Maîtriser la préparation aux urgences en entrepôt : guide complet

La pandémie a perturbé les entreprises de tous secteurs, provoquant une flurry de règles, procédures et exigences d'urgence à réévaluer et implémenter. Pour de nombreux dirigeants, ce fut un signal d'alarme révélant la qualité et le niveau de leur préparation aux urgences. Un an plus tard, les entrepôts en particulier gèrent encore des pénuries de main-d'œuvre, des précautions de sécurité et d'autres perturbations associées à une catastrophe qui peut gripper les opérations normales d'entrepôt.

Tout cela se produit simultanément, à un moment où une gestion d'entrepôt ininterrompue est essentielle pour maintenir les chaînes d'approvisionnement fonctionnelles, assurer la viabilité de l'entreprise et servir les communautés. Bien que nous ne soyons pas encore sortis d'affaire, les choses s'annoncent plus positives. Et avec la vie qui commence à revenir à une version de normalité, les équipes de gestion d'entrepôt peuvent prendre des mesures simples pour réévaluer et implémenter de nouveaux protocoles de préparation aux urgences afin de prévenir de futurs revers.

Pour les entrepôts et centres de distribution à travers le pays, la sécurité est une priorité absolue — peut-être même plus que dans la plupart des autres lieux de travail. En raison de la nature du travail, c'est une pratique standard d'avoir des règles et réglementations pour prévenir les accidents de machines ou véhicules, et éduquer les travailleurs sur la meilleure prévention des blessures. Aucun établissement n'est vraiment sûr, cependant, sans un plan d'évacuation d'urgence complet en place.

Qu'est-ce qu'une catastrophe ?

Personne n'aime penser aux pires scénarios, mais comme nous l'avons vu l'an dernier, c'est crucial pour votre subsistance et la santé et sécurité de vos employés. Lors de la planification de la préparation aux urgences, il est important d'identifier d'abord ce qui pourrait être une catastrophe. Cela dépendra du type d'entreprise et de l'emplacement de votre entrepôt. L'OSHA suggère de brainstormer les situations d'urgence.

Les catastrophes sont intrinsèquement inattendues, il est donc important d'être créatif et de prévoir non seulement les urgences courantes comme les incendies d'entrepôt, mais aussi des sources de catastrophe moins évidentes. Impliquer tout le personnel peut faire la différence entre une frayeur et une crise. Si vous n'identifiez pas ce qui pourrait arriver, vous ne serez pas prêt quand cela arrivera.

Êtes-vous près d'une route où des matières dangereuses sont transportées ? Que se passerait-il en cas de déversement toxique ? Êtes-vous dans une zone sujette aux ouragans ? Inondations ? Séismes ?

Êtes-vous prêt pour d'éventuels accidents liés à l'entrepôt ? Que feriez-vous en cas d'incendie électrique ou d'explosion accidentelle ? Malheureusement, nous vivons dans un monde où il faut considérer la possibilité que quelqu'un puisse entrer dans votre espace de travail en menaçant par la violence.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est important d'aborder les « Et si ». Comme le dit la Croix-Rouge : « Élaborer un plan de préparation aux urgences est l'une des décisions stratégiques les plus importantes que vous prendrez en tant que propriétaire de petite entreprise. »

Préparer votre personnel

Tout lieu de travail devrait avoir des plans d'urgence adaptés à différentes catastrophes possibles. Certaines situations peuvent exiger un rassemblement de sécurité à l'intérieur de l'établissement, comme une tornade, alors qu'un incendie d'entrepôt dicterait une évacuation vers une zone sûre à l'extérieur.

En matière de catastrophes, il n'y a aucune chance de réponse appropriée si vous et votre personnel n'êtes pas bien formés. De plus, un personnel mal préparé risque d'aggraver une catastrophe. Ils peuvent créer des dommages matériels inutiles, et la communauté environnante pourrait souffrir de ce manque de préparation. Il est donc crucial, lors de la planification de la sécurité en entrepôt, d'inclure la préparation aux urgences.

