Comment garantir la préparation aux urgences dans l'entrepôt

La pandémie a perturbé les entreprises de tous les secteurs, provoquant une vague de règles, de procédures et d'exigences d'urgence à réévaluer et à mettre en œuvre. Pour de nombreux chefs d'entreprise, ce fut un signal d'alarme en révélant la qualité et le niveau de leur préparation aux situations d'urgence. Un an plus tard, les entrepôts en particulier sont toujours confrontés à des pénuries de main-d'œuvre, à des mesures de sécurité et à d'autres perturbations associées à une catastrophe qui peuvent bouleverser les opérations normales de l'entrepôt.

Tout cela se produit simultanément, à un moment où la gestion ininterrompue des entrepôts est essentielle pour maintenir les chaînes d'approvisionnement fonctionnelles, assurer la viabilité de l'entreprise et servir les communautés. Bien que nous ne soyons pas encore sortis du bois, les choses semblent plus positives. Et alors que la vie commence à revenir à une certaine forme de normalité, les équipes de gestion d'entrepôt peuvent prendre des mesures simples pour réévaluer et mettre en œuvre un nouveau protocole de préparation aux situations d'urgence afin d'éviter de futurs revers.

Pour les entrepôts et les centres de distribution à travers le pays, la sécurité est une priorité absolue, peut-être même plus que la plupart des autres lieux de travail. En raison de la nature du travail, il est de pratique courante de mettre en place des règles et des règlements pour prévenir les accidents de machines ou de véhicules, et d'éduquer les travailleurs sur la meilleure façon de prévenir les blessures. Cependant, aucune installation n'est vraiment sûre, à moins qu'un plan d'évacuation d'urgence complet ne soit en place.

Qu'est-ce qu'une catastrophe ?

Personne n'aime penser aux pires scénarios, mais comme nous l'avons vu au cours de la dernière année, c'est essentiel pour votre gagne-pain et la santé et la sécurité de vos employés. Lorsque vous vous asseyez pour planifier la préparation aux situations d'urgence, il est important d'identifier d'abord ce qui pourrait être une catastrophe. Cela dépendra du type d'entreprise dans laquelle vous travaillez et de l'emplacement de votre entrepôt. L'OSHA suggère de réfléchir aux situations d'urgence.

Les catastrophes sont par nature inattendues, il est donc important de faire preuve de créativité et de prévoir non seulement les urgences courantes comme les incendies d'entrepôt, mais aussi les sources de catastrophe moins évidentes. Impliquer tout le personnel peut faire la différence entre une frayeur et une crise. Si vous n'identifiez pas ce qui pourrait arriver, vous ne serez pas prêt quand cela arrivera.

Êtes-vous à proximité d'un itinéraire où des matières dangereuses sont transportées? Que se passerait-il s'il y avait un déversement toxique? Êtes-vous dans une région où les ouragans ont lieu? Inondations? Des tremblements de terre ?

Êtes-vous prêt à faire face à des accidents potentiels liés à l'entrepôt ? Que feriez-vous en cas d'incendie électrique ou d'explosion accidentelle ? Malheureusement, nous vivons dans un monde où vous devez envisager la possibilité que quelqu'un puisse entrer dans votre espace de travail en menaçant de violence.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est important de répondre aux « et si ». Comme le dit la Croix-Rouge :« L'élaboration d'un plan de préparation aux situations d'urgence est l'une des décisions stratégiques les plus importantes que vous prendrez en tant que propriétaire de petite entreprise. »

Préparez votre personnel

Tout lieu de travail devrait avoir des plans d'urgence adaptés aux différentes catastrophes possibles. Certaines situations peuvent nécessiter un rassemblement de sécurité à l'intérieur de l'installation, comme une tornade, alors qu'un incendie dans un entrepôt imposerait une évacuation vers une zone de sécurité à l'extérieur.

Lorsqu'il s'agit de catastrophes, il n'y a aucune chance d'une réponse appropriée si vous et votre personnel n'êtes pas bien formés. De plus, un personnel mal préparé risque d'aggraver une catastrophe. Ils peuvent causer des dommages matériels inutiles, et la communauté environnante pourrait également souffrir de ce manque de préparation. Il est donc essentiel que, lors de la planification de la sécurité dans l'entrepôt, vous incluiez la préparation aux situations d'urgence.

