Instructions de travail efficaces :5 bonnes pratiques pour les rédiger

Toute organisation s'appuie sur une documentation efficace et de qualité pour pouvoir travailler, avancer et réaliser une amélioration continue . Dans l'industrie, les documents essentiels sont de natures diverses et, parmi eux, les instructions de travail sont de véritables référentiels pour tous les acteurs de l'entreprise :les ouvriers, les nouveaux salariés , les superviseurs, la direction et les décideurs.

Mais, comment s'assurer que les instructions qu'on nous demande de créer sont efficaces et utilisées ? Comment les rédiger ? Voici 5 bonnes pratiques pour atteindre les consignes de travail efficaces…

1. Restez simple !

Simplicité et efficacité courent souvent ensemble dans le monde de l'industrie. En un mot, cela implique de décharger le document de toute information superflue, de toute donnée qui encombre le support. Mais risque également en plus de causer des ennuis à l'utilisateur en l'induisant à la confusion ou à l'erreur.

Il a également besoin d'un normalisé structure minimaliste dans le processus de création incluant uniquement les éléments des instructions de travail et l'intégration de références nécessaires.

2. Rédigez des documents clairs et précis

Clarté et précision. Ce sont les deux mots dont vous devez vous souvenir lorsqu'il s'agit d'améliorer et d'optimiser l'efficacité, le temps et la réduction des risques d'erreurs. Vous devrez décrire les opérations et la procédure de travail qui s'effectuera grâce à des visuels clairs et précis afin d'éliminer toute interprétation que peut avoir le lecteur, qui est ainsi véritablement guidé dans l'accomplissement de sa mission au sein de son poste.

Cela permet également de clarifier et de simplifier davantage les rattachements métier à métier possibles sous tous leurs aspects :postes concernés, temps de passage prévu à chaque poste, ordre d'intervention pour chaque poste, conditions de rattachement, moyens de transfert de gare en gare. En d'autres termes, la clarté et la précision facilitent la procédure de travail .

3. Allez sans papier !

S'appuyer sur des supports à la fois fiables, pratiques et faciles à mettre à jour est vital pour les membres d’une entreprise. L'objectif est de réduire, voire d'éliminer les erreurs, les dysfonctionnements et les défauts notamment à cause des documents laissés dans leurs anciennes versions sans révision . Nous devons être clairs sur une chose. Il est indéniable que l'utilisation de format papier classique ne peut plus répondre à ce type d'exigence. Les supports numériques sont désormais privilégiés depuis plusieurs années, et ce, pour plusieurs raisons :la centralisation des informations dont un accès plus facile à celles-ci et notamment pour les écrans mobiles (tablettes, smartphones…) et, principalement, pour une question de sécurité.

Adopter à jour sans papier / dématérialisation pour la création des instructions de travail répondent aux mêmes réglementation exigences et la même logique dans la numérisation des environnements de travail, qui caractérise l'industrie 4.0 .

4. Faire des instructions de travail l'un des piliers du système qualité de l'entreprise.

Le SMQ (Système de Management de la Qualité) tel que défini par la norme ISO 9001 se concentre sur le développement, la maintenance et types d'entretien pour une documentation de qualité efficace . Les instructions de travail sont l'une des composantes essentielles d'une documentation de qualité. C'est la norme mentionnée ci-dessus symbolisée sous la forme d'une pyramide documentaire au sommet de laquelle se trouve le manuel qualité. C'est pourquoi les instructions de travail deviennent les piliers de la capacité d'une organisation à atteindre ses objectifs mesurables objectifs qualitatifs et assurer l'efficacité

5. Mettez-vous à la place de l'utilisateur

Lorsque vous créez une instruction de travail, il semble évident de penser à la personne qui va visualiser et déployer leur. C'est uniquement en se mettant à la place de l'utilisateur, mais aussi en l'impliquant dans le développement et en tenant compte de ses observations recueillies sur le terrain , que vous pouvez écrire un configurable document  sur le sujet aussi proche que possible de la réalité.

6. (Bonus) Utiliser un logiciel d'instructions de travail numériques

Une bonne façon de rédiger des instructions de travail efficaces consiste à utiliser un logiciel dédié. Picomto est un logiciel d'instructions de travail numériques qui vous permet de créer des instructions de travail visuelles et interactives. N'hésitez pas à contacter notre expert pour en savoir plus sur notre solution.