6 stratégies éprouvées pour une gestion d'actifs informatiques précise

Les entreprises dépensent des millions chaque année pour équiper leur personnel avec l'équipement technique nécessaire pour soutenir leurs rôles organisationnels. Une partie de ces coûts implique le remplacement de technologies usées ou obsolètes. Certaines surviennent parce que les entreprises ne font pas un suivi adéquat de leurs actifs informatiques.
Perdre la trace de l'équipement informatique signifie que votre organisation pourrait finir par dépenser de l'argent pour des équipements ou des licences qu'elle possède déjà. Les choses s'égarent quand les employés changent de rôle nécessitant différents outils ou quittent l'entreprise entièrement. Il est également facile de perdre la trace des articles lors de la mise à niveau de l'équipement utilisé par un secteur d'activité.

La meilleure façon d'empêcher l'entreprise de perdre de l'argent sur des coûts d'équipement inutiles est de suivre des pratiques solides de suivi d'actifs informatiques. Les entreprises en bénéficient en :

• Réduisant les coûts de maintenance
• Optimisant l'utilisation des licences
• Aidant à établir des budgets plus précis
• Permettant de prendre des décisions d'achat d'équipement judicieuses
• Vous laissant préparé pour les audits

Pas satisfait du processus actuel de suivi d'actifs informatiques de votre entreprise ? Développez une solution adaptée à votre organisation en utilisant ces meilleures pratiques.

1. Effectuer un audit d'inventaire approfondi
2. Capturer toutes les informations pertinentes
3. Cartographier les cycles de vie des actifs
4. Établir des règles
5. S'assurer de la conformité
6. Trouver la bonne solution automatisée

1. Effectuer un audit d'inventaire approfondi

L'idée d'essayer de localiser chaque actif au sein de votre entreprise peut être intimidante. Nous ne parlons pas seulement des ordinateurs de bureau. Vous devez localiser chaque téléphone de bureau, appareil mobile, imprimante personnelle, et même casque fourni par l'entreprise actuellement en use au sein de votre organisation.
Réduisez les choses en utilisant des programmes déjà installés sur votre logiciel pour localiser les actifs réseau. Les méthodes pour ce faire incluent :

• Trouver les appareils Windows en effectuant un scan de domaine
• Effectuer un scan réseau pour les imprimantes, ordinateurs Linux, Mac, machines virtuelles et imprimantes
• Faire des scans d'agent sur votre réseau domestique pour les logiciels enregistrés et autres éléments
• Identifier les appareils mobiles enregistrés

Ces étapes devraient vous aider à identifier une grande partie de votre inventaire. Suivez en confirmant avec les employés qu'ils sont actuellement en possession d'actifs spécifiques. 

Actifs informatiques à localiser

• Serveurs
• Claviers
• Souris
• Logiciels et licences associées
• Service packs
• Tablettes
• Smartphones
• Téléphones de bureau
• Postes de travail
• Ordinateurs portables
• Scanners
• Routeurs
• Projecteurs
• Tablettes

Terminez par un balayage étage par étage pour tout actif qui pourrait être hors ligne ou non connecté à un logiciel capable de le suivre, ce qui peut également aider à identifier le matériel shadow IT.

2. Capturer toutes les informations pertinentes

Une fois que vous avez localisé chacun des actifs de votre entreprise, commencez à extraire les données d'identification de chacun. Les informations les plus importantes que vous devriez recueillir incluent :

• Une description de l'article
• Les numéros de marque et modèle
• Qui est le fabricant
• Le coût d'achat de l'article
• Le département où il est actuellement situé
• Le propriétaire désigné
• L'état de l'article

Avoir ces informations en place permet aux gestionnaires et autres dirigeants d'évaluer correctement les besoins d'équipement supplémentaires. Ils sauront qu'ils ont déjà l'équipement en interne, ou s'il a réellement besoin d'être acheté.
Étiquetez chaque actif avec une étiquette contenant un code-barres unique avec toutes les informations pertinentes stockées dans votre solution logicielle de suivi d'actifs. Scanner ce code devrait vous dire tout ce que vous devez savoir sur l'équipement. (Astuce utile : Si le vol ou la falsification est une préoccupation, les étiquettes de sécurité peuvent aider à dissuader ces activités.)

