Comment l'arriéré de maintenance devient-il incontrôlable ?

Vous avez peut-être entendu la nouvelle, ce n'est vraiment pas nouveau. Le National Parks Service (NPS) a accumulé 11,9 milliards de dollars d'arriérés de maintenance. Et comme le Congrès n'alloue qu'environ 3,25 milliards de dollars par an pour de tels travaux, il a été reporté indéfiniment, une montagne de maintenance apparemment insurmontable qui ne sera probablement pas achevée sans une intervention radicale.

Ces ordres de travail non exécutés incluent des monuments commémoratifs et des routes en ruine gérés par le NPS, mais aussi des hôtels privés, des boutiques de cadeaux et d'autres concessions, ce qui ajoute des couches de complexité à un problème qui persiste depuis des années.

Nous n'allons pas approfondir ces complexités ici, d'autres l'ont déjà fait. Ce dont nous allons parler, c'est de ce qu'est exactement le retard de maintenance, comment cela se produit et comment une organisation en arrive à ce point.

Qu'est-ce que l'arriéré de maintenance ?

L'arriéré de maintenance est un travail qui doit être terminé pour des raisons de sécurité ou d'exploitation afin d'éviter d'autres pannes d'actifs, ce qui n'a tout simplement pas encore été fait.

Quelle est la bonne quantité de backlog ?

Les équipes de maintenance ne peuvent pas être partout à la fois, donc un certain retard de maintenance est inévitable et attendu. Mais il est important de déterminer le niveau de backlog approprié par rapport à votre secteur et aux besoins de votre entreprise. Le scénario idéal est un arriéré stable et contrôlable, même si votre organisation est confrontée à un nombre record de pannes d'urgence. Il est essentiel de maintenir un équilibre entre l'allocation des ressources et les coûts associés à la maintenance.

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Un logiciel de maintenance peut vous aider

Le contrôle du retard de maintenance est vraiment difficile sans l'aide d'un système de gestion de maintenance informatisé (GMAO). Une GMAO aide les responsables de la maintenance à déterminer le travail à effectuer et à quel moment, en leur donnant une visibilité totale sur le backlog. Il garde également à l'esprit la maintenance et ne laisse pas les petits projets passer entre les mailles du filet.

Cliquez ici pour un article détaillé sur le calcul du retard de maintenance, de Plant Services .

Cependant, le suivi de la maintenance avec une GMAO ne suffit pas à lui seul pour éviter les retards. Le Service des Parcs Nationaux dispose d'une GMAO. Selon leur site Web, ils utilisent un logiciel de maintenance depuis 1986, la version actuelle de leur système de gestion des installations étant déployée en 1998 et "modifiée au fil du temps pour répondre aux besoins uniques de NPS en matière de système de gestion des actifs".

Alors, comment l'arriéré de maintenance devient-il incontrôlable ?

Le contexte, ainsi que le niveau de risque associé à chaque actif détermine le niveau de retard acceptable :les actifs à faible risque tolèrent des retards de maintenance plus longs, tandis que les actifs à haut risque tolèrent des retards de maintenance plus courts.

Mais quel que soit le niveau de risque des actifs, l'arriéré peut entraîner des pannes d'équipement, le non-respect des exigences de sécurité obligatoires et de la législation légale en matière de sécurité, des coûts de retrait et de remplacement des actifs, des pertes de production et des garanties qui ne tiennent pas devant les tribunaux, tous ce qui peut entraîner des prix plus élevés sur toute la ligne.

La situation du NPS illustre à quel point il peut être facile de laisser la maintenance tomber sous le coup des contraintes budgétaires. En différant continuellement la maintenance préventive, vous courez le risque de laisser de petites réparations se transformer en projets importants et coûteux que votre budget ne peut tout simplement pas suivre.

En juillet 2013, la commission de l'énergie et des ressources naturelles a tenu une audience pour examiner les options de financement supplémentaires pour le problème d'entretien du NPS (qui, à l'époque, n'était que de 11,5 milliards de dollars). Au cours de l'audience, le sénateur Tom Coburn a mis en lumière le danger d'ignorer la maintenance préventive.

« Parce que chaque année, vous ne faites pas de maintenance préventive, vous prenez du retard. Bientôt maintenant, vous remplacez une route plutôt que de refaire le revêtement », a déclaré Coburn.

Il a ensuite souligné le cercle vicieux créé par le sous-financement du Congrès et l'arriéré existant.

« C'est la moitié de ce dont [le NPS] a besoin. Maintenant, ils accusent un déficit de 377 millions de dollars en maintenance chaque année. Ainsi, chaque année, ils prennent de plus en plus de retard. Le degré de maintenance à rattraper, le coût devient plus complexe car vous ne faites pas de maintenance préventive, vous faites de la maintenance structurelle."

Le NPS est un exemple extrême. C'est une organisation massive avec des projets d'infrastructure majeurs qui s'étendent sur l'ensemble des États-Unis, et il n'est pas exagéré de voir comment un peu d'arriéré peut avoir des conséquences aussi graves. Mais c'est une bonne mise en garde qui illustre à quel point la maintenance peut devenir incontrôlable. Quelques travaux différés qui passent inaperçus peuvent s'accumuler et éventuellement entraîner des réparations beaucoup plus importantes. Et une fois que vous avez pris du retard sur la maintenance, il peut être incroyablement difficile de rattraper son retard.

Votre première ligne de défense contre ce type d'accumulation cataclysmique d'ordres de travail n'est pas seulement d'utiliser une GMAO, mais de mettre en œuvre une stratégie de maintenance qui vous permet de rester au courant des réparations et de surveiller vos activités de maintenance, afin de détecter les retards avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.