Implémentation du logiciel GMAO en six étapes simples

ÉTAPE 1 :Évaluez ce qui manque

La première étape consiste à identifier et à dresser une liste des problèmes que vous rencontrez avec le logiciel de maintenance. Les questions que vous devriez vous poser ;

• Est-ce que vous et les utilisateurs attendus pouvez accéder au système à partir de leurs ordinateurs et autres appareils ?
• Avez-vous téléchargé tous les équipements et ressources ?
• Si vous êtes passé d'une GMAO précédente, avez-vous migré l'historique ?
• Tous les utilisateurs ont-ils été importés et disposent-ils des autorisations et des accès appropriés ?
• Vos ordres de travail de maintenance préventive et planifiée sont-ils téléchargés et programmés ?
• Toutes les fonctionnalités GMAO requises sont-elles activées conformément à votre contrat ?
• Vous et votre équipe de maintenance avez-vous suivi une formation ?
• Faut-il plus de formation ?

Le but de cet exercice est de faire une évaluation approfondie des problèmes que vous rencontrez avec votre logiciel de GMAO.

ÉTAPE 2 :Passez en revue le contrat avec votre fournisseur de GMAO

Avant de procéder à un plan de match et d'assigner des tâches à votre équipe interne, consultez votre contrat avec votre fournisseur et voyez s'il y a des écarts avec ce qui a été livré.

Le processus de mise en œuvre implique souvent de nombreuses personnes et les responsabilités sont confiées à des personnes qui n'ont pas participé aux négociations et au processus d'achat avec le fournisseur. Vous constaterez peut-être que votre logiciel a été entièrement configuré avec toutes les données intégrées, mais que les utilisateurs du logiciel n'ont pas reçu la formation complète convenue dans le cadre du contrat.

Peut-être qu'un seul utilisateur a été formé pendant une heure, puis s'est ensuite occupé et a négligé de contacter le fournisseur pour planifier une session de suivi. Même si le fournisseur de GMAO doit être proactif dans le suivi de ses clients et s'assurer qu'ils reçoivent la formation achetée, il est préférable de suivre la formation et de ne pas la laisser entre les mains du fournisseur.

Si vous constatez que le fournisseur n'a pas fourni les services convenus dans le contrat, vous devez organiser une réunion avec votre représentant de compte pour clarifier les choses et vous assurer que vous obtenez ce pour quoi vous avez payé. S'ils sont obligés d'importer des données, de configurer des utilisateurs, de fournir une formation et que cela n'a pas été fourni, demandez au fournisseur de définir un calendrier pour ce faire.

ÉTAPE 3 :Élaborez un plan de match

Maintenant que vous avez votre liste de problèmes de plan de mise en œuvre du logiciel GMAO, il est temps de proposer un plan de match clair et de le mener à bien. Dans votre évaluation du problème, vous avez peut-être identifié les problèmes suivants ;

• Les utilisateurs n'ont pas été correctement configurés avec les bonnes autorisations
• Tous les équipements n'ont pas été ajoutés
• Les ordres de travail de maintenance préventive n'ont pas été programmés
• Les utilisateurs ne connaissent pas les outils de création de rapports, la manière de définir des statistiques et de générer des rapports
• Formation insuffisante

Une fois que vous avez votre liste, il est temps de déléguer qui sera responsable de résoudre les problèmes et un délai acceptable pour l'achèvement. C'est l'étape pour lever toute incertitude sur ce qui est requis.

Passez en revue les tâches avec les personnes chargées de les mener à bien et assurez-vous qu'elles comprennent comment accomplir leurs tâches et qu'elles disposent des ressources nécessaires pour les accomplir.

Par exemple, si les calendriers de maintenance préventive doivent être téléchargés, assurez-vous que la personne responsable sait où trouver les détails du calendrier PM et comment compiler les informations de manière à pouvoir les migrer vers le logiciel CMMS.

