Maîtriser les chargebacks : Renforcez votre supply chain dès aujourd'hui

L'année 2020 a indubitablement été focalisée sur la crise de la COVID-19, et tous les domaines de l'entreprise ont ressenti l'impact — surtout la supply chain. Jusqu'à 75 % des entreprises ont signalé des perturbations significatives dans leurs supply chains, forçant 16 % à ajuster leurs objectifs de revenus à la baisse. Mais bien avant le début de l'épidémie de COVID-19, il y avait un autre mot en « c » impactant le résultat net : les chargebacks (rétrofacturations).

Résultant d'avis d'expédition anticipés (ASN) tardifs, inexacts ou illisibles, les chargebacks sont si ancrés dans l'entreprise qu'ils sont considérés comme une véritable ligne budgétaire. En fait, ces frais mangent en moyenne 2 % du chiffre d'affaires. Pour mettre cela en perspective, une entreprise générant 10 millions de dollars par an finira par attribuer 200 000 $ à ces frais et amendes.

Après une année de tourmente économique et de perturbation de la supply chain, les fournisseurs ne peuvent pas se permettre de jeter des revenus par la fenêtre. En conséquence, les directeurs des achats ont listé la gestion des dépenses comme leur priorité numéro un, lui accordant huit fois plus de focus dans les opérations quotidiennes. Alors que les organisations continuent de chercher des moyens créatifs de réduire les coûts sans nuire à l'efficacité, une solution est claire : il est temps de prendre le contrôle des chargebacks. Voici quelques conseils pour atteindre cet objectif.

Transformer votre mentalité de passive à proactive

La première étape que les entreprises peuvent prendre aujourd'hui pour réduire les coûts inutiles sans sacrifier la productivité est de commencer à rejeter l'idée que les chargebacks sont simplement un coût de faire des affaires. Ces frais sont souvent acceptés sans contestation de manière passive. En fait, dans les années 1990, de grandes marques de distribution comme Kmart ajoutaient simplement des frais de chargeback de 2 % sur chaque commande, sous l'hypothèse que chaque fournisseur aurait des violations. Trois décennies plus tard, les fournisseurs continuent d'accepter cette approche.

La clé du changement est d'adopter une approche proactive de la gestion des dépenses et de la protection des revenus. Considérer les chargebacks comme inoffensifs est une hypothèse coûteuse, surtout à une époque où de nombreuses organisations luttent pour rester à flot. Le changement peut être difficile, mais quand le changement équivaut à du cash, il est temps de mettre la peur de côté et de foncer.

Comprendre vos points faibles

Une autre étape cruciale pour éliminer les chargebacks est de réaliser un audit interne. Après tout, comment pouvez-vous progresser sans comprendre votre performance actuelle ? Examinez vos coûts de supply chain et où les dépenses se produisent. Calculez ce que ces « polices d'assurance intégrées » coûtent à votre résultat net. Vous réaliserez rapidement que ces frais apparemment insignifiants, dans leur totalité, sont en fait très significatifs. Il est également important d'évaluer les chargebacks pour avoir une idée de l'endroit où les choses vont mal pour impulser le changement.

Casser les silos de données aidera à vous donner une image complète du cycle de vie de la commande dans son intégralité, afin d'identifier les erreurs et exceptions. Une fois que vous avez de la visibilité sur le problème, vous pouvez prendre les mesures pour résoudre les problèmes rapidement et les empêcher de se reproduire.

Investir dans la bonne technologie pour une visibilité maximale

Sans la bonne technologie, les entreprises ne pourront pas établir le niveau de visibilité nécessaire pour comprendre leurs points faibles. Cela ne signifie pas investir des millions de dollars ou des centaines d'heures dans une solution. Il s'agit de choisir la bonne plateforme qui utilise efficacement les données de l'ensemble de votre supply chain, offrant une visibilité en temps réel sur les cycles de vie des commandes. Cette approche proactive permet aux entreprises de devancer les exceptions potentielles et d'adresser le problème avant qu'il ne se transforme en amende coûteuse.

Lors de la recherche d'options technologiques pour atténuer les chargebacks, considérez une solution logicielle accessible à tous les membres de l'équipe indépendamment de leur expertise IT. Il est également crucial d'inclure votre équipe conformité dans les décisions, pour garantir que les réglementations peuvent être respectées avec l'outil.

Tracer la voie future

Dans cette nouvelle décennie, ne vous laissez pas alourdir par des frais inutiles provenant des chargebacks. Les entreprises devraient se concentrer sur la transformation de leur mentalité, la compréhension de leurs points faibles, et l'investissement dans la bonne technologie pour réduire les coûts et booster l'efficacité. En résultat, la supply chain peut devenir un différenciateur au lieu d'un centre de coûts — et l'avenir sera plus fructueux pour l'ensemble de l'organisation.

Michael Rabinowitz est le fondateur et PDG de CoEnterprise.