Maîtrise de la gestion d'installations : stratégies éprouvées pour les opérations, le leadership et l'excellence en gestion de projet

La gestion d'installations, ou FM (Facility Management), est une discipline large qui inclut une variété d'industries, de l'alimentaire à la technologie, de la fabrication au e-commerce et au-delà. Mais, bien que le cœur de chaque entreprise puisse être complètement différent de même sa concurrence la plus proche, les pratiques de gestion d'installations réussies sont facilement interchangeables d'entreprise en entreprise. En fait, c'est l'un des rares titres de poste que l'on peut trouver dans, essentiellement, toute organisation de petite à grande taille, y compris les entités publiques, comme les écoles et les hôpitaux, aux entreprises privées, comme celles qui gèrent leur inventaire dans des entrepôts.

Mais, tendances réciproques mises à part, les procédures et techniques de gestion d'installations doivent être hautement spécialisées pour l'entreprise dans laquelle elles sont utilisées. Parce que la discipline couvre des spécificités complexes, incluant la planification de la continuité d'activité et même la sécurité incendie, il est essentiel que votre organisation offre une perspective holistique sur ses procédures de gestion d'installations.
Dans ce guide, nous aborderons :

• Les compétences de base de la gestion d'installations
• Stratégies d'opérations et de gestion
• Gestion de projet pour des installations rationalisées
• Meilleures pratiques de leadership pour les gestionnaires d'installations
• Ressources supplémentaires sur la gestion d'installations

Les compétences de base de la gestion d'installations

Selon l'Association Internationale de Gestion des Installations (IFMA), la gestion d'installations est une pratique interdisciplinaire qui « considère la coordination des personnes, du lieu, des processus et de la technologie. » Décomposé, cela signifie qu'un gestionnaire d'installations est responsable du succès de toutes les facettes de l'installation, y compris l'organisation, la sécurité, la sûreté et la maintenance, ainsi que les pratiques opérationnelles clés du quotidien.
Cela peut sembler être un travail écrasant à confier à une personne ou une petite équipe – et c'est un travail écrasant – mais ce qu'il est important de retenir, c'est le fait que la gestion d'installations n'est qu'un aspect de ce qui fait une entreprise saine. Simplement, tous les départements nécessaires doivent travailler avec les gestionnaires d'installations pour construire le succès global de l'entreprise.
Voici ce que la discipline de la gestion d'installations englobe – et pourquoi une mauvaise gestion pourrait facilement mener à la disparition d'une organisation :

