Le logiciel ERP offre une structure aux fabricants

Les nouvelles solutions ERP contredisent la réputation "complexe et peu maniable" du logiciel

Au départ, tout ce dont vous avez besoin est une idée nouvelle et un certain savoir-faire en matière de fabrication. Cependant, avec le succès vient la croissance, et avec la croissance, l'entreprise a besoin de plus de structure.

"[Les fabricants] commencent avec des feuilles de calcul Excel et peut-être un ou deux gars", a déclaré Fred Tillman, vice-président du développement de produits dans la division de fabrication d'ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. « Tout d'un coup, ils embauchent des personnes supplémentaires et ont besoin de normaliser les instructions de montage, ils ont besoin de normaliser une base de connaissances. Il est très difficile de se passer d'un système ERP », a-t-il déclaré en faisant référence à un logiciel de planification des ressources d'entreprise.

"Et puis, si vous dépassez un quart de travail, vous ne pouvez pas être là tout le temps", a poursuivi Tillman. « Tout va bien tant que les opérations quotidiennes se déroulent bien, mais le plus important, c'est lorsqu'il y a des exceptions :les matériaux arrivent en retard ou un client modifie une commande. Si vous faites tout cela sur papier, la gestion de ces exceptions prend beaucoup de temps."

Au bout d'un moment, la startup devient une petite ou moyenne entreprise. Il peut s'agir d'appels d'offres ou de travaux de production.

"Pour être compétitif et réduire les coûts, vous feriez mieux d'avoir un bon système", a déclaré Mike Melzer, vice-président des opérations chez Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. "Si vous avez un bon système, vous pouvez dormir beaucoup plus facilement en sachant ce qui se passe plutôt que de dire :"Si je prends ce contrat avec John Deere ou avec GM, qu'est-ce que cela va me faire ?"

Les "un ou deux gars" sont prêts à acheter un système ERP, mais ils ont des questions :dans quelle mesure le logiciel ERP est-il pertinent pour les petites et moyennes entreprises de fabrication ? Les logiciels ERP ont la réputation d'être complexes et peu maniables. Comment est-il rendu plus simple et plus facile à utiliser pour les opérations de fabrication ? Comment modifier et personnaliser une solution logicielle à grande échelle spécifiquement pour les opérations de fabrication ?

Une partie de cette personnalisation pour la fabrication est déjà effectuée. "Les principaux points de différence (dans le logiciel Epicor ERP) concernent le fait que nous avons des processus de production pour la fabrication", a déclaré Christine Hansen, directrice de la fabrication du marketing produit pour Epicor Software Corp., Austin, Texas, qui a récemment renommé son ERP de fabrication. logiciel cinétique. « Vous constaterez que nous disposons d'une estimation basée sur les coûts, d'une ingénierie avec intégration CAO, de capacités de production et de gestion des bons de travail ou des travaux, de la qualité et d'un MES (système d'exécution de la fabrication). Ce sont les éléments essentiels sur lesquels nous nous concentrons dans le produit de fabrication. »

Mais si l'utilisateur veut encore plus de personnalisation, la société de Hansen et d'autres ont développé des solutions qui réfutent la réputation de « complexe et peu maniable ». ECI a même un logiciel ERP configuré pour les ateliers de travail, appelé JobBOSS2.

Personnalisation via la configuration, pas le codage

La fonctionnalité de configuration d'Epicor, Application Studio, utilise un processus de glisser-déposer pour concevoir son application Kinetic ERP dans une couche qui se trouve au-dessus des fonctions internes de l'application et est facile à modifier, a déclaré Hansen. Application Studio permet aux clients de personnaliser ce que les groupes de travailleurs voient lorsqu'ils ouvrent leurs ordinateurs. Les travailleurs individuels peuvent affiner encore plus ce qui s'affiche sur leurs écrans à partir de là.

Par exemple, si les travailleurs ont besoin de voir les données collectées dans l'usine, ils peuvent trier les champs les plus pertinents. Ils peuvent explorer pour voir des images d'un produit fini, ajouter des informations capturées pendant la production et laisser des informations pour le prochain quart de travail. "Les utilisateurs ont ici de nombreuses possibilités d'aligner leur flux de travail au sein du système de collecte de données pour s'aligner sur le fonctionnement unique de leur entreprise", a déclaré Hansen.

