Un petit guide pour choisir une GMAO

Choisir un logiciel de GMAO

Cet article décrit tout ce que vous devez savoir sur le choix d'une GMAO, avec des conseils, des stratégies, des modèles de notation et plus encore pour vous aider à faire le bon choix.

Table des matières

1. Comment utiliser ce guide
2. Phase 1 :Constituez votre équipe
3. Phase 2 :Définissez vos objectifs
4. Phase 3 : Évaluer les options de GMAO
5. Le résultat final

Choisir le bon logiciel de GMAO peut faire la différence entre maîtriser votre maintenance et perdre beaucoup de temps et d'argent. C'est pourquoi il est crucial de choisir une GMAO adaptée à votre activité.

Il existe de nombreux logiciels de maintenance, il peut donc être facile de se sentir perdu ou dépassé lors du choix d'une GMAO. Mais n'ayez crainte ! Nous avons mis en évidence quelques stratégies infaillibles pour évaluer les logiciels de maintenance afin que vous puissiez vous organiser rapidement et trouver la meilleure GMAO pour votre équipe.

Comment utiliser ce guide

Les phases décrites ci-dessous vous aideront à savoir comment choisir une GMAO adaptée à votre activité, votre budget et vos opérations de maintenance :

1. Tout d'abord, nous examinons comment consulter les principales parties prenantes et obtenir l'adhésion de votre équipe.
2. Ensuite, nous vous aiderons à comprendre vos objectifs afin que vous puissiez concentrer votre recherche.
3. Enfin, nous vous guiderons tout au long du processus d'évaluation du logiciel de GMAO en termes d'adéquation, de coût, de fonctionnalités et de mise en œuvre.

Phase 1 : constituer votre équipe

Il est important de penser à chaque personne qui interagira avec le logiciel, à ce qu'elle pense de l'adoption d'un nouveau processus et à ce dont elle a besoin dans une GMAO. Cette section décrit qui rassembler et comment, afin que vous puissiez obtenir l'adhésion et vous assurer que les principales parties prenantes sont sur la même longueur d'onde.

Qui faut-il consulter lors du choix d'une GMAO

Consulter les bonnes personnes au début de votre recherche vous aidera à faire un pas de plus vers le choix d'une GMAO basée sur une approche plus holistique de la maintenance.

Administrateurs système et responsables de maintenance  :Ces personnes superviseront l'utilisation quotidienne de la GMAO, il est donc très important de les impliquer dès le début du processus pour aider à obtenir l'adhésion et à améliorer l'adoption du système.

Techniciens  :Ce sont les personnes qui utiliseront le plus la GMAO, leur avis sur les fonctionnalités, la convivialité et l'ouverture à adopter le logiciel est donc crucial.

Opérateurs  :Les opérateurs doivent jouer un rôle important dans le processus d'ordre de travail et de demande de travail, c'est pourquoi leur contribution doit être prise en compte.

Ingénieurs en fiabilité  :Les ingénieurs en fiabilité sont essentiels pour utiliser pleinement une GMAO et réussir un programme de maintenance préventive.

Gestionnaires d'inventaire  :La gestion des stocks est une partie importante de la fonction d'une GMAO, c'est pourquoi les gestionnaires d'inventaire doivent être consultés lors de la sélection d'un.

Personnel de santé et de sécurité :Il est particulièrement important de discuter avec ces membres de l'équipe lors du choix d'une GMAO si vous êtes dans un secteur fortement audité.

Équipe informatique  :Votre équipe informatique aura beaucoup d'informations sur si et comment une GMAO peut s'intégrer à l'infrastructure technologique existante de votre établissement.

Exécutifs  :les PDG, les directeurs financiers et autres cadres dirigeants utilisent souvent un logiciel de GMAO pour prendre des décisions basées sur les données concernant l'avenir de l'entreprise.