Une chaîne de commandement d'urgence claire doit toujours être mise en place avant que des problèmes ne surviennent. Chaque département doit avoir à la fois un responsable nommé et un remplaçant qui sera chargé de rassembler les employés à l'endroit approprié. Le lieu de la réunion doit être connu et convenu à l'avance, et un décompte du personnel doit être effectué par chaque chef de section lorsque le groupe arrive à l'emplacement prédéterminé.

Chaque employé doit être formé et testé sur les plans d'urgence pour évacuer le bâtiment. Les responsables d'entrepôt doivent conserver plusieurs copies de ces plans visibles dans l'ensemble de l'établissement, et le personnel doit se voir rappeler fréquemment où il doit aller et ce qu'il doit faire. Les travailleurs ne devraient jamais être autorisés à retourner à l'intérieur d'un bâtiment évacué ou à sortir d'une zone de sécurité désignée jusqu'à ce qu'ils aient été autorisés à le faire par le personnel d'urgence. Les administrateurs doivent avoir un plan clair pour contacter ces responsables au premier signe d'une menace ou d'une catastrophe.

Plus important encore, la préparation aux situations d'urgence n'est pas un type de plan à définir et à oublier. Mettez un point d'honneur à revoir les procédures, surtout si vous travaillez dans un entrepôt avec un roulement élevé d'employés ou de personnel saisonnier. Il est important de revoir, de réévaluer et de s'assurer que tout le monde sait quoi faire et où se trouver dans différentes situations d'urgence.

Votre environnement de travail est en constante évolution. Différentes périodes de l'année présenteront divers types d'urgences potentielles. Évaluez fréquemment votre plan d'urgence et apportez les modifications nécessaires. Plusieurs travailleurs devraient faire partie d'un groupe de travail axé sur la préparation aux situations d'urgence. Les possibilités de ce qui peut mal tourner sont infinies. Pour que tout votre personnel soit préparé aux urgences, incluez la sensibilisation aux urgences dans une rotation régulière dans vos moments de sécurité. Cela peut être quelque chose d'aussi simple que de demander à chaque employé d'identifier où se trouve son extincteur le plus proche. Cela permet de garder le personnel attentif aux urgences.

Pour aller plus loin, effectuez des exercices d'urgence réguliers, et tout le monde devrait traiter ces exercices comme de vrais exercices. Et, comme la vraie chose, il est important que vous surpreniez périodiquement votre personnel avec ces exercices. Plus ils sont réalistes, mieux c'est. Lorsque vous ne pouvez pas simuler des circonstances, telles que la fumée et la chaleur d'un incendie, rappelez aux gens à quoi pourrait ressembler la scène. Lors d'un incendie, par exemple, la visibilité peut être mauvaise et il peut être difficile de respirer. Intégrez des circonstances inattendues dans vos exercices et demandez à votre équipe de trouver comment les gérer.

Les exercices sont également un bon moment pour tester les systèmes d'alerte comme les alarmes et les systèmes de sonorisation. Les travailleurs doivent savoir à quoi ressemble votre système d'alerte. Il est également important que tous les employés connaissent l'ensemble du bâtiment. Promenez-vous périodiquement dans l'espace avec votre personnel et signalez les caractéristiques de sécurité tout au long. Où sont les issues de secours ? Les extincteurs ? Les kits de défibrillateur externe automatisé (DEA) ?

Préparer l'entrepôt

Cela nous amène au point important de s'assurer que l'espace physique de l'entrepôt est également préparé. Mettre les employés en sécurité pendant une urgence est la priorité absolue, mais il y a d'autres considérations à prendre en compte pour l'entreprise. Les documents et informations importants doivent être conservés dans une boîte verrouillée ignifuge ou dans un autre conteneur sûr pouvant résister à tout type de catastrophe, des inondations aux tremblements de terre. L'Administration de la sécurité et de la santé au travail déclare que tous les travailleurs doivent remplir une feuille de contact d'urgence qui doit être conservée dans un fichier numérique et accessible depuis n'importe quel endroit au cas où quelqu'un serait porté disparu après une évacuation.

Si les opérations de l'entrepôt doivent être arrêtées manuellement lors d'une évacuation, il est important de savoir à l'avance qui parmi le personnel effectuera les tâches nécessaires. Il est plus difficile de prendre ces décisions pour le moment, il est donc primordial que les procédures soient définies à l'avance. La plupart des conversations sur la sécurité dans l'entrepôt se concentrent sur les problèmes courants de sécurité au travail, comme la prévention des trébuchements et des chutes ou l'utilisation correcte des outils. Mais que se passe-t-il en cas de catastrophe ?