Les tableaux de bord sont également configurables pour différentes catégories de travaux, un outil de visibilité utilisé pour filtrer les informations de manière à voir les exceptions qui nécessitent une attention, telles que les travaux en retard ou les travaux en attente de matériel.

"Les tableaux de bord aident à s'assurer que vous êtes au courant des problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes plus importants", a-t-elle déclaré.

Une alternative possible aux tableaux de bord est Epicor Collaborate, un outil de messagerie personnalisable. Au sein de la fonction de gestion de la relation client (CRM), un employé qui amène un nouveau client peut automatiquement demander au service financier de faire une vérification de crédit. Il peut également configurer des notifications automatisées pour assurer le suivi d'un devis ou avertir les clients lorsque leurs commandes sont expédiées.

"Au lieu de tirer parti des tableaux de bord pour tous ces indicateurs, vous pouvez être informé des événements que vous choisissez", a déclaré Hansen.

"Les informations que vous souhaitez obtenir de vos opérations sont uniques à votre entreprise, et c'est là qu'un bon ensemble de rapports entre en jeu », a déclaré Tillman. Il a exhorté à demander si le produit a une structure de rapport où le client peut générer des rapports ou engager une équipe de services professionnels pour les mettre en place.

"Les rapports et les KPI (indicateurs de performance clés) que vous souhaitez mesurer et les informations que vous souhaitez obtenir peuvent être spécifiques à vos opérations de fabrication", a déclaré Tillman. "Donc, vous voulez avoir un bon package de rapports."

La capacité d'intégration de tiers est indéniablement essentielle. "Un fournisseur qui dispose de plusieurs intégrations prédéfinies est un moyen d'étendre ou de modifier l'ERP", a déclaré Tillman.

Par exemple, si vous êtes un fabricant qui vend au public, vous aurez peut-être besoin d'un package de commerce électronique car cela vous rendra plus efficace, a déclaré Tillman. Ou un magasin peut souhaiter utiliser un logiciel de surveillance de l'activité commerciale (BAM) tel que KnowledgeSync, qui provient d'une société appartenant à ECI.

"KnowledgeSync vous permet d'alerter ou de vérifier en permanence les conditions qui peuvent se produire, puis de prendre une action correspondante", a déclaré Tillman. "Cela étend vraiment l'ERP au-delà de son objectif."

Par exemple, le BAM peut détecter une facture en souffrance dans l'ERP et automatiser le flux de travail vers le service financier pour suspendre le crédit de ce client.

L'équipe commerciale utilisant l'application Salesforce CRM peut avoir besoin d'obtenir une commande informations hors de l'ERP. L'équipe peut appeler des interfaces de programmation d'applications (API) depuis l'ERP pour extraire les données et les importer dans Salesforce.

"La couche API est un moyen d'entrer et de sortir en toute sécurité des données du système et de les utiliser pour intégrer ou étendre le système", a déclaré Tillman. "Nous essayons de fournir toutes les intégrations tierces, mais il y a toujours un autre système que quelqu'un veut intégrer, et les API le permettent."

Un autre moyen simple de rendre la personnalisation efficace peut nécessiter l'écriture de quelques lignes de code pour signaler les jours fériés flottants comme le Memorial Day et la fête du Travail.

« Cela pourrait être six lignes de code, vérifiant par rapport au calendrier des vacances; vous le frappez et il dit:"Fête du travail, nous n'allons pas l'expédier ce jour-là", a déclaré Melzer. "Vous l'écrivez en [langage de codage interne de Global Shop Solutions] GAB qui est très similaire à Visual BASIC", faisant référence au nom abrégé Global Application Builder pour le logiciel.

Les documents de qualité sont stockés dans le système de contrôle des documents de Global. "Ils ne mettent pas une pièce dans un avion sans savoir d'où vient le matériau, donc lorsque vous achetez votre matériau auprès d'un fournisseur, il y aura beaucoup ou un numéro de chaleur associé", a déclaré Melzer. "Vous pouvez scanner le numéro de votre matériel et lorsque vous l'utilisez sur un bon de travail ou un travail et que vous expédiez votre pièce à Boeing, SpaceX ou GM, vous pouvez produire un paquet de certification afin qu'ils sachent exactement toute la ligne d'où elle vient ."