Questions pour obtenir des informations et l'adhésion des parties prenantes

1. Répondez à la question « Qu'est-ce que j'y gagne ? » pour chaque utilisateur du système. Demandez à toutes les personnes concernées par une GMAO comment elles envisagent d'utiliser le logiciel et les défis qu'elles envisagent pour l'adopter.
2. Votre culture d'entreprise favorisera-t-elle le passage à une GMAO ? L'adhésion, de haut en bas, est extrêmement importante pour une mise en œuvre réussie de la GMAO. Identifiez toute opposition au logiciel de maintenance et trouvez une solution à ces problèmes.
3. Quels systèmes, processus et ressources peuvent faciliter l'adoption de la GMAO ? Il est essentiel d'éduquer et de permettre à tout le monde dans votre établissement de comprendre la valeur d'une GMAO. Élaborer une politique de gestion des actifs, partager des articles utiles et inclure les parties prenantes dans des démos et des essais gratuits sont des moyens d'y parvenir.

Choisir une GMAO qui convient le mieux à votre équipe

Une GMAO est aussi efficace que les personnes qui l'utilisent. Si le logiciel ne dispose pas des outils dont votre équipe a besoin ou si les utilisateurs refusent de s'adapter à une nouvelle façon de faire les choses, votre investissement sera vain. C'est pourquoi il est important de décider qui doit être consulté lors du choix d'une GMAO et ce dont ils ont besoin en matière de logiciel de maintenance. Avec cet aperçu, vous pouvez évaluer différentes options avec une vue complète de la façon dont une GMAO affectera votre opération.

Choisir la bonne GMAO peut faire la différence entre maîtriser votre maintenance et perdre beaucoup de temps et d'argent.

Phase 2 :Définissez vos objectifs

Vous ne pouvez pas trouver la bonne solution si vous ne savez pas à quels problèmes vous êtes confrontés. La recherche d'une GMAO commence par la définition des problèmes que vous souhaitez résoudre et l'établissement d'objectifs à court et à long terme.

Questions pour définir vos objectifs

1. Quels sont les objectifs à long terme de votre service de maintenance et de votre entreprise ?
2. Quel est le plus gros problème ou frustration pour votre équipe de maintenance ?
3. Quels KPI ou objectifs de maintenance souhaitez-vous atteindre ?
4. Votre opération a-t-elle plusieurs sites ? De combien d'éléments et de pièces disposez-vous ?
5. Quelle stratégie de maintenance utilisez-vous actuellement et que souhaitez-vous utiliser à l'avenir ?
6. Quelle est la charge de travail quotidienne de votre équipe de maintenance ?
7. À quelles règles de santé et de sécurité votre entreprise doit-elle se conformer ?

Conseils pour comprendre vos objectifs

1. Discutez avec les décideurs de votre entreprise de la façon dont ils définissent le succès à court et à long terme et de la direction qu'ils prennent pour votre secteur.
2. Quantifiez vos performances autant que possible, identifiez les faiblesses (telles que des temps d'arrêt trop longs ou une maintenance non planifiée) et découvrez ce qui est à l'origine de ces points faibles.
3. Audit vos systèmes et processus de maintenance. Déterminez ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas. Parlez à votre équipe de maintenance des obstacles quotidiens auxquels elle est confrontée.
4. Créez une liste de vos cinq principaux objectifs pour les un, trois et cinq ans.

Quelle GMAO vous aidera à atteindre vos objectifs ?

Il est trop tôt pour choisir la meilleure GMAO, mais ce processus vous aide à découvrir si vous en avez même besoin. Votre solution actuelle peut être suffisante, surtout si votre entreprise est petite, prospère et capable d'évoluer pour l'avenir. D'un autre côté, cette partie du processus indiquera clairement s'il existe un écart technologique au sein de votre équipe de maintenance et vous mettra sur la voie de combler cet écart.

Phase 3 : Évaluation de vos options de GMAO

Jusqu'à présent, nous avons pris la vue de 10 000 pieds de choisir une GMAO. Les sections suivantes vous ramèneront à la réalité afin que vous puissiez examiner les détails de chaque option logicielle, de la manière dont elle s'adapte à votre installation, son coût, ses fonctionnalités et la manière dont elle peut être implémentée.