Il existe plusieurs précautions que tous les lieux de travail devraient mettre en œuvre :

• Un plan d'évacuation,
• Une liste de contacts d'urgence,
• Une procédure pour informer les employés d'une urgence,
• Une trousse de premiers soins bien fournie,
• Extincteurs à jour,
• Un point de rassemblement extérieur sécurisé,
• Travailleurs désignés pour assumer des rôles clés de leadership d'urgence, et
• Une liste d'équipements d'entrepôt indiquant ce qui doit être arrêté.

Au-delà des bases cependant, plusieurs personnes dans la main-d'œuvre devraient contribuer à créer des protocoles qui s'appliquent aux possibilités de catastrophe spécifiques de votre entrepôt.

Mettre en place un plan de gestion des risques

La gestion des risques et la planification de l'atténuation doivent être un processus continu, impliquant des mises à jour continues en réponse aux changements de technologie, de main-d'œuvre, d'assortiment de produits et de marché. Bien sûr, des urgences spécifiques présentent souvent des risques uniques, comme c'est certainement le cas avec l'épidémie de COVID-19. La gestion de l'entrepôt doit s'appuyer sur les protocoles et procédures existants tout en examinant et en mettant à jour les plans avec toutes les parties responsables via une plate-forme de téléconférence. Les sujets à considérer incluent :

• Perturbations dans la chaîne d'approvisionnement en amont. Renseignez-vous sur les plans de production de vos fournisseurs et de leurs fournisseurs. Discutez de la nécessité d'annuler des commandes existantes, de réduire la quantité de commandes entrantes ou de trouver un autre fournisseur pour les produits et services dans le but d'assurer un flux constant de fournitures essentielles.
• Relation client. Contactez vos clients de manière proactive pour répondre à leurs préoccupations. Ouvrez une ligne de communication pour qu'ils puissent obtenir des réponses à leurs questions.
• Logistique entrante et sortante. Quelle est la stabilité de vos ports, courtiers, transporteurs, etc. ? Si nécessaire, collaborez avec les transporteurs pour mettre en œuvre des collectes et des livraisons 24h/24 et 7j/7.
• Pénuries de main-d'œuvre . Si la demande augmente ou les absences augmentent en raison d'une maladie ou de mandats gouvernementaux pour s'abriter sur place, aurez-vous suffisamment d'employés pour mener à bien les opérations ? Envisagez la formation croisée des départements pour les préparer à assumer de nouveaux rôles, si nécessaire. Prévoyez des moyens de maintenir les effectifs existants et d'éviter les licenciements si la demande diminue, y compris des tactiques telles que la réduction des heures individuelles.
• Équipement et assistance technologique. Assurez-vous que les fournitures et les pièces utilisées par votre équipe de maintenance interne sont suffisamment stockées et mises à jour. Contactez les fournisseurs de systèmes et de matériel et les équipes d'assistance pour obtenir des informations sur la disponibilité. Si vous n'avez pas mis à niveau votre technologie depuis un certain temps, c'est peut-être le bon moment, car le logiciel le plus moderne a la capacité non seulement de faire le travail plus efficacement, mais également de fournir une plate-forme de communication qui peut être déployée en cas d'urgence. .
• Hygiène et sécurité sanitaire. C'est devenu une priorité pour toutes les entreprises. Les pandémies, épidémies et endémies impliquant des maladies hautement infectieuses nécessitent des précautions particulières. Pour les entreprises qui restent ouvertes, des pratiques d'hygiène et d'assainissement strictes sont nécessaires, y compris des exigences en matière de lavage des mains, de port d'équipements de protection individuelle et d'autres pratiques d'hygiène pour les associés. Faites le plein de lingettes antiseptiques, de désinfectant pour les mains, de savon, de thermomètres numériques et de produits connexes. Autorisez le personnel à travailler à domicile dans la mesure du possible et mettez en œuvre des règles de distanciation sociale pour toutes les personnes travaillant dans l'entrepôt.

Cela peut nécessiter un investissement pour s'assurer que la préparation aux situations d'urgence de votre entrepôt est à jour régulièrement, mais la tranquillité d'esprit qui découle de la sécurité et de la protection de votre entreprise et de votre équipe est inestimable.

Gabe Grifoni est PDG et co-fondateur de Rufus Labs.