6 meilleures pratiques pour un suivi efficace des actifs informatiques

Les entreprises dépensent des millions chaque année pour doter leur personnel de l'équipement technique nécessaire pour soutenir leurs rôles organisationnels. Une partie de ces coûts implique le remplacement de technologies usées ou obsolètes. Certains sont dus au fait que les entreprises n'effectuent pas un suivi adéquat des actifs informatiques.
Perdre la trace de l'équipement informatique signifie que votre organisation pourrait finir par dépenser de l'argent pour l'équipement ou les licences que vous possédez déjà. Les choses se perdent lorsque les employés passent à des rôles nécessitant des outils différents ou quittent complètement l'entreprise. Il est également facile de perdre la trace d'articles lors de la mise à niveau de l'équipement utilisé par un secteur d'activité.

La meilleure façon d'empêcher l'entreprise de perdre de l'argent sur des coûts d'équipement inutiles est de suivre une informatique solide pratiques de suivi des actifs. Les entreprises bénéficient de :

• Réduction des coûts de maintenance
• Optimisation de l'utilisation des licences
• Vous aider à élaborer un budget plus précis
• Vous permettre de prendre des décisions d'achat d'équipement judicieuses
• Vous préparer aux audits

Vous n'êtes pas satisfait du processus actuel de suivi des actifs informatiques de votre entreprise ? Trouvez une solution adaptée à votre organisation en utilisant ces meilleures pratiques.

1. Effectuer un audit approfondi de l'inventaire
2. Capturer toutes les informations pertinentes
3. Cartographier les cycles de vie des actifs
4. Établir des règles
5. Assurez-vous d'être conforme
6. Trouvez la bonne solution automatisée

1. Effectuez un audit approfondi de l'inventaire

L'idée d'essayer de localiser chaque actif au sein de votre entreprise peut être intimidante. Nous ne parlons pas seulement des ordinateurs de bureau. Vous devez localiser tous les téléphones de bureau, appareils mobiles, imprimantes personnelles et même les casques d'entreprise actuellement utilisés au sein de votre organisation.
Réduisez les choses en utilisant des programmes déjà installés sur votre logiciel pour localiser les actifs du réseau. Les méthodes pour ce faire incluent :

• Rechercher des appareils Windows effectuant une analyse de domaine
• Exécuter une analyse du réseau pour les imprimantes, les ordinateurs Linux, les Mac, les machines virtuelles et les imprimantes
• Effectuer des analyses d'agent sur votre réseau domestique à la recherche de logiciels enregistrés et d'autres éléments
• Identifier les appareils mobiles enregistrés

Ces étapes devraient vous aider à identifier une grande partie de votre inventaire. Faites un suivi en confirmant auprès des employés qu'ils sont actuellement en possession d'actifs spécifiques.

Actifs informatiques à localiser

• Serveurs
• Claviers
• Souris
• Logiciel et licences associées
• Packs de services
• Comprimés
• Smartphones
• Téléphones fixes
• Stations de travail
• Ordinateurs portables
• Scanneurs
• Routeurs
• Projecteurs
• Comprimés

Terminez par un balayage d'étage en étage pour tous les actifs qui pourraient être hors ligne ou non connectés à un logiciel capable de le suivre, ce qui peut également aider à identifier le matériel informatique fantôme.

2. Capturez toutes les informations pertinentes

Une fois que vous avez localisé chacun des actifs de votre entreprise, commencez à extraire les données d'identification de chacun. Les informations les plus importantes que vous devriez collecter incluent :

• Une description de l'article
• Numéros de marque et de modèle
• Qui est le fabricant
• Le coût d'achat de l'article
• Le département où il se trouve actuellement
• Le propriétaire désigné
• L'état de l'article

Avoir cette information en place permet aux gestionnaires et autres cadres d'évaluer correctement les besoins en équipement supplémentaire. Ils sauront qu'ils ont déjà l'équipement en interne, ou s'il doit réellement être acheté.
Étiquetez chaque actif avec une étiquette contenant un code-barres unique avec toutes les informations pertinentes stockées dans votre solution logicielle de suivi des actifs. La lecture de ce code devrait vous dire tout ce que vous devez savoir sur l'équipement. (Conseil utile :si le vol ou la falsification est un problème, les étiquettes de sécurité peuvent aider à dissuader ces activités.)

