À ce stade, coordonnez avec le département IT pour s'assurer qu'il n'y a aucune maintenance planifiée pour l'application cible, ou l'automatisation de processus devra être arrêtée. Pour garantir la traçabilité du programme d'automatisation et avant que toute activité ne prenne place, un ensemble d'indicateurs devrait aussi être convenu – incluant ; KPIs financiers, processus, qualité et performance liés.

Livraison soignée

Pour réellement commencer à automatiser les processus, capturez l'information correcte dans la phase de définition pour éviter les problèmes, donc impliquez des experts métier compétents dans cette activité. Cela vaut aussi la peine de tenir une revue de processus pour le bon public. Chaque processus automatisé choisi doit être documenté et une compréhension acquise de comment il différera du même processus humain.

Une fois que tout cela a été convenu avec l'entreprise, et que l'autorité de conception de processus a approuvé le plan proposé et conduit les revues par les pairs nécessaires – le développement peut commencer. Seulement quand l'entreprise est satisfaite, les tests de validation peuvent commencer. Une fois que les robots fonctionnent pleinement, assurez-vous qu'ils renvoient les renvois métier, ou exceptions, à l'équipe opérationnelle pour intervention manuelle, et qu'une capacité technique est facilement disponible au cas où ils n'agiraient pas comme prévu. En fin de compte, pour assurer la continuité et la disponibilité des ressources d'automatisation, il doit y avoir une infrastructure IT de support robuste.

Construire une équipe multi-compétences

Nommer un développeur principal de haute qualité est essentiel pour gérer les points de douleur de l'automatisation intelligente mais ces personnes peuvent être extrêmement difficiles à trouver sur le marché actuel. Les développeurs devront être formés au plus haut niveau en développement et analyse de processus. Au fur et à mesure que l'équipe de développement continue de grandir, nommez une Autorité de Conception pour assurer le maintien des standards, et un Moniteur de Salle de Contrôle pour gérer les robots de production.

Avoir les meilleurs talents en automatisation intelligente est le sang vital de toute initiative réussie, et avec ces compétences étant de plus en plus recherchées a conduit à une demande dépassant l'offre. Par conséquent, cela vaut la peine de considérer un partenaire qui fournit les ressources humaines, la gouvernance, la gestion et les méthodologies pour soutenir les programmes d'apprentissage globaux et intégrer la formation dans les implémentations d'automatisation intelligente en expansion rapide.

Réflexions finales

En fin de compte, pour obtenir les meilleurs résultats avec l'automatisation intelligente, le parcours complet doit être défini en amont, plutôt que d'attendre les erreurs et de corriger après. Une fois le soutien à l'échelle de l'entreprise obtenu et une vision des résultats désirés créée, commencer petit est recommandé, puis commencer à livrer – en apprenant vite – pour permettre au programme de vraiment prospérer à mesure qu'il s'étend à travers l'entreprise.