Choisir une GMAO qui correspond à vos besoins

Ces questions et conseils peuvent vous aider à affiner les règles du jeu et à identifier une poignée de solutions qui pourraient vous aider à atteindre vos objectifs (nous parlerons de réduire encore plus cette liste à l'étape suivante).

Questions pour vous aider à définir vos besoins

1. Combien pouvez-vous dépenser le plus chaque année pour une GMAO ?
2. Êtes-vous capable de mesurer les performances de vos actifs ?
3. Quel est votre calendrier d'achat et de mise en œuvre d'une GMAO ?
4. Disposez-vous de ressources et de systèmes informatiques pouvant prendre en charge une GMAO sur site ?
5. Quels systèmes et processus sont en place pour soutenir l'adoption de nouveaux logiciels ?

Conseils pour établir vos besoins

1. Décrivez un budget sur cinq ans pour la GMAO afin de voir ce que vous pouvez dépenser de manière réaliste.
2. Faites l'inventaire de vos actifs et évaluez leur criticité, leurs modes de défaillance et leur capacité à s'intégrer à la technologie.
3. Définir une date limite pour le choix et la mise en œuvre d'un système. Décrivez ce que vous souhaitez réaliser au cours des 30, 60 et 90 premiers jours.
4. Discutez avec votre équipe informatique de la capacité de votre établissement à installer des logiciels sur site ou dans le cloud.
5. Examinez toutes les SOP, politiques, canaux de communication et autres systèmes et processus existants. Répertoriez toutes les mises à jour ou nouvelles ressources nécessaires à l'adoption de la GMAO.
6. Essayez de répondre à la question :« Qu'est-ce que j'y gagne ? » pour chaque personne qui interagira avec le logiciel. Cela inclut les responsables de la maintenance, les techniciens, les opérateurs, les ingénieurs de fiabilité, les responsables des stocks, le personnel de santé et de sécurité et les cadres.

Quelle GMAO répond aux besoins de votre opération ?

A présent, vous devriez avoir une idée plus claire de ce que vous voulez dans une GMAO. À ce stade, vous pouvez éliminer toute option qui n'est pas financièrement réaliste et déterminer si la solution sur site ou dans le cloud est la solution idéale pour vous. Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour mettre en œuvre une solution sur site, telle qu'une assistance informatique en interne, vous pouvez supprimer cette option de votre liste.

Comprendre le vrai coût d'une GMAO

La plupart des plates-formes de GMAO vous permettent d'économiser de l'argent à long terme, mais la bonne vous aidera à maximiser le retour sur investissement maintenant et au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Cette section vous aide à connaître le coût réel du logiciel afin que vous puissiez trouver la meilleure GMAO.

Questions pour comprendre le coût d'une GMAO

1. Quel est votre budget pour une GMAO ? Quels facteurs influenceront ce nombre à l'avenir ?
2. Combien de personnes utiliseront la GMAO et comment ce nombre augmentera-t-il sur cinq ans ?
3. Quels indicateurs de performance clés seront utilisés pour évaluer le retour sur investissement ?
4. Quel est le coût total de chaque option de GMAO (achat, abonnements, formation, support et mises à niveau) ?
5. Quelles sont les structures tarifaires de chaque option GMAO ? La tarification est-elle flexible ou êtes-vous lié par un contrat ?
6. Quels sont les coûts indirects de chaque option de GMAO ? (temps, infrastructure informatique, nouvelles recrues) ?

