Guide de gestion des installations :stratégies d'exploitation et de gestion, gestion de projet, leadership, etc.

La gestion des installations, ou FM, est une vaste discipline qui comprend une variété d'industries, de l'alimentation à la technologie, de la fabrication au commerce électronique et au-delà. Mais, bien que le cœur de chaque entreprise puisse être complètement différent de celui de ses concurrents, même les plus proches, les pratiques réussies de gestion des installations sont facilement interchangeables d'une entreprise à l'autre. En fait, c'est l'un des seuls titres de poste que l'on peut trouver dans, fondamentalement, tout des petites aux grandes organisations, y compris les entités publiques, comme les écoles et les hôpitaux, aux entreprises privées, comme celles qui gèrent leur inventaire dans des entrepôts.

Mais, tendances réciproques mises à part, les procédures et techniques de gestion des installations doivent être hautement spécialisées pour l'entreprise dans lequel ils sont utilisés. Étant donné que la discipline couvre des spécificités complexes, y compris la planification de la continuité des activités et même la sécurité incendie, il est essentiel que votre organisation offre une vision globale de ses procédures de gestion des installations.
Dans ce guide, nous aborderons :

• Les compétences de base de la gestion des installations
• Opérations et stratégies de gestion
• Gestion de projet pour des installations rationalisées
• Meilleures pratiques de leadership pour les gestionnaires d'installations
• Ressources supplémentaires sur la gestion des installations

Les compétences de base de la gestion des installations

Selon l'International Facilities Management Association (IFMA), la gestion des installations est une pratique interdisciplinaire qui « prend en compte la coordination des personnes, du lieu, des processus et de la technologie ». Décomposé, cela signifie qu'un gestionnaire d'installation est responsable du succès de toutes les facettes de l'installation, y compris l'organisation, la sûreté, la sécurité et la maintenance, ainsi que les pratiques opérationnelles quotidiennes clés.
Cela peut sembler une tâche écrasante de confier une personne ou une petite équipe - et cela est un travail écrasant - mais ce qu'il est important de retenir, c'est que la gestion des installations n'est qu'un aspect de ce qui fait une entreprise saine. En termes simples, tous les départements nécessaires doivent travailler avec les gestionnaires d'installations pour assurer le succès global d'une entreprise.
Voici ce qu'englobe la discipline de la gestion des installations et pourquoi une mauvaise gestion peut facilement entraîner la disparition d'une organisation :

