Comment la GMAO des soins de santé peut naviguer dans le labyrinthe de ses réglementations

La qualité et l'efficacité dépendent toujours d'un bon entretien, mais cela n'est nulle part plus évident que dans un hôpital. Presque tout ce que font les travailleurs de l'entretien affecte la conformité, et l'entretien de routine comme le nettoyage, l'inspection et le stockage correct de l'équipement peut faire la différence entre la vie et la mort pour les patients. Une liste de contrôle de maintenance hospitalière est un bon début pour garder les procédures en ordre.

À tout le moins, un hôpital s'appuie sur des processus efficaces pour maintenir un flux constant de soins aux patients, garantissant qu'un nombre défini de patients sont vus selon un calendrier défini. Les pannes d'équipement et les tâches manquées peuvent augmenter le temps d'attente des patients et mettre à rude épreuve le personnel hospitalier et l'équipement de secours.

Le logiciel de gestion des installations hospitalières est un outil fondamental utilisé par les organisations pour aider à respecter les normes de conformité réglementaire et réduire les coûts en centralisant les processus. Bien que de nombreux hôpitaux aient déjà adopté un logiciel de gestion de la maintenance, certaines organisations utilisent encore des méthodes manuelles décentralisées. Si votre organisation n'a pas sauté dans le train de la GMAO, lisez la suite pour en savoir plus sur les avantages du logiciel de gestion de la maintenance pour les hôpitaux.

Votre hôpital a-t-il du mal à se conformer aux réglementations ?

Les hôpitaux sont parmi les établissements les plus réglementés et le service de maintenance joue un rôle important dans le respect de ces réglementations. La loi HIPAA (Health Insurance Privacy and Portability Act) est une loi qui, entre autres, impose une protection solide des antécédents personnels et médicaux des patients. Ces exigences ne concernent pas directement les services de maintenance, mais elles peuvent compliquer les tâches de routine telles que le nettoyage et maintenance préventive. Une politique de maintenance hospitalière et un manuel de procédures doivent être suivis pour simplifier les tâches de routine. Si le travail n'est pas planifié avec soin, les travailleurs se retrouvent dans des zones où ils sont exposés à des informations de santé protégées (PHI). Cela les place dans le champ d'application de la loi HIPAA, ce qui nécessite une formation et des protections supplémentaires et augmente inutilement les risques de violation.

Les tâches de maintenance impliquant des équipements informatiques ou des zones où les données sont stockées doivent être traitées avec soin afin de minimiser le risque de violation. Cela nécessite des protocoles supplémentaires pour s'assurer que les postes de travail sont déconnectés ou que les classeurs sont verrouillés avant que la maintenance ne soit effectuée. La conformité HITECH impose des charges de maintenance supplémentaires pour garantir l'utilisation efficace de la technologie. Les ordinateurs, les réseaux et les autres ressources informatiques nécessitent un entretien régulier pour s'assurer qu'ils sont sécurisés et en bon état de fonctionnement à tout moment.

En plus de cela, il existe des règles du ministère de la Santé, des exigences de la Commission mixte, des enquêtes HCAHPS qui ont un impact sur la perception du public à l'égard de l'hôpital et des normes facultatives telles que les exigences du Code de sécurité des personnes auxquelles de nombreux hôpitaux choisissent de se conformer.

Avec un labyrinthe de règles et de réglementations aussi complexe, il ne suffit pas de réparer les choses lorsqu'elles se cassent. Les responsables de la maintenance doivent être en mesure d'énoncer les normes et de hiérarchiser les tâches pour s'assurer que les réparations liées à la conformité et la maintenance préventive sont effectuées. Le logiciel informatisé de gestion de la maintenance est un outil efficace qui garantit que rien n'est oublié et passe entre les mailles du filet.

Cette étude de cas sur Philhaven Health Care illustre ce que le bon logiciel de GMAO peut faire. Ce fournisseur de soins de santé comportementaux avait du mal à faire face à sa croissance rapide en utilisant des méthodes traditionnelles de gestion de la maintenance. Avec 12 sites, dont un hôpital de 103 lits, les bons de travail papier et les feuilles de calcul Excel ne suffisaient plus. Jim Ipsen, directeur des installations chez Philhaven, explique :

"Pour gérer efficacement et efficacement les opérations de maintenance dans nos installations et démontrer la conformité avec les autorités gouvernementales, nous avions besoin d'un système de gestion de la maintenance plus agile pour enregistrer et signaler l'état des tâches."

