Veiller à la conformité dans les établissements de soins pour personnes âgées avec la GMAO

La longue histoire de l'implication des gouvernements fédéral, étatiques et locaux dans les établissements de soins pour personnes âgées a beaucoup de hauts et de bas, mais dans l'ensemble, il y a eu une augmentation constante du nombre de réglementations. Cela signifie que les services de maintenance de ces installations sont confrontés à des défis de conformité de plus en plus importants. Quelle est la solution à long terme ?

Un logiciel CMMS complet aide les départements à rester en conformité. Une bonne GMAO vous aide :

• mettre en place des programmes de maintenance préventive respectueux de la conformité
• restez agile et adaptez-vous rapidement aux nouvelles réglementations
• maintenir des enregistrements précis et générer des rapports riches en données

Maintenance préventive respectueuse de la conformité

Il existe des réglementations à la fois sur la façon dont les choses sont faites et sur la fréquence. Le module de maintenance préventive d'une GMAO riche en fonctionnalités garantit que ces tâches sont effectuées dans les délais et que rien n'est oublié. Par exemple, les établissements de soins pour personnes âgées accueillant des patients atteints de démence nécessitent des dispositifs de sécurité très spécifiques. Étant donné que les patients courent un risque accru de s'égarer, avec des conséquences potentiellement désastreuses, l'aile est sécurisée par des "cadenas confondants" spéciaux. Les soignants peuvent les régler et les déverrouiller facilement tandis que les patients ne le peuvent pas, mais uniquement parce qu'ils ne ressemblent pas à des serrures et que les pièces mobiles sont intelligemment cachées. Si l'un se desserre, cependant, les patients déterminés peuvent les ouvrir assez facilement. Un programme de maintenance préventive soutenu par la GMAO garantit que ces verrous sont vérifiés et resserrés régulièrement.

Et avec une bonne GMAO, les PM, tout comme les ordres de travail à la demande réguliers, regorgent d'informations pour aider les techniciens à faire les choses à temps et correctement, notamment :

• Historique complet des bons de travail des actifs
• Pièces et matériaux associés
• Instructions détaillées étape par étape
• Versions numériques des manuels d'exploitation et de maintenance
• Listes de contrôle personnalisables
• Plans d'étage interactifs

Adoption agile avec des ordres de travail riches en données

Rester au courant des changements réglementaires est si difficile que les établissements de soins pour personnes âgées ont souvent des agents de conformité dédiés. Même pour les installations avec des agents, les offres d'emploi pour les postes administratifs de haut niveau exigent toujours généralement que les candidats aient une solide connaissance pratique des lois applicables.

Heureusement, on ne s'attend pas à ce que le chef du service de maintenance ait une connaissance encyclopédique des dernières règles et réglementations. Par exemple, on ne s'attend pas à ce que vous connaissiez par cœur les réglementations fédérales en matière de sécurité incendie (qui, soit dit en passant, se trouvent dans le Joint Commission/NFPA Life Safety Book. Même la version PDF semble lourde).

Mais, on s'attendra à ce que vous communiquiez efficacement à vos techniciens toute modification des politiques et des meilleures pratiques du service de maintenance qui résulte de nouvelles lois. Lorsqu'il existe une nouvelle réglementation fédérale sur la manière et la fréquence de test des alarmes incendie, vous devez en informer l'équipe, puis appliquer les nouvelles politiques.

Un bon logiciel de gestion de la maintenance hospitalière rend cela beaucoup plus facile. Sans système informatisé de gestion de la maintenance, vous devrez peut-être convoquer une assemblée générale pour examiner les modifications. Ou, vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail et espérer que tout le monde le lira et le comprendra. Avec une GMAO, cependant, tout ce que vous avez à faire est de mettre à jour certains des ordres de travail dans le calendrier de maintenance préventive existant. En modifiant simplement la fréquence des MP et en mettant à jour les instructions personnalisables étape par étape, vous pouvez vous assurer que les techniciens suivent toutes les nouvelles règles.

Est-il difficile de changer les MP ? Pas difficile du tout, et l'une des principales raisons est qu'une bonne GMAO est soutenue par une base de données basée sur le cloud, ce qui la rend à jour et accessible depuis n'importe quel appareil mobile. Au lieu de travailler avec des bouts de papier facilement perdus ou un million de versions différentes du même fichier de feuille de calcul, tous ceux qui accèdent à la GMAO consultent la version la plus récente des données. Vous n'avez jamais à vous soucier des techniciens qui utilisent accidentellement une ancienne copie obsolète d'un formulaire ou d'un fichier.

Rapports personnalisés générés automatiquement

La conformité comporte deux volets. Il y a la partie conforme. Et puis il y a la partie tout aussi importante de la preuve. Un logiciel GMAO complet rend les deux beaucoup plus faciles.

Prenons un exemple basique. Vous devez trouver le temps moyen nécessaire aux techniciens pour clôturer les ordres de travail. Ici, nous n'examinerons que les commandes de mots à la demande, et nous répondrons donc essentiellement à la question "Combien de temps faut-il pour réparer quelque chose après que quelqu'un s'aperçoit qu'il est cassé?" Sans GMAO, vous allez d'abord devoir rassembler tous vos ordres de travail à la demande. Avec du papier ou des feuilles de calcul, tout dépend de votre organisation. Peut-être avez-vous tous les papiers dans une belle pile soignée ou tous les fichiers correctement nommés et enregistrés dans un dossier. Si vous ne le faites pas, il peut être très difficile de trouver tous ces bouts de papier et fichiers individuels. Le pire est de devoir parcourir votre compte de messagerie à la recherche de fichiers qui n'existent peut-être plus que sous forme de pièces jointes.

Disons que vous les traquez tous. L'étape suivante consiste à commencer à les parcourir, un par un, en calculant le temps entre la génération et la fermeture. Si vous utilisez des feuilles de calcul, c'est peut-être un peu plus facile, mais peu importe ce que vous regardez, il suffit de cliquer et de taper. La dernière étape consiste à tout imprimer, ce qui signifie réorganiser et redimensionner les colonnes un million de fois en essayant de tout faire tenir sur une seule page.

Avec un logiciel de GMAO, c'est complètement différent. Les rapports sont personnalisables et générés automatiquement. Vous n'avez pas besoin de rechercher des numéros. Tout est déjà dans le logiciel, garanti exact et à jour. La GMAO fait alors tout le calcul pour vous, et imprime même les résultats, bien formatés.

Étapes suivantes

Pour les établissements de soins pour personnes âgées, rester conforme est un défi ; il y a beaucoup de règles et elles changent avec le temps. En plus de cela, l'échec est une affaire sérieuse. Dans le meilleur des cas, tout ce à quoi vous serez confronté est une amende. Les pires scénarios impliquent une perte de qualité de vie et des blessures ou pire pour certains de nos plus vulnérables. C'est horrible.

Un bon logiciel de gestion de la maintenance des installations hospitalières complet et basé sur les données facilite grandement la conformité. Si vous n'en avez pas, ou si vous en avez un et qu'il ne vous donne pas les résultats promis, il est maintenant temps de commencer à parler avec les fournisseurs. Assurez-vous de leur demander comment ils traitent vos données. Tout comme dans le domaine de la santé, un bon fournisseur de GMAO sera très prudent avec les informations de quelqu'un d'autre. Ce sont vos données et doivent toujours rester les vôtres. Le fournisseur s'en chargera simplement pour vous.