11 conseils pour tirer le meilleur parti de votre système EAM

Cela fait 12 mois que vous avez terminé la mise en œuvre du système de gestion des actifs d'entreprise (EAM) de votre usine et célébré la date de mise en service du système.

Vous avez accompli toutes les bonnes choses lors de la mise en œuvre. Vous avez employé un consultant en implémentation EAM expérimenté. Vous avez formé une équipe de mise en œuvre interne pour apporter votre contribution et accomplir les tâches. Vous avez documenté les processus d'affaires. Vous avez collecté des données et les avez entrées dans le MAE. Et, vous avez mené des sessions de formation. Mais, l'EAM ne fournit pas les informations requises par les différents responsables de fonction pour soutenir les décisions commerciales.

Qu'est ce qui ne s'est pas bien passé? Où allons-nous à partir d'ici? Est-ce le système, les données ou les personnes ? Les informations requises sont-elles contenues dans le système et si oui, comment y accéder ? Que faisons-nous, en tant qu'administrateurs système EAM, pour corriger ce problème ?

Ce ne sont là que quelques-unes des questions qui sont posées par chaque organisation lorsque des informations décisionnelles sont nécessaires et semblent ne pas être disponibles. Si cette situation persiste, la haute direction peut commencer à remettre en question la logique derrière l'achat et la mise en œuvre de ce qui est généralement un système coûteux. Ils se demanderont bientôt quand le retour sur investissement (ROI) sera réalisé, ou s'il le sera un jour. Les utilisateurs du système commenceront à se demander si le nouveau système est meilleur qu'aucun système comme avant. La prise en charge de l'utilisation continue du système peut diminuer ou être remise en question.

Indépendamment de ce qui a pu mal tourner, vous pouvez déterminer comment tirer le meilleur parti de votre EAM. Il peut s'agir simplement de déterminer où chercher. Il peut aussi s'agir simplement de ce qu'il faut rechercher. Tous les systèmes EAM contiennent les mêmes capacités de base à l'appui de vos fonctions de maintenance, de fiabilité et de matériaux. La façon dont vous implémentez et utilisez ces capacités déterminera quelles données sont disponibles en cas de besoin. Vous devez d'abord élaborer un plan d'action (Où allons-nous à partir d'ici ?).

Voici (sans ordre de priorité) quelques-unes des activités de base qui devraient être incluses dans votre plan.

1) Déterminer quelles décisions commerciales doivent être prises et quelles informations sont nécessaires pour étayer ces décisions. Des efforts excessifs peuvent être déployés pour examiner et mettre à jour les données du système uniquement pour apprendre qu'elles ne sont pas nécessaires pour la prise de décision. Déterminez le format des exigences en matière de données et documentez ces exigences afin que toutes les parties impliquées restent concentrées sur le(s) même(s) objectif(s).

2) Effectuez un examen de la mise en œuvre du système pour déterminer si une zone a été négligée ou non terminée. Avez-vous lésiné sur un domaine pour terminer un domaine qui était perçu comme ayant une priorité plus élevée ? Avez-vous réalisé toutes les actions que le plan prévoyait ? Et le consultant en mise en œuvre a-t-il fait ce pour quoi il a été engagé ?

3) Comme indiqué, tous les systèmes contiennent les mêmes capacités de base ; Cependant, le système sélectionné a-t-il pris en charge votre processus métier documenté ou avez-vous tenté de modifier vos processus pour les adapter au système ? Un EAM réussi et produisant des résultats sera mis en œuvre pour s'adapter aux processus opérationnels de l'usine. Examiner les processus d'affaires et s'assurer qu'ils sont suivis comme documentés. Examinez la mise en œuvre de l'EAM pour vous assurer qu'elle prend en charge les processus documentés.

4) Consultez le manuel de l'utilisateur EAM qui a été développé lors de la mise en œuvre du système. Ce manuel doit contenir des procédures à utiliser par divers rôles lors de l'utilisation du système EAM. Les utilisateurs du système suivent-ils les procédures établies ? Les procédures collectent-elles et enregistrent-elles des informations pouvant être utilisées pour la prise de décision ? Les procédures nécessitent-elles une révision pour garantir que des données significatives sont collectées ? Ce manuel aurait également dû être utilisé comme base pour la formation des utilisateurs.

5) Examinez les dossiers de formation pour déterminer si des sessions de formation ont été dispensées pour chaque niveau de rôle et si tous les utilisateurs du système ont suivi cette formation. Examinez les supports de formation pour déterminer si le manuel de l'utilisateur du système a été utilisé pour développer les supports de formation. Discutez avec les utilisateurs du système pour déterminer si une formation de recyclage est nécessaire. Si nécessaire, programmez une formation de recyclage pour tous les utilisateurs du système.

