Trois maux de tête coûteux que la technologie peut résoudre

Un suivi précis du temps est essentiel pour gérer les coûts de main-d'œuvre afin d'atteindre la rentabilité des entreprises de construction, en séparant les entreprises prospères du reste du peloton.

Si les coûts de main-d'œuvre ne sont pas affectés au bon projet ou à la bonne tâche, ou si la quantité de travail terminé est erronée, il est difficile de contrôler le budget du projet. La précision a un impact direct sur les profits ou les pertes d'un projet.

L'évaluation efficace des coûts de travail et le suivi du temps ne dépendent que des données collectées. Heureusement, les solutions cloud en temps réel d'aujourd'hui peuvent rationaliser ces processus et connecter d'autres points de données clés de l'entreprise. En intégrant des programmes de comptabilité, de paie, de calcul des coûts de travail, de suivi du temps, de gestion des actifs et d'ERP, la bonne solution permet une plus grande visibilité à tous les niveaux et permet une meilleure prise de décision dans le processus.

Vous trouverez ci-dessous trois scénarios difficiles auxquels les sous-traitants et les superviseurs sont souvent confrontés lorsqu'ils traitent avec des systèmes de calcul des coûts de travail et de suivi du temps, ainsi que des informations sur la façon dont la mise à niveau peut réduire le stress, atténuer les erreurs humaines et aider à augmenter les bénéfices du projet.

Mal de tête n° 1 :Suivi des heures de travail et des tâches en constante évolution. Le suivi des heures de travail et de la productivité d'une équipe repose sur la tenue précise de chaque membre d'une feuille de temps sur papier ou sur tableur. Mais non seulement ceux-ci prennent un temps précieux à remplir, mais ils sont plus susceptibles d'avoir des incohérences. Souvent, ces feuilles de temps sont remplies des jours, voire des semaines plus tard, une fois le travail terminé. En outre, les membres de l'équipe pourraient par inadvertance taper ou écrire des codes de coût inactifs, omettre des heures ou surestimer le temps passé sur site ou à travailler sur une tâche spécifique.

Le suivi du temps en temps réel basé sur le cloud élimine ce problème en réalisant un véritable coût des travaux pour les projets de construction. Au lieu d'attendre de remplir des feuilles de temps papier ou une feuille de calcul, chaque membre de l'équipe ouvre une application basée sur le cloud sur son téléphone, s'authentifie avec un code PIN, sélectionne le projet sur lequel il travaille, choisit la tâche qu'il effectuera et sélectionne la pièce de l'équipement qu'ils utiliseront pour effectuer leur travail de la journée. Après avoir confirmé leurs entrées, l'application prend un selfie de l'employé et confirme son emplacement physique. La fonction de reconnaissance faciale de l'application compare la photo du selfie de l'employé à sa photo de profil et signale tout problème avec une alerte de non-concordance.

Une solution de suivi du temps avec reconnaissance faciale rend les coûts de travail plus précis, car les entrepreneurs savent que la bonne personne affecte les heures de travail au bon projet avec une précision totale. Lorsqu'une application de suivi du temps s'intègre à un système de planification des ressources d'entreprise ou de paie, les données de coût du travail sont disponibles et approuvées dans le cloud. Ensuite, les informations sont finalement poussées dans les champs de données correspondants pour le traitement et la création de rapports. Lorsque l'équipe passe d'une tâche à l'autre, comme par exemple le mélange du ciment pour le coulage du ciment, chaque membre de l'équipe choisit simplement la tâche suivante sans avoir besoin de pointer la tâche précédente. Chaque changement de tâche prend moins de trois secondes. L'employé n'a besoin de pointer que lorsqu'il a terminé sa journée de travail.

La meilleure façon d'obtenir les coûts de travail les plus précis est de collecter des données sur les coûts de travail au fur et à mesure. Les employés peuvent toujours saisir les coûts du travail et pointer les entrées et les sorties au fur et à mesure, même lorsqu'il n'y a pas d'accès Internet ou de service de données cellulaires adéquat.

Le suivi en temps réel donne aux sous-traitants les meilleures données pour des rapports précis sur les coûts des travaux et capture l'avancement en temps réel des projets, révélant les problèmes le plus tôt possible. Cela donne aux entrepreneurs la meilleure opportunité de protéger les résultats du projet.

Mal de tête n° 2 :traiter des données qui ne sont pas synchronisées entre les applications. Les entrepreneurs ont utilisé la technologie pendant des années pour augmenter la précision des coûts des travaux. Certains utilisent encore du papier. D'autres utilisent des tableurs ou d'autres logiciels autonomes. Il pourrait y avoir des améliorations modérées du passage aux feuilles de calcul par rapport aux méthodes de collecte manuscrites, mais la plupart des feuilles de calcul contiennent des erreurs de calcul ou de saisie. De nombreuses entreprises collectent des données sur papier, ajoutent ces données dans des feuilles de calcul, puis les saisissent à nouveau dans le logiciel.

