Automatisation intelligente :créer la main-d'œuvre de la finance numérique de demain

L'automatisation intelligente peut créer une main-d'œuvre financière numérique de demain où la collaboration entre les travailleurs numériques et physiques se traduit par une plus grande capacité organisationnelle et l'autonomisation des employés.

Les technologies de capture et de flux de travail multicanaux ont largement contribué à aider les cabinets comptables et les services financiers de nombreux secteurs à faire en sorte que les données fonctionnent pour leurs activités et non contre elles. Mais ils ne vont pas plus loin, et c'est pourquoi une automatisation intelligente est nécessaire.

Grâce à l'automatisation des processus financiers, les organisations peuvent désormais rationaliser et accélérer les cycles achat-paiement, commande-encaissement et enregistrement-rapport en capturant et en extrayant des informations de n'importe quelle source, en les acheminant automatiquement vers un flux de travail d'approbation et en transférant les informations. dans le système d'enregistrement. Cependant, bien que le système ERP soit le cœur puissant des opérations financières de vos clients, il a ses limites.

La plupart des organisations sont encore obligées d'allouer des employés pour s'attaquer au travail manuel chronophage de traitement des informations provenant de sources tierces ou pour gérer les tâches qui sont propres à leur entreprise. Par conséquent, même si l'automatisation des processus financiers a déjà été mise en œuvre, il existe probablement des lacunes importantes dans le flux de travail et des angles morts qui peuvent affaiblir la prise de décision et, en fin de compte, mettre à rude épreuve les relations avec les clients et les fournisseurs.

L'automatisation des processus financiers n'est qu'une partie de l'équation

Supposons qu'une organisation a adopté la technologie d'automatisation des processus financiers et peut-être construit des architectures orientées services pour permettre aux applications de fonctionner ensemble. Même si ces systèmes peuvent acquérir des données à partir de plusieurs sources, l'amélioration et la diffusion correcte des informations nécessitent probablement des compétences informatiques importantes. Le défi est encore plus difficile lorsqu'il s'agit d'automatiser les processus qui s'étendent aux applications d'entreprise internes et aux systèmes externes des partenaires et des clients, aux sites Web, aux services en ligne, etc.

L'essentiel :les solutions d'automatisation des processus financiers ne sont tout simplement pas conçues pour être liées à de multiples sources internes et externes disparates pour accéder ou intégrer des données, ou à la myriade d'autres tâches manuelles propres à une entreprise.
Cela complique davantage les choses. le fait qu'à mesure qu'une entreprise se développe, plus de données deviennent plus complexes ; il est facile de revenir à l'ajout de ressources supplémentaires pour résoudre les problèmes. Mais il existe un meilleur moyen que de jeter les gens sur le problème ou d'investir dans un développement personnalisé coûteux pour essayer de contourner l'ERP.

Comblez les lacunes de l'automatisation des processus grâce à la RPA et à l'automatisation intelligente

Entrez l'automatisation robotique des processus (RPA), une fonctionnalité puissante qui semble spécialement conçue pour combler les lacunes en matière d'automatisation des processus financiers et comptables.

La RPA est conçue pour servir de complément - et non de remplacement - à un flux de travail d'automatisation financier et comptable existant et peut évoluer pour répondre aux besoins de n'importe quelle taille de cabinet comptable ou de service financier d'organisation. Étant donné que la RPA repose sur la technologie existante d'une organisation, elle fonctionne bien avec les systèmes centraux installés et peut être mise en œuvre rapidement pour minimiser les perturbations opérationnelles des activités quotidiennes. La RPA utilise des robots logiciels pour imiter des actions spécifiques basées sur des règles qu'une personne effectue lorsqu'elle travaille sur un ordinateur (mais avec une précision de 100 %) et est idéale pour couvrir les tâches restantes dans les flux de travail qui ont toujours été difficiles à automatiser.

Cas d'utilisation :traitement des factures

Un fournisseur mondial de télécommunications recevait 1 000 courriers par jour via AP, principalement liés à des factures, et s'appuyait sur des processus manuels inefficaces.

Avant l'automatisation des processus :

• 14 jours pour traiter une facture (en moyenne)
• Des frais de retard de 2 à 3 % suite à une incapacité fréquente à respecter les conditions de paiement du fournisseur

Aujourd'hui, des dizaines de robots logiciels récupèrent 9 000 factures/mois sur les sites Web de 30 fournisseurs et transmettent les données aux systèmes financiers, prêtes à être traitées et payées.

