Comment les systèmes ERP modernes rationalisent les opérations de fabrication

Les nouvelles solutions ERP réfutent la réputation du logiciel « complexe et ingérable »

Au début, tout ce dont on a besoin, c'est une idée novatrice et un savoir-faire manufacturier. Avec le succès vient la croissance, cependant, et avec la croissance, l'entreprise a besoin de plus de structure.

« [Les fabricants] commencent avec des tableurs Excel et peut-être que c'est un ou deux gars », a dit Fred Tillman, vice-président du développement produit dans la division fabrication de ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. « Tout à coup, ils embauchent du personnel supplémentaire et ont besoin de standardiser les instructions d'assemblage, ils ont besoin de standardiser une base de connaissances. C'est très difficile à faire sans un système ERP », a-t-il dit en référence au logiciel de planification des ressources d'entreprise.

« Et puis si vous allez au-delà d'un quart, vous ne pouvez pas être là tout le temps », a continué Tillman. « C'est bien tant que les choses vont bien avec vos opérations quotidiennes, mais la grande chose, c'est quand il y a des exceptions – les matériaux arrivent en retard ou un client change une commande. Si vous faites tout cela via papier, c'est très chronophage de gérer ces exceptions. »

Après un moment, la startup devient une petite ou moyenne entreprise. Elle pourrait soumissionner sur des travaux ou faire du travail de production.

« Pour concurrencer et réduire les coûts, vous feriez mieux d'avoir un bon système », a dit Mike Melzer, vice-président des opérations chez Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. « Si vous avez un bon système, vous pouvez dormir beaucoup plus tranquillement en sachant ce qui se passe plutôt que de dire : « Si je prends ce contrat avec John Deere ou avec GM, qu'est-ce que ça va me faire ? » »

Les « un ou deux gars » sont prêts à chercher un système ERP, mais ils ont des questions : Quelle est la pertinence du logiciel ERP pour les petites et moyennes opérations de fabrication ? Le logiciel ERP a la réputation d'être complexe et ingérable. Comment est-il rendu plus simple et plus facile à utiliser pour les opérations de fabrication ? Comment une solution logicielle à base large peut-elle être modifiée et personnalisée spécifiquement pour les opérations de fabrication ?

Une partie de cette personnalisation pour la fabrication est déjà faite. « Les principaux points de différence (dans le logiciel Epicor ERP) sont autour du fait que nous avons des processus de production pour la fabrication », a dit Christine Hansen, directrice du marketing produit fabrication pour Epicor Software Corp., Austin, Texas, qui a récemment rebaptisé son logiciel ERP de fabrication Kinetic. « Vous trouverez que nous avons l'estimation basée sur les coûts, l'ingénierie avec intégration CAO, les capacités de gestion de production et d'ordre de travail ou de job, la qualité et un MES (système d'exécution de fabrication). Ce sont les choses principales sur lesquelles nous nous concentrons dans le produit de fabrication. »

Mais si l'utilisateur veut encore plus de personnalisation, l'entreprise de Hansen et d'autres ont développé des solutions qui réfutent la réputation « complexe et ingérable ». ECI a même un logiciel ERP configuré pour les ateliers, appelé JobBOSS2.

Personnalisation par configuration, pas par code

La fonction de configuration d'Epicor, Application Studio, utilise un processus glisser-déposer pour concevoir son application ERP Kinetic dans une couche qui se trouve au-dessus des fonctions internes de l'application et est facile à changer, a dit Hansen. Application Studio permet aux clients d'adapter ce que les groupes de travailleurs voient quand ils ouvrent leurs ordinateurs. Les travailleurs individuels peuvent affiner ce qui apparaît sur leurs écrans encore plus à partir de là.

Par exemple, si les travailleurs ont besoin de voir les données collectées depuis le plancher d'usine, ils peuvent trier les champs les plus pertinents. Ils peuvent creuser pour voir des images d'un produit fini, ajouter des informations capturées pendant la production et laisser des informations pour le quart suivant. « Il y a beaucoup d'opportunités ici pour les utilisateurs d'aligner leur flux de travail dans le système de collecte de données pour s'aligner sur la façon dont leur entreprise fonctionne de manière unique », a dit Hansen.

