Approvisionnement en énergie dans le secteur des services publics d'électricité

Avec l'accent renouvelé sur l'énergie verte et un impératif national d'émission nette de gaz à effet de serre prévu pour 2050 par l'administration Biden, des investissements importants doivent être entrepris pour améliorer les processus d'approvisionnement - plus de 2 000 milliards de dollars, selon les estimations du département américain de l'Énergie. .

Un pourcentage important de ces dépenses sera concentré dans le secteur des services publics d'électricité. Pour garantir un retour sur investissement maximal, la gestion des achats de l'industrie devra adopter les meilleures pratiques pour rationaliser les processus et mettre en œuvre les technologies de nouvelle génération. La volonté de numériser les achats sera une initiative majeure pour le secteur des services publics.

Au cours de la dernière décennie, les organisations d'approvisionnement de nombreux services publics d'électricité ont considérablement amélioré leurs capacités, en introduisant des concepts d'approvisionnement stratégique et en recherchant de meilleurs moyens de gérer les dépenses, les fournisseurs et les contrats. Cependant, les possibilités d'amélioration abondent, car la fonction d'approvisionnement dans les services publics a souvent évolué de manière indépendante entre plusieurs unités opérationnelles :

• Le groupe de génération a souvent sa propre unité commerciale centralisée, avec une orientation hautement transactionnelle. Il gère les dépenses sur l'ensemble des opérations de production dédiées.
• Achats de transport et de distribution les fonctions sont souvent axées sur la mise à niveau et la maintenance, ainsi que sur les nouveaux projets de construction. Ils visent principalement à respecter les échéanciers du projet et peuvent ne pas avoir la réduction des coûts comme mesure stratégique.
• Achats d'entreprise les fonctions sont plus souvent fonctionnellement alignées en mettant l'accent sur les activités d'approvisionnement de routine, la conformité des contrats et la gestion du cycle de vie des fournisseurs et des relations.

Les initiatives et objectifs variables de la fonction d'approvisionnement dans les entreprises de services publics peuvent conduire à des opérations cloisonnées et à des performances sous-optimales. En examinant les processus commerciaux, la technologie et les mesures de performance, les dirigeants constatent des déconnexions importantes, et avec elles, des opportunités d'amélioration.

Les processus d'approvisionnement exécutent le cycle d'approvisionnement complet à partir du moment où une demande d'achat est créée jusqu'au moment où la facture est payée. Un processus d'approvisionnement entièrement intégré fournira une couverture de bout en bout et une fonctionnalité de suivi.

En règle générale, la plupart des services publics ont mis en œuvre des processus manuels avec une normalisation et une intégration limitées entre les unités opérationnelles et avec les fournisseurs. Par conséquent, les entreprises sont souvent confrontées à des opérations longues et coûteuses.

Un niveau minimal d'automatisation peut exister tout au long du processus d'achat au paiement, nécessitant un niveau élevé d'interaction manuelle. L'analyse des dépenses doit être entreprise en tant qu'initiative continue toutes les quelques années pour établir un meilleur contrôle sur les dépenses en dollars et la valeur générée. La gestion des achats doit explorer les opportunités telles que la mise en œuvre d'une technologie d'approvisionnement électronique avec des catalogues à découper, afin de tendre vers un état d'approvisionnement plus optimal.

Les services publics doivent prévoir d'initier des améliorations afin de :

• Standardiser et centraliser toutes les activités et processus transactionnels dans l'ensemble de l'organisation.
• Mettre en œuvre l'automatisation et l'externalisation tout au long du processus d'approvisionnement, y compris le transfert électronique de documents avec le fournisseur, le portail fournisseur avec basculement du bon de commande et les processus de paiement direct gérés principalement par le réseau bancaire.
• Mettre en place un processus d'approbation sophistiqué qui permet des interventions commerciales, financières et d'approvisionnement pertinentes.
• Mettre en place le stockage électronique des documents , routage et intégration aux comptes fournisseurs, workflow d'approbation et conformité aux exigences d'audit, légales et réglementaires.
• Initier des portails en libre-service pour les clients et les fournisseurs d'accéder aux données d'approvisionnement, de soumettre des factures et de recevoir des données de performance.

De nouveaux systèmes facilitent le processus d'approvisionnement et peuvent produire des rapports de sortie pour mesurer, améliorer et contrôler des performances uniformes dans l'ensemble de l'organisation. De préférence, la technologie fournira un système intégré unique entièrement automatisé et produisant des analyses et des rapports en temps opportun pour une prise de décision et une gestion efficaces.