Certaines des tâches peuvent nécessiter le fournisseur du logiciel. Par exemple, votre fournisseur de logiciels peut vous aider à importer et à reconfigurer des données, ainsi qu'à vous former. Assurez-vous de vous connecter avec votre représentant de compte et de les inclure dans le processus. Ne soyez pas surpris s'il y a des frais supplémentaires ici. Si votre fournisseur a livré comme convenu dans le contrat et que des travaux supplémentaires sont nécessaires, certains frais de service peuvent s'appliquer.

ÉTAPE 4 :Suivez les progrès et allez jusqu'au bout

Maintenant que les tâches ont été déléguées et que les responsables savent clairement ce qui doit être fait, assurez-vous de suivre les progrès. Il est important de communiquer que le plan de mise en œuvre du logiciel GMAO est une priorité et de tenir les gens responsables de sa réalisation. Étant donné que des délais ont été définis, il est important de vérifier et d'obtenir des rapports d'avancement.

Si vous voulez que votre solution GMAO réussisse, vous devez la traiter comme d'autres projets hautement prioritaires afin que les gens s'alignent et la prennent au sérieux. Espérons que lors de vos réunions, le travail se déroule comme prévu. Si ce n'est pas le cas, découvrez pourquoi, ajustez, réaffectez et faites tout ce qu'il faut pour que le travail soit fait.

ÉTAPE 5 :Évaluation finale

Avant de dire que tout est fait, parcourez votre liste de problèmes et assurez-vous que tout le monde est convaincu que tous les problèmes ont été résolus. Chaque élément doit être examiné de près, en tenant compte de l'endroit où vous étiez lorsque vous avez commencé ce processus et de l'endroit où vous vous trouvez maintenant.

Demandez-vous (et demandez aux autres utilisateurs) :Êtes-vous satisfait de l'état actuel ? C'est le moment d'identifier si quelque chose manque et n'est pas à la hauteur. Il se peut que votre équipe n'ait pas pu résoudre le problème et que vous ayez besoin de l'aide de votre fournisseur. Assurez-vous de les impliquer et de demander de l'aide.

ÉTAPE 6 :Formation continue

Nous ne saurions trop insister sur l'importance de la formation . La formation doit être un processus continu et non une opération ponctuelle. Il n'y a pas grand-chose que vous pouvez absorber en même temps.

Au fur et à mesure que vous serez plus à l'aise et avec votre logiciel de maintenance, vous serez en meilleure position pour profiter de plus de fonctionnalités et de fonctionnalités.

Votre logiciel de maintenance est susceptible d'être mis à jour de temps à autre et il est important que vos utilisateurs connaissent ces nouvelles fonctionnalités et soient capables de les utiliser.

Assurez-vous de vous renseigner auprès de votre fournisseur de logiciels sur la formation continue, les webinaires de formation gratuits et l'assistance. Gardez la ligne de communication ouverte avec votre fournisseur. Ça va payer.

Le logiciel de gestion de la maintenance est un outil qui aide les responsables à suivre divers aspects de leurs opérations de maintenance, de la main-d'œuvre aux niveaux d'inventaire, des temps d'arrêt des équipements à la maintenance préventive, etc. Ce n'est pas à lui seul une solution pour résoudre tous vos problèmes de maintenance.

Trop souvent, la direction voit le besoin d'un logiciel, évalue un certain nombre d'options, puis décide d'un package GMAO. Ce qui manque, c'est une stratégie de mise en œuvre bien planifiée et communiquée à tous les utilisateurs du logiciel de maintenance. L'entreprise doit avoir l'adhésion de toute son équipe et les utilisateurs doivent être entièrement formés pour que la mise en œuvre soit un succès.

Pour plus d'informations sur une stratégie de mise en œuvre réussie pour la GMAO, lisez notre article utile sur les pièges courants des logiciels de maintenance ici ou contacter un spécialiste des logiciels Hippo pour en savoir plus sur nos services d'assistance.

Source :

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* fiabilitéweb.com