3 considérations essentielles pour choisir la meilleure solution de suivi des actifs

Bien qu'il existe d'innombrables raisons pour lesquelles les entreprises mettent en œuvre une solution de suivi des actifs, la décision de le faire repose généralement sur deux besoins fondamentaux :

1. Vous avez des choses que vous ne voulez pas perdre de vue qui sont chères et/ou très précieuses pour votre entreprise.
2. Vous avez des éléments à surveiller et à protéger.

Cependant, le problème auquel les entreprises sont confrontées pour répondre à ces besoins réside dans le choix d'une solution « de taille appropriée ». Par exemple, si une petite entreprise avec une poignée d'employés doit suivre le temps passé à utiliser un seul équipement, elle pourrait probablement atteindre cet objectif en utilisant des feuilles d'inscription avec des plages horaires.

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D'un autre côté, une installation de réparation avec plusieurs postes de travail et techniciens aura probablement besoin d'une solution plus sophistiquée qui va au-delà de quelque chose d'aussi standard qu'un système de suivi des actifs sous forme de feuille de calcul.

Bien que le remplacement des articles perdus appartenant aux clients soit mauvais pour les résultats, la perte de données irremplaçables sur ces articles est encore pire, ce qui coûte souvent aux organisations à la fois des revenus et des relations.

Lorsque vous évaluez les options disponibles pour répondre aux besoins de votre stratégie de gestion d'actifs, voici trois considérations principales pour vous aider à prendre votre décision :

1. Connaissez vos objectifs.
2. Reconnaître que vos besoins en matière de gestion d'actifs évolueront avec le temps.
3. Définissez comment vous allez mesurer le retour sur investissement (ROI).

Nous discuterons de chacun d'eux plus en détail tout au long de cet article…

Et en remarque avant de continuer, peu importe où vous vous situez sur ce spectre de complexité, voici une explication rapide du suivi des actifs.

Connaître vos objectifs :définir des objectifs de gestion des actifs

Stephen Covey a dit une fois au monde de "commencer avec la fin à l'esprit". La sélection d'une solution de suivi des actifs n'est pas différente. Une fois que vous avez identifié ce que vous essayez d'accomplir, faites l'inventaire des actifs dont vous disposez.

L'idée est d'identifier à la fois le nombre et les types d'actifs que vous possédez, afin que vous puissiez définir des objectifs réalistes qui peuvent ensuite être utilisés pour aider à définir les processus métier que vous souhaitez créer et mesurer. Donc, pour vous donner un cadre pour fixer ces objectifs et définir ces processus, passons en revue quelques exemples.

Objectif :Maintenir la conformité et obtenir la certitude de l'emplacement.

L'inventaire peut inclure des éléments tels que des immobilisations telles que des distributeurs de boissons ou des présentoirs de vente au détail. Peut-être que vous voulez savoir exactement où se trouvent les actifs que vous louez afin de pouvoir faire des choses comme mettre en œuvre un calendrier d'amortissement spécifique à l'état conformément à la loi Sarbanes-Oxley.

Ainsi, le suivi des actifs dans ce cas signifie localiser et surveiller vos ressources dans la nature, pour ainsi dire, là où les choses sont relativement hors de votre contrôle. Vous pourriez avoir des excavatrices qui voyagent entre des chantiers de construction que vous ne gérez pas sur des transports que vous ne possédez pas. Peut-être que quelqu'un déplace le mauvais et le mystère commence…

Ou vous pourriez avoir des refroidisseurs de crème glacée que vous louez à des dépanneurs dans tout le pays. Le bon type de logiciel de suivi des actifs vous indiquera exactement où se trouvent ce genre de choses afin que vous puissiez maintenir la conformité aux exigences de température de sécurité alimentaire et même automatiser les lourdes charges financières, telles que les rappels, qui sont si souvent associées aux violations de la conformité.

Objectif : Augmenter la visibilité, l'automatisation et la précision de l'inventaire.

Vos actifs peuvent également être à sens unique, ce qui signifie que vous vendez un produit destiné à la consommation, comme du vin ou des semences agricoles commerciales (nous parlerons des actifs consignés sous peu).

Peut-être avez-vous besoin d'en savoir plus sur les produits qui se trouvent dans vos centres de distribution afin de pouvoir automatiser les commandes et maintenir un niveau de stock minimum.

Dans ce scénario, vous équiperiez vos entrepôts et centres de distribution de systèmes qui « savent » ce qu'il y a sur le terrain. Les données de votre système de suivi des actifs peuvent ensuite être intégrées dans votre système de gestion d'entrepôt (« WMS »), qui sait combien devrait être là.