• Sécurité –  C'est le travail de l'équipe de gestion des installations d'assurer la sécurité de tous les employés et clients occupant la propriété. Cette responsabilité s'étend à tous les problèmes environnementaux, de santé et de sécurité, en particulier ceux qui concernent spécifiquement le bâtiment et ses équipements. Ne pas le faire peut signifier des affaires sérieuses sous la forme d'amendes, de pertes d'affaires ou même de poursuites s'il a été jugé que la négligence du gestionnaire ou de l'entreprise a causé des victimes ou des dommages environnementaux permanents. L'incendie, par exemple, est généralement au sommet des radars des gestionnaires d'installations car il s'agit d'une tragédie évitable qui, lorsqu'elle est suffisamment préparée, peut sauver des vies et un inventaire précieux. Une équipe de gestion des installations approfondie peut mieux protéger son entreprise en garantissant que toutes les parties de l'installation sont conformes au code, que ses employés sont bien formés et que tous les permis et certificats sont entièrement valides. Cette fonction comprend tout, de l'éclairage sûr et efficace aux choix de revêtements de sol.
• Sécurité –  En ce qui concerne l'importance, la sécurité des installations vient en deuxième position après la sécurité, encore une autre pièce importante du puzzle dans laquelle l'équipe de gestion des installations doit répondre. Bien que les grandes entreprises ou celles qui ont des stocks ou des équipements particulièrement coûteux puissent faire le choix judicieux d'externaliser leurs besoins de sécurité sous la forme d'une entreprise privée, c'est toujours le rôle du gestionnaire des installations de s'assurer que l'entreprise fonctionne avec compétence. Les avancées technologiques telles que la biométrie et les appareils portables permettent de maintenir un contrôle d'accès strict pour les zones de haute sécurité, mais il appartient aux gestionnaires d'installations de rester au courant de ces développements et de faire des investissements intelligents dans les technologies de sécurité. En plus de la sécurité générale, il est également important que l'équipe de gestion des installations dispose du savoir-faire technologique pour protéger et entretenir son matériel le plus coûteux. Ce rôle est essentiel car il affirme doublement que les actifs sont protégés tout aussi étroitement que la sécurité de la communauté.
• Entretien et inspections –  Quelle que soit l'orientation de l'organisation, l'une des choses les plus insouciantes qu'une équipe de gestion des installations puisse faire est de se relâcher dans ses tâches d'entretien des bâtiments. Chaque partie du bâtiment, y compris les machines installées telles que les systèmes CVC, doit être entretenue par l'équipe de gestion des installations. Étant donné que certaines installations contiennent d'innombrables éléments qui nécessitent un entretien régulier, l'établissement et le respect de calendriers d'entretien stricts permettent de garantir que toutes les parties mobiles et permanentes de l'installation restent à jour et fonctionnent bien à l'avenir. Parallèlement à la maintenance générale, les inspections sont également quelque chose pour laquelle les équipes de gestion des installations doivent toujours être prêtes. Ils peuvent préparer l'entreprise en effectuant des inspections internes, au besoin, pour les nombreuses inspections réglementaires formelles qu'ils pourraient subir chaque année. Bien sûr, l'équipe doit également prendre en compte chaque fois que l'installation subit un changement majeur dans le matériel, le niveau d'inventaire ou la capacité - et elle doit également garder un œil sur tous les changements de lois qui pourraient affecter leurs procédures actuelles.
• Planification de la continuité des activités :  Une partie de la direction d'une équipe de gestion des installations efficace signifie la planification des « scénarios les plus défavorables ». Cela signifie que chaque équipe doit s'asseoir avec les pouvoirs en place pour élaborer un plan en cas de catastrophe et que l'entreprise ne peut pas se permettre d'arrêter ses opérations. Par exemple, disons qu'un collège communautaire subit un incendie majeur et que les autorités ont considéré l'ensemble du bâtiment principal comme une perte totale. Le collège communautaire est actuellement au milieu d'un semestre qu'il ne peut pas écourter - c'est une situation où la planification préalable de la continuité des activités est essentielle. Si cela avait été fait dans le scénario susmentionné, l'équipe de gestion des installations aurait déjà proposé d'autres emplacements pour organiser des cours et exécuter les tâches administratives de l'organisation. En plus du nouveau site, l'équipe aurait déjà établi un plan solide pour les besoins de sécurité, de maintenance et de matériel de l'installation temporaire.
• Tâches opérationnelles quotidiennes :  En plus de servir de liaisons de sûreté et de sécurité pour l'installation, il est également important que les équipes de gestion des installations soient organisées pour gérer les défis quotidiens inhérents qui pourraient survenir. Selon la structure de l'organisation, cela peut aller de la réparation d'un toit qui fuit dans les toilettes des femmes à la réparation d'un télécopieur bloqué.

Peu importe la taille de l'organisation, il est essentiel que les supérieurs apportent une installation gestionnaire qui peut embaucher ou externaliser une équipe fiable et compétente. Et, parce que toutes les entreprises ne sont pas remplies d'individus soucieux de la sécurité, c'est le travail de ce responsable d'agir en tant que défenseur des travailleurs et/ou des clients qui occupent leurs installations. Avoir ce niveau de ténacité et d'attention aux détails dans le spectre de la gestion des installations est nécessaire - en fait, cela peut sauver une entreprise ou même une vie.

Opérations et stratégies de gestion

L'organisation mondiale de gestion des installations qui préside actuellement, l'International Facility Management Association, appelle ces dirigeants à adopter une approche plus tactique et astucieuse lorsqu'il s'agit de protéger l'avenir des propriétés de leur entreprise.
Dans le Strategic Planification des installations livre blanc, l'organisation lance un appel aux gestionnaires d'installations pour qu'ils mettent en œuvre le SFP (planification stratégique des installations) car cela "contribue à éviter les erreurs, les retards, les déceptions et l'insatisfaction des clients". En plus des responsabilités susmentionnées en matière de sécurité et de maintenance, l'IFMA souhaite que les managers commencent à regarder au-delà de leurs tâches normales afin de mieux contribuer à l'efficacité de leurs organisations.
Pour le faire efficacement, les managers doivent compiler deux choses :1) un plan stratégique de l'installation et 2) un plan directeur de l'installation. Voyons comment chacun peut mieux renforcer la productivité globale de l'entreprise :