Conseils pour comprendre le coût d'une GMAO

1. Des plateformes de GMAO gratuites existent et de nombreux fournisseurs proposent des versions gratuites de leur logiciel de GMAO. Cependant, il existe souvent des limites concernant les utilisateurs, les actifs, les bons de travail, les fonctionnalités et le support. Comprenez ces limites et comment elles affectent votre fonctionnement lors du choix d'une GMAO.
2. Étant donné que la plupart des structures tarifaires de la GMAO sont basées sur le nombre d'utilisateurs, il est important de savoir qui utilisera le système et comment ce nombre augmentera à l'avenir.
3. Assurez-vous de bien comprendre le coût de l'installation, de l'infrastructure informatique, de l'assistance, de la formation, des mises à niveau, des intégrations, de l'équipement (comme du matériel supplémentaire ou des appareils mobiles comme les tablettes) et le temps qu'il faudra pour implémenter correctement le système. Certains fournisseurs de GMAO incluent le support dans le coût de l'abonnement et d'autres non. Des coûts d'assistance et de mise en œuvre inattendus peuvent facilement faire dérailler votre budget.
4. L'utilisation d'un logiciel de maintenance permet souvent d'économiser de l'argent ailleurs, comme l'inventaire et la main-d'œuvre. Les mesures que vous utilisez pour quantifier la valeur de votre GMAO vous aideront à établir un budget et à définir quelles fonctionnalités valent le coût.

Choisir une GMAO pour votre budget

C'est ici que vous pouvez vraiment commencer à réduire les choix. Une GMAO est probablement hors d'usage si elle coûte plus que votre budget. Il en va de même pour une GMAO qui n'est pas financièrement viable à mesure que votre organisation se développe.

Vous ne pouvez pas trouver la bonne solution si vous ne savez pas à quels problèmes vous êtes confrontés. La recherche d'une GMAO commence par la définition des problèmes que vous souhaitez résoudre et l'établissement d'objectifs à court et à long terme.

Évaluer les fonctionnalités et les avantages d'une GMAO

Chaque GMAO possède des dizaines de fonctionnalités avec différents niveaux de capacité et de personnalisation. La simple lecture d'une liste de tous les outils ne vous rapprochera pas davantage du choix de la GMAO la mieux adaptée à votre opération. Cette section vous aide à évaluer stratégiquement les fonctionnalités de la GMAO et à identifier le logiciel le mieux adapté à votre opération.

Modèle de notation des fonctionnalités de la GMAO

Notre modèle complet de notation des fonctionnalités de GMAO peut vous aider à évaluer chaque fournisseur de GMAO sur ses fonctionnalités disponibles, sa valeur et ses performances en fonction des objectifs et des priorités de votre établissement. Cliquez sur l'image ci-dessous pour télécharger notre modèle de notation des fonctionnalités de la GMAO.

Autres éléments à prendre en compte lors de l'évaluation des fonctionnalités de la GMAO

1. N'hésitez pas à contacter un fournisseur si vous avez des questions sur une fonctionnalité. Ils peuvent expliquer si cette fonctionnalité est disponible et à quoi elle ressemble en action.
2. Vérifiez si chaque option de GMAO a une version mobile. Une application de GMAO mobile vous permet de travailler en déplacement et peut être un outil extrêmement précieux.
3. Réfléchissez aux autres systèmes qui doivent s'intégrer à votre GMAO (tels que les systèmes logiciels d'autres départements) et découvrez si ces intégrations sont possibles avec chaque option.
4. Chaque niveau de tarification de la GMAO s'accompagne de fonctionnalités supplémentaires. Assurez-vous que les fonctionnalités que vous évaluez sont disponibles dans le niveau qui correspond à votre budget.
5. Certains fournisseurs de GMAO vous permettent de personnaliser certaines fonctionnalités, telles que les tableaux de bord ou les rapports. Découvrez si chaque solution offre cette option.
6. Soyez réaliste. Vous pourriez avoir besoin ou vouloir une certaine fonctionnalité, mais cela ne signifie pas que vous pourrez l'utiliser avec succès avec les ressources et l'expertise disponibles.
7. Pensez aux fonctionnalités en dehors de la plate-forme de GMAO, telles que la formation et l'assistance.