6) Passez en revue les outils utilisés lors de la mise en œuvre du système pour collecter les données à télécharger dans l'EAM. Ceux-ci peuvent prendre la forme de feuilles de calcul manuelles, de bases de données électroniques ou d'une combinaison des deux. Dans certains cas, ces données peuvent avoir été fournies par le fournisseur/vendeur. Incluez les éléments suivants dans votre examen des données :les données de la plaque signalétique des actifs (équipement), les données d'inventaire des matériaux, les procédures de maintenance préventive et prédictive, les données des employés (travailleurs), etc. Examinez le processus suivi lors du téléchargement de ces données dans le système EAM. Ce processus était-il complet et minutieux ?

7) Passez en revue les codes système développés dans le système EAM à l'appui des processus métier. Ont-ils été correctement saisis ? Supportent-ils le processus de prise de décision ? Les utilisateurs du système les emploient-ils correctement ? Ces codes nécessitent-ils des modifications afin de fournir les données nécessaires à la prise de décision ?

8) Examinez chaque module système pour déterminer les champs standard disponibles pour l'enregistrement des données. Déterminez si ces champs standard, lorsqu'ils sont remplis correctement, fourniront les informations demandées. Déterminez s'il existe la possibilité de créer des champs supplémentaires dans les différents modules. Déterminez si des champs supplémentaires ont été créés lors de la mise en œuvre du système et s'ils sont documentés dans le manuel de l'utilisateur du système.

9) Passez en revue chaque module contenu dans le système EAM pour comprendre l'exhaustivité et l'applicabilité des données contenues. Les divers modules doivent inclure :les actifs (équipement), l'inventaire, la liste des tâches (procédures PM/PdM), les bons de travail, l'historique des actifs, etc. Déterminez si le manuel de l'utilisateur du système décrivait quelles données étaient requises par chaque module et comment les saisir correctement. Déterminez si la formation a été dispensée pour s'assurer que chaque utilisateur a compris ces exigences et leur importance.

10) Déterminer quels rapports standard sont disponibles à partir du système EAM. Utilisez le manuel d'utilisation du système développé au cours de la mise en œuvre pour déterminer si les champs de données contenus dans ces rapports standard ont été traités dans les diverses procédures de collecte et de saisie des données. Comparez les champs de ces rapports standard avec les informations requises par la direction pour déterminer si les données correctes sont collectées, saisies dans le système et récupérées par les rapports.

11) Si nécessaire, demandez l'aide d'un représentant des technologies de l'information (IT) pour créer des rapports personnalisés pour tenter de récupérer les données demandées à partir de la base de données du système EAM. Utilisez les exigences de la direction pour développer ces rapports. Déterminez à partir de ces rapports si les données sont saisies dans le bon format et si elles sont saisies dans le bon champ d'enregistrement. Ces rapports doivent indiquer si des données sont disponibles pour soutenir le processus décisionnel de l'entreprise. Si les données peuvent être récupérées, la décision doit être prise de conserver le format du rapport et de le rendre disponible pour une utilisation par d'autres ou de le conserver comme rapport spécial à utiliser si nécessaire. Si les données ne peuvent pas être récupérées, cela indique qu'une enquête plus approfondie ou une éventuelle modification du système peut être nécessaire.

Cette liste d'activités est un point de départ pour tirer le meilleur parti de votre système EAM. Toutes les activités peuvent ne pas s'appliquer à votre système. Le système utilisé et les processus opérationnels établis détermineront quelles activités doivent être entreprises et dans quel ordre elles doivent être accomplies. Pour toutes les activités nécessaires, il est important de les compléter dans leur intégralité et de bien documenter les résultats. Continuez à poser des questions jusqu'à ce que vous receviez des réponses ou que la situation soit corrigée. Plus important encore, documentez les résultats et re-communiquer et former tous les utilisateurs. Rendez-le important !

Nous pouvons également déterminer à partir de cette liste d'activités qu'un système EAM est un progiciel (outil) qui requiert et, dans un certain sens, exige la discipline de tout progiciel d'entreprise. Cet outil ne sera efficace que si les gens reçoivent une formation appropriée, utilisent le système selon des processus définis et fournissent des commentaires pour une amélioration continue. Un système EAM est comme n'importe quel autre progiciel - son succès dépend de la façon dont il est mis en œuvre et, plus important encore, de la façon dont il est utilisé.

À propos de l'auteur :
Mike Willard, CMRP, est un consultant senior pour l'ingénierie du cycle de vie (LCE) avec plus de 30 ans d'expérience en maintenance et fiabilité. Tout au long de sa carrière, Mike a travaillé avec des organisations industrielles, d'installations et gouvernementales pour mettre en œuvre des processus de fiabilité dans divers flux de travail, notamment le contrôle du travail, la planification et l'ordonnancement, l'ingénierie de fiabilité, la gestion des matériaux, les soins aux opérateurs et les systèmes EAM. Vous pouvez joindre Mike à [email protected]. Pour plus d'informations sur LCE, visitez www.LCE.com.