Le logiciel de gestion de la maintenance Hippo a permis à Philhaven de "simplifier la communication entre toutes les parties impliquées dans la création, l'exécution et le traitement des ordres de travail". La fonction de gestion des actifs et des équipements leur a permis de suivre la maintenance de leurs installations, garantissant qu'aucune tâche de maintenance n'était omise. Non seulement cela a facilité la vérification de la conformité, mais cela a également permis d'augmenter l'efficacité. Cela signifie une norme de diligence plus élevée, des risques de conformité réduits et une diminution des dépenses dans l'ensemble de leur organisation.

Votre hôpital manque-t-il de standardisation des processus ? Dans la gestion de la maintenance hospitalière, chaque tâche doit correspondre aux étapes et aux repères appropriés. Tout ce qui affecte la conformité, la sécurité ou la mission de l'hôpital - stérilisation des outils, entretien du matériel médical et même vérification du matériel d'urgence - doit être fait d'une manière très particulière pour minimiser les risques et maximiser la qualité des soins. Même les tâches peu complexes doivent être précisées, étape par étape, de manière très détaillée.

Le bouche à oreille ou les instructions pratiques ne sont pas fiables. Les hôpitaux ont des dizaines à des centaines de personnes responsables de l'entretien. Des tâches telles que l'entretien d'équipements de diagnostic complexes ou l'exécution et la surveillance de la sécurité informatique sont généralement effectuées par des sous-traitants externes, et la maintenance de routine des installations est souvent sous-traitée. Le roulement est souvent élevé et, à tout moment, l'hôpital peut changer de fournisseur ou externaliser des tâches qui étaient auparavant conservées en interne.

Même avec des SOP pour chaque pièce d'équipement, il est difficile de les appliquer sans logiciel de gestion de la maintenance. S'ils sont conservés dans une feuille de calcul ou un classeur, il n'y a souvent aucun moyen pratique pour les travailleurs d'y accéder quand ils en ont besoin; il n'est pas pratique pour tout le monde de retourner au bureau de maintenance pour revérifier les procédures et s'assurer qu'ils ont tout bien compris. Travailler de mémoire conduit à des erreurs et à des étapes négligées, tandis que l'utilisation d'un système sur papier s'avère fastidieuse à organiser et à consulter.

Un puissant logiciel de gestion des ordres de travail à la demande permet d'assurer facilement l'achèvement des travaux dans les délais, quel que soit le travailleur affecté - des travailleurs de maintenance à temps plein aux sous-traitants externes qui ne viennent qu'une ou deux fois par an. Les ordres de travail ont des champs personnalisables, permettant aux gestionnaires d'installations de spécifier aussi peu ou autant d'informations que nécessaire. Les outils, documents, problèmes de sécurité et autres données nécessaires sont accessibles sur les bons de travail, permettant aux travailleurs de référencer toutes les informations appartenant à cette réparation.

Les ordres de travail peuvent être consultés par les agents de maintenance internes ou les fournisseurs externes. Tous les utilisateurs peuvent recevoir des ordres de travail partout où ils disposent d'une connexion Internet avec la possibilité de mettre à jour les informations sur les ordres de travail sur le terrain à l'aide d'une application GMAO mobile. Les administrateurs peuvent trier, suivre et afficher la progression des ordres de travail, en s'assurant que tout le monde est sur la bonne voie et que tout est en cours.

Êtes-vous en mesure de demander des comptes aux employés et aux fournisseurs ? Le suivi des ordres de travail, de l'historique des réparations et d'autres facteurs n'aide pas seulement les agents de maintenance ; il offre également à la direction la visibilité nécessaire pour assurer la responsabilisation dans l'ensemble de l'organisation. Des rapports de maintenance détaillés permettent aux responsables de voir l'état de tous les bons de travail en un coup d'œil, filtrés par catégories définissables par l'utilisateur dans des graphiques faciles à utiliser. Il est facile de voir quelles tâches sont terminées, dues ou en retard :triez-les par priorité, type de travail et autres critères.

