Votre entreprise est-elle prête pour une alerte de conformité de la chaîne d'approvisionnement ?

Tout le monde a un plan jusqu'à ce qu'ils reçoivent un coup de poing dans la bouche. C'est une pépite de sagesse (avec l'aimable autorisation du grand boxeur poids lourd Mike Tyson) dont les entreprises feraient bien de tenir compte en ce qui concerne les risques de conformité internationale.

Alors que de nombreuses grandes entreprises ont mis en place de bons plans, les entreprises de taille moyenne ont tendance à traiter les risques de conformité comme des exercices à cocher. Peut-être pensent-ils qu'ils sont couverts parce qu'ils surveillent de près une base de données qui filtre les annonces de sanctions entrantes de l'Office of Foreign Assets Control des États-Unis ou d'autres organismes. Cela fonctionne jusqu'à ce qu'une alerte clignote sur les nouvelles sanctions de l'OFAC sur l'un des fournisseurs tiers de l'entreprise. À ce stade, l'entreprise aura besoin de bien plus qu'une base de données pour éviter une situation qui pourrait rapidement devenir coûteuse et perturbatrice.

Le risque que votre entreprise soit confrontée à une alerte de conformité augmente à mesure que la situation géopolitique devient plus complexe. L'administration Biden a déjà adopté une position plus dure envers de nombreux acteurs étrangers que son prédécesseur, annonçant de nouvelles sanctions contre la Chine et la Russie. Jusqu'à présent cette année, l'OFAC a imposé environ 14 millions de dollars de sanctions civiles. Le géant allemand des logiciels SAP a été frappé de plus de 8 millions de dollars de pénalités américaines combinées en avril pour avoir vendu des produits à l'Iran en violation des sanctions américaines.

Toute entreprise qui reçoit un appel d'un régulateur - ou un ping de son logiciel de conformité - sera en difficulté si elle n'a pas déjà mis en place des procédures solides. Imaginez les répercussions si, par exemple, votre entreprise utilisait un agent en Arabie saoudite qui était lié à l'importation de produits en Iran ou lié d'une manière ou d'une autre au financement du terrorisme. Les sanctions peuvent aller de millions de dollars d'amende à des accusations criminelles.

Les clés pour faire face à une alerte de front, même s'il s'agit d'une fausse alerte, sont la documentation, la recherche, l'action et la remédiation.

Document, Document, Document

Lorsque les organismes chargés de l'application de la loi auront vent d'un éventuel manquement à la conformité, ils voudront savoir non seulement « Qu'est-ce qui s'est passé ? » mais aussi "Qu'avez-vous fait pour l'empêcher ?"

Cela vaut la peine d'avoir une réponse à cette deuxième question maintenant, avant une alerte de conformité. La documentation est votre amie. Les régulateurs seront plus disposés à faire preuve de clémence et à travailler de manière constructive avec des entreprises qui disposent d'une documentation complète de leurs communications et processus autour d'entités tierces, que les relations soient ou non considérées comme risquées. Supposez que vous êtes exposé à des partenaires sanctionnés et agissez en conséquence.

Une bonne recherche sur les tiers de votre entreprise est fondamentale. Chaque base de données a ses limites, même la liste « complète » des programmes de sanctions de l'OFAC. Il est essentiel d'avoir accès à des répertoires ou à des informations supplémentaires, ainsi qu'à des processus d'analyse des données. Une fois qu'un fournisseur a été signalé, les entreprises devraient être en mesure de mobiliser rapidement des ressources internes et externes pour déterminer dans un premier temps si les informations sont correctes.

Parfois, la recherche révèle qu'il n'y a pas lieu de s'inquiéter - peut-être que l'alerte s'est produite parce qu'un partenaire indépendant à Taiwan a un nom commercial similaire à celui de la partie continentale de la Chine qui était destiné à des sanctions. Dans ce cas, vous avez économisé de l'argent et évité un stress excessif. L'information était à portée de main et votre équipe n'a pas eu à faire appel à un conseiller externe.

Ayez un plan d'action

Si, en revanche, la recherche montre que le partenaire est bien l'entité signalée et sanctionnée, votre équipe est armée pour passer à l'action. Avec les informations à portée de main, votre équipe de conformité connaît déjà la profondeur de la relation et l'exposition potentielle de l'entreprise. Les prochaines étapes pourraient consister à retenir les services d'un conseiller juridique ou d'autres conseillers externes.

La dernière étape d'un bon plan d'alerte de conformité est la remédiation. Cela peut signifier travailler avec un cabinet d'avocats expérimenté ou même trouver des experts qui parlent la langue locale et peuvent conseiller votre entreprise sur l'exposition et les alternatives.

Parfois, la solution est aussi simple que de couper tous les liens avec le partenaire. Si la relation est cruciale ou inévitable, ce ne sera peut-être pas si facile. Dans le secteur du transport aérien, par exemple, il peut être pratiquement impossible d'éviter de travailler avec des sociétés de services aéroportuaires qui pourraient avoir des liens corrompus avec les gouvernements. C'est là qu'il peut être intéressant de chercher à travailler avec les régulateurs pour expliquer la situation et essayer de trouver une solution de compromis. Mais encore une fois, cela permettra d'obtenir de bien meilleurs résultats lorsqu'une entreprise peut montrer qu'elle a suivi les processus corrects et dispose d'une piste d'audit qui les documente.

Une erreur courante à éviter est de s'adresser à l'entité sanctionnée elle-même pour lui poser des questions. La liste de l'OFAC contient certains des acteurs les plus peu recommandables au monde, il est donc peu probable qu'ils donnent un compte rendu honnête.

Le fait d'avoir des systèmes en place, par opposition à des réactions ad hoc, protège l'entreprise afin qu'elle ne dépende de la conformité d'aucun point de défaillance, comme un avocat général qui décide un jour de démissionner. Avec de la documentation, des recherches, des actions pré-planifiées et des mesures correctives, votre entreprise disposera de sa meilleure défense pour ce moment décisif.

Allan Matheson est directeur général de Parapluie bleu , une entreprise de technologie de conformité basée à Vancouver.