Le système de contrôle des documents est utile dans les industries bien connues pour le suivi de la qualité :aérospatiale, automobile et médicale. Mais un nouvel acteur dépendant du suivi des matériaux et des processus est l'industrie pétrolière et gazière, qui a commencé à se concentrer davantage sur la qualité après la marée noire de Deepwater Horizon dans le golfe du Mexique en 2010.

"Je veux dire, ça a basculé du jour au lendemain", a déclaré Melzer.

Situations inattendues

Vous souvenez-vous du « un ou deux gars » qui a lancé une entreprise de fabrication ? Et s'ils se contentaient de rester petits et s'interrogeaient sur la pertinence d'un ERP pour leur boutique ? Ne pourraient-ils pas s'en sortir en utilisant une feuille de calcul ? "Une grande partie de nos concurrents est une feuille de calcul", a déclaré Tillman d'ECI.

Mais être petit ne signifie pas que votre entreprise est simple. "Nous pouvons avoir un fabricant qui est petit en termes de revenus, mais dont les processus de fabrication sont très complexes", a déclaré Hansen d'Epicor.

Un ERP peut même involontairement résoudre des problèmes de ressources humaines de manière inattendue. Cela peut impliquer de prendre une mesure aussi simple que de surligner les champs en jaune pour montrer aux utilisateurs quelles informations ils doivent remplir sur un écran, a déclaré Melzer. "Si vous êtes dans une entreprise où vous renversez des personnes ou si des personnes remplissent des rôles différents tout le temps, il serait simplement utile de dire :" Voici les champs que nous devons absolument remplir "", a-t-il déclaré.

Dans un autre exemple de Melzer, un ERP peut aider à identifier les employés qui pourraient avoir besoin de formation même lorsque les chiffres de production globaux semblent bons. Cela s'est produit dans l'atelier d'un client de Global Shop Solutions dans l'industrie automobile du Tennessee, qui a vu sa production augmenter de 20 % du jour au lendemain, a déclaré Melzer. L'entreprise a installé un moniteur dans l'atelier avec un écran qui suit la production de chaque travailleur. Alors que la plupart des travailleurs avaient de bons chiffres, un a eu du mal.

"Ce qui s'est passé, c'est qu'ils vont dans la salle de repos et que d'autres disent:" Qu'est-ce qui se passe "?" dit Melzer. « S'ils peuvent lui apprendre quelque chose, ils le feront. Le front office n'a rien eu à faire et, du jour au lendemain, il a gagné 20 %."

Ne pas être à la hauteur de sa réputation

Les logiciels ERP peuvent avoir la réputation d'être complexes et peu maniables, mais ils offrent également des processus et un accès automatisés. Par exemple, Epicor dispose d'un outil de gestion de la maintenance intégré qui peut permettre à un fabricant de suivre l'équipement du point de vue de la maintenance. Il peut comptabiliser le nombre de pièces produites sur une machine et envoyer une alerte lorsqu'elle nécessite une maintenance.

Il y a aussi une automatisation dans le flux de travail. "Il y a une énorme quantité d'automatisation dans l'entreprise d'un utilisateur à l'autre", a déclaré Hansen. « Par exemple, un utilisateur peut entrer un devis ou une commande. Cela passe ensuite à la production, qui passe ensuite à l'approvisionnement pour dire :"Voici ce que nous devons acheter", qui passe ensuite aux processus de facturation ainsi qu'aux comptes créditeurs."

Le logiciel de Global Shop Solutions fait quelque chose de similaire.

"Nous détestons la double saisie de données", a déclaré Melzer. "Avoir un système ERP transparent vous permet de mettre les informations en une seule fois et tout est fluide. Cela vous rend la vie tellement plus facile. »

Un ERP facilite également les relations commerciales avec vous, a déclaré Tillman. "Si je suis un client, un ERP peut m'aider à mieux déterminer les délais", a-t-il déclaré. "Il peut fournir des informations en ligne où un client peut se connecter et voir l'état de sa commande et si les choses fonctionnent à l'heure. Il peut informer de manière proactive un client lorsque son travail est terminé.

"La capacité CRM vous permet vraiment de voir ce que cette personne a acheté dans le passé, quel est son historique, de sorte que lorsqu'elle rappelle, vous avez toutes ces informations à portée de main", a-t-il poursuivi. "C'est très difficile à faire avec un système papier."

Presque avant qu'ils ne s'en rendent compte, les "un ou deux gars" avec l'idée et le savoir-faire sont devenus une boutique à part entière avec une entreprise qui tourne en rond.