Les rapports CMMS simplifient l'extraction des enregistrements d'historique de maintenance. Les utilisateurs peuvent examiner les coûts, en les ventilant par heures de travail régulières et supplémentaires, pièces et matériaux utilisés et factures. Les rapports d'historique de maintenance donnent également un aperçu précis des indicateurs de performance clés. Le fait de disposer de ces données permet de trouver facilement le fournisseur offrant le prix le plus compétitif, de promouvoir les employés ayant les meilleurs antécédents ou de désigner les travailleurs peu performants pour une formation supplémentaire. Cela aide également à prendre des décisions plus stratégiques en matière de dotation en personnel, permettant aux responsables de comparer les sous-traitants et les employés en tête-à-tête.

Le logiciel de gestion de la maintenance est aussi utile pour gérer les pièces et autres stocks que pour planifier les travailleurs. La fonction de rapports d'inventaire permet aux gestionnaires d'examiner et de trier l'ensemble du stock en un coup d'œil. Lorsque les pièces et les matériaux s'épuisent, des alertes par e-mail sont envoyées aux bonnes personnes pour une nouvelle commande, garantissant ainsi que les pièces critiques sont toujours disponibles. Les modules de gestion des stocks CMMS stockent également les coordonnées des fournisseurs, de sorte que lorsque des pièces et des matériaux doivent être réapprovisionnés, cela peut être fait sans délai.

La visibilité et la responsabilité des rapports ont été une caractéristique cruciale pour de nombreux gestionnaires d'établissements, y compris Reynold Peters de l'Office régional de la santé du Manitoba, Southern Health. L'organisation couvre près de 27 000 kilomètres et fonctionne selon un modèle décentralisé, ce qui pose des défis uniques. Bien qu'une autorité centrale supervise certaines de leurs installations, bon nombre de leurs hôpitaux, cliniques et centres d'aide à la vie autonome sont gérés de manière indépendante, il est donc difficile de vérifier la cohérence des performances dans l'ensemble de leur service de maintenance.

L'utilisation du logiciel GMAO Health Care leur a permis de révolutionner leur service de maintenance. Selon Peters, responsable de la construction et des économies d'énergie, le logiciel de maintenance leur permet de voir "qui a émis le bon de travail et de savoir à qui s'adresser en cas de problème avec la documentation". Ils sont capables d'utiliser des rapports et des points de repère pour comparer les performances entre les installations, en repérant les problèmes de contrôle de la qualité avant qu'ils ne deviennent un problème sérieux. Et ils ont pu le faire tout en fonctionnant avec l'autonomie locale qui permet à chaque établissement de répondre au mieux aux besoins de sa communauté.

Avez-vous adopté un programme de maintenance préventive ? Dans une industrie comme la fabrication où une machine en panne peut arrêter la production, tout le monde comprend les avantages de la maintenance préventive, mais de nombreuses organisations de soins de santé la négligent encore. Pourtant, les hôpitaux disposent également d'infrastructures essentielles à la mission qui doivent être entretenues régulièrement. Il ne s'agit pas seulement d'équipements clés comme le système de survie où une défaillance peut être désastreuse ; une panne inattendue de l'infrastructure CVC, des alimentations de secours ou de l'équipement de décontamination peut également réduire les niveaux de productivité et avoir un impact sérieux sur les soins aux patients.

Même lorsque des vies ne sont pas en jeu, la maintenance préventive offre d'énormes avantages aux hôpitaux. Des IRM aux unités de réfrigération, avoir un programme de maintenance planifiée formalisé prolongera la longévité des actifs. Cela permet d'économiser de l'argent et de minimiser les perturbations, permettant aux établissements de soins de santé de fournir une norme de soins plus élevée et plus cohérente.

Les bons logiciels de maintenance préventive permettent aux hôpitaux d'utiliser un système unique pour planifier, suivre et confirmer les réparations régulières, du laboratoire de sang à la cuisine de la cafétéria. Les ordres de travail sont programmés en fonction d'une fréquence calendaire ou de relevés de compteurs, avec des options flottantes définies pour ajuster les futurs ordres de travail en fonction de la date de service la plus récente.

Avec une GMAO, les ordres de travail de maintenance préventive sont définis afin qu'ils soient automatiquement attribués au bon travailleur ou technicien, ou envoyés à un administrateur qui peut ensuite les attribuer. Les dates d'échéance, les rappels de notification avancés et d'autres fonctionnalités de planification facilitent la planification à l'avance, permettant aux travailleurs de hiérarchiser les tâches de maintenance importantes sans perturber leurs tâches habituelles.