Série Expert CMMS Partie 6 : 3 étapes éprouvées pour optimiser votre calendrier post-achat

Même après avoir déployé avec succès votre nouveau logiciel (lisez la Partie 5 : 9 conseils pour optimiser votre déploiement pour plus d'informations), il reste du travail à faire pour assurer le soutien continu de votre système. La période post-achat est un moment où les fonctionnalités, la formation et la configuration peuvent être affinées et mesurées. En portant un regard critique sur votre système, vous pourrez aller au-delà des fonctionnalités de base apprises initialement et creuser des fonctionnalités plus avancées. Cette section expliquera les étapes de suivi à compléter 1 à 2 mois après le déploiement de votre système pour assurer son optimisation continue.

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3 étapes pour un calendrier post-achat parfait

Court terme (3 semaines à 1 mois)

Évaluez votre base de données nouvellement créée et déterminez ses forces et faiblesses actuelles. Assurez-vous que toutes les fonctionnalités de base fonctionnent correctement, que tous les utilisateurs reçoivent les bonnes notifications de bons de travail et mises à jour de statut, et que votre équipe prend l'habitude d'intégrer ce nouveau système dans leur vie professionnelle quotidienne. Parlez à différents utilisateurs pour comprendre les défis auxquels ils peuvent être confrontés et faites un suivi avec un membre de l'équipe de formation de votre fournisseur pour demander conseil ou obtenir plus de formation pour atténuer ces problèmes. Si un processus fonctionne vraiment bien ou si vous voyez un grand avantage d'une fonctionnalité particulière, peut-être que quelqu'un d'autre dans votre organisation verrait également un avantage à utiliser l'outil. Ajoutez lentement de nouvelles permissions aux utilisateurs pendant cette période tout en trouvant un équilibre entre fonctionnalité robuste et simplicité du logiciel. Ces petits changements et ajustements du système aideront à répondre aux préoccupations des utilisateurs tout en tirant le meilleur parti de votre logiciel

Moyen terme (1 à 2 mois)

Après environ un mois d'utilisation cohérente du logiciel, vous aurez collecté suffisamment de données d'historique de maintenance pour commencer à faire des rapports sur ces activités. Le reporting est l'une des fonctionnalités les plus robustes et bénéfiques qu'un CMMS puisse fournir. Vous pouvez analyser des données en profondeur pour découvrir des modèles et prendre de meilleures décisions. Des décisions RH aux décisions de réparation et de remplacement en passant par la réapprovisionnement en pièces de rechange, vous pouvez faire des rapports sur une grande variété d'éléments ou affiner votre focus pour visualiser des données microscopiques. Vous aurez probablement besoin d'une ou deux sessions de formation pour explorer adéquatement les outils de reporting de votre logiciel. Comme la portée du reporting peut être si variée, d'autres membres de votre équipe peuvent également trouver un avantage dans cette fonctionnalité. Contactez votre fournisseur pour réserver une session de formation axée uniquement sur le reporting pour votre équipe. Le fournisseur peut expliquer différents types de reporting qui peuvent être utiles pour les parties prenantes de votre équipe, ou chaque membre peut assister à la session avec un objectif de reporting en tête.

Long terme (3 mois et plus) :

En plus de la formation au reporting, familiarisez-vous mieux avec toutes les fonctionnalités de votre logiciel en réservant des sessions avec l'équipe de support de votre fournisseur. Assurez-vous de garder ces sessions courtes — limitez-les à une heure à la fois — mais fréquentes. Une fois que vous serez au courant des nombreux tenants et aboutissants de votre système, vous pourrez vraiment maîtriser votre logiciel. Gardez à l'esprit que les fournisseurs de logiciels publient de nouvelles mises à jour tout au long de l'année. Selon que votre système est déployé via le web ou est une solution installée, ces mises à niveau seront reçues et communiquées à votre équipe différemment. Avec le web, de petits changements qui peuvent s'avérer très bénéfiques pour l'utilisateur ne sont pas toujours communiqués directement. C'est pourquoi il est important de rester informé en profitant des ressources gratuites que votre fournisseur fournit très probablement. Ces ressources continues incluent du nouveau contenu CMMS comme des vidéos, des articles, des messages sur les réseaux sociaux et des articles de blog. Abonnez-vous à la newsletter de votre fournisseur, suivez-les sur LinkedIn et lisez leur dernier article. Vous pouvez également vérifier avec votre responsable de compte pour voir ce qui est nouveau et ce qui est sur leur feuille de route de développement logiciel (alias une chronologie de quand de nouvelles fonctionnalités seront publiées). En restant au courant des dernières nouveautés, vous serez le premier à obtenir de nouvelles informations et aurez très probablement l'occasion de partager votre avis sur ces changements pendant qu'ils sont encore en phase de test bêta.

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Lisez la suite pour notre dernière partie de la série d'experts CMMS en 7 parties, où nous vous guiderons à travers les 6 pièges CMMS courants et comment les éviter !