3. Cartographier les cycles de vie des actifs

Quel type de performance attendez-vous de votre actif du moment de l'achat à la retraite ? Étalez ces attentes en étapes et attribuez un état spécifique à chacun. Utilisez ces classements pour évaluer où votre actif se situe actuellement dans cette méthodologie.

Exemple de cartographie du cycle de vie

• Demander l'actif
• L'approuver pour l'achat
• Obtenir l'actif
• Installer ou déployer l'actif (logiciel, matériel, nouveau téléphone, serveur)
• Utiliser l'actif
• Stocker ou réparer l'actif
• Permettre à l'actif d'être mis à la retraite
• Disposer de l'actif

Le cycle de vie des différents actifs variera. Parfois, les postes de travail peuvent être mis en service pendant quelques mois pour un contractant, puis placés en stockage jusqu'à ce qu'ils soient à nouveau nécessaires. Certains utilisateurs peuvent passer à une version différente du logiciel, libérant l'ancienne version pour une utilisation par un autre employé.
Suivez soigneusement les échanges de ce type. Ne laissez pas les choses passer à travers les mailles du filet pendant les périodes de changement ou de transition.

4. Établir des règles

Assurez-vous d'avoir des procédures claires en place en ce qui concerne l'emprunt, l'affectation et la mise hors service des actifs. N'autorisez pas le passage d'un département à un autre sans appliquer certains types de standards sur :

• Qui prend le contrôle d'un actif
• Les décisions de remettre un actif à l'IT
• Quiconque signalant des problèmes avec l'actif
• Toute demande de mise hors service d'un actif

Envisagez d'établir un département spécifique responsable de ces processus. Les petites entreprises devraient tout de même désigner des rôles pour le suivi d'actifs informatiques à certains employés ou domaines.

5. S'assurer de la conformité

Un aspect négligé du suivi d'actifs informatiques est de s'assurer que les éléments respectent les normes établies. Quand votre réseau a-t-il reçu une inspection approfondie pour la dernière fois ? Avez-vous examiné les logiciels tiers mis en service pour des failles de sécurité ? À quel point êtes-vous sûr d'avoir chiffré les appareils mobiles pour prévenir les transferts accidentels ou intentionnels de données de l'entreprise ?
Votre processus de suivi d'actifs informatiques peut être transformé en un outil précieux pour maintenir votre organisation sécurisée. Initiez des audits d'inventaire périodiques et faites de la catalogation de ce type d'information une partie de vos procédures standard.

6. Trouver la bonne solution automatisée

L'initiation du suivi d'actifs informatiques avec des processus manuels vous expose à un risque accru d'erreur humaine. Il est également plus difficile de coordonner le statut de l'équipement entre différents départements. L'emploi d'un processus automatisé vous permet d'intégrer votre suivi d'actifs avec d'autres systèmes de l'entreprise. L'étiquetage d'actifs informatiques précieux signifie qu'ils sont facilement scannés avec des lecteurs de codes-barres, éliminant l'erreur humaine et accélérant la documentation.
Cela permet à d'autres domaines de récupérer facilement des données pour leurs propres usages, comme l'extraction de rapports ou l'élaboration de budgets. Cela facilite également la collaboration avec d'autres membres d'équipe responsables du chargement et de la validation des données d'actifs.
Améliorez l'efficacité de votre organisation en mettant en place une sorte de système de suivi d'actifs informatiques. Vous ferez économiser de l'argent à votre entreprise et aiderez à organiser et rationaliser l'utilisation des actifs dans toute votre entreprise.