Trois façons d'adapter les chaînes d'approvisionnement à l'ère du COVID-19

Alors que la pandémie de COVID-19 s'est propagée, les entreprises ont été contraintes d'adapter leurs opérations de distribution et de logistique en conséquence. Pour beaucoup, les changements rapides ont révélé des faiblesses dans ce qu'ils croyaient être des processus fiables, révélant des fractures inquiétantes.

Avec des changements spectaculaires de la demande, un accès fluctuant aux pièces et aux produits et des exigences changeantes en matière de santé et de sécurité, il est plus important que jamais de gérer les données de première ligne.

La meilleure façon de faire face à ces conditions changeantes est de savoir en temps réel ce qui se passe aux points de contact les plus vulnérables de votre chaîne d'approvisionnement. Ce niveau de perspicacité est nécessaire pour suivre le rythme de l'environnement en évolution rapide et éviter les problèmes qui pourraient autrement faire dérailler l'entreprise. Voici trois façons d'utiliser les données de terrain pour rester agile pendant la crise du COVID-19.

Gardez une longueur d'avance sur les processus de qualité. Au fur et à mesure que la demande de biens essentiels augmente de votre part et de celle de vos fournisseurs, les processus de qualité peuvent être durement touchés. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le même nombre de travailleurs effectue deux fois plus de contrôles ponctuels sans manquer des détails cruciaux. De même, faire appel à de nouveaux travailleurs inexpérimentés pour combler les lacunes vous oblige à suivre une formation supplémentaire et vous oblige à confier des décisions critiques de qualité à des mains non contrôlées.

C'est doublement vrai pour l'expédition de produits à partir de vos propres centres de distribution et entrepôts. Un grand détaillant en ligne s'est appuyé sur un seul employé pour effectuer des centaines d'audits d'emballages par quart de travail. Ces audits permettraient de s'assurer que les articles étaient à l'état neuf et emballés pour éviter tout dommage, mais la moindre erreur pourrait entraîner des marchandises inutilisables ou des produits retournés. Les formulaires papier ne suffisaient pas :les audits étaient lents, peu fiables et se dégradaient avec une demande accrue. La numérisation a changé tout cela, offrant aux employés des outils plus précis et plus fiables pour l'audit des produits sortants.

Avec la forte augmentation de la demande de biens essentiels, la numérisation est devenue vitale pour le suivi des processus qualité tels que l'AQL (limite de qualité acceptable) et les audits d'emballage. L'utilisation d'une application mobile sur un smartphone donne aux travailleurs la possibilité d'évaluer avec précision beaucoup plus d'expéditions. Les formulaires intelligents peuvent utiliser une logique conditionnelle pour garder les travailleurs non formés sur la bonne voie, en ne leur montrant que les informations pertinentes et en leur indiquant les normes attendues lorsqu'ils sont nécessaires. Plus important encore, les données de première ligne contribuent directement à des décisions plus intelligentes et plus rapides pour les dirigeants de votre entreprise.

Surveiller la conformité des fournisseurs et des employés. Il est particulièrement essentiel pendant la pandémie de COVID-19 que les travailleurs suivent les protocoles de sécurité et d'hygiène. Le lavage et la désinfection des équipements de protection individuelle (EPI) et des espaces de travail sont essentiels pour la sécurité des travailleurs qui travaillent dans vos entrepôts, ainsi que pour la continuité de l'entreprise. Les smartphones et autres appareils portables sont particulièrement susceptibles de propager le virus et doivent être nettoyés régulièrement. La non-conformité vous met en danger, ainsi que vos fournisseurs et vos clients. Bien qu'il soit peu probable qu'un travailleur cause intentionnellement des dommages, la négligence joue un rôle important dans la sécurité de la chaîne d'approvisionnement.

Il n'y a aucun moyen de s'assurer que les travailleurs se conforment aux politiques COVID-19 à moins que vous ne les surveilliez de près avec des contrôles quotidiens. De même, garder un œil sur les fournisseurs nécessite des évaluations cohérentes. Les données de première ligne qui vous disent exactement ce qui se passe dans l'entreprise peuvent s'avérer cruciales dans des moments comme ceux-ci. Vous devez créer des formulaires pour suivre le comportement des fournisseurs et des travailleurs, et insister pour qu'ils soient remplis à la lettre. S'il est facile de créer de tels formulaires, il n'est pas aussi facile de les distribuer et de les collecter. La numérisation est la clé pour simplifier ce processus.

En utilisant des formulaires numériques pour surveiller les comportements liés à l'hygiène dans les emplacements clés, vous pouvez rester agile et conserver une vision claire des risques auxquels vous êtes confronté. Les formulaires numériques peuvent vous aider à renforcer les directives d'hygiène, les EPI et les protocoles de séjour à domicile, entre autres politiques. Ils peuvent également suivre les symptômes potentiels d'une épidémie. Les formulaires numériques vous permettent d'observer les tendances en temps réel et de planifier votre réponse en conséquence. La collecte proactive de données numériques depuis l'entrepôt n'empêche peut-être pas totalement la négligence ou le risque d'infection, mais elle peut atténuer les facteurs contributifs à long terme.

Maintenir la visibilité et la transparence. La priorité la plus cruciale que vous pouvez définir dès maintenant est d'évaluer constamment vos processus. Anticipez les conditions changeantes grâce à des inspections, des audits et des contrôles continus. Faites un effort pour comprendre ce qui se passe dans votre chaîne d'approvisionnement et gardez à l'esprit que tous les plans que vous faites peuvent être temporaires. Les fournisseurs de référence peuvent soudainement ne pas être disponibles ou fiables en raison du climat actuel, alors soyez prêt à pivoter. En cette période de perturbation sans précédent, la visibilité sur les processus et la transparence avec les fournisseurs sont essentielles. C'est ce qui rend les données de première ligne si importantes :vous obtenez une vue en temps réel de ce qui se passe dans l'ensemble de votre entreprise en ce moment.

Jamais auparavant les tableaux de bord quotidiens en temps réel n'avaient été aussi viables. Chaque jour, les organes de presse publient des informations qui affectent le marché et, par procuration, votre chaîne d'approvisionnement. Les prix de divers produits fluctuent si rapidement qu'il est difficile de garder une vision claire de l'orientation de la chaîne d'approvisionnement et de la manière dont vous pouvez corriger le tir. Avec les tableaux de bord, vous pouvez appliquer vos données et obtenir la flexibilité dont vous avez besoin pour rester sur la bonne voie.

Les tableaux de bord sont des outils visuels essentiels qui décomposent les informations collectées en petits morceaux compréhensibles. Ils s'appuient sur des formulaires, des audits et des inspections pour créer des représentations simples et faciles à assimiler de ce qui se passe en ce moment tout au long de votre chaîne d'approvisionnement. Lorsque plusieurs drapeaux rouges indiquent une non-conformité sur la ligne d'emballage ou avec un nouveau fournisseur, vous le saurez déjà avant que le problème ne dégénère.

La numérisation est la clé pour rester flexible, et c'est un élément crucial pour comprendre ce qui se passe en première ligne de l'entreprise. Alors que la poussière retombe et que la distanciation sociale prend fin, ne vous attendez pas à un retour direct à la normale. Ces trois priorités resteront aussi importantes qu'elles l'étaient pendant la crise.

Alex Brown est l'éditeur technique de Form.com.