• Plan stratégique des installations (SFP) :  Afin de compiler un SFP complet, l'IFMA exhorte les gestionnaires à se familiariser d'abord avec trois choses très importantes :les valeurs fondamentales ou les valeurs changeantes de l'organisation et comment les installations doivent refléter les valeurs, la compilation d'une analyse approfondie de l'installation , y compris l'emplacement, la capacité et l'état, et, enfin, une compréhension fondamentale de la façon dont les objectifs de l'organisation pourraient contribuer à l'augmentation ou à la diminution des installations. Si le gestionnaire peut confirmer chacun de ces repères avec les services appropriés et trouver un moyen de soutenir les ambitions de son organisation tout en menant des pratiques quotidiennes efficaces, alors il agira comme un véritable système de soutien « stratégique ». Ce mélange de « actuel » et de « futur » permet à toutes les parties concernées de faire face aux changements au fur et à mesure qu'ils surviennent de la manière la plus efficace possible.
• Plan directeur des installations –  Tout gestionnaire d'installations devrait déjà retravailler constamment le plan directeur de son installation, un cadre qui examine les «environnements physiques qui intègrent les bâtiments», mais cela ne signifie pas que chacun est aussi complet qu'il pourrait l'être. Examinons ce qu'est un plan directeur holistique qui tient compte à la fois des tâches quotidiennes et des analyses de l'utilisation future de l'espace.

Voici ce qu'un plan directeur d'installation devrait inclure :

1. Zonage, réglementation, évaluations des engagements
2. Description des normes/références spatiales
3. Programme d'utilisation de l'espace
4. Analyses de flux de travail
5. Évaluation et plan d'ingénierie
6. Bloquer, ajuster ou empiler les plans
7. Plan conceptuel du site ou plan du campus
8. Concepts d'images architecturales
9. Plan de maintenance à long terme
10. Devis de construction
11. Plan de phasage ou de séquençage (la séquence ou les projets)

Une fois qu'un gestionnaire d'installations a pris les bonnes mesures pour entrer en contact avec tous les départements qui influencent son installation, il sera mieux équipé pour soutenir son organisation à mesure qu'elle effectuera des mouvements rentables à l'avenir.

Gestion de projet pour des installations simplifiées

Parce que le nom du jeu pour les gestionnaires d'installations est la sécurité, l'entretien et la planification, il n'est certainement pas surprenant pour vous que le gestionnaire doive également développer et exécuter une longue liste de projets pour s'assurer que tout se passe bien sur et dans le bâtiment. .
Voici quelques exemples de la manière dont les tactiques de gestion de projet peuvent rationaliser l'efficacité globale d'une installation :

• L'établissement de calendriers de projet qui incluent à la fois la portée et les besoins budgétaires
• Conseiller tous les travailleurs, y compris les employés et les consultants, sur le développement et l'avancement du travail
• Maintenir des bases de données transparentes sur chaque projet pour s'assurer que les supérieurs hiérarchiques sont informés de tout changement de calendrier, de budget ou de main-d'œuvre en temps réel
• La compilation de programmes de formation complets pour s'assurer que tous les employés sont correctement certifiés pour tout changement réglementaire pouvant survenir
• Réaliser des estimations budgétaires pour tous les projets de construction proposés
• Coordonner toute mise à niveau de service ou de maintenance pour les systèmes de l'établissement
• Organiser des réunions et obtenir l'approbation des modifications d'espace nécessaires qui pourraient être nécessaires pour la modernisation de l'espace
• Développer des processus d'audit interne pour s'assurer que toutes les normes réglementaires applicables sont respectées, y compris la nouvelle norme ISO 41001, Facility management – Management systems – Requirements with guidance for use

Capture d'écran via ISO

Bien sûr, résoudre tous les problèmes d'infrastructure d'abord est primordial pour assurer la sûreté et la sécurité de l'installation.

