10 façons dont la GMAO est meilleure que les feuilles de calcul

Les feuilles de calcul sont couramment utilisées par les responsables des installations et de la maintenance pour suivre les actifs et les opérations qu'ils supervisent. À première vue, les feuilles de calcul semblent être une solution raisonnable.

• La plupart des entreprises sont équipées de tableurs informatiques.
• Il s'agit d'une dépense prévue et il n'est pas nécessaire de la budgétiser.
• La plupart des employés sont familiarisés avec leur utilisation. Il s'agit donc d'une solution facile à utiliser qui ne nécessite que peu ou pas de formation.
• Les feuilles de calcul offrent des fonctionnalités de création de rapports assez puissantes et peuvent créer des graphiques qui impressionnent la haute direction.
• Les responsables des installations et de la maintenance peuvent compiler des fiches techniques des actifs et des principaux équipements, des stocks, des services publics, des emplacements, des fournisseurs, des vendeurs, des employés, des locataires et des clients.

Avec tous ces avantages, pourquoi les responsables se tourneraient-ils vers des systèmes tels que le système de gestion de la maintenance informatisé ? (GMAO), des systèmes de gestion des installations assistées par ordinateur (CAFM) ou des logiciels de gestion des installations (FMS) ? Après tout, ces systèmes logiciels sont beaucoup plus chers (par rapport à MS Excel), moins familiers et nécessitent beaucoup de temps et d'efforts pour être mis en œuvre et former le personnel.

Oui, il semble que les avantages des feuilles de calcul soient vastes, mais nous ne devrions pas ignorer les avantages de la GMAO si rapidement, et en fait, nous devrions envisager de les adopter dans le cadre de nos opérations. Voici 10 raisons pour lesquelles les responsables devraient utiliser un logiciel de GMAO plutôt qu'un tableur :

1. Amélioration du service client pour les locataires et les clients

Les entreprises qui fournissent des services aux locataires et autres clients peuvent améliorer le service qu'elles fournissent avec un logiciel de gestion des installations et un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO). Ces systèmes permettent aux locataires, au personnel et aux autres clients de soumettre des demandes de service en temps réel et de les faire automatiquement acheminer vers le fournisseur de services. Les clients peuvent recevoir des mises à jour de statut par e-mail et vérifier facilement les progrès. Les feuilles de calcul ne peuvent pas fournir cela, et si les responsables veulent tenir les clients informés de l'état de leurs demandes, ils doivent le faire manuellement. La mise à jour manuelle des demandeurs prend beaucoup de temps, n'est pas fiable et sujette aux erreurs. En fin de compte, les clients et les locataires seront plus satisfaits d'une entreprise qui utilise un système de maintenance ou de gestion des installations qui les tient informés de leurs demandes de service.

2. Accès facile aux documents critiques

La gestion des installations agit comme une plaque tournante centralisée pour les documents importants. Les personnes travaillant dans les installations et les services de maintenance ont souvent besoin d'accéder à des documents critiques tels que les plans d'étage, les manuels d'exploitation, les garanties, les images, les contrats des fournisseurs et des fournisseurs, les contrats de location, les factures, les bons de commande, etc. Tous ces documents sont facilement stockés et accessibles dans la base de données. En l'absence de logiciel, vous pouvez passer des heures voire des jours à chercher un manuel d'exploitation ou un dessin mécanique. Les feuilles de calcul échouent par rapport aux logiciels de gestion des installations et de GMAO lorsqu'il s'agit de gérer et d'accéder à des documents importants.

3. Alertes et rappels automatisés par e-mail

L'un des principaux avantages de la GMAO et du FMS par rapport aux feuilles de calcul est leur capacité à envoyer des notifications et des alertes automatisées à différentes parties. Le logiciel peut être configuré pour envoyer des e-mails et des messages texte lorsque des événements importants sont dus. Des notifications sont envoyées lorsque des demandes de service sont effectuées, que les articles en stock ont ​​atteint un seuil critique, qu'une maintenance préventive doit être effectuée, que des inspections sont dues, que les garanties approchent de l'expiration ou qu'une panne s'est produite.

