Simplifiez la gestion des bons de travail dans votre école grâce à la GMAO

Les idylliques écoles à classe unique d'antan ont disparu depuis longtemps. Les écoles peuvent désormais être des installations géantes avec leurs propres grands services de maintenance. Il ne fait aucun doute qu'il est difficile de faire fonctionner les choses. Mais à quel point serait-ce plus simple avec une GMAO basée sur les bons de travail ?

Les écoles d'aujourd'hui ont leurs propres voies de ramassage et de débarquement, des terrains de jeux multi-structures, des pistes pavées et souvent des complexes sportifs complets avec des terrains et des stands AstroTurf. Au centre de ces labyrinthes se trouvent des salles de classe, des gymnases, des centres de ressources, des cafétérias, des auditoriums , laboratoires informatiques, laboratoires scientifiques et bibliothèques. Assurer la sécurité et la conformité est un travail à temps plein toute l'année. La plupart des membres du personnel et des élèves ont des congés d'été, mais juillet et août sont des mois chargés pour les services d'entretien des écoles, avec des horaires remplis de projets de rattrapage.

Explorons le rôle que les bons de travail peuvent jouer dans la journée moyenne de la gestion de la maintenance d'une école. Nous pouvons utiliser une véritable offre d'emploi pour un professionnel de la maintenance pour bien comprendre les défis quotidiens auxquels les services sont confrontés. Les descriptions de responsabilités suivantes sont directement empruntées à une offre d'emploi pour une école élémentaire du New Jersey.

Tâches générales d'entretien et de réparation

Effectuer des tâches générales d'entretien et de réparation dans divers domaines et tel qu'assigné par le superviseur de l'entretien et conformément à tous les codes et règlements applicables

C'est un bon point de départ car il décrit une grande partie de la journée d'un technicien moyen. Alors, quel rôle joueraient les bons de travail ?

Dans de nombreux cas, les ordres de travail commencent par un ticket soumis par un enseignant ou un autre membre du personnel. On peut imaginer la professeure d'art remarquant un robinet cassé dans sa chambre. En se connectant au logiciel de bon de travail, elle entre une courte description du problème et son emplacement. Les informations sont ensuite automatiquement transmises par le logiciel GMAO au superviseur de maintenance.

Le professeur d'art aurait probablement inclus très peu d'informations. Mais maintenant, le superviseur peut prendre le ticket et le développer en un ordre de travail riche en données. De son bureau ou sur un appareil mobile, il accède à la GMAO et, si elle est bonne, grâce à son interface intuitive et conviviale, il ajoute au bon de travail :

• Plans d'étage interactifs
• Listes des pièces requises, y compris les niveaux de stock actuels
• Listes de contrôle personnalisables pour garantir les meilleures pratiques actuelles

Il y a beaucoup plus qu'il peut ajouter, mais pour un robinet cassé, il garderait probablement les choses simples. Ensuite, il priorise puis attribue la réparation. Tout dépend du niveau de criticité relatif de l'actif. Un robinet dans la salle d'art est-il essentiel pour garder les portes de l'école ouvertes ? Probablement pas. Mais il doit tenir compte de la sécurité des élèves et du personnel lorsqu'il examine un bon de travail. Cette facette va conduire à des mains tachées de peinture à l'eau, ce qui n'est pas un gros problème. Mais une balançoire cassée sur le terrain de jeu avec une chaîne en métal lâche est un danger immédiat pour les enfants curieux.

En fin de compte, le robinet cassé se voit probablement attribuer une faible priorité. Cela décidé, le superviseur attribue maintenant l'ordre de travail. Parce qu'il envoie des tâches à chaque membre de son service à l'aide d'ordres de travail traçables via la GMAO, il sait où se trouve tout le monde et ce qu'il fait. En examinant les ordres de travail en cours, il inscrit la réparation du robinet dans l'après-midi d'un technicien. À la fin de la journée, il reviendra vérifier si le bon de travail a été clôturé, quelles pièces ont été utilisées et si le technicien a renvoyé des notes.