Il existe encore de nombreux points d'erreur et lacunes possibles qui font perdre du temps et posent des problèmes de précision. Une simple erreur de collecte de données ou de saisie peut conduire à des hypothèses coûteuses. En comparaison, un système intégré moderne, avec des commandes, permet à toutes les données sur les coûts des travaux de rester synchronisées. Des garde-corps comme ceux-ci aident les entrepreneurs à améliorer leurs efforts de calcul des coûts de travail, de sorte que les projections qu'ils font s'alignent étroitement sur le travail qui sera finalement effectué.

Lorsque les systèmes ERP et de paie sont intégrés en temps réel à l'application de suivi du temps, cela crée un système interconnecté où la structure des coûts du projet est la même. Cela garantit que la façon dont vous collectez les données sur le terrain correspond à la structure de données des rapports sur les coûts des travaux dans l'ERP pour des rapports précis sur les coûts des travaux et le traitement de la paie. De plus, si de nouvelles tâches sont ajoutées au projet en cours de route en raison d'un ordre de modification, l'intégration ERP ajoutera automatiquement la tâche à l'application de suivi du temps pour que l'employé sur le terrain sélectionne la nouvelle tâche. De plus, des intégrations plus avancées n'afficheraient que les codes de coût spécifiques au projet, afin d'empêcher les employés de sélectionner le mauvais code de coût.

La solution de suivi du temps reflète la structure des coûts du projet dans l'ERP, de sorte que les superviseurs soient conscients de la façon dont le budget de la main-d'œuvre de leur projet est affecté, tout en étant en mesure de détecter les dépassements de budget en attente suffisamment tôt pour prendre des décisions opportunes pour aider à maintenir leur projet sur budget.

Voici un exemple hypothétique :une équipe de trottoirs en béton se présente au travail. À leur arrivée, un nouveau code de coût de l'ERP a été ajouté à l'application de suivi du temps à partir de l'ordre de modification d'hier, comme l'ajout d'un tapis d'armature sur le trottoir. Le superviseur en informe l'employé et l'employé peut sélectionner la nouvelle tâche. Il n'y a aucune possibilité d'erreur de frappe ou d'utilisation d'un code pour un projet différent, un jour différent ou un tarif différent. Au fur et à mesure que l'équipe achève ses tâches, l'application de suivi du temps et le système ERP partagent continuellement des données, donnant au superviseur des mises à jour continues sur leurs totaux de main-d'œuvre et de production. Plus important encore, cela permet aux superviseurs de comparer le budget estimé à leurs coûts réels, afin qu'ils respectent les délais et le budget, et s'assurent que toute la main-d'œuvre est facturable et comptabilisée, tout en tenant compte des modifications ou des ajouts à mi-projet.

Mal de tête n°3 :faire face à des processus manuels inefficaces. Déplacer des données d'un endroit à un autre sur du papier, des feuilles de calcul ou dans un programme prend énormément de temps. Les superviseurs veulent que leurs équipes passent leur temps à travailler sur un travail, sans perdre de temps administratif. Aujourd'hui, 26,4% pour cent de toutes les entreprises de construction déclarent qu'aucune de leurs solutions logicielles ne communique entre elles. C'est là qu'interviennent les solutions intégrées, aidant les travailleurs à effectuer des tâches simples avec rapidité et précision.

Dans un système basé sur le cloud avec collecte de données sur le terrain en direct, des rapports sur les coûts des travaux sont créés à partir des données les plus récentes, indiquant l'état actuel de chaque tâche de chaque projet. Disposer de ces informations donne aux entrepreneurs une clarté sur les changements de statut du projet au fur et à mesure qu'ils se produisent et leur permet de prendre des décisions rapides lorsque des ajustements doivent être apportés.

Un autre exemple. À l'aide de feuilles de temps papier, un commis à la paie doit saisir manuellement les informations de paie dans le système de paie, puis un commis comptable ou un chef de projet doit saisir le nombre d'heures par code de coût et les affecter au bon projet. Ensuite, ils doivent saisir les quantités de production par code de coût dans l'ERP ou le logiciel d'estimation ou la feuille de calcul. Le commis à la paie peut consacrer jusqu'à cinq minutes à la saisie de données par employé, et le commis comptable ou le chef de projet passerait au moins ce temps à saisir les données de coût du travail dans l'ERP. Une application de suivi du temps en temps réel enregistre instantanément leurs entrées de temps, les unités de production terminées et les allocations de coûts de travail, et intègre ces données dans la paie et le système ERP.

Les employés d'une entreprise d'échafaudage passaient quatre à cinq heures par jour à saisir manuellement les données de paie et à s'assurer que le temps de leurs employés était codé pour le bon projet. Ils devaient également numériser et organiser les documents pour le stockage numérique. Lorsqu'ils sont passés à une application de suivi du temps basée sur le cloud et ont collecté les coûts de main-d'œuvre et de travail en temps réel, ils ont réduit les processus manuels à une heure par jour, entraînant une augmentation de 78 % de la productivité.

Chaque projet de construction a son ensemble de pièces mobiles et peut disperser l'attention d'un superviseur. Qu'il s'agisse de rationaliser le suivi du temps, d'améliorer le coût des tâches ou de transférer des données vitales d'un service à un autre, une solution cloud en temps réel élimine les erreurs non forcées, rend les offres plus compétitives et soulage les maux de tête inutiles en cours de route.

Mike Merrill est co-fondateur et directeur de l'exploitation de WorkMax .