La difficulté de mettre à jour les instructions de travail sur papier

Élément clé de la documentation industrielle, le mode opératoire est le support de base qui permet aux opérateurs d'être guidés dans l'exécution des tâches inhérentes à leurs métiers respectifs. Il est donc vital pour l'entreprise que ces documents soient non seulement parfaitement clairs et lisibles, mais également exempts de toute erreur qui entraînerait des non-conformités dans l'exécution des opérations.

Mettre à jour les instructions de travail papier :une perte de temps et d'énergie

L'environnement dans lequel l'entreprise évolue et se dynamise, tout comme la façon dont elle opère et produit. Les instructions de travail ne peuvent pas rester figées dans le temps, car elles doivent s'adapter à l'arrivée de nouveaux facteurs :nouvelles normes, nouveaux outils, nouveaux processus, nouvelles exigences, etc. De plus, des erreurs ou des sources d'inefficacité et de non-conformité peuvent être détectés dans ces instructions de travail une fois appliquées sur le terrain.

Il y a donc des évolutions régulières à apporter à ces modes opératoires, ce qui implique qu'ils doivent être mis à jour à chaque fois. Cependant, il s'agit évidemment d'un problème sérieux lorsqu'il s'agit de supports papier traditionnels .

Cela signifie que toutes les copies des anciennes versions (celles qui ne sont pas à jour) des instructions de travail doivent être retirées de la circulation pour s'assurer qu'aucun employé ne les utilise encore pour faire son travail. L'étape suivante consiste à réimprimer les supports, puis à s'assurer que tous les opérateurs disposent des documents mis à jour après validation par les différents acteurs concernés (responsable de production, responsable qualité, opérateurs pouvant également intervenir dans ces mises à jour…). Tout cela mobilise des ressources (matérielles et humaines), de l'énergie et du temps.

Il est donc impossible de mettre à jour les documents papier sans qu'il y ait une certaine quantité de déchets, sans parler des conséquences environnementales, car le papier est un matériau recyclable mais représente une quantité considérable de déchets potentiels.

Difficulté à gérer et sécuriser les documents

Comme la documentation de l'entreprise doit être archivée, il est facile d'imaginer le volume de documents à stocker et à gérer au fur et à mesure qu'ils s'accumulent. Ils nécessitent un espace dédié, avec des moyens matériels importants (placards, classeurs, protection contre l'usure...) et organisationnels.

La mise à jour des instructions de travail pose également un problème de sécurité et de confidentialité. Un problème de sécurité existe, car tout support papier est susceptible d'être altéré voire détruit en cas d'accident, de mauvaise manipulation ou de sinistre (incendie, inondation…). En ce qui concerne la confidentialité, on craint d'éventuelles fuites de données vers des concurrents, car les documents papier peuvent être cachés et utilisés à mauvais escient.

Problèmes auxquels le fait de passer au numérique apporte des solutions. Lorsqu'elles sont correctement sécurisées, les procédures opérationnelles numérisées sont moins vulnérables à ce risque de divulgation. De plus, les instructions de travail, stockées et accessibles sur support numérique, ne peuvent pas être perdues ou détruites de la même manière que les documents papier. La dématérialisation facilite également la mise à disposition de documents nouveaux, modifiés et mis à jour. Celles-ci sont transmises automatiquement et rapidement aux terminaux utilisés par les opérateurs sur le terrain.

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