Meilleures pratiques de leadership pour les gestionnaires d'installations

Comme vous l'avez déjà deviné, la gestion des installations est un travail important et souvent complexe qui nécessite une équipe forte, avant-gardiste et surtout responsable leader qui réfléchit aux besoins de son établissement de la manière la plus holistique possible. En plus de posséder ces qualités, les gestionnaires les plus informés ont soit des années d'expérience diversifiée dans l'industrie à leur actif, soit un diplôme spécialisé dans la discipline. La formation continue est également courante dans le domaine, et il existe un certain nombre de cours de gestion des installations qui peuvent aider les gestionnaires d'installations à se tenir au courant des tendances actuelles et des meilleures pratiques.

Donc, maintenant que nous avons une idée de ce à quoi pourrait ressembler un gestionnaire d'installations compétent sur le papier , examinons les pratiques de leadership les plus efficaces qu'ils peuvent mettre en œuvre pour garantir la sécurité et l'efficacité de leur organisation :

• Ils sont sur la même page que les supérieurs en ce qui concerne l'avenir -  Comme mentionné tout au long de ce guide, être un puissant gestionnaire d'installations signifie regarder vers l'avenir. Qu'il s'agisse d'élaborer des plans de continuité des activités en cas de sinistre ou de maintenir une ligne de communication ouverte avec les autres services, le responsable comprend qu'il ne sera un véritable leader que si son établissement et son personnel sont prêts à s'adapter aux changements.
• Ils savent planifier et budgétiser :  Les gestionnaires d'installations connaissent la valeur actuelle de chaque partie de l'infrastructure de leur installation - et combien il faudra mettre à niveau. Ils ont également une compréhension aiguë de la façon dont leurs besoins budgétaires peuvent fluctuer à l'avenir, de sorte qu'ils peuvent proposer avec précision des modifications budgétaires aux pouvoirs en place.
• Ils ont le sens du développement d'une équipe formidable –  Selon les besoins spécifiques de l'organisation, le gestionnaire de l'installation peut être responsable de l'embauche et de la formation des travailleurs de l'installation, des sous-traitants ou même des consultants. Cela signifie que le responsable doit avoir une compréhension innée des tâches et des contraintes de chaque poste et de la meilleure façon de travailler ensemble pour constituer l'équipe la plus compétente possible. N'oubliez pas que ces membres de l'équipe contrôlent en fin de compte la sûreté et la sécurité de l'installation, des tâches très importantes qui peuvent briser une organisation en termes de responsabilité si quelque chose tournait mal.
• Ils sont prêts à écouter –  Il est tout à fait naturel que les gestionnaires d'installations soient frustrés par le fait que les supérieurs appellent à de grands changements qui pourraient être physiquement déconnectés de l'installation, mais cela ne signifie pas qu'ils ont tort . Des leaders dynamiques collaborent avec tous les départements en écoutant leurs propositions et leurs idées. Ce faisant, ils créent une ligne de communication ouverte et sûre qui, quel que soit le résultat, renforcera les relations interministérielles.

La gestion des installations est un travail difficile, et il devient de plus en plus complexe à mesure que les progrès technologiques transforment les anciens processus en de nouvelles approches rationalisées. Les meilleurs gestionnaires d'installations comprennent exactement comment équilibrer les investissements dans les technologies intelligentes qui stimulent l'efficacité tout en minimisant les risques (par exemple, les risques fiscaux et de sécurité) pour une influence positive sur le résultat net. En bref, la gestion des installations est aujourd'hui l'épine dorsale des opérations dans une multitude de secteurs.

Ressources supplémentaires sur la gestion des installations

Pour plus d'informations sur les meilleures pratiques de gestion des installations, consultez les ressources suivantes :

• Bibliothèque de connaissances IFMA
• L'essence de la gestion des installations et du leadership
• Redéfinir la vision exécutive de la gestion des installations
• Planification de la relève pour les gestionnaires d'installations
• 6 façons d'optimiser les coûts dans la gestion des installations
• 6 caractéristiques essentielles des gestionnaires d'installations
• Un bref historique de la gestion des installations
• Formation à la gestion des installations
• Quelle est l'importance de la gestion des installations ?
• Les 10 principales raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'un professionnel de la gestion des installations comme vous

Produits et solutions de suivi de Camcode :

• Étiquettes d'emplacement des racks d'entrepôt
• Étiquettes de code-barres
• Étiquettes d'emplacement d'entrepôt
• Balises UID
• Balises de contrôle d'inventaire
• Signalisation d'allée d'entrepôt
• Étiquettes d'équipement métallique
• Panneaux d'entrepôt
• Étiquettes en aluminium personnalisées