Sont également configurables pour différentes catégories de postes : les tableaux de bord, un outil de visibilité utilisé pour filtrer l'information d'une manière pour voir les exceptions qui nécessitent de l'attention, comme les travaux en retard ou les travaux en attente de matériel.

« Les tableaux de bord aident à s'assurer que vous êtes au courant des problèmes avant qu'ils ne deviennent de plus gros problèmes », a-t-elle dit.

Une alternative possible aux tableaux de bord est Epicor Collaborate, un outil de messagerie personnalisable. Dans la fonction gestion de la relation client (CRM), un employé qui apporte un nouveau client peut demander automatiquement au département finance de faire une vérification de crédit. Il peut également configurer des notifications automatisées pour suivre un devis ou notifier les clients quand leurs commandes sont expédiées.

« Au lieu de tirer parti des tableaux de bord pour tous ces indicateurs, vous pouvez être notifié des événements que vous choisissez », a dit Hansen.

« Unique à votre entreprise sont les informations que vous voulez obtenir de vos opérations, et c'est là qu'un bon package de reporting entre en jeu », a dit Tillman. Il a exhorté à demander si le produit a une structure de reporting où soit le client peut générer des rapports, soit engager une équipe de services professionnels pour les configurer.

« Les rapports et les KPI (indicateurs clés de performance) que vous voulez mesurer et les informations que vous voulez obtenir peuvent être spécifiques à vos opérations de fabrication », a dit Tillman. « Donc, vous voulez avoir un bon package de reporting. »

Indéniablement essentiel est la capacité d'intégration tierce. « Un fournisseur qui a plusieurs intégrations pré-construites est un moyen d'étendre ou de modifier l'ERP », a dit Tillman.

Par exemple, si vous êtes un fabricant qui vend au public, vous pourriez avoir besoin d'un package e-commerce car cela vous rendra plus efficace, a dit Tillman. Ou un atelier pourrait vouloir utiliser un logiciel de surveillance de l'activité commerciale (BAM) comme KnowledgeSync, qui vient d'une entreprise détenue par ECI.

« KnowledgeSync vous permet d'alerter ou de vérifier en continu les conditions qui peuvent se produire et puis de prendre une action correspondante », a dit Tillman. « Cela étend vraiment l'ERP en dehors de son but. »

Par exemple, le BAM peut détecter une facture en retard dans l'ERP et automatiser le flux de travail vers le département finance pour mettre une retenue sur le crédit de ce client.

L'équipe commerciale utilisant l'application CRM Salesforce pourrait avoir besoin d'obtenir des informations de commande hors de l'ERP. L'équipe peut appeler les interfaces de programmation d'applications (API) depuis l'ERP pour extraire les données et les importer dans Salesforce.

« La couche API est un moyen d'obtenir sécurisément des données dans et hors du système et de les utiliser pour intégrer ou étendre le système », a dit Tillman. « Nous essayons de fournir toutes les intégrations tierces, mais il y a toujours un autre système que quelqu'un veut intégrer, et les APIs les permettent. »

Une autre façon facile de rendre la personnalisation efficace peut nécessiter d'écrire quelques lignes de code pour signaler les jours fériés flottants comme le Memorial Day et le Labor Day.

« Cela pourrait être six lignes de code, vérifiant contre le calendrier des jours fériés ; vous le touchez et il dit : « Jour du Travail, on ne va pas l'expédier ce jour-là » », a dit Melzer. « Vous l'écrivez dans [le langage de codage interne de Global Shop Solutions] GAB qui est très similaire à Visual BASIC », se référant au nom raccourci Global Application Builder pour le logiciel.

Les documents qualité sont stockés dans le système de contrôle de documents de Global. « Ils ne mettent pas une pièce dans un avion sans savoir d'où vient le matériel, donc quand vous achetez votre matériel chez un fournisseur, il aura un lot ou un numéro de chauffe associé », a dit Melzer. « Vous pouvez scanner le numéro de votre matériel et quand vous l'utilisez sur un ordre de travail ou un job et que vous expédiez votre pièce à Boeing, SpaceX, ou GM, vous pouvez produire un paquet de certification pour qu'ils sachent exactement toute la lignée d'où ça vient. »

Le système de contrôle de documents est utile dans les industries bien connues pour le suivi qualité – aérospatiale, automobile et médical. Mais un nouveau joueur dépendant du suivi des matériaux et processus est l'industrie pétrolière et gazière, qui a commencé à se concentrer sur la qualité plus après la marée noire Deepwater Horizon dans le Golfe du Mexique en 2010.

