Automatisation : la clé d'une clôture financière sans stress

Le « culte du surmenage » est bel et bien parmi nous. Quiconque dans la comptabilité ou la finance — que ce soit dans le hub du centre de Londres, les tourments de Wall Street, ou un back-office ailleurs — sait que leur travail n'est jamais vraiment fini et il y a des études pour le prouver.

L'enquête UK CIMA (Chartered Institute of Management Accountants) rapporte une moyenne de 43 heures de travail par semaine. Les résultats sont plus dramatiques pour les professionnels de la finance de haut rang. L'enquête salariale 2013 des membres CIMA aux États-Unis a rapporté que la semaine de travail moyenne pour les membres CIMA aux États-Unis était de 49 heures.

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Il y a quelques semaines à peine, une enquête de FD Recruit a révélé que les directeurs financiers au Royaume-Uni font maintenant une moyenne de 50 heures par semaine, et utilisent rarement la totalité de leurs congés annuels. Les DAF et directeurs financiers à portée globale rapportent les semaines de travail moyennes les plus longues — 61 heures. Cette même statistique se reflète dans les résultats CIMA 2013 pour les États-Unis avec 41 % de leurs membres — la plupart étant des cadres financiers supérieurs — travaillant jusqu'à 60 heures ou plus par semaine.

Plus de travail, plus de risques

Mais tout ce travail supplémentaire n'aide pas les entreprises à prendre de l'avance. Travailler de longues heures ne signifie pas nécessairement que la qualité et la productivité sont garanties. En fait, travailler en heures supplémentaires peut augmenter significativement le taux d'erreurs et la capacité du personnel à performer à son plus haut niveau.

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Il n'est pas facile pour un DAF ou un directeur financier de prendre une pause. Il y a des bonus, le positionnement concurrentiel et l'intégrité de l'entreprise en jeu. La pression ne semble jamais s'arrêter, même quand les travailleurs financiers sont officiellement en congé. Selon l'enquête FD Recruit : « ...beaucoup sont incapables de se déconnecter complètement du travail, 81 % disant qu'ils sont presque toujours joignables par téléphone et 64 % disant qu'ils emportent un ordinateur portable de travail avec eux. » Néanmoins, tout ce travail peut mettre l'organisation en risque d'erreurs et d'opportunités manquées.

Pour promouvoir des standards élevés d'efficacité et de précision et garder un œil sur l'amélioration dans toute organisation nécessite une vigilance constante. Cela est particulièrement évident dans les activités complexes entourant la clôture financière. Vous devez surveiller chaque détail. Mais tout ce surveiller prend du temps. Cela mobilise le personnel dans la révision de rapports et la collecte de données, laissant peu de temps pour la vraie analyse critique.

Efficacité et précision

Alors, comment les professionnels de la finance peuvent-ils accomplir leurs objectifs sans travailler jour et nuit ? L'astuce est de trouver les processus répétitifs et de les automatiser. Ainsi, chaque tâche s'accomplira avec une cohérence, une vitesse et une visibilité absolues — et vous n'aurez pas à passer des heures à examiner les résultats et poser des questions.

Automatiser les processus de clôture financière de bout en bout rend gérables l'accomplissement de centaines — ou de centaines de milliers — de tâches répétitives. En supprimant les activités manuelles de la clôture financière, vous réduisez l'opportunité d'erreur humaine et améliorez votre visibilité. De plus, vous documentez automatiquement les étapes, ce qui est critique pour la conformité et les audits. Quand vous utilisez la technologie pour décomposer des projets massifs, vous transformez votre équipe de guetteurs de détails en vrais analystes. Avec le personnel libéré de la gestion des urgences, ils peuvent gérer par exception et se recentrer sur l'analyse.

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La vraie automatisation de processus n'est pas juste un graphique de planification par exemple. Avec l'automatisation de processus, les organisations peuvent construire les étapes logiques qui exécutent les processus dans la clôture avec une précision fiable. Une fois les bons processus automatisés correctement, ils se produisent exactement de la même manière à chaque fois. L'automatisation des processus critiques pour l'entreprise permet aux organisations d'augmenter la valeur des systèmes technologiques d'information existants pour éliminer le temps, l'effort et l'énergie coûteux et inutiles.

La technologie des processus financiers d'aujourd'hui peut libérer les DAF et directeurs financiers du travail exigeant et répétitif. Avec l'automatisation de la clôture financière, il n'y a pas besoin de faire de compromis sur la vitesse ou la qualité pour l'efficacité. Vous pouvez avoir les deux et vous pouvez même avoir un jour de congé de temps en temps.

Propos de Dennis Walsh, président de Redwood Software Amériques et Asie-Pacifique