Maîtriser la maintenance réactive : stratégies pour gérer efficacement les temps d'arrêt non planifiés

La maintenance réactive a tendance à avoir une mauvaise réputation, les gens la décrivant comme « courir partout, éteindre des incendies. » Mais parce qu'elle est inévitable, vous devez être bon dans ce domaine.

Et d'importantes leçons du combat d'incendie réel peuvent nous montrer comment.

Qu'est-ce que la maintenance réactive ?

Le moyen le plus rapide de la comprendre est de regarder ses autres noms courants, panne et maintenance à la demande. Vous pouvez aussi la référer comme « courir partout éteindre des incendies. » Aucun de ceux-là ne sonnent bien.

La maintenance réactive est le travail que vous faites quand les actifs ou équipements échouent de façon inattendue. Un actif passe hors ligne, et vous devez vous précipiter pour le remettre en marche.

Quelle est la différence entre maintenance réactive et maintenance corrective ?

La maintenance corrective a une portée plus large. C'est le travail que vous faites pour remettre un actif ou équipement en état de marche. Dans certains cas, c'est planifié tandis que dans d'autres ce ne l'est pas.

Si vous attrapez un problème pendant une inspection ou tâche de maintenance préventive, le corriger est de la maintenance corrective. Dans certains cas, vous faites le travail tout de suite. Dans d'autres, vous le planifiez pour plus tard. Mais c'est de la corrective dans les deux cas.

Si vous n'attrapez pas un problème et qu'il a la chance de se développer en un problème plus gros, faire ces réparations est aussi de la maintenance corrective.

La maintenance réactive est-elle toujours mauvaise ?

Généralement, oui. C'est mauvais et vous devriez prendre des mesures spécifiques pour l'éviter. Laisser les choses tourner jusqu'à ce qu'elles cassent signifie que vous ne savez jamais ce que vous avez à faire ou quand vous avez à le faire. Et cela signifie que vous avez plus de mal à planifier le travail et à garder les bonnes pièces en stock. Vous faites toujours des réparations avec le reste de l'organisation qui regarde par-dessus votre épaule et qui vous souffle dans le cou. Personne ne veut travailler sur un actif entouré d'opérateurs inactifs et de managers mécontents.

Mais la maintenance réactive n'est pas toujours mauvaise. Cela dépend de l'actif et de l'équipement.

Si vous avez un actif ou un équipement qui a une criticité faible, est difficile à maintenir mais facilement réparé ou remplacé, et que les pièces sont bon marché à garder en inventaire, la maintenance réactive pourrait être votre meilleure stratégie de maintenance.

L'exemple classique est les ampoules. Quand l'une grille, le travail sur la ligne ne s'arrête pas. Vous ne pouvez pas vraiment faire de maintenance préventive sur elles mais vous pouvez les remplacer rapidement. Et parce qu'elles sont généralement bon marché et durent longtemps sur l'étagère, vous n'avez pas à vous soucier des coûts de possession.

Comment pouvons-nous réduire la maintenance réactive ?

Donc, dans certains cas, c'est le meilleur choix. Mais en dehors de cette catégorie étroite d'actifs et d'équipement, vous voulez réduire votre dépendance à la maintenance réactive.

Il y a plus d'une façon d'atteindre cet objectif, et tout dépend de vos actifs et équipements. Vous pouvez choisir la stratégie de maintenance qui fonctionne le mieux pour chacun. Vous pouvez aussi utiliser différentes combinaisons. C'est la même chose avec votre voiture, où vous utilisez la maintenance préventive pour décider quand changer l'huile mais la maintenance à la demande pour savoir quand ajouter du liquide lave-glace.

Mais pouvons-nous la réduire jusqu'à zéro ?

Non. Ce n'est tout simplement pas possible.

Une raison est que pour certains actifs et équipements, il est plus logique de s'en occuper avec la maintenance réactive. Rappelez-vous vos ampoules.

Mais pour tous vos autres actifs et équipements, ceux où vous ne voulez pas utiliser la maintenance réactive, vous devez encore parfois le faire. Et cela n'a pas d'importance quelle stratégie de maintenance vous utilisez, préventive, basée sur l'état ou prédictive. Vous pourriez suivre les meilleures pratiques de l'industrie et avoir une combinaison finement ajustée de toutes ces stratégies et devoir quand même faire face à la maintenance réactive. Comme règle générale, vous devriez viser une répartition 80/20, avec la réactive représentant environ 20 % de vos activités de maintenance globales.

Donc, votre meilleure option est de l'éviter autant que vous le pouvez mais aussi de vous y préparer du mieux que vous pouvez.

Ce qui nous amène à notre analogie du combat d'incendie. Être bon en maintenance réactive partage beaucoup avec être bon à combattre les incendies.

Premièrement, c'est beaucoup plus facile de les prévenir que de les combattre, c'est pourquoi nous investissons beaucoup de ressources dans la prévention. Tout, des détecteurs de fumée aux campagnes de Smokey the Bear qui enseignent aux gens l'importance de la sécurité des incendies de forêt.

Deuxièmement, parce que vous savez que la prévention n'est jamais parfaite, vous devez être préparé à combattre.

Alors, comment pouvons-nous devenir bons en maintenance réactive ?

Une façon est de regarder comment les pompiers travaillent et d'emprunter leurs méthodes éprouvées au combat.

Nick, à droite, avec ses collègues pompiers

Nicholas Bradshaw est notre Responsable Marketing Client, et en 2012, il était pompier dans le Midwest. Nous lui avons demandé ses idées sur la meilleure façon de combattre les flammes.

