Les nouveaux arrivants dans les entreprises :une opportunité d'amélioration continue

Accueillir de nouvelles recrues dans une entreprise n'est pas une mince affaire. C'est même un véritable enjeu RH souvent sous-estimé. Pourtant, les résultats d'une politique d'intégration efficace sont réels et tangibles. Les nouvelles recrues sont plus susceptibles d'adhérer aux valeurs de l'entreprise et de devenir rapidement opérationnelles. Pour y parvenir, la gestion des nouvelles recrues devra s'appuyer sur deux axes