Après l'automatisation du processus :

• 1 à 2 jours pour traiter une facture
• 400 % d'augmentation de la productivité

La RPA fonctionne au sein des systèmes d'entreprise, dans les applications de bureau telles que Microsoft Excel et sur des sources externes telles que les sites Web et les portails Web, par exemple, en se connectant à un portail de fournisseur pour recueillir des informations ou en copiant et en saisissant des données entre les applications. Lorsque vous considérez l'ensemble du spectre financier et comptable, il peut y avoir des centaines à des centaines de milliers de tâches interdépendantes basées sur des règles qui doivent être exécutées dans le même ordre, encore et encore.

C'est là que RPA brille.

En bref, la RPA permet aux organisations de déléguer aux robots les tâches manuelles chronophages et sujettes aux erreurs, et permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. L'endroit exact où la RPA est la mieux appliquée au sein d'une organisation ou d'un service particulier dépendra de ses priorités actuelles les plus urgentes et de ses objectifs à long terme.

Cas d'utilisation :Procure-to-pay

Un fournisseur de transport de premier plan a permis aux clients de demander des ramassages par e-mail ; cependant, les CSR ont été chargés de ressaisir manuellement les détails d'expédition des e-mails dans une application de planification interne, ainsi que sur le portail de l'expéditeur.

Avant l'automatisation des processus :

• Accéder manuellement à plus de 70 portails partenaires, avec différents identifiants, navigation, transactions et rapports
• Coût prohibitif :chaque CSR pouvait à peine servir 1 client premium

RPA lit automatiquement les e-mails, extrait les détails, les saisit dans l'application de planification et les publie sur le portail de l'expéditeur quelques secondes après l'e-mail initial.

Automatisation du processus après :

• 100 % des tâches manuelles et routinières éliminées
• 90 à 95 % du temps des employés est récupéré pour un travail de plus grande valeur.
• Aucune erreur de transcription coûteuse

Automatisation intelligente – Réaliser la promesse d'une véritable transformation numérique de bout en bout

Souvent, lorsque vos clients sont invités à évaluer leurs priorités d'automatisation, une question se pose :et si je veux aller au-delà de la réduction des lacunes des tâches manuelles dans mon flux de travail avec RPA et faire passer mes processus au niveau supérieur d'optimisation et de productivité ?

Il est clair que l'intégration des robots logiciels en tant que main-d'œuvre numérique pour gérer les tâches répétitives et basées sur des règles qui drainent le temps et la puissance intellectuelle des employés continue de prouver sa valeur. Pourtant, de nombreuses organisations constatent que leurs opérations commerciales deviennent de plus en plus complexes en raison des grandes quantités de données non structurées trouvées dans les documents et les e-mails, les transactions mobiles, les signatures électroniques, la gestion des exceptions, l'authentification/validation biométrique, la gestion des cas et les communications avec les clients.

Pour résoudre ces complexités de processus et de données, une plate-forme d'automatisation intelligente unifiée de nouvelle génération qui associe l'analyse et les technologies cognitives à la RPA pour automatiser davantage de processus de bout en bout, tout en générant une plus grande valeur :

Prenons l'exemple suivant d'infrastructure d'automatisation intelligente optimisant un processus financier et comptable typique :

• Avant l'automatisation intelligente, un employé saisissait manuellement les factures ou les bons de commande ; cela est intrinsèquement lent et présente un risque d'erreurs humaines et de retards importants.
• Un cadre d'automatisation intelligente ingère les données (n'importe quel format) ; classe et extrait automatiquement les données ; intègre les informations avec l'ERP (SAP, Oracle, etc.); analyse les performances non seulement des fonctionnalités de la plate-forme et si elles ont été exécutées comme prévu, mais fournit également des informations sur le processus de facturation ou de commande client ; et fournit ces informations en temps réel aux dirigeants dans le format exact qu'ils souhaitent recevoir pour optimiser les performances financières et opérationnelles.

Une institution de services financiers a réduit ses coûts de traitement des factures de 75 %, générant 1,3 million de dollars d'économies annuelles sur les coûts d'exploitation grâce à l'automatisation intelligente.

Le résultat final est un workflow de processus véritablement automatisé qui relie le back-office au front-office. Les clients sont en mesure non seulement d'évoluer, mais aussi de mesurer les avantages et le retour sur investissement de leur déploiement d'automatisation des processus.

C'est là que réside le véritable pouvoir d'une plate-forme d'automatisation intelligente :créer une main-d'œuvre financière numérique de demain où la collaboration entre les travailleurs numériques et physiques se traduit par une plus grande capacité organisationnelle et l'autonomisation des employés.

Chris Huff est CSO de Kofax. Il développe et dirige les initiatives stratégiques mondiales de l'entreprise, le leadership éclairé en matière d'automatisation intelligente et l'intégration horizontale interfonctionnelle.