De plus, des alertes sont automatiquement envoyées lorsque le travail n'a pas reçu de réponse dans un délai spécifique. Par exemple, si un technicien a été informé qu'un ascenseur est hors service mais n'a pas répondu à la notification dans l'heure, le gestionnaire de l'installation en sera informé, ce qui lui permettra d'agir rapidement. L'utilisation de feuilles de calcul amène les gestionnaires à être réactifs et à agir souvent lorsqu'il est trop tard. Tandis que les logiciels de maintenance permettent aux gestionnaires et aux techniciens d'être proactifs, d'éviter les pannes et de réagir plus rapidement.

4. Maintenance préventive améliorée

Le logiciel de maintenance des bâtiments dispose de fonctionnalités de maintenance préventive et planifiée qui déclenchent automatiquement des ordres de travail selon un calendrier défini. Certains systèmes déclenchent même des tâches lorsque les relevés ont atteint un seuil critique (PM basés sur des compteurs). Les notifications peuvent être envoyées avant l'événement programmé ainsi que lorsque la maintenance est due. Si le travail n'est pas terminé, des alertes sont envoyées aux superviseurs. Sans logiciel, maintenance préventive peuvent facilement rester sans surveillance, ce qui entraîne des temps d'arrêt plus fréquents et des coûts de réparation plus élevés. Les feuilles de calcul vont jusqu'à documenter quand la maintenance préventive et les inspections doivent avoir lieu, mais ne vont pas beaucoup plus loin. Si la maintenance préventive est une priorité dans votre organisation, il est probablement préférable de ne pas se fier aux feuilles de calcul.

5. Capacités de création de rapports améliorées

Nous savons tous que si vous maîtrisez l'utilisation de feuilles de calcul, vous pouvez créer des rapports étonnants. La haute direction est impressionnée lorsqu'on lui présente des graphiques circulaires, des graphiques à barres et des diagrammes de dispersion. Cela démontre que vous connaissez votre sujet et que vous faites des efforts dans la présentation.

Le logiciel de gestion des installations et de la maintenance offre des capacités de création de rapports comparables et bien plus encore. Outre de puissants outils de rédaction de rapports, les progiciels sont livrés avec des rapports prédéfinis intégrés. Il s'agit de rapports requis par les gestionnaires, notamment ; les ordres de travail en retard, la maintenance préventive et les inspections à venir, les coûts de maintenance mensuels, les coûts et l'utilisation de la main-d'œuvre, l'analyse du cycle de vie de l'équipement et les niveaux de stock, pour n'en nommer que quelques-uns. Imaginez le temps qu'il faudrait à quelqu'un pour créer correctement ces rapports dans une feuille de calcul.

Les rapports peuvent également être programmés et automatiquement envoyés par e-mail si nécessaire. Pour les gestionnaires qui aiment leurs feuilles de calcul, les rapports CMMS peuvent être extraits et modifiés à l'aide des fonctions de feuille de calcul. De nombreux systèmes de maintenance disposent également de tableaux de bord personnalisables permettant aux utilisateurs de visualiser des données en temps réel sur les indicateurs de performance clés (KPI).

6. Accessibilité

Au cours des dix dernières années, nous avons assisté à une évolution vers les logiciels Web permettant l'accès via un navigateur. Cela donne essentiellement aux utilisateurs un accès n'importe où, n'importe quand tant qu'il y a une connexion Internet. Plus récemment, avec la prolifération d'Internet sans fil, les utilisateurs de logiciels peuvent accéder à leur base de données à partir de téléphones intelligents ou de tablettes. Les mêmes notifications et alertes par e-mail peuvent désormais être reçues à distance, sans limiter les utilisateurs aux ordinateurs de bureau. Cela se traduit par un temps de réponse plus rapide, moins de papier et une meilleure communication. En ce qui concerne les logiciels de GMAO par rapport aux feuilles de calcul, ce niveau d'accessibilité n'est pas réalisable avec les feuilles de calcul.

