Logiciel GMAO :Remède à la mauvaise gestion des stocks dans les établissements de santé

Imaginez que vous gérez les stocks d'un hôpital. Votre succès dépend d'avoir des réponses précises à des questions telles que :"Quels articles ai-je ?" et "Quelle quantité de chaque article ai-je ?"

Vous aurez également besoin d'un moyen de garder vos réponses exactes au fil du temps. Les hôpitaux sont des environnements où le rythme est rapide et la médecine moderne implique de nombreux dispositifs jetables à usage unique. Les niveaux de stock peuvent fluctuer fortement d'un jour à l'autre, voire d'une heure à l'autre.

La solution est la fonction de suivi des stocks d'un logiciel de GMAO, qui vous permet de rester à jour sur chaque article, jusqu'au dernier abaisse-langue.

Voici comment cela peut fonctionner. Chaque fois qu'un nouvel inventaire arrive, il est scanné et automatiquement ajouté à vos dossiers via la GMAO. Étant donné que l'ensemble du système est basé sur le cloud, les informations sont disponibles de n'importe où, à tout moment. La GMAO peut également suivre le moment où les choses sont utilisées. Par exemple, lorsque le moteur passe sur un banc réglable, les pièces de rechange sont indiquées dans le bon de travail, et lorsque le technicien ferme le bon de travail, les pièces sont automatiquement retirées de vos registres d'inventaire.

C'est impressionnant, mais ce n'est aussi que le début. Le suivi des stocks vous donne les réponses à un large éventail de questions importantes. La clé pour répondre à chaque question est d'utiliser votre logiciel GMAO pour collecter et conserver les bonnes informations sur les articles de votre inventaire. Examinons certaines de ces questions et comment y répondre à l'aide d'un logiciel de GMAO.

Comment puis-je trouver rapidement ce dont j'ai besoin ?

Informations requises : Nom, description et emplacement physique.

Ne pas pouvoir trouver quelque chose revient exactement à ne pas l'avoir du tout.

Assurez-vous d'inclure non seulement le nom de l'élément, mais également une description. Bien que la plupart des gens connaissent le nom exact, certains ne savent qu'à quoi ressemble quelque chose ou ce qu'il fait. L'ajout du nom et de la description résout également le problème des éléments ayant plus d'un nom. Les abaisse-langue, par exemple, sont tout aussi souvent appelés spatules, mais ils ne sont jamais utilisés que pour une seule chose.

Si l'inventaire est réparti entre plusieurs installations, assurez-vous d'inclure l'emplacement de chaque article. Cela peut être aussi général que la pièce dans laquelle il se trouve, aussi spécifique que l'étagère et la boîte exactes, selon la taille et la sophistication de votre système.

Comment puis-je en acheter plus ?

Informations requises :Coordonnées du fournisseur d'achat, numéro de série, numéro de pièce et listes de prix en vigueur.

Ce sont toutes les informations dont vous avez besoin pour passer rapidement et facilement une commande lors du réapprovisionnement. Le véritable avantage d'avoir ces informations pour le suivi des stocks basé sur la GMAO est que * vous * n'avez pas à passer de commandes ; la GMAO le fait pour vous. Une fois que vous avez défini des seuils de réapprovisionnement, le logiciel peut utiliser les niveaux existants et les délais estimés pour calculer quand passer la prochaine commande.

Que dois-je faire si un article est défectueux ?

Informations requises : Coordonnées du fabricant, coordonnées du fournisseur d'achat et numéro de lot de garantie

Les informations sur la garantie seront cruciales lorsque vous déciderez de vos prochaines étapes. Dans certains cas, vous devrez peut-être contacter le fabricant tandis que dans d'autres, les demandes de garantie sont traitées par le fournisseur d'achat. Quoi qu'il en soit, le fait d'avoir le numéro de lot pourrait vous éviter des maux de tête sur toute la ligne, car vous pouvez facilement retrouver tout le reste de votre inventaire qui provient du même mauvais lot et essayer de le renvoyer également

Quand dois-je réapprovisionner ?

Informations requises :Criticité

Le niveau de critique n'est pas écrit sur le côté de la boîte. C'est quelque chose que vous devez calculer vous-même pour chaque article en inventaire. Fondamentalement, c'est la réponse à la question "Comment serait-il difficile de faire fonctionner cet hôpital sans cet article ?"

Nous pouvons voir comment cela fonctionne en comparant un analyseur chimique avec un défibrillateur. Il peut sembler que le défibrillateur est plus critique, car l'appareil est utilisé pour redémarrer le cœur d'un patient. Un analyseur chimique, en revanche, semble moins critique. Quand il est cassé, les médecins ne peuvent tout simplement pas ordonner des analyses de sang. Mais l'analyseur chimique a une criticité plus élevée. Il n'y a probablement qu'un seul analyseur de chimie dans le laboratoire, mais il y a de nombreux défibrillateurs dans tout l'hôpital. Si l'un ne travaille pas, il y en a beaucoup d'autres qui le sont. Si l'analyseur de chimie ne fonctionne pas, tout le laboratoire s'arrête brutalement.

Une fois que vous avez déterminé la criticité, vous pouvez définir des niveaux d'inventaire sûrs et des seuils de réapprovisionnement pour les pièces de rechange. Dans l'exemple ci-dessus, vous pourriez en avoir beaucoup pour l'analyseur chimique, mais aucun sur place pour les défibrillateurs.

Conclusion

Une gestion des stocks réussie commence par déterminer ce que vous avez et combien vous en avez. Mais cela ne s'arrête pas là. En réfléchissant aux questions auxquelles vous souhaitez répondre, à l'histoire que vous souhaitez que votre suivi des stocks vous raconte, vous pouvez déterminer les informations dont vous avez besoin et comment les organiser au mieux dans votre GMAO.

Références

Centre de recherche PEW :Internet et technologie (2017) Fiche d'information mobile.