Établir des rôles définis et une chaîne de commandement claire

L'une des étapes les plus importantes pour s'organiser devrait aussi être la plus évidente : vous avez besoin d'une organisation bien définie avec des redondances intégrées. Tout le monde a un travail et connaît ses responsabilités. Idéalement, tout le monde connaît aussi un peu le travail de tout le monde, pour pouvoir intervenir dans différents rôles en cas de besoin.

Nick explique : « J'étais scieur, donc mon travail était de faire tourner la scie, en me concentrant sur la coupe des gros arbres — tout ce qui allait être dangereux pour l'équipe. Nous avions aussi des chefs d'équipe et même des leaders de secours. Il y avait toujours une chaîne de commandement claire. »

C'est la même chose avec la maintenance réactive. Vous devez savoir qui est en charge de prendre les décisions, qui est prêt à faire le travail, et si les choses tournent mal, qui arrive en renfort.

Stocker les pièces et matériaux dont vous avez le plus de chances d'avoir besoin

Une énorme partie de la préparation est d'avoir les bons outils prêts à partir.

« Mon homologue, aussi scieur, transportait le carburant, une hache, et un kit de pièces de rechange complet pour notre scie, » dit Nick.

Parce que vous connaissez déjà vos actifs et avez une assez bonne idée de ce qui peut et souvent va mal, vous pouvez avoir toutes les pièces et matériaux MRO en main pour quand vous en avez besoin. Les pompiers ne se présentent pas sans leurs pelles. Les techniciens doivent arriver sur site avec la bonne boîte à outils.

Bien connaître vos outils et équipements

Mais avoir les bons outils ne suffit pas. Vous devez aussi savoir comment les utiliser.

« Nous pouvions démonter et échanger n'importe quelle pièce sur notre scie et la remettre en marche en quelques minutes, les yeux bandés. »

Il y a différentes façons de faire cela. L'une est de s'assurer que vous avez des techniciens expérimentés qui connaissent leur travail. Mais une autre partie importante du puzzle est de trouver des moyens de rendre les données sur vos actifs et équipements facilement accessibles. Si quelqu'un travaille sur un actif pour la première fois, ils ont besoin de données fiables pour les aider.

Mettre en place des étapes pour après toute l'action pour être rapidement prêt à nouveau

Même après que la fumée s'est dissipée, il y a encore du travail à faire, explique Nick.

« Après qu'on descendait d'un déploiement, on faisait une analyse approfondie de notre équipement, nettoyage, échange de pièces, inspection complète sur chaque pièce d'équipement qu'on a utilisée ou pas utilisée. »

Pour la maintenance réactive, vous devriez inclure quelques étapes après que l'actif ou l'équipement est de retour en marche.

Premièrement, vous pouvez vous concentrer sur vos outils et inventaire MRO, en vous assurant que tout fonctionne encore et que vos stocks sont prêts à être réapprovisionnés. Deuxièmement, dans le cadre d'un programme FRACAS plus large, vous pouvez mettre en place des moyens de confirmer que vous avez utilisé les bons correctifs et qu'ils sont susceptibles de durer.

Comment un CMMS facilite-t-il l'extinction des incendies de maintenance ?

Si vous voulez appliquer les meilleures idées du combat d'incendie à votre programme de maintenance réactive, cela vaut la peine d'implémenter un logiciel CMMS moderne.

Les vieilles méthodes basées sur papier et tableurs allaient peut-être bien dans le passé, mais maintenant elles ne sont pas assez bonnes. Pensez-y comme ça : les pompiers d'aujourd'hui n'utilisent pas de pompes tirées par des chevaux et des seaux.

Les solutions modernes de gestion de maintenance vous aident à créer une organisation claire avec des rôles assignés pour tout le monde. Le responsable maintenance peut contrôler chaque étape de la gestion des tâches, examiner les demandes et puis générer, prioriser, assigner et suivre les bons de travail. Et parce que l'information est accessible via n'importe quel appareil connecté à Internet, les techniciens savent tout de suite où vous avez besoin d'eux.

Et quand ils y arrivent, ils ont tout ce dont ils ont besoin pour travailler vite et efficacement, y compris :

• Historiques détaillés de maintenance et réparation des actifs
• Instructions étape par étape
• Listes de contrôle personnalisables
• Schémas numériques, images et manuels OEM
• Pièces et matériaux associés

Et parce que vous pouvez suivre votre inventaire en utilisant le logiciel, vous pouvez vous assurer que ces pièces et matériaux associés sont là pour eux. Vous définissez des niveaux de commande personnalisables pour chaque article, et quand vous descendez en dessous, le logiciel vous envoie automatiquement un avertissement et aide à automatiser certaines des étapes pour commander plus auprès des fournisseurs.

Prochaines étapes

Prêt à devenir meilleur pour éteindre les incendies ?

Hippo est là pour vous aider à obtenir la solution qui vous convient le mieux, y compris répondre à vos questions sur les logiciels de gestion de maintenance, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Résumé

La maintenance réactive a une mauvaise réputation, et beaucoup de cela est mérité. C'est le travail que vous devez faire quand les actifs et équipements échouent sans avertissement. Bien que vous puissiez prendre des mesures pour la prévenir, vous ne pouvez pas l'éviter complètement, c'est pourquoi il est logique d'investir dans les compétences réactives du département de maintenance. Parce que les pompiers sont des experts en « courir partout éteindre des incendies, » vous pouvez appliquer leurs idées pour combattre la maintenance réactive, y compris avoir des rôles et responsabilités définis, toujours apporter les bons outils et savoir comment les utiliser, et mettre en place un processus après-action pour vous assurer que vous êtes prêt pour la prochaine flambée. Un bon CMMS rend tout cela plus facile en rationalisant la façon dont vous gérez les ressources et assurez que l'équipe a les outils et le savoir-faire dont ils ont besoin.