Maîtriser la renégociation des coûts avec les fournisseurs existants — Guide pratique

Les fournisseurs jouent un rôle clé dans les achats, et leurs coûts ont une grande influence sur le bien-être des entreprises. Pour commencer à réduire les dépenses avec les fournisseurs existants, les entreprises devraient se concentrer sur l'amélioration de leurs relations.

Interroger les fournisseurs

Vos fournisseurs peuvent être une excellente source d'information pour comprendre comment votre entreprise opère, et comment vous pouvez retirer des coûts. Ce qui a du sens de votre perspective pourrait ne pas toujours en avoir de celle d'un fournisseur, et peut-être que votre entreprise a certaines exigences ou structures qui ajoutent des coûts pour les fournisseurs.

Afin de capturer un retour précieux des fournisseurs, envisagez une enquête où vous leur demandez spécifiquement d'identifier des zones de potentiel pour retirer des coûts. Dans l'enquête, vous pouvez poser des questions comme :

1. Veuillez suggérer un processus ou une exigence que nous vous imposons et que nous pouvons terminer pour retirer des coûts.
2. Veuillez suggérer des produits/services que nous achetons aujourd'hui qui sous une forme plus simple ou avec une spécification plus simple (plus standardisée) pourraient être achetés à un prix plus bas.
3. Veuillez nous dire de combien nous pouvons réduire le prix du produit si nous réduisons nos conditions de paiement à votre égard de 14 jours ?
4. Veuillez partager vos idées sur comment nous pouvons simplifier nos processus conjoints et retirer des coûts.

En collectant ce retour des fournisseurs, vous obtenez un « catalogue d'idées » que vous pouvez commencer à analyser. Il y aura probablement beaucoup de suggestions qui ne peuvent pas être implémentées, mais il y aura aussi des idées auxquelles vous n'aviez jamais pensé qui pourraient générer d'énormes économies.

Vous pouvez réaliser l'enquête ci-dessus en utilisant des e-mails et un questionnaire basé sur Excel, ou quelque autre outil manuel ou logiciel SRM avec l'option de créer des questionnaires pour les fournisseurs.

Collecter les munitions

Pour certains fournisseurs, il peut être nécessaire d'entrer dans un processus de renégociation plus dur pour obtenir des prix plus bas.

Pour obtenir le résultat souhaité, vous devez être pleinement préparé avec toutes les données et faits auxquels vous pouvez accéder. Cela signifie que vous devriez collecter ce qui suit :

1. Comment vos dépenses ont-elles évolué ? Si elles ont augmenté, vous pouvez utiliser cela comme argument pour demander de meilleurs prix.
2. Comment la performance de livraison et qualité a-t-elle évolué ? Si le fournisseur a sous-performé, cela pourrait être un argument pour exiger un remboursement maintenant pour maintenir la relation d'affaires, ou vous pouvez chercher à obtenir de meilleurs termes pour l'avenir.
3. Dans quelle mesure vos parties prenantes sont-elles satisfaites/insatisfaites du fournisseur ? Si vous obtenez un retour négatif des parties prenantes, cela peut être une bonne raison de mettre la pression sur le fournisseur pour qu'il vous offre de meilleurs prix, car le fournisseur crée des problèmes dans la coopération, ce qui à son tour entraîne des coûts associés.

Pour collecter le retour des parties prenantes de votre organisation sur les fournisseurs sur lesquels vous voulez mener un processus de renégociation, vous pouvez faire ce qui suit :

1. Identifier les fournisseurs à évaluer. Initialement, gardez-le simple et incluez un maximum de 20 fournisseurs dans une enquête. Plus tard, vous pouvez toujours étendre à plus de fournisseurs.
2. Identifier les parties prenantes internes qui doivent évaluer les fournisseurs sélectionnés. Pour chaque partie prenante, identifier quels fournisseurs stratégiques elles peuvent/doivent chacune évaluer. Encore une fois, gardez-le simple et plus tard vous pouvez étendre le nombre de parties prenantes impliquées.
3. Identifier quels critères/questions les fournisseurs devraient être évalués par vos parties prenantes. Ce pourraient être des questions (à noter sur une échelle de 1=Fortement en désaccord et 5=Fortement d'accord) telles que :
   • Le fournisseur est facile à travailler avec
   • Le fournisseur n'ajoute pas de coûts à nos opérations
   • Le fournisseur résout les problèmes sans délai
   • Le fournisseur nous offre le soutien dont nous avons besoin pour travailler efficacement
4. Faire l'enquête et l'envoyer aux parties prenantes pour qu'elles y répondent. Vous pouvez faire cela en utilisant Excel, ou une solution automatisée.
5. Quand les parties prenantes ont répondu, créez un rapport fournisseur pour chaque fournisseur. Dans le rapport, assurez-vous de classer les fournisseurs pour pouvoir utiliser un mauvais classement comme argument pour de meilleurs prix également.
6. À la table de renégociation, utilisez toutes les données et faits collectés pour créer des arguments qui vous aideront à obtenir de meilleurs prix ou de meilleurs termes.

Lars Kuch Pedersen est fondateur de LeanLinking.