Il doit toujours y avoir une chaîne de commandement d'urgence claire établie avant tout problème. Chaque département doit avoir un responsable désigné et un suppléant qui seront responsables de rassembler les employés au lieu approprié. Le lieu de rendez-vous doit être connu et convenu à l'avance, et un comptage du personnel doit être effectué par chaque chef de section quand le groupe arrive au lieu prédéterminé.

Chaque employé doit être formé et testé sur les plans d'urgence pour l'évacuation du bâtiment. Les gestionnaires d'entrepôt doivent conserver plusieurs copies de ces plans visibles dans tout l'établissement, et le personnel doit être fréquemment rappelé où aller et quoi faire. Les travailleurs ne doivent jamais être autorisés à réintégrer un bâtiment évacué ou quitter une zone de sécurité désignée avant d'avoir été autorisés par le personnel d'urgence. Les administrateurs doivent avoir un plan clair pour contacter ces officiels au premier signe de menace ou catastrophe.

Plus important encore, la préparation aux urgences n'est pas un plan du type « configurer et oublier ». Faites un point de revisiter les procédures, surtout si vous travaillez dans un entrepôt avec un fort turnover d'employés ou du personnel saisonnier. Il est important de revisiter, réévaluer et s'assurer que tout le monde sait quoi faire et où être dans différentes situations d'urgence.

Votre environnement de travail change toujours. Différentes périodes de l'année présenteront divers types d'urgences potentielles. Évaluez fréquemment votre plan d'urgence et apportez des modifications si nécessaire. Plusieurs travailleurs devraient faire partie d'une task force dédiée à la préparation aux urgences. Les possibilités de ce qui peut mal tourner sont infinies. Pour garder tout votre personnel prêt aux urgences, incluez la sensibilisation aux urgences dans la rotation régulière de vos moments sécurité. Cela peut être aussi simple que de demander à chaque employé d'identifier où se trouve son extincteur le plus proche. Cela aide à garder le personnel conscient des urgences.

Pour aller plus loin, effectuez des exercices d'urgence réguliers, et tout le monde doit traiter ces exercices comme la vraie chose. Et, comme la vraie chose, il est important de surprendre périodiquement votre personnel avec ces exercices. Plus ils sont réalistes, mieux c'est. Là où vous ne pouvez pas simuler les circonstances — comme la fumée et la chaleur d'un incendie — rappelez aux gens à quoi la scène pourrait ressembler. Dans un incendie, par exemple, la visibilité peut être mauvaise et il peut être difficile de respirer. Intégrez des circonstances inattendues dans vos exercices, et faites en sorte que votre équipe trouve comment les gérer.

Les exercices sont aussi un bon moment pour tester les systèmes d'alerte comme les alarmes et les systèmes de sonorisation. Les travailleurs doivent savoir à quoi ressemble le son de votre système d'alerte. Il est aussi important que tous les employés connaissent tout le bâtiment. Parcourez périodiquement l'espace avec votre personnel et signalez les dispositifs de sécurité partout. Où sont les issues de secours ? Les extincteurs ? Les kits de défibrillateur automatisé externe (DAE) ?

Préparer l'entrepôt

Cela nous amène au point important de s'assurer que l'espace physique de l'entrepôt est aussi prêt. Mettre les employés en sécurité pendant une urgence est la priorité absolue, mais il y a d'autres considérations pour l'entreprise. Les documents et informations importants doivent être conservés dans une boîte forte ignifuge ou un autre conteneur sûr pouvant résister à tout type de catastrophe, des inondations aux séismes. L'Occupational Safety and Health Administration stipule que tous les travailleurs doivent remplir une fiche de contact d'urgence qui doit être conservée sur un fichier numérique et accessible depuis n'importe quel endroit au cas où quelqu'un resterait introuvable après une évacuation.

Si les opérations d'entrepôt doivent être arrêtées manuellement pendant une évacuation, il est important de savoir à l'avance qui dans le personnel effectuera les tâches nécessaires. C'est plus difficile de prendre ces décisions sur le moment, donc il est primordial que les procédures soient définies à l'avance. La plupart des conversations sur la sécurité en entrepôt se concentrent sur les problèmes courants comme la prévention des chutes ou l'utilisation correcte des outils. Mais que se passe-t-il si une catastrophe frappe ?

