Exploitez l'automatisation intelligente pour construire la main-d'œuvre finance digitale de demain

L'automatisation intelligente peut construire une main-d'œuvre finance digitale de demain où la collaboration entre travailleurs numériques et physiques résulte en une capacité organisationnelle accrue et l'autonomisation des employés.

La capture multicanal et les technologies de workflow ont grandement aidé les cabinets comptables et les services financiers dans de nombreux secteurs à faire travailler les données pour leurs entreprises et non contre elles. Mais elles ne vont que jusqu'à un certain point, et c'est pourquoi il y a un besoin d'automatisation intelligente.

Avec l'automatisation des processus financiers, les organisations peuvent maintenant rationaliser et accélérer les cycles achat-paiement, commande-encaissement et enregistrement-reporting en capturant et extrayant l'information de toute source, la routant automatiquement dans un workflow d'approbation, et transférant l'information dans le système d'enregistrement. Cependant, bien que le système ERP soit le cœur puissant des opérations financières de vos clients, il a ses limites.

La plupart des organisations sont encore forcées d'affecter des employés pour s'attaquer au travail manuel chronophage pour traiter l'information de sources tierces ou gérer ces tâches uniques à leur entreprise. Par conséquent, même si l'automatisation des processus financiers a déjà été implémentée, il y a probablement des lacunes et angles morts significatifs dans les workflows qui peuvent paralyser la prise de décision et finalement tendre les relations clients et fournisseurs.

L'automatisation des processus financiers n'est qu'une partie de l'équation

Supposons qu'une organisation a adopté la technologie d'automatisation des processus financiers et a peut-être construit des architectures orientées services pour permettre aux applications de travailler ensemble. Même si ces systèmes peuvent acquérir des données de multiples sources, les améliorer et les livrer correctement nécessite probablement des compétences IT significatives. Le défi est encore compliqué quand il s'agit d'automatiser des processus qui s'étendent sur des applications d'entreprise internes et des systèmes de partenaires et clients externes, sites web, services en ligne, etc.

La ligne de fond : les solutions d'automatisation des processus financiers ne sont tout simplement pas conçues pour se connecter à de multiples sources internes et externes disparates pour accéder ou intégrer des données, ou la myriade d'autres tâches manuelles uniques à une entreprise. Compliquant davantage les choses, le fait qu'à mesure qu'une entreprise grandit, avec plus de données vient plus de complexité ; il est facile de revenir à ajouter plus de ressources pour adresser les problèmes. Mais il y a une meilleure façon que de jeter des gens sur le problème ou d'investir dans du développement personnalisé coûteux pour essayer de contourner l'ERP.

Combler les lacunes de l'automatisation des processus avec la RPA et l'automatisation intelligente

Entrez l'automatisation des processus robotiques (RPA), une capacité puissante qui semble conçue sur mesure pour combler les lacunes d'automatisation dans les processus financiers et comptables.

La RPA est conçue pour servir de complément — pas de remplacement — à un flux de travail d'automatisation finance et comptabilité existant et peut s'adapter pour répondre aux besoins de tout cabinet comptable ou service financier organisationnel. Parce que la RPA s'installe au-dessus de la technologie existante d'une organisation, elle fonctionne bien avec les systèmes de base installés et peut être implémentée rapidement pour minimiser la perturbation opérationnelle du quotidien. La RPA utilise des robots logiciels pour imiter des actions spécifiques basées sur des règles qu'une personne prend en travaillant sur un ordinateur (mais avec 100 % de précision) et est idéale pour couvrir ces tâches restantes dans les workflows qui ont historiquement été difficiles à automatiser.

Cas d'usage : Traitement des factures

Un fournisseur de télécommunications mondial recevait 1 000 pièces de courrier chaque jour en comptabilité fournisseurs, principalement liées aux factures, et s'appuyait sur des processus manuels inefficaces.

Avant l'automatisation des processus :

• 14 jours pour traiter une facture (en moyenne)
• 2-3 % de frais de retard après incapacités fréquentes à respecter les conditions de paiement fournisseurs

Maintenant, des dizaines de robots logiciels récupèrent 9 000 factures/mois depuis 30 sites fournisseurs et livrent les données aux systèmes financiers, prêtes pour le traitement et le paiement.

