6 stratégies éprouvées pour optimiser votre gestion des stocks MRO

La moyenne des entreprises aux États-Unis dépense plus de 6 millions de dollars par an en frais de maintenance, réparation et exploitation (MRO). Ces dépenses représentent des coûts vitaux nécessaires pour maintenir une installation, un entrepôt ou une usine en bon état de fonctionnement. Pour rationaliser leurs coûts, de nombreuses entreprises gèrent les stocks MRO en implémentant des technologies d'automatisation qui assistent la logistique, la production et les activités de préparation de commandes.

Dans cet article, nous explorerons 6 conseils pour gérer les stocks MRO. Ces conseils s'appliquent à presque tous les types d'entreprises, y compris les organisations de vente au détail et de services. Gérer les articles d'inventaire essentiels de manière plus fluide peut réduire les coûts tout en améliorant vos efforts existants de maintenance et d'entretien. Vous constaterez que bon nombre de ces bonnes pratiques peuvent ajouter une valeur significative à vos programmes de gestion d'inventaire et d'actifs.

1. Choisir une approche claire pour les stocks MRO

Le fournisseur industriel Grainger met en avant deux approches principales pour définir les stocks MRO : gérée et tirée (leveraged). L'approche gérée se concentre sur l'utilisation des données pour comprendre comment l'inventaire est utilisé. Cela aide les parties prenantes clés à identifier les améliorations de processus qui peuvent éliminer les goulots d'étranglement et réduire les coûts tout en optimisant les niveaux de stock. L'approche MRO tirée adopte une perspective plus stratégique en définissant la responsabilité individuelle ou d'équipe pour les améliorations. Si elle est bien menée, cela incitera les employés qui travaillent au plus près des stocks MRO à améliorer les processus.

2. Minimiser les stocks en main

Une opération efficace ne doit détenir que juste assez d'inventaire pour gérer les activités quotidiennes avec des commandes de réapprovisionnement périodiques et planifiées. Cela crée un flux fiable pour l'inventaire, mais ne peut être atteint qu'avec une prévision de la demande précise et opportune. De nombreuses entreprises utilisent des systèmes électroniques et des alertes automatisées pour protéger les niveaux de stocks MRO contre une rupture potentielle. Ces plateformes de gestion d'inventaire peuvent souvent utiliser l'analytique pour recommander les niveaux minimums d'inventaire et les quantités de commande.

3. Solliciter les idées de vos fournisseurs

Tout comme vous souhaitez créer une relation plus forte avec vos clients, vos propres fournisseurs peuvent apporter une valeur supplémentaire à votre planification des stocks MRO. Par exemple, un fournisseur peut être disposé à augmenter son propre niveau de stock de sécurité pour satisfaire un pic de demande à venir pour une pièce particulière. Vous pourrez également travailler ensemble pour réduire des délais d'approvisionnement particulièrement longs ou identifier d'autres axes d'amélioration.

4. Définir une méthode pour l'étiquetage des composants critiques

Une procédure d'étiquetage et de tagging devrait être le composant central de votre processus de gestion des stocks MRO. Si les étiquettes d'inventaire ou les tags d'actifs sont inexacts ou manquants, il sera très difficile de maintenir des comptages d'inventaire précis. Une approche courante consiste à étiqueter et catégoriser les articles MRO en fonction de leur variabilité de la demande. Cela vous permettra de placer les pièces à forte demande dans une zone pratique et facilement accessible, tout en stockant les articles moins fréquemment utilisés ailleurs.

5. Investir dans un système de gestion d'inventaire

Quel que soit votre secteur ou vos domaines d'activité, un système de gestion d'inventaire dédié est souvent une ressource indispensable. Il existe de nombreuses options sur le marché avec des capacités pour gérer les stocks MRO, notamment les systèmes de gestion d'actifs d'entreprise (EAM), les systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO/CMMS) et les logiciels de gestion des installations (FM). Lorsque c'est possible, il est généralement préférable de choisir une plateforme de gestion centralisée qui consolide les systèmes séparés en une seule interface. De nombreux logiciels prennent également en charge les intégrations tierces via une API, vous permettant de créer une solution véritablement personnalisée.

6. Développer des KPIs pour les stocks MRO

Les outils de reporting pour l'analyse des indicateurs peuvent apporter de la visibilité sur des processus complexes. L'un des meilleurs moyens d'améliorer les pratiques de gestion des stocks MRO est de définir une suite d'indicateurs clés de performance (KPIs) qui représentent l'état actuel dans votre installation, entrepôt ou usine. Voici quelques-uns des KPIs les plus couramment utilisés pour la gestion des stocks MRO.

• Rotation des stocks (Inventory Turnover). C'est une mesure standard pour toute situation où l'inventaire doit être géré. Le taux de rotation est défini comme le nombre d'articles d'inventaire utilisés sur une période donnée. Mesurer la rotation des stocks sur une base mensuelle est souvent un excellent point de départ.
• Commandes en attente (Backorders). Il peut également être utile de mesurer le nombre d'articles d'inventaire actuellement en commande en attente chez vos fournisseurs. Le nombre de commandes en attente devrait idéalement représenter moins de 5 % de vos articles d'inventaire totaux suivis.
• Précision des stocks (Inventory Accuracy). Cette mesure est calculée en effectuant des comptages cycliques réguliers où un comptage physique est réalisé pour vérifier les numéros d'inventaire sur le terrain. Un bon référentiel à utiliser est 95 % et de nombreuses opérations visent des niveaux de précision bien plus élevés.
• Ruptures de stock (Stockouts). Une rupture de stock est enregistrée lorsqu'un article affiche une quantité disponible en inventaire, mais que la pièce ne peut pas être localisée. C'est un problème sérieux, et de nombreuses entreprises peuvent choisir de mettre en place un plan d'amélioration continue pour trouver et corriger les sources de ces erreurs.

Votre approche de la gestion des stocks MRO doit être définie en fonction de vos besoins opérationnels, de votre style de gestion et du niveau de productivité souhaité. Les bonnes pratiques de cet article peuvent vous aider à créer un programme d'inventaire rationalisé et facile à maintenir. Une gestion d'inventaire standardisée facilite également le suivi et la réduction des coûts pour chaque article dans l'installation.