Éliminer les inefficacités de paiement supply chain par l'automatisation

Un monde sans supply chains ne ressemblerait en rien à celui que nous connaissons aujourd'hui. Mais un monde sans paiements rationalisés à travers cette supply chain est juste le monde dans lequel nous vivons.

Il y a un décalage trop commun entre les flux fournisseurs hautement automatisés, efficaces, et les processus accounts-payable (AP) très manuels, papier-lourds, utilisés pour payer ces fournisseurs. Cela a mené à un système cassé, au point où 61 % des entreprises citent les coûts croissants de gestion supply chain comme leur défi numéro un. Un autre 50 % disent qu'un paiement sur 10 aux fournisseurs part en retard à cause de processus manuels, mettant plus de stress sur les relations avec les fournisseurs clés.

Ce stress a de vraies conséquences business.

Un plein 97 % des organisations font encore des paiements par chèque à une partie de leurs fournisseurs, selon l'enquête 2019 AFP Electronic Payments Survey, et ces paiements sont plus vulnérables que tout autre type à la fraude et erreurs coûteuses.

Les dommages réputationnels de la fraude et le coût des paiements lents, archaïques peuvent saper tout le travail que les entreprises ont fait pour moderniser leurs supply chains et ravir les fournisseurs.

Il y a de meilleures voies vers l'avant, cependant. Dans une industrie où maintenir une supply chain saine est crucial pour prévenir l'interruption business et pertes liées, payer les fournisseurs à temps et dans leur format préféré peut renforcer ces relations et assurer une supply chain ininterrompue. De tels bénéfices, plus coûts réduits et inefficacités pour les organisations faisant les paiements, sont les raisons pour lesquelles tant de départements AP se concentrent maintenant sur l'automatisation des processus facture-paiement.

Une révolution pour les processus back-office est tout aussi importante que celle déjà en cours pour la production manufacturière, et cela commence avec l'automatisation AP.

Avec le bon partenaire fintech ou bancaire en place, la transition vers l'automatisation des paiements est beaucoup moins intimidante qu'automatiser et rationaliser une supply chain. La solution idéale permet au département AP de tirer parti des systèmes comptables existants et relations bancaires, pour rationaliser et digitaliser tout de la réception de facture au paiement à travers la supply chain. Avec le bon mix de paiement, les fournisseurs peuvent réaliser des bénéfices de la commodité et flexibilité des paiements par carte virtuelle ou automated clearing house (ACH). De plus, l'organisation peut bénéficier d'une nouvelle source de cash via les rebates gagnés sur ces types de transactions.

La capacité des fournisseurs à rationaliser le processus receivables et obtenir un accès plus rapide au cash est un sous-produit du bon processus payables. Les organisations qui transitionnent vers les paiements électroniques peuvent offrir des données de remise grandement améliorées dans les formats préférés de leurs fournisseurs, incluant Corporate Trade Exchange (CTX), fichiers comptes clients (AR) custom, et emails. Ces commodités rendent beaucoup plus facile pour les fournisseurs d'appliquer le cash quand le paiement électronique est reçu, et permettent des capacités de reporting AR améliorées, ajoutant de la valeur à la relation acheteur-fournisseur d'une façon impossible via chèques seuls.

Ça ne prend pas longtemps pour que les paiements électroniques montrent un ROI pour les organisations, non plus, car les coûts associés à l'implémentation des paiements digitaux sont souvent compensés par les rebates gagnés, économies de l'automatisation de processus clés, et efficacités gagnées en ayant le personnel clé passer moins de temps sur tâches manuelles.

Peut-être le plus grand bénéfice pour payeur et fournisseur est le fait que la meilleure sécurité de paiement vient avec l'automatisation AP. Les workflows de réception et approbation de facture électroniques, auditables, aident à prévenir ou fournir visibilité sur les factures frauduleuses. Les paiements électroniques portent l'avantage d'être beaucoup plus difficiles à altérer, rediriger, ou autrement exposés à la fraude. Dans le cas de paiements par carte virtuelle utilisant un numéro à usage unique pour un montant exact, les chances qu'un paiement soit intercepté diminuent encore plus.

Un partenaire paiements sophistiqué devrait avoir un monitoring built-in qui peut identifier menaces, arrêter mouvements non autorisés de fonds, et maintenir l'information bancaire sensible des fournisseurs de manière sécurisée, pour que l'organisation n'ait pas à le faire. Donnés les coûts très réels et très lourds associés à la fraude — et donnés que la plupart des businesses rapportent au moins avoir expérimenté une tentative de fraude dans les deux dernières années — ce ne sont pas de petits avantages.

Considérant tous les bénéfices de l'automatisation AP, pourquoi l'adoption n'est-elle pas plus répandue ? Comme c'est le cas avec la plupart des changements significatifs, cela a beaucoup à voir avec les coûts perçus, idées fausses autour de la difficulté d'implémentation, et inertie autour des processus actuels.

En fait, les principales préoccupations du staff AP tournent typiquement autour du coût et temps associés à l'implémentation. Ici aussi, les solutions d'automatisation AP sont devenues assez sophistiquées que les déploiements longs, IT-intensifs, deviennent une chose du passé. Elles ont réduit le temps entre s'engager sur une solution et réaliser ses bénéfices.

Avec la technologie et l'intelligence business disponibles aujourd'hui, les paiements business qui alimentent les supply chains peuvent être aussi digitalement transformés que d'autres pièces des opérations supply chain. La pression pour baisser les coûts, protéger le business de la fraude, et rationaliser tout ce qui est fait quotidiennement pointe vers une solution claire : une transformation digitale des processus AP.

Bill Wardwell est vice-président stratégie et produit chez Bottomline Technologies.