Une fois que ces deux systèmes sont synchronisés, la magie commence à opérer, vous permettant d'orchestrer les flux de travail pour l'approvisionnement automatique, la réception, etc. À ce stade, vous n'aurez plus jamais à vous soucier d'avoir trop ou pas assez de quelque chose.

Objectif :réduire le coût des affaires en garantissant le retour des produits retournables.

Comme je l'ai mentionné plus tôt, certaines entreprises ont des stocks consignés, comme des supports de cuisson, des bouteilles de gaz ou même des fûts de bière. Il est facile d'imaginer qu'un certain pourcentage de ces articles ne reviennent tout simplement jamais, entraînant des pertes commerciales incontrôlables.

Pensez à quelque chose comme les bouteilles de gaz qui disparaissent parfois simplement parce que les gens ne parviennent jamais à les rapporter une fois qu'elles sont vides. Étant donné qu'ils coûtent probablement entre 50 et 500 $, selon la taille, il peut être assez coûteux de les remplacer. Et bien qu'une simple solution de suivi des ressources GPS puisse sembler attrayante, elle a ses inconvénients.

Si vous êtes confronté à ce problème ou à d'autres problèmes similaires, vous pouvez envisager une solution matérielle de suivi des actifs intérieur/extérieur, comme AirFinder SuperTag.

Objectif :Mieux comprendre utilisation de l'équipement à des fins de budgétisation et de planification.

Souvent, les entreprises négligent leur capacité à suivre l'utilisation des actifs et des équipements, ce qui peut également devenir un problème assez coûteux. Pensez aux pompes à perfusion dans les hôpitaux. Bien qu'ils soient présents dans presque toutes les chambres occupées par des patients, toutes les chambres ne contiennent pas de patients, et tous les patients n'en ont pas besoin.

Alors, comment savoir si vous avez le bon nombre de ces machines coûteuses sous la main si vous n'êtes pas sûr de ce qui est utilisé et quand ? Comment présentez-vous un dossier solide au directeur financier, avec des données à l'appui de votre demande de pompes supplémentaires ?

Encore une fois, une solution de suivi des actifs doit garder un œil sur chaque machine afin que les membres du personnel ne perdent pas un temps précieux à en chercher une et que l'hôpital puisse dimensionner correctement sa flotte.

Autres considérations

Même si vos objectifs doivent toujours être clairement définis lorsque vous choisissez un fournisseur de gestion d'actifs, voici quelques autres éléments à garder à l'esprit :

1. Combien d'éléments devez-vous suivre ? Il existe une différence logistique considérable entre notre client qui suit six vérins spécialisés dans une installation de fabrication (et s'extasie sur l'efficacité retrouvée) et celui qui suit des centaines de pièces d'équipement client dans les installations de réparation de l'entreprise.
2. Dans quelle mesure la précision et l'exactitude sont-elles importantes ? Les articles, comme le savon, peuvent être scannés au niveau de la caisse ou de la palette et supposés intacts. Alternativement, les actifs, tels que les produits pharmaceutiques, ont généralement une chaîne de contrôle étanche.
3. Vous souciez-vous du déplacement de votre actif ? Peut-être avez-vous seulement besoin de savoir quand il arrive à destination, comme le déplacement d'un travail en cours d'une zone de transit à une autre.
4. Votre actif reste-t-il dans votre propre écosystème ou se déplace-t-il vers des sociétés tierces et/ou des emplacements en dehors de votre infrastructure et de votre contrôle ? Ces besoins sont généralement beaucoup plus complexes, avec peu de solutions disponibles pour y répondre (même si nous innovons considérablement dans ce domaine du suivi des actifs intérieurs/extérieurs).

Bien sûr, bien que vous ayez probablement votre propre ensemble d'objectifs et de considérations de suivi des actifs propres à votre entreprise, nous avons tenté de couvrir certains des problèmes les plus courants que nous résolvons ici à Link Labs.

Reconnaître que vos besoins de gestion stratégique des actifs vont changer

À présent, il devrait être assez évident qu'une taille unique ne convient pas à tous dans le suivi des actifs. Malheureusement, une fois résolu, le problème que vous choisissez de résoudre révélera probablement davantage d'inefficacité en aval.

C'est pourquoi, lors de la planification de votre succès futur, vous voudrez vous assurer que votre stratégie de gestion des actifs et votre partenaire de solution peuvent évoluer avec vos besoins. La vérité est que vous avez besoin d'une solution de gestion d'actifs avec une feuille de route solide derrière elle, et non d'un composant de gestion d'actifs ponctuel.

Alors que vous interviewez des fournisseurs et suivez le processus de sélection, assurez-vous de leur demander ce que leurs produits font aujourd'hui, ainsi que ce qui est en magasin pour demain, pour trouver celui qui peut facilement répondre à vos besoins changeants.