• Sécurité – C'est le travail de l'équipe de gestion d'installations d'assurer la sécurité de tous les employés et clients occupant la propriété. Cette responsabilité s'étend à tous les problèmes possibles de santé, sécurité et environnement, particulièrement ceux qui concernent le bâtiment et son équipement, spécifiquement. L'échec peut signifier des affaires sérieuses sous forme d'amendes, d'affaires perdues, ou même de poursuites si l'on juge que la négligence du gestionnaire ou de l'entreprise a causé des victimes ou des dommages environnementaux permanents. L'incendie, par exemple, est généralement en tête des radars des gestionnaires d'installations car c'est une tragédie évitable qui, lorsqu'on s'y prépare suffisamment, peut sauver des vies et un inventaire précieux. Une équipe de gestion d'installations approfondie peut protéger son entreprise au mieux en garantissant que toutes les parties de l'installation sont aux normes, que ses employés sont bien formés, et que tous les permis et certificats sont complètement valides. Cette fonction implique tout, de l'éclairage sûr et efficace aux choix de revêtement de sol.
• Sûreté – En termes d'importance, juste après la sécurité vient la sûreté des installations, une autre pièce importante du puzzle à laquelle l'équipe de gestion d'installations doit répondre. Bien que les grandes entreprises ou celles avec un inventaire ou un équipement particulièrement coûteux puissent faire le choix judicieux d'externaliser leurs besoins de sûreté sous forme d'une entreprise privée, c'est toujours le rôle du gestionnaire d'installations de s'assurer que l'entreprise performe de manière compétente. Les avancées technologiques comme la biométrie et les wearables rendent possible le maintien d'un contrôle d'accès strict pour les zones de haute sécurité, mais c'est aux gestionnaires d'installations de rester au courant de ces développements et de faire des investissements technologiques de sûreté intelligents. En plus de la sécurité générale, il est également important que l'équipe de gestion d'installations ait le savoir-faire technologique pour protéger et maintenir son matériel le plus cher. Ce rôle est clé car il affirme doublement que les actifs sont protégés tout aussi étroitement que la sécurité de la communauté.
• Maintenance et inspections – Peu importe l'objectif de l'organisation, l'une des choses les plus négligentes qu'une équipe de gestion d'installations puisse faire est de négliger ses devoirs de maintenance du bâtiment. Chaque partie du bâtiment, y compris les machines installées telles que les systèmes CVC, doit être entretenue par l'équipe de gestion d'installations. Parce que certaines installations contiennent d'innombrables éléments nécessitant une maintenance régulière, l'établissement et le respect de calendriers de maintenance stricts aident à garantir que toutes les parties mobiles et permanentes de l'installation restent à jour et fonctionnent bien dans l'avenir. Avec la maintenance générale, les inspections sont aussi quelque chose que les équipes de gestion d'installations doivent toujours être prêtes à affronter. Elles peuvent préparer l'entreprise en menant des inspections internes, selon les besoins, pour les nombreuses inspections réglementaires formelles qu'elles pourraient subir annuellement. Bien sûr, l'équipe doit également prendre en compte chaque fois que l'installation subit un changement majeur de matériel, de niveau d'inventaire ou de capacité – et elle doit aussi garder l'œil sur tous les changements de lois qui pourraient affecter leurs procédures actuelles.
• Planification de la continuité d'activité – Faire partie de la direction d'une équipe de gestion d'installations efficace signifie planifier pour les « pires scénarios ». Cela signifie que chaque équipe doit s'asseoir avec les décideurs pour élaborer un plan au cas où une catastrophe frapperait et que l'entreprise ne pourrait pas se permettre d'arrêter ses opérations. Par exemple, disons qu'un collège communautaire subit un incendie majeur et que les autorités ont déclaré le bâtiment principal entièrement perdu. Le collège est actuellement au milieu d'un semestre qu'il ne peut pas écourter – c'est une situation où la planification préalable de la continuité d'activité est cruciale. Si cela avait été fait dans le scénario susmentionné, l'équipe de gestion d'installations aurait déjà trouvé des emplacements alternatifs pour tenir les cours et faire fonctionner les tâches administratives de l'organisation. En plus du nouveau lieu, l'équipe aurait déjà élaboré un plan solide pour les besoins de sécurité, de maintenance et de matériel de l'installation temporaire.
• Tâches opérationnelles quotidiennes – En plus de servir de liaisons pour la sécurité et la sûreté de l'installation, il est également important que les équipes de gestion d'installations soient organisées pour gérer les défis quotidiens inhérents qui pourraient survenir. Selon la structure de l'organisation donnée, cela peut signifier n'importe quoi, de la réparation d'une fuite dans le toit des toilettes des femmes à la réparation d'un fax bloqué.

Peu importe la taille de l'organisation, il est essentiel que la direction engage un gestionnaire d'installations capable d'embaucher ou d'externaliser une équipe fiable et compétente. Et, comme toutes les entreprises ne sont pas remplies d'individus soucieux de la sécurité, c'est le travail de ce gestionnaire d'agir en tant qu'avocat pour les travailleurs et/ou clients qui occupent leur installation. Avoir ce niveau de ténacité et d'attention aux détails dans le spectre de la gestion d'installations est nécessaire – en fait, cela peut sauver une entreprise ou même une vie.