7. Accréditation LEED

La mise en place d'un logiciel de gestion des installations et d'un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) est reconnue comme un moyen efficace de réduire la consommation d'énergie des bâtiments. CAFM permet aux gestionnaires de signaler facilement les systèmes qui fonctionnent mal et de prendre des décisions en temps opportun pour savoir quand l'équipement doit être mis à niveau ou une maintenance est nécessaire. Le logiciel de maintenance est équipé d'outils de reporting qui identifient les équipements défaillants et permettent aux responsables de voir les tendances. La valeur que le logiciel ajoute aux programmes de maintenance préventive est considérée comme une étape vers des opérations de construction plus écologiques. C'est pourquoi la mise en place d'un système logiciel de maintenance permet à l'installation d'obtenir un point vers l'accréditation LEED .

8. Ajout de nouveaux enregistrements

Les logiciels de gestion des installations et de la maintenance enregistrent mieux les événements que les feuilles de calcul. Lorsqu'une demande de service est soumise, le logiciel enregistre automatiquement le nom du demandeur, ses coordonnées, l'heure et la date de la demande. Le logiciel enregistre également qui a répondu et quand il a répondu. En fait, le logiciel enregistre automatiquement chaque transaction. Imaginez faire cela avec une feuille de calcul impliquant plusieurs personnes ajoutant des enregistrements. Ce serait presque impossible.

9. Gestion des bons de travail

CMMS et FMS ont la capacité de rationaliser l'ensemble du processus de commande de travail à l'aide d'un logiciel de commande de travail, ce qui n'est pas possible avec les feuilles de calcul. Avec le logiciel de maintenance en place, le personnel et les clients peuvent soumettre des demandes, qui peuvent être approuvées (ou rejetées) et envoyées au personnel de maintenance et aux fournisseurs externes. Le logiciel enregistre automatiquement l'heure de la demande, sa date de réception et chaque transaction tout au long du processus de commande de travail. Des photos, des factures et d'autres documents importants peuvent être ajoutés aux bons de travail pour référence. Les responsables de la maintenance peuvent facilement extraire des données sur le temps de réponse, le temps de réalisation et les coûts impliqués. Comme indiqué, des notifications et des alertes par e-mail sont générées pour tenir toutes les parties informées de l'état des ordres de travail. De meilleurs processus de gestion des ordres de travail se traduisent également par un temps de réponse plus rapide et réduisent les temps d'arrêt de l'équipement.

10. Coûts réduits

Si vous utilisez actuellement des feuilles de calcul, il y a de fortes chances que les choses passent entre les mailles du filet. La maintenance préventive n'est pas effectuée comme prévu. Il existe une relation inverse entre la maintenance préventive et la maintenance non planifiée. Les temps d'arrêt de l'équipement et les coûts de réparation diminuent à mesure que l'entretien préventif et planifié augmente. Des économies de coûts peuvent être réalisées grâce à une meilleure documentation et à des rapports sur les performances des fournisseurs et des techniciens, l'utilisation de la main-d'œuvre et les performances des équipements. CMMS et FMS disposent également d'outils de gestion des stocks qui permettent aux entreprises d'optimiser les niveaux de stocks, de maintenir les stocks bas, mais d'avoir des fournitures disponibles en cas de besoin - un autre moyen de réduire les coûts. Fournir aux responsables de puissants outils de création de rapports logiciels de maintenance leur permet de prendre de meilleures décisions qui font économiser de l'argent à l'entreprise.

En règle générale, les systèmes logiciels de maintenance affichent un retour sur investissement en moins d'un an et une réduction de 5 à 15 % des coûts de maintenance peut être attendue. La réduction des coûts est encore plus importante s'il n'y a pas de système de maintenance préventive ou planifiée en place et que la maintenance est réactive. De nombreuses variables sont impliquées dans les calculs du retour sur investissement, mais étant donné les avantages de la GMAO décrits dans cet article, un système de gestion de la maintenance informatisé (GMAO) approprié ou la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des installations peut être un énorme gain de coûts.