« Je veux dire, ça a basculé du jour au lendemain », a dit Melzer.

Situations inattendues

Rappelez-vous les « un ou deux gars » qui ont démarré une entreprise de fabrication ? Et s'ils étaient contents de rester petits et questionnaient la pertinence d'un ERP pour leur atelier ? Ne pourraient-ils pas s'en sortir avec un tableur ? « Beaucoup de notre concurrence est un tableur », a dit Tillman d'ECI.

Mais être petit ne veut pas dire que votre entreprise est simple. « Nous pouvons avoir un fabricant qui est petit en termes de revenus, mais ils sont très complexes dans leurs processus de fabrication », a dit Hansen d'Epicor.

Un ERP peut même involontairement aider avec des problèmes de ressources humaines de manière inattendue. Cela peut impliquer de prendre une étape aussi simple que de surligner des champs en jaune pour montrer aux utilisateurs quelles informations ils doivent remplir sur un écran, a dit Melzer. « Si vous êtes dans une entreprise où vous retournez les gens ou les gens remplissent différents rôles tout le temps, cela aiderait juste à dire : « Voici les champs qu'on a définitivement besoin de remplir » », a-t-il dit.

Dans un autre exemple de Melzer, un ERP peut aider à identifier quels employés pourraient avoir besoin de formation même quand les numéros de production globaux semblent bons. Cela s'est produit chez un client de Global Shop Solutions dans l'industrie automobile au Tennessee qui a eu une augmentation de 20 % de la production du jour au lendemain, a dit Melzer. L'entreprise a installé un moniteur sur le plancher d'usine avec un écran qui suit la production des travailleurs individuels. Alors que la plupart des travailleurs avaient de bons numéros, l'un avait des difficultés.

« Ce qui s'est passé, c'est qu'ils vont à la salle de pause et les autres disent : « Qu'est-ce qui se passe ? » », a dit Melzer. « S'ils peuvent lui apprendre quelque chose, ils le feront. Le bureau avant n'a pas eu à faire quoi que ce soit et, vraiment, du jour au lendemain, ils ont gagné 20 %. »

Ne pas être à la hauteur de leur réputation

Le logiciel ERP peut avoir une réputation d'être complexe et ingérable, mais il offre aussi des processus automatisés et de l'accès. Par exemple, Epicor a un outil de gestion de maintenance intégré qui peut permettre à un fabricant de suivre l'équipement d'une perspective maintenance. Il peut compter combien de pièces ont été produites sur une machine et envoyer une alerte quand elle a besoin de maintenance.

Il y a aussi de l'automatisation dans le flux de travail. « Il y a une quantité tremendous d'automatisation à travers l'entreprise d'utilisateur à utilisateur », a dit Hansen. « Par exemple, un utilisateur peut entrer un devis ou une commande. Cela passe ensuite par la production, qui passe ensuite par les achats pour dire : « Voici ce qu'on doit acheter », qui passe ensuite par les processus de facturation ainsi que les comptes fournisseurs. »

Le logiciel de Global Shop Solutions fait quelque chose de similaire.

« Nous détestons la double saisie de données », a dit Melzer. « Avoir un système ERP transparent vous permet de mettre l'information une fois et tout coule. Cela rend votre vie tellement plus facile. »

Un ERP rend aussi plus facile de faire des affaires avec vous, a dit Tillman. « Si je suis un client, un ERP peut m'aider à mieux déterminer les délais », a-t-il dit. « Il peut fournir des informations en ligne où un client peut se connecter et voir le statut de sa commande et si les choses tournent à l'heure. Il peut notifier proactivement un client quand son travail est fini. »

« La capacité CRM vous permet vraiment de voir ce que cette personne a acheté dans le passé, quel est son historique, donc quand ils rappellent, vous avez toutes ces informations à portée de main », a-t-il continué. « C'est très difficile à faire avec un système basé sur papier. »

Presque avant qu'ils ne le sachent, les « un ou deux gars » avec l'idée et le savoir-faire sont devenus un atelier à part entière avec une entreprise qui ronronne.