Stratégies d'opérations et de gestion

L'organisation mondiale de gestion d'installations actuellement en place, l'International Facility Management Association, appelle ces dirigeants à adopter une approche plus tactique et avisée lorsqu'il s'agit de protéger l'avenir des propriétés de leur entreprise.
Dans le livre blanc Strategic Facility Planning de l'IFMA, l'organisation appelle les gestionnaires d'installations à réaliser la PFE (Planification Stratégique des Installations) car elle « aide à éviter les erreurs, les retards, les déceptions et l'insatisfaction des clients. » En plus des responsabilités susmentionnées axées sur la sécurité et la maintenance, l'IFMA veut que les gestionnaires commencent à regarder au-delà de leurs tâches normales pour mieux aider à l'efficacité de leurs organisations.
Pour ce faire efficacement, les gestionnaires doivent compiler deux choses : 1) un plan stratégique d'installation et 2) un plan directeur pour l'installation. Examinons comment chacun peut mieux renforcer la productivité globale de l'entreprise :

• Plan Stratégique d'Installation (PSI) – Afin de compiler un PSI complet, l'IFMA exhorte les gestionnaires à se familiariser d'abord avec trois choses très importantes : les valeurs fondamentales ou changeantes de l'organisation et comment les installations doivent refléter ces valeurs, la compilation d'une analyse approfondie de l'installation, y compris l'emplacement, la capacité et l'état, et, finalement, une compréhension fondamentale de la façon dont les objectifs de l'organisation pourraient entraîner une montée ou une descente en ce qui concerne les installations. Si le gestionnaire peut confirmer chacun de ces repères avec les départements appropriés et trouver un moyen de soutenir les ambitions de son organisation tout en menant des pratiques quotidiennes efficaces, alors il agira en tant que véritable système de soutien « stratégique ». Ce mélange de « présent » et de « futur » permet à toutes les parties impliquées de faire face aux changements au fur et à mesure qu'ils surviennent de la manière la plus efficace possible.
• Plan Directeur d'Installation – Tout gestionnaire d'installations devrait déjà retravailler constamment le plan directeur de son installation, un cadre qui examine les « environnements physiques qui incorporent les bâtiments », mais cela ne signifie pas que chacun est aussi complet qu'il pourrait l'être. Examinons à quoi ressemble un plan directeur holistique qui prend en compte à la fois les tâches quotidiennes et les analyses d'utilisation future de l'espace.

Voici ce qu'un plan directeur d'installation devrait inclure :

1. Évaluations de zonage, réglementation, conventions
2. Descriptions des normes/références d'espace
3. Programme d'utilisation de l'espace
4. Analyses de flux de travail
5. Évaluation et plan d'ingénierie
6. Plans de bloc, d'ajustement ou d'empilement
7. Plan de site conceptuel ou plan de campus
8. Concepts d'image architecturale
9. Plan de maintenance à long terme
10. Estimations de construction
11. Plan de phasage ou de séquençage (la séquence des projets)

Une fois qu'un gestionnaire d'installations fait le travail approprié pour entrer en contact avec tous les départements qui influencent leur installation, ils seront mieux équipés pour soutenir leur organisation alors qu'elle fait des mouvements rentables à l'avenir.

Gestion de projet pour des installations rationalisées

Puisque le nom du jeu pour les gestionnaires d'installations est la sécurité, la maintenance et la planification, il ne devrait pas vous surprendre que le gestionnaire doive également développer et exécuter une liste de projets pour garantir que tout sur et dans le bâtiment fonctionne sans heurts.
Voici quelques exemples de la façon dont les tactiques de gestion de projet peuvent rationaliser l'efficacité globale d'une installation :

• L'établissement de calendriers de projet incluant à la fois la portée et les besoins budgétaires
• Conseiller tous les travailleurs, y compris les employés et consultants, sur le développement et l'avancement du travail
• Maintenir des bases de données transparentes sur chaque projet pour garantir que la direction est informée de tout changement de calendrier, budget ou main-d'œuvre en temps réel
• La compilation de calendriers de formation complets pour garantir que tous les employés sont correctement certifiés pour tout changement réglementaire qui pourrait survenir
• Effectuer des estimations budgétaires pour tous les projets de construction proposés
• Coordonner les mises à niveau de service ou de maintenance pour les systèmes de l'installation
• Mener des réunions et obtenir l'approbation pour les modifications d'espace nécessaires qui pourraient être nécessaires pour la modernisation de l'espace
• Développer des processus d'audit interne pour garantir que toutes les normes réglementaires applicables sont respectées, y compris la nouvelle ISO 41001, Facility management – Management systems – Requirements with guidance for use

Capture d'écran via ISO

Bien sûr, traiter tous les problèmes d'infrastructure en premier est primordial pour assurer la sécurité et la sûreté de l'installation.