Pensez à qui sont vos parties prenantes maintenant. Tenir compte de leurs besoins et assurer l'alignement. En même temps, imaginez qui ils seront probablement dans six mois, un an et trois ans.

Comprenez le cycle de vie complet de vos actifs d'un point de vue environnemental et « de point de contact ». D'où vient-il avant de l'acquérir ? Ou où va-t-il après l'avoir fait? Où vit-il pendant que votre organisation l'a ? Et qu'advient-il une fois qu'il a été livré à un client ?

Bien que vous ne puissiez pas savoir chaque tour que prendra votre entreprise tout au long de son parcours de gestion d'actifs, vous pouvez certainement poser les bonnes questions dès maintenant pour aider à éclairer l'orientation de sa stratégie de gestion d'actifs.

Définir comment vous allez mesurer le retour sur investissement d'une solution de gestion d'actifs

Lors de la sélection d'une solution de gestion des actifs, les fournisseurs utiliseront généralement une comparaison de « fiche technique » ou « guerre des spécifications » pour illustrer en quoi leur solution est « la bonne » - car avouons-le, les fournisseurs de technologies de suivi des actifs veulent souvent être très précis sur leur capacités.

Ne vous méprenez pas ; cela peut être une conversation utile à certains égards, surtout si vous êtes un acheteur qui connaît bien tout ce qui est technique. Mais pour la plupart des gens (et des entreprises), l'indice IP ou la température de fonctionnement maximale de leurs balises n'a pas beaucoup d'importance.

Ainsi, plutôt que d'être courtisé ou confus par des détails, appuyez simplement sur le bouton pause et demandez si le fournisseur que vous interviewez est plus investi dans la résolution de votre problème commercial ou plus amoureux de ce qu'il propose.

En fait, chez Link Labs, nous avons appris que les clients potentiels recherchent une solution précise qui à la fois fait le travail et génère un retour sur investissement sain. Ou, en termes simples, ils veulent les bonnes fonctionnalités à un prix abordable. Et en nous concentrant directement sur leurs besoins commerciaux particuliers, plutôt que sur notre produit, nous sommes bien mieux équipés pour y arriver ensemble.

Disons que la société XYZ est à la recherche d'un système de suivi des actifs d'une précision de 10 cm, car le CTO a entendu dire que 10 cm est la norme de référence.

En réalité, peu d'entreprises ont besoin de ce niveau de précision, et la différence de prix est actuellement d'un ordre de grandeur au-dessus d'une solution qui offre à la place 1 m de précision (bien que nous brisions également le moule sur ce paradigme… restez à l'écoute…).

Mais après avoir posé les bonnes questions, cette entreprise révèle qu'elle utilise des robots pour répondre à un grand volume de commandes de clients dans un entrepôt important. Ainsi, compte tenu du besoin, 10 cm ne fait pas seulement l'affaire, cela se traduira également par un retour sur investissement décent.

La gestion du changement est une autre dimension à prendre en compte lors du calcul du retour sur investissement d'une nouvelle solution de suivi des actifs. Bien que vous puissiez trouver une offre avec toutes les fonctionnalités nécessaires, cela peut également obliger votre organisation à subir un changement culturel et comportemental excessif, dont le coût dépasse les économies que vous réalisez.

Même lorsque la gestion du changement n'est pas un problème, il y a d'autres coûts à prendre en compte dans l'équation. Par exemple, si la solution que vous choisissez consiste à appliquer un widget de 20 $ sur chaque palette de marchandises, vous devrez vous assurer que la valeur de la palette est nettement supérieure au coût du widget.

D'un autre côté, il ne s'agit pas toujours uniquement de dollars et de centimes...

Nous avons un client qui fabrique des équipements portables d'une valeur de 25 000 à 40 000 $, qui doivent être étalonnés et réparés de temps en temps. Ils sont venus nous voir parce qu'ils perdaient du matériel client environ une fois par trimestre.

Pour eux, le problème était en fait moins lié au coût de remplacement qu'à la perte de données client irremplaçables, ce qui impliquait de rechercher une solution qui résolve les deux. Et depuis la mise en œuvre d'AirFinder, notre système de suivi des actifs en temps réel, ils n'ont perdu aucun instrument depuis un an ! Par conséquent, l'analyse de rentabilisation ainsi que le retour sur investissement sont solides.

En résumé...

Lorsqu'il s'agit de choisir la bonne solution de suivi des actifs, il s'agit de poser et de répondre aux bonnes questions, en fonction des besoins uniques et des mesures de réussite de chaque entreprise. Cela dit, nous espérons que cet article vous a aidé à définir plus clairement le vôtre.

Une fois que vous l'aurez fait, nous serons plus qu'heureux de vous aider à passer à la prochaine étape de votre parcours de gestion d'actifs... alors n'hésitez pas à nous contacter...