Comment la technologie élimine trois défis majeurs du coût de revient

Le suivi précis du temps est crucial pour gérer les coûts de main-d'œuvre afin d'atteindre la rentabilité pour les entreprises de construction, séparant les entreprises performantes des autres.

Si les coûts de main-d'œuvre ne sont pas alloués au bon projet ou à la bonne tâche, ou si la quantité de travail effectué est erronée, il est difficile de contrôler le budget du projet. La précision a un impact direct sur les profits ou pertes d'un projet.

Un coût de revient et un suivi du temps efficaces ne sont aussi bons que les données collectées. Heureusement, les solutions cloud en temps réel d'aujourd'hui peuvent rationaliser ces processus, ainsi que connecter d'autres points de données clés de l'entreprise. En intégrant la comptabilité, la paie, le coût de revient, le suivi du temps, la gestion d'actifs et les programmes ERP, la bonne solution permet une plus grande visibilité à tous les niveaux et permet une meilleure prise de décision dans le processus.

Problème n°1 : Suivi des heures de main-d'œuvre et tâches en constante évolution

Le suivi des heures de main-d'œuvre et de la productivité d'une équipe repose sur chaque membre maintenant avec précision une feuille de temps papier ou basée sur un tableur. Mais non seulement celles-ci prennent un temps précieux à remplir, elles sont plus susceptibles d'avoir des incohérences. Souvent, ces feuilles de temps sont remplies des jours, voire des semaines plus tard, après que le travail a été effectué. De plus, les membres de l'équipe pourraient inadvertamment saisir ou écrire des codes de coûts inactifs, omettre des heures ou surestimer le temps passé sur site ou sur une tâche spécifique.

Le suivi du temps cloud en temps réel élimine ce problème en atteignant un véritable coût de revient pour les projets de construction. Au lieu d'attendre pour remplir des feuilles de temps papier ou un tableur, chaque membre de l'équipe ouvre une application cloud sur son téléphone, s'authentifie avec un code PIN, sélectionne le projet sur lequel il travaille, choisit la tâche qu'il va effectuer, et sélectionne l'équipement qu'il utilisera pour effectuer son travail pour la journée. Après avoir confirmé leurs entrées, l'application prend un selfie de l'employé et confirme sa position physique. La capacité de reconnaissance faciale de l'application compare la photo selfie de l'employé à sa photo de profil, et signale tout problème avec une alerte de non-correspondance.

Une solution de suivi du temps avec reconnaissance faciale rend les coûts de revient plus précis, car les entrepreneurs savent que la bonne personne attribue les heures de main-d'œuvre au bon projet avec une précision totale. Lorsqu'une application de suivi du temps s'intègre à un système de planification des ressources d'entreprise ou de paie, les données de coût de revient sont disponibles et approuvées dans le cloud. L'information est ensuite finalement poussée dans les champs de données correspondants pour le traitement et le reporting. Lorsque l'équipe passe d'une tâche à l'autre, comme du mélange de ciment au coulage du ciment, chaque membre d'équipe choisit simplement la tâche suivante sans avoir besoin de pointer la sortie de la tâche précédente. Chaque changement de tâche prend moins de trois secondes. L'employé n'a besoin de pointer sa sortie que lorsqu'il a fini de travailler pour la journée.

La meilleure façon d'obtenir les coûts de revient les plus précis est de collecter les données de coût de revient au moment où elles se produisent. Les employés peuvent toujours capturer les coûts de revient et pointer entrée/sortie au fur et à mesure, même lorsqu'il n'y a pas d'accès internet ou de service de données cellulaires adéquat.

Le suivi en temps réel donne aux entrepreneurs les meilleures données pour des rapports de coût de revient précis, et capture la progression en temps réel sur les projets, révélant les problèmes au plus tôt possible. Cela donne aux entrepreneurs la meilleure opportunité de protéger la ligne de fond du projet.

Problème n°2 : Gérer des données non synchronisées entre applications

Les entrepreneurs ont utilisé la technologie pendant des ans pour augmenter la précision du coût de revient. Certains utilisent encore le papier. D'autres utilisent des tableurs ou d'autres logiciels autonomes. Il pourrait y avoir des améliorations modérées en passant des méthodes de collecte manuscrites aux tableurs, mais la plupart des tableurs contiennent des erreurs de calcul ou de saisie. De nombreuses entreprises collectent des données sur papier, ajoutent ces données dans des tableurs, puis les saisissent à nouveau dans le logiciel.

Il y a encore de nombreux points d'erreur possibles et des lacunes qui font perdre du temps et causent des défis de précision. Une simple erreur de collecte ou de saisie de données peut mener à des hypothèses coûteuses. En comparaison, un système intégré moderne, avec des contrôles, permet à toutes les données de coût de revient de rester synchronisées. Des garde-fous comme ceux-ci aident les entrepreneurs à améliorer leurs efforts de coût de revient, de sorte que les projections qu'ils font s'aligneront étroitement avec le travail qui sera finalement effectué.