Quelle GMAO offre le meilleur rapport qualité-prix ?

Toute GMAO qui obtient un score bien inférieur à celui des autres candidats sur le tableau d'évaluation doit être supprimée de votre liste. Vous pourriez être tenté de conserver certaines des options les moins bien notées si elles coûtent moins cher. Cependant, s'ils n'ont pas les fonctionnalités dont vous avez besoin, ils ne vaudront pas l'investissement à n'importe quel prix. Réduisez votre liste de leaders de la GMAO aux deux à cinq premiers. L'étape suivante consiste à voir si l'un de vos finalistes est trop beau pour être vrai. C'est la question à laquelle nous cherchons à répondre dans notre prochaine section.

Définition du périmètre de votre implémentation GMAO

Le choix d'une GMAO n'est pas qu'une question de chiffres. Oui, le prix compte et les fonctionnalités aussi, mais le facteur humain doit également être pris en compte lors du choix de la meilleure GMAO. Cette section explore comment vous pouvez naviguer dans l'élément humain lors du choix d'une GMAO.

Cinq éléments à prendre en compte pour la mise en œuvre de la GMAO

1. Est-il facile d'utiliser la GMAO ? Les techniciens, les opérations et autres n'utiliseront pas le logiciel correctement (ou pas du tout) s'il n'est pas convivial. Demandez aux fournisseurs de GMAO un essai gratuit et découvrez par vous-même à quel point il est facile à utiliser.
2. À quoi ressemblent les processus de mise en œuvre, de formation et d'assistance ? Vous et votre équipe aurez besoin d'aide pour configurer et utiliser le logiciel. Recherchez l'assistance offerte par les fournisseurs de GMAO pour la configuration, la formation et les ressources d'assistance (centre d'aide numérique, vidéos de formation, support client, etc.).
3. Qu'est-ce qui peut mal se passer ? La route vers le succès de la GMAO ne sera pas sans défis. Connaître les obstacles qui vous attendent vous aidera à vous y préparer. Interrogez les fournisseurs de GMAO sur les défis courants de la mise en œuvre de leur système. Parlez aux entreprises qui utilisent le logiciel et renseignez-vous sur les obstacles auxquels elles ont été confrontées.
4. Quelle est la prochaine étape ? Déterminez à quoi ressembleraient les prochaines étapes si vous optiez pour une GMAO demain. Réfléchissez aux personnes à notifier et établissez un calendrier de mise en œuvre.
5. Que se passe-t-il après la mise en œuvre ? La mise en œuvre d'un logiciel n'est que le début de votre cheminement vers le succès de la GMAO. Vous devez décider comment suivre les résultats, vous assurer que le système est utilisé correctement, intégrer les nouveaux employés et évoluer vers la croissance. Interrogez les fournisseurs potentiels sur l'assistance et les ressources qu'ils proposent dans le passé.

Quelle GMAO est la gagnante ?

C'est la fin de la route. L'acte final. L'heure de la décision. Vous avez fait vos recherches, posé les bonnes questions et parlé à tous ceux dont vous avez besoin. Le dernier appel consiste à choisir une GMAO pour répondre à vos besoins commerciaux les plus urgents à court et à long terme, avec les services et l'équipe pour vous accompagner tout au long de la transition.

Le résultat final

Choisir une GMAO peut sembler effrayant au premier abord. Regarder les signes du dollar et penser à la mise en œuvre pendant des semaines peut être un gros casse-tête. Lorsque tout cela vous semble trop, il suffit de faire un examen approfondi et de suivre trois étapes simples :

1. Consultez les joueurs clés tout en obtenant l'adhésion
2. Définir vos objectifs
3. Évaluez le logiciel en fonction de son adéquation, de son coût, de ses fonctionnalités et de sa mise en œuvre.

Avec toutes ces informations et informations, les nuages ​​​​d'orage se sépareront et vous pouvez être sûr que la GMAO que vous sélectionnez est la mieux adaptée à votre opération.