En règle générale, la plupart des services publics gèrent les activités d'approvisionnement dans des silos fonctionnels entre plusieurs unités opérationnelles, avec un mélange de processus manuels et électroniques avec des capacités de reporting de base. En règle générale, nous voyons des entreprises de services publics utiliser des systèmes manuels tels que des bases de données Excel ou Access, ainsi que des applications de planification des ressources d'entreprise (ERP), pour prendre en charge le cycle de vie des achats dans plusieurs unités opérationnelles.

Des investissements importants dans la technologie devront être réalisés au cours des trois à cinq prochaines années afin que les services publics fassent mûrir leurs processus et améliorent les systèmes existants. La mise en œuvre de nouvelles applications sera également essentielle au recrutement, au développement et à la rétention des ressources humaines à partir d'un bassin de talents et de main-d'œuvre réduit. Si votre technologie est plus ancienne que les personnes qui l'utilisent, votre capital humain est en danger. La nouvelle génération de talents grandit sur les technologies NextGen et ne tolérera pas une infrastructure de support technologique moins que actuelle.

La gestion des données de référence est un autre facteur clé de succès qui fait souvent défaut dans les environnements multi-systèmes vieillissants.

Compte tenu de cet état de fait, les services publics doivent définir leur stratégie technologique d'approvisionnement à mettre en œuvre :

• Un système informatique mondial entièrement intégré. infrastructure système qui intègre des opérations d'approvisionnement au paiement, comprenant généralement une demande d'activation de contrôle, la gestion des contrats, l'analyse et la création de rapports sur les dépenses, et d'autres solutions, le cas échéant.
• Flux de travail automatisés , permettant l'autorisation et les demandes standardisées et les processus d'approvisionnement.
• Un entrepôt de données consolidé au format standard, alimentant un système électronique de planification de l'offre et de la demande basé sur le Web.
• Processus hautement automatisés en utilisant le stockage et le transfert de documentation électronique, l'analyse des dépenses et des rapports de veille stratégique sophistiqués.
• Accès électronique pour les fournisseurs stratégiques aux informations sélectionnées, telles que les données de demande et de prévision, les niveaux de stock, les calendriers de production et de projet, et la documentation de l'approvisionnement au paiement.

Les entreprises de services publics doivent pouvoir mesurer la performance de leurs réseaux d'approvisionnement. Les outils précieux incluent des tableaux de bord exécutifs, des tableaux de bord équilibrés, des indicateurs de performance clés et des analyses comparatives.

En règle générale, les services publics ont des mesures de base ainsi que des activités d'analyse comparative ad hoc pour mesurer la performance des achats. Cependant, il n'y a pas d'approche standardisée des tableaux de bord des achats et des fournisseurs. Il n'y a pas de mesures ou de processus bien définis pour suivre et rendre compte de la performance des achats de manière cohérente et significative. Il n'y a pas de définition cohérente ou de sens partagé des « économies de coûts », sans confirmation de suivi des économies réelles réalisées. Et les sociétés d'exploitation n'apprécient souvent pas les économies de coûts lorsqu'elles ne sont pas impliquées dans la sélection des fournisseurs.

Pour garantir un système de mesure des performances cohérent, les entreprises de services publics doivent s'orienter vers ce qui suit :

• Alignement fonctionnel des métriques entre les organisations internes, avec des indicateurs de performance clés suivis au niveau des employés, mesurés à la fois quantitativement et qualitativement.
• Carte de score équilibrée s pour mesurer les performances d'approvisionnement, avec des progrès surveillés au moins une fois par semaine ou mensuellement, et des mesures alignées sur les indicateurs de performance clés de l'entreprise.
• Analyse comparative externe pour identifier les écarts de performance, fixer des objectifs et identifier les changements de processus pour combler les écarts.

Alors que les services publics sont confrontés à des défis résultant de la pandémie, des intempéries et d'un bassin de main-d'œuvre en diminution, ils doivent adopter les technologies de nouvelle génération pour optimiser les performances d'approvisionnement. Les services publics doivent agir pour capitaliser sur les fonds disponibles et la sensibilisation du public, afin qu'ils puissent continuer à fournir efficacement de l'électricité aux communautés qu'ils desservent.

Sandeep Shah est responsable de la pratique du conseil en approvisionnement mondial et TK Subramanian est directeur de l'engagement chez Tata Consultancy Services (TCS).