Il y a plusieurs précautions que tous les lieux de travail devraient implémenter :

• Un plan d'évacuation,
• Une liste de contacts d'urgence,
• Une procédure pour informer les employés d'une urgence,
• Une trousse de premiers secours complète,
• Des extincteurs à jour,
• Un point de rassemblement extérieur sûr,
• Des travailleurs désignés pour assumer les rôles clés de leadership d'urgence, et
• Une liste d'équipements d'entrepôt à arrêter.

Au-delà des bases, plusieurs personnes dans la main-d'œuvre devraient contribuer à créer des protocoles applicables aux possibilités de catastrophe spécifiques de votre entrepôt.

Élaborer un plan de gestion des risques

La planification de la gestion et de l'atténuation des risques devrait être un processus continu, impliquant des mises à jour constantes en réponse aux changements technologiques, de main-d'œuvre, d'assortiment de produits et du marché. Bien sûr, les urgences spécifiques présentent souvent des risques uniques, comme c'est certainement le cas avec l'épidémie de COVID-19. La gestion d'entrepôt devrait s'appuyer sur les protocoles et procédures existants tout en révisant et mettant à jour les plans avec toutes les parties responsables via une plateforme de téléconférence. Sujets à considérer :

• Perturbations dans la chaîne d'approvisionnement amont. Renseignez-vous sur les plans de production de vos fournisseurs — et de leurs fournisseurs. Discutez de la nécessité d'annuler des commandes existantes, de réduire les quantités de commandes entrantes, ou de trouver un fournisseur alternatif pour produits et services, dans le but d'assurer un flux constant de fournitures critiques.
• Relations clients. Contactez proactivement vos clients pour adresser leurs préoccupations. Ouvrez une ligne de communication pour qu'ils puissent obtenir des réponses à leurs questions.
• Logistique entrante et sortante. Quelle est la stabilité de vos ports, courtiers, transporteurs, etc. ? Le cas échéant, collaborez avec les transporteurs pour implémenter des enlèvements et livraisons 24/7.
• Pénuries de main-d'œuvre. Si la demande augmente ou les absences grimpent en raison de maladies ou de mandats gouvernementaux de confinement, aurez-vous suffisamment d'employés pour mener les opérations ? Envisagez le cross-training des départements pour les préparer à assumer de nouveaux rôles si nécessaire. Planifiez des moyens de maintenir les effectifs existants et d'éviter les licenciements si la demande faiblit, y compris des tactiques comme la réduction des heures individuelles.
• Support équipement et technologie. Assurez-vous que les fournitures et pièces que votre équipe de maintenance interne utilise sont suffisamment stockées et à jour. Contactez les fournisseurs de systèmes et matériel et les équipes de support pour des informations sur la disponibilité. Si vous n'avez pas mis à jour votre technologie depuis un moment, c'est peut-être le bon moment, car les logiciels les plus modernes peuvent non seulement faire le travail plus efficacement, mais aussi fournir une plateforme de communication déployable pendant une urgence.
• Hygiène et sécurité sanitaire. Cela est devenu une priorité absolue pour toutes les entreprises. Pandémies, épidémies et endémies impliquant des maladies hautement infectieuses nécessitent des précautions spéciales. Pour les entreprises qui restent ouvertes, des pratiques strictes d'hygiène et de sanitation sont nécessaires, incluant le lavage des mains, le port d'équipements de protection individuelle, et d'autres pratiques d'hygiène pour les associés. Stockez des lingettes antiseptiques, gel hydroalcoolique, savon, thermomètres numériques et produits connexes. Permettez le travail à domicile quand possible, et implémentez des règles de distanciation sociale pour tous ceux travaillant dans l'entrepôt.

Cela peut nécessiter un investissement pour s'assurer que la préparation aux urgences de votre entrepôt est à jour régulièrement, mais la tranquillité d'esprit qui en résulte pour la sécurité et la protection de votre entreprise et de votre équipe est inestimable.

Gabe Grifoni est PDG et co-fondateur de Rufus Labs.