Lorsque les systèmes ERP et de paie sont intégrés en temps réel avec l'application de suivi du temps, cela crée un système interconnecté où la structure de coût du projet est la même. Cela garantit que la façon dont vous collectez les données du terrain correspond à la structure de données pour les rapports de coût de revient dans l'ERP pour un reporting précis du coût de revient et le traitement de la paie. De plus, si de nouvelles tâches sont ajoutées au projet en cours de route en raison d'un avenant, l'intégration ERP ajoutera automatiquement la tâche à l'application de suivi du temps pour que l'employé de terrain puisse sélectionner la nouvelle tâche. De plus, des intégrations plus avancées n'afficheront que les codes de coûts spécifiques au projet, pour protéger les employés de la sélection du mauvais code de coût.

La solution de suivi du temps reflète la structure de coût du projet dans l'ERP, de sorte que les superviseurs sont conscients de la façon dont leur budget de main-d'œuvre de projet est affecté, tout en étant capables de détecter les dépassements de budget en attente assez tôt pour prendre des décisions opportunes afin d'aider à garder leur projet dans le budget.

Voici un exemple hypothétique : une équipe de trottoir en béton se présente au travail. Quand ils pointent leur entrée, un nouveau code de coût de l'ERP a été ajouté à l'application de suivi du temps depuis l'avenant d'hier, comme l'ajout d'un treillis d'armature au trottoir. Le superviseur en informe l'employé, et l'employé peut sélectionner la nouvelle tâche. Il n'y a aucune possibilité de faute de frappe ou d'utilisation d'un code pour un projet différent, un jour différent ou un taux différent. Au fur et à mesure que l'équipe termine ses tâches, l'application de suivi du temps et le système ERP partagent continuellement les données, donnant au superviseur des mises à jour continues sur leurs totaux de main-d'œuvre et de production. Plus important encore, cela permet aux superviseurs de comparer le budget estimé à leurs coûts réels, afin qu'ils restent dans les délais et le budget, et s'assurent que toute la main-d'œuvre est facturable et prise en compte, tout en tenant toujours compte des changements ou ajouts en cours de projet.

Problème n°3 : Faire face aux processus manuels inefficaces

Déplacer des données d'un endroit à un autre sur papier, tableurs ou dans un programme est incroyablement chronophage. Les superviseurs veulent que leurs équipes passent leur temps à travailler sur un chantier, pas à gaspiller du temps administratif. Aujourd'hui, 26,4 % de toutes les entreprises de construction déclarent qu'aucune de leurs solutions logicielles ne communique entre elles. C'est là que les solutions intégrées interviennent, aidant les travailleurs à accomplir des tâches simples avec rapidité et précision.

Dans un système cloud avec collecte de données terrain en direct, les rapports de coût de revient sont créés à partir des données les plus à jour, montrant l'état actuel de chaque tâche sur chaque projet. Avoir cette information donne aux entrepreneurs une clarté sur les changements d'état de projet au fur et à mesure qu'ils se produisent, et leur permet de prendre des décisions rapides lorsque des ajustements sont nécessaires.

Un autre exemple. En utilisant des feuilles de temps papier, un commis à la paie doit saisir manuellement les informations de paie dans le système de paie, puis un commis comptable ou chef de projet doit saisir le nombre d'heures par code de coût et les attribuer au bon projet. Ensuite, ils doivent saisir les quantités de production par code de coût dans l'ERP ou le logiciel d'estimation ou le tableur. Le commis à la paie peut passer jusqu'à cinq minutes sur la saisie de données par employé, et le commis comptable ou chef de projet passerait au moins ce temps à saisir les données de coût de revient dans l'ERP. Une application de suivi du temps en temps réel enregistre instantanément leurs entrées de temps, unités de production terminées et allocations de coût de revient, et intègre ces données dans la paie et le système ERP.

Les employés d'une entreprise d'échafaudage passaient quatre à cinq heures par jour à saisir manuellement les données de paie et à s'assurer que le temps de leurs employés était codé au bon projet. Ils devaient aussi numériser et organiser la paperasse pour le stockage numérique. Quand ils sont passés à une application cloud de suivi du temps et ont collecté la main-d'œuvre et les coûts de revient en temps réel, ils ont réduit les processus manuels à une heure par jour, résultant en une augmentation de 78 % de la productivité.

Chaque projet de construction a son lot de pièces mobiles, et peut étaler l'attention d'un superviseur. Qu'il s'agisse de rationaliser le suivi du temps, d'améliorer le coût de revient ou de transférer des données vitales d'un département à un autre, une solution cloud en temps réel élimine les erreurs non forcées, rend les offres plus compétitives, et soulage les maux de tête inutiles tout au long du chemin.

Mike Merrill est cofondateur et directeur des opérations de WorkMax.