CMMS Expert Series Part 6 :3 étapes pour un calendrier post-achat parfait

Même après avoir déployé avec succès votre nouveau logiciel (pour plus d'informations, lisez la partie 5 :9 conseils pour optimiser votre déploiement) , il reste encore du travail à faire pour assurer la prise en charge continue de votre système. Après l'achat, les fonctionnalités, la formation et la configuration peuvent être affinées et mesurées. En portant un regard critique sur votre système, vous pourrez aller au-delà des fonctionnalités de base que vous avez apprises au départ et approfondir des fonctionnalités plus avancées. Cette section explique les étapes de suivi à effectuer 1 à 2 mois après avoir déployé votre système pour assurer son optimisation continue.

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3 étapes pour une chronologie parfaite après l'achat

Court terme (3 semaines à 1 mois)

Évaluez votre base de données nouvellement créée et déterminez ses forces et ses faiblesses actuelles. Assurez-vous que toutes les fonctionnalités de base fonctionnent correctement, que tous les utilisateurs reçoivent les bonnes notifications d'ordre de travail et les mises à jour de statut, et que votre équipe maîtrise l'intégration de ce nouveau système dans leur vie professionnelle quotidienne. Parlez à différents utilisateurs pour comprendre les défis auxquels ils peuvent être confrontés et faites un suivi avec un membre du personnel de formation de vos fournisseurs pour demander conseil ou obtenir plus de formation pour atténuer ces problèmes. Si un processus fonctionne très bien ou si vous voyez un grand avantage d'une fonctionnalité particulière, peut-être que quelqu'un d'autre dans votre organisation verrait également un avantage à utiliser l'outil. Ajoutez lentement de nouvelles autorisations aux utilisateurs tout au long de cette période tout en trouvant un équilibre entre une fonctionnalité robuste et la simplicité du logiciel. Ces petits changements et ajustements au système aideront à répondre aux préoccupations des utilisateurs tout en tirant le meilleur parti de votre logiciel.

Moyen terme (1 à 2 mois)

Après environ un mois d'utilisation régulière du logiciel, vous aurez collecté suffisamment de données d'historique de maintenance pour commencer à générer des rapports sur ces activités. Le reporting est l'une des fonctionnalités les plus robustes et les plus bénéfiques qu'une GMAO puisse fournir. Vous pouvez analyser des données en profondeur pour découvrir des modèles et prendre de meilleures décisions. Des décisions RH aux décisions de réparation et de remplacement en passant par la commande de pièces de rechange, vous pouvez créer des rapports sur une grande variété d'articles ou affiner votre champ d'action pour afficher des microdonnées. Vous aurez probablement besoin d'une ou deux sessions de formation pour approfondir correctement vos outils de création de rapports logiciels. Étant donné que la portée des rapports peut être très variée, d'autres membres de votre équipe peuvent également tirer profit de cette fonctionnalité. Contactez votre fournisseur pour réserver une session de formation sur les rapports uniquement pour votre équipe. Le fournisseur peut expliquer différents types de rapports qui peuvent être utiles aux parties prenantes de votre équipe, ou chaque membre peut assister à la session avec un objectif de rapport en tête.

Longue durée (3 mois et plus) :

En plus de la formation sur les rapports, familiarisez-vous avec toutes les fonctionnalités de votre logiciel en réservant des sessions avec l'équipe d'assistance de votre fournisseur. Assurez-vous que ces séances soient courtes - limitez-les à une heure à la fois - mais fréquentes. Une fois que vous serez conscient des nombreux tenants et aboutissants que votre système a à offrir, vous serez en mesure de vraiment maîtriser votre logiciel. Gardez à l'esprit que les éditeurs de logiciels proposent de nouvelles mises à jour tout au long de l'année. Selon que votre système est déployé via le Web ou s'il s'agit d'une solution installée, ces mises à niveau seront reçues et communiquées différemment à votre équipe. Avec le Web, les petites modifications qui peuvent s'avérer très bénéfiques pour l'utilisateur ne sont pas toujours communiquées directement. C'est pourquoi il est important de rester au courant en tirant parti des ressources gratuites que votre fournisseur fournit très probablement. Ces ressources continues incluent de nouveaux contenus CMMS tels que des vidéos, des articles, des messages sur les réseaux sociaux et des articles de blog. Abonnez-vous à la newsletter de votre fournisseur, suivez-le sur Linked In et lisez son dernier article. Vous pouvez également vous renseigner auprès de votre représentant de compte pour voir les nouveautés et ce qu'il y a sur leur feuille de route de développement logiciel (c'est-à-dire une chronologie indiquant quand de nouvelles fonctionnalités seront publiées). En vous tenant au courant des dernières nouveautés, vous serez le premier à obtenir de nouvelles informations et pourrez très probablement partager votre opinion sur ces changements pendant qu'ils sont encore en phase de test bêta.

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Poursuivez votre lecture pour notre dernier épisode de la série d'experts GMAO en 7 parties, lorsque nous vous présentons les 6 écueils courants de la GMAO et comment les éviter !