Nouveaux arrivants : un atout stratégique pour l'amélioration continue

Accueillir de nouveaux collaborateurs dans une entreprise n'est pas une tâche aisée. C'est même un véritable défi RH souvent sous-estimé. Pourtant, les résultats d'une politique d'intégration efficace sont réels et tangibles. Les nouvelles recrues sont plus à même d'adhérer aux valeurs de l'entreprise et de devenir rapidement opérationnelles. Pour y parvenir, la gestion des nouveaux arrivants devra s'appuyer sur deux axes majeurs : la gestion des connaissances et l'amélioration continue.

La gestion des connaissances comme support

Une bonne intégration des nouvelles recrues commence bien avant leur arrivée dans l'entreprise. En fait, cette intégration se prépare même avant leur recrutement. En effet, l'entreprise est une structure vivante : certains collaborateurs arrivent, d'autres partent, d'autres changent de poste. Tous ces mouvements entraînent des « transferts » de connaissances. Des transferts qui, s'ils sont mal maîtrisés, peuvent mener à des pertes de savoir-faire dont l'entreprise pourrait souffrir. Pour éviter cela, chaque structure doit s'inscrire dans une démarche de gestion des connaissances. Cette démarche facilitera la transmission des connaissances au sein de l'organisation par :

• La détermination du socle de connaissances commun que tout collaborateur doit avoir (historique, vision, mission, valeurs, etc.)
• La documentation des processus (approche flux)
• La définition des modes opératoires (approche opérationnelle)
• L'identification des zones possibles de défaillance de la transmission des connaissances

Grâce à cette approche transversale, la gestion des connaissances permettra de rassembler toutes les informations et supports nécessaires à la mise en place d'un plan d'intégration pour les nouveaux arrivants.

Le plan d'intégration

Crucial pour la réussite de l'intégration des nouveaux membres de l'entreprise, le plan d'intégration matérialise la mise en œuvre concrète de la gestion des connaissances. La transmission des connaissances est donc au cœur de ce plan. Grâce à lui, les nouveaux arrivants apprendront autant sur les méthodes de l'entreprise (savoir-faire) que sur sa philosophie (savoir-être).

C'est aussi sur la base de ce plan d'intégration que les nouveaux employés se feront une première opinion de leur nouvelle structure. Paradoxalement, c'est à ce moment qu'une entreprise pourra contenir ou favoriser le turnover. En effet, un nouvel arrivant accueilli de manière chaotique ou aléatoire risque de ne pas développer un fort sentiment d'appartenance à sa nouvelle entreprise.

À l'inverse, un collaborateur accueilli grâce à un plan d'intégration solide sera beaucoup plus investi dans son travail. Le plan d'intégration doit donc être efficace, clair et parfaitement séquencé. L'objectif est de rendre les nouveaux arrivants rapidement opérationnels tout en leur permettant d'intégrer les valeurs fondamentales de l'entreprise. Un plan d'intégration efficace prendra donc plusieurs mois pour être mené à bien.

Le rapport d'étonnement pour favoriser l'amélioration continue

L'intégration des nouveaux arrivants est une opportunité d'amélioration continue souvent mal mesurée par les entreprises. En effet, on accueille dans la structure une personne qui ne la connaît pas encore. Son regard « neuf » se portera sur certains éléments ou événements qui, pour les collaborateurs déjà présents, font partie de la « routine ».

Il est donc très important de demander aux nouvelles recrues de rédiger un « rapport d'étonnement » dans lequel elles consigneront tout ce qui les a marquées, en bien ou en mal. Anonymes si possible (pour éviter l'autocensure), ces rapports permettront à la structure de se questionner et pourront déboucher sur des améliorations.

Intégrer les nouveaux arrivants est certainement un défi pour les entreprises, mais c'est aussi une opportunité. Opportunité d'amélioration continue en s'assurant que la gestion des connaissances et la transmission du savoir sont bien maîtrisées. Mais aussi, une opportunité de « fidéliser » les nouveaux collaborateurs en leur prouvant, dès le départ, que l'entreprise maîtrise à la fois son savoir-faire et son savoir-être.

Picomto est une solution pour capturer et diffuser le savoir-faire opérationnel dans l'entreprise. Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d'une solution pour faciliter l'intégration des nouveaux arrivants.