3. Cartographiez les cycles de vie des actifs

Quel type de performance attendez-vous de votre actif du moment de l'achat à la retraite ? Disposez ces attentes par étapes et attribuez un état spécifique à chacune. Utilisez ces classements pour évaluer où se situe actuellement votre actif dans cette méthodologie.

Exemple de cartographie du cycle de vie

• Demande de l'élément
• Approuver son achat
• Obtention de l'actif
• Installation ou déploiement de l'actif (logiciel, matériel, nouveau téléphone, serveur)
• Utilisation de l'actif
• Stocker ou réparer l'actif
• Autoriser le retrait de l'actif
• Céder l'actif

Le cycle de vie des différents actifs variera. Parfois, les postes de travail peuvent être utilisés pendant quelques mois pour un entrepreneur, puis stockés jusqu'à ce qu'ils soient à nouveau nécessaires. Certains utilisateurs peuvent passer à une version différente du logiciel, libérant ainsi l'ancienne version pour qu'elle puisse être utilisée par un autre employé.
Suivez attentivement les échanges de ce type. Ne laissez rien passer entre les mailles du filet pendant les périodes de changement ou de transition.

4. Établir des règles

Assurez-vous d'avoir des procédures claires en place lorsqu'il s'agit de vérifier, d'attribuer et de mettre hors service des actifs. N'autorisez pas le passage d'un département à un autre sans appliquer un certain type de normes sur :

• Qui prend le contrôle d'un élément
• Décisions de restituer un actif au service informatique
• Toute personne signalant des problèmes avec l'élément
• Toute demande de mise hors service d'un élément

Envisagez de créer un département spécifique responsable de ces processus. Les petites entreprises doivent toujours attribuer des rôles pour le suivi des actifs informatiques à certains employés ou domaines.

5. Assurez-vous d'être conforme

Un aspect négligé du suivi des actifs informatiques consiste à s'assurer que les éléments répondent aux normes établies. À quand remonte la dernière fois que votre réseau a fait l'objet d'une inspection approfondie ? Avez-vous examiné les logiciels tiers utilisés pour les failles de sécurité ? Dans quelle mesure êtes-vous sûr d'avoir chiffré les appareils mobiles pour empêcher les transferts accidentels ou délibérés de données d'entreprise ?
Votre processus de suivi des actifs informatiques peut devenir un outil précieux pour assurer la sécurité de votre organisation. Initiez des inventaires d'audit périodiques et intégrez le catalogage de ce type d'informations à vos procédures standard.

6. Trouvez la bonne solution automatisée

L'initiation du suivi des actifs informatiques avec des processus manuels vous expose à un plus grand risque d'erreur humaine. Il est également plus difficile de coordonner l'état des équipements entre les différents services. L'utilisation d'un processus automatisé vous permet d'intégrer le suivi de vos actifs à d'autres systèmes de l'entreprise. Le marquage d'actifs informatiques précieux signifie qu'ils sont facilement scannés avec des lecteurs de codes-barres, ce qui élimine les erreurs humaines et accélère la documentation.
Cela permet à d'autres domaines de récupérer facilement des données pour leurs propres usages, comme l'extraction de rapports ou l'élaboration de budgets. Cela facilite également la collaboration avec les autres membres de l'équipe responsables du chargement et de la validation des données sur les actifs.
Améliorez l'efficacité de votre organisation en mettant en place une sorte de système de suivi des actifs informatiques. Vous ferez économiser de l'argent à votre entreprise et vous aiderez à organiser et à rationaliser l'utilisation des actifs dans l'ensemble de votre entreprise.