Ordres de travail pour des tiers

Recommander des réparations ou des procédures qui dépassent le cadre des responsabilités, des compétences ou de l'expérience, en décrivant le travail nécessaire et les spécifications requises d'un entrepreneur extérieur.

Celui-ci se produit moins souvent dans les écoles, mais des bons de travail peuvent être générés pour des fournisseurs tiers. L'installation d'un nouveau panneau de disjoncteurs, par exemple, nécessite un électricien agréé. Il se peut que personne dans le service ne puisse effectuer le travail en toute sécurité ou légalement.

Même si le travail est effectué par quelqu'un de l'extérieur du service, un ordre de travail va aider à ce que tout se passe plus facilement. Il peut contenir des informations sur les travaux requis ainsi que les coordonnées du superviseur. Avoir tout est un bon de travail est pratique lorsqu'il s'agit de payer le fournisseur ou de suivre les accords ou les garanties.

Suivi des stocks avec bons de travail

Maintenir un approvisionnement adéquat en pièces et fournitures habituellement utilisées pour les réparations et demander les fournitures nécessaires selon les procédures établies du district.

Une bonne GMAO facilite le suivi des stocks. Une fois que vous avez vos décomptes initiaux précis, le suivi des stocks est géré par le logiciel de bon de travail. Les pièces nécessaires à une réparation peuvent être incluses dans le bon de travail lors de sa génération. Lorsqu'il est clôturé, les niveaux de stock sont automatiquement ajustés.

L'offre d'emploi mentionne «les procédures établies du district». Il est difficile de savoir ce que c'est, mais cela vaut la peine de voir comment une bonne GMAO rationalise le contrôle des stocks. Dans le logiciel, les pièces et l'inventaire peuvent être définis avec des seuils de réapprovisionnement. Une fois que les chiffres descendent en dessous de ces niveaux personnalisables, la GMAO peut envoyer des commandes par elle-même, même en tenant compte des délais actuels. Ou, il pourrait informer le service de maintenance par e-mail que les niveaux sont bas. Votre choix.

Maintenance préventive et suivi des bons de travail

Assurez-vous que toutes les réglementations et lois applicables en matière d'incendie, de sécurité, de santé et d'environnement sont respectées et dépassées.

Tenez un journal de toutes les fonctions de maintenance et des réparations effectuées.

La conformité comporte deux volets :être conforme et prouver que vous êtes conforme. Pour la première partie, les départements utilisent des PM, qui sont un type spécial de bon de travail planifié à l'avance pour s'assurer qu'une réparation ou un remplacement majeur ne sera pas nécessaire à l'avenir. Ils couvrent les inspections et l'entretien mineur. Pour les écoles, les PM comprennent la vérification des détecteurs de fumée, la charge des extincteurs et la présence de douches oculaires dans les laboratoires scientifiques. Une fois les PM ajoutés à la GMAO, ils deviennent des bons de travail récurrents. Ils veillent à ce que rien ne soit oublié.

Le suivi des bons de travail rend la deuxième partie, prouvant que vous êtes conforme, un jeu d'enfant. Une bonne GMAO vous permet d'examiner les données historiques, de calculer des combinaisons presque infinies d'indicateurs clés de productivité (KPI) et de générer facilement des rapports, qui peuvent ensuite être transmis aux services gouvernementaux concernés.

Gestion de la maintenance organisée

Afficher une attitude coopérative et agréable à tout moment, en particulier en présence du personnel, des étudiants et des visiteurs de la communauté.

OK, les ordres de travail ne peuvent pas garantir que chaque membre de votre service sera agréable. Mais les bons de travail rendent la gestion de la maintenance plus organisée et donc moins stressante. La planification est plus facile, il y a donc moins de mauvaises surprises. Les ordres de travail ne vont pas changer votre disposition. Mais l'utilisation de systèmes de bons de travail et de suivi des bons de travail rend beaucoup moins probable que quelque chose au travail gâche votre journée.