Meilleures pratiques de leadership pour les gestionnaires d'installations

Comme vous l'avez déjà deviné, la gestion d'installations est un travail important, souvent complexe, qui nécessite un leader fort, visionnaire et, surtout, responsable qui pense aux besoins de son installation de la manière la plus holistique possible. En plus de posséder ces qualités, les gestionnaires les plus informés ont soit des années d'expérience diversifiée dans l'industrie, soit un diplôme spécialisé dans la discipline. La formation continue est également courante dans le domaine, et il existe un certain nombre de cours de gestion d'installations qui peuvent aider les gestionnaires d'installations à rester à jour sur les tendances actuelles et les meilleures pratiques.

Donc, maintenant que nous avons une idée de ce à quoi pourrait ressembler un gestionnaire d'installations compétent sur le papier, plongeons dans les pratiques de leadership les plus efficaces qu'ils peuvent mettre en œuvre pour garantir la sécurité et l'efficacité de leur organisation :

• Ils sont sur la même longueur d'onde que la direction quant à l'avenir – Comme mentionné tout au long de ce guide, être un gestionnaire d'installations puissant signifie regarder vers l'avenir. De la compilation de plans de continuité d'activité en cas de catastrophe au maintien d'une ligne de communication ouverte avec les autres départements, le gestionnaire comprend qu'il ne sera un vrai leader que si son installation et son personnel sont prêts à rouler avec les changements.
• Ils savent planifier et budgétiser – Les gestionnaires d'installations connaissent la valeur actuelle de chaque partie de l'infrastructure de leur installation – et combien il en coûtera pour la mettre à niveau. Ils ont également une compréhension aiguë de la façon dont leurs besoins budgétaires pourraient fluctuer à l'avenir pour pouvoir proposer avec précision des changements budgétaires aux décideurs.
• Ils ont le sens de développer une excellente équipe – Selon les besoins spécifiques de l'organisation, le gestionnaire d'installations pourrait être responsable de l'embauche et de la formation des travailleurs d'installation, des entrepreneurs, ou même des consultants. Cela signifie que le gestionnaire doit avoir une compréhension innée des devoirs et contraintes de chaque poste et comment ils peuvent le mieux travailler ensemble pour former l'équipe la plus capable possible. Rappelez-vous, ces membres d'équipe sont ultimement en contrôle de la sécurité et de la sûreté de l'installation, des emplois très importants qui peuvent briser une organisation en termes de responsabilité si quelque chose tournait mal.
• Ils sont prêts à écouter – Il est tout à fait naturel pour les gestionnaires d'installations de devenir frustrés par la direction appelant à de grands changements qui pourraient être physiquement déconnectés de l'installation, mais cela ne signifie pas qu'ils ont tort. Les leaders dynamiques collaborent avec tous les départements en écoutant leurs propositions et idées. Ce faisant, ils créent une ligne de communication ouverte et sûre qui, quel que soit le résultat, renforcera les relations inter-départementales.

La gestion d'installations est un travail exigeant, et c'en est un qui devient de plus en plus complexe à mesure que les avancées technologiques transforment les anciens processus en approches plus récentes et rationalisées. Les meilleurs gestionnaires d'installations comprennent exactement comment équilibrer les investissements technologiques intelligents qui boostent l'efficacité tout en minimisant les risques (ex: fiscaux et de sécurité) pour une influence positive sur le résultat net. En bref, la gestion d'installations est le pilier des opérations à travers une multitude d'industries aujourd'hui.

Ressources supplémentaires sur la gestion d'installations

Pour plus d'informations sur les meilleures pratiques de gestion d'installations, consultez les ressources suivantes :

• Bibliothèque de connaissances IFMA
• L'essence de la gestion d'installations et du leadership
• Redéfinir la vision exécutive de la gestion d'installations
• Planification de la succession pour les gestionnaires d'installations
• 6 façons de piloter le leadership par les coûts dans la gestion d'installations
• 6 caractéristiques essentielles des gestionnaires d'installations
• Brève histoire de la gestion d'installations
• Formation en gestion d'installations
• Quelle est l'importance de la gestion d'installations ?
• Top 10 des raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'un professionnel de la gestion d'installations comme vous

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