Après l'automatisation des processus :

• 1-2 jours pour traiter une facture
• Augmentation de 400 % de la productivité

La RPA fonctionne dans les systèmes d'entreprise, dans les applications de bureau telles que Microsoft Excel, et à travers des sources externes telles que sites web et portails web — par exemple, se connecter à un portail fournisseur pour rassembler de l'information ou copier et saisir des données entre applications. Quand on considère tout le spectre finance et comptabilité, il pourrait y avoir de centaines à des centaines de milliers de tâches interdépendantes basées sur des règles qui doivent être effectuées dans le même ordre, encore et encore.

C'est là que la RPA brille.

En bref, la RPA permet aux organisations de déléguer les tâches manuelles chronophages et sujettes aux erreurs aux robots, et d'élever les employés pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques, à plus forte valeur ajoutée. Exactement où la RPA est le mieux appliquée dans une organisation ou un département particulier dépendra de ses priorités actuelles les plus pressantes et de ses objectifs à long terme.

Cas d'usage : Achat-paiement (Procure-to-pay)

Un fournisseur de transport premier a permis aux clients de demander des enlèvements par e-mail ; cependant, les CSR étaient chargés de ressaisir manuellement les détails d'expédition des e-mails dans une application de planification interne, ainsi que dans le portail de l'expéditeur.

Avant l'automatisation des processus :

• Accès manuel à 70+ portails partenaires — avec différents logins, navigation, transactions et rapports
• Coût prohibitif : Chaque CSR pouvait à peine servir 1 client premium

La RPA lit automatiquement les e-mails, extrait les détails, les saisit dans l'application de planification et poste sur le portail de l'expéditeur dans les secondes suivant l'e-mail initial.

Après l'automatisation des processus :

• 100 % du travail manuel de routine éliminé
• 90 % à 95 % du temps employé récupéré pour du travail à plus haute valeur
• Pas d'erreurs de transcription coûteuses

Automatisation intelligente — Réaliser la promesse d'une vraie transformation digitale de bout en bout

Souvent, quand on demande à vos clients d'évaluer leurs priorités d'automatisation, une question émerge : Et si je veux aller au-delà du comblement des lacunes de tâches manuelles dans mon workflow avec la RPA et amener mes processus au niveau supérieur d'optimisation et de productivité ?

Il est clair que l'« intégration » de robots logiciels comme main-d'œuvre digitale pour gérer les tâches répétitives basées sur des règles qui drainent le temps et la puissance cérébrale critique des employés continue de prouver sa valeur. Pourtant, de nombreuses organisations trouvent que leurs opérations métier deviennent de plus en plus complexes en raison des vastes quantités de données non structurées trouvées dans les documents et e-mails, transactions mobiles, signatures électroniques, gestion des exceptions, authentification/validation biométrique, gestion de cas et communications clients.

Adresser ces complexités de processus et de données nécessite une plateforme d'automatisation intelligente unifiée de nouvelle génération qui regroupe analytique et technologies cognitives avec la RPA pour automatiser plus de processus de bout en bout, tout en générant plus de valeur :

Considérez l'exemple suivant du cadre d'automatisation intelligente optimisant un processus typique de finance et comptabilité :

• Avant l'automatisation intelligente, un employé saisit manuellement des factures ou bons de commande ; c'est intrinsèquement lent et introduit le risque d'erreurs humaines et de retards significatifs.
• Un cadre d'automatisation intelligente ingère les données (tout format) ; classe et extrait automatiquement les données ; intègre l'information avec l'ERP (SAP, Oracle, etc.) ; analyse la performance non seulement des capacités de la plateforme et si elles s'exécutent comme prévu, mais fournit des insights sur le processus de facturation ou de bon de commande ; et livre ces insights en temps réel aux dirigeants dans le format exact qu'ils veulent recevoir pour optimiser la performance financière et opérationnelle.

Une institution de services financiers a réduit les coûts de traitement des factures de 75 %, générant 1,3 million de dollars d'économies opérationnelles annuelles avec l'automatisation intelligente.

Le résultat final est un flux de travail de processus véritablement automatisé qui connecte le back-office au front-office. Les clients sont habilités à non seulement monter à l'échelle, mais aussi à mesurer les bénéfices et le ROI de leur déploiement d'automatisation des processus.

C'est là que réside la vraie puissance d'une plateforme d'automatisation intelligente : construire une main-d'œuvre finance digitale de demain où la collaboration entre travailleurs numériques et physiques résulte en une capacité organisationnelle accrue et l'autonomisation des employés.

Chris Huff est CSO de Kofax. Il développe et pilote les initiatives stratégiques mondiales de l'entreprise, le leadership d'opinion en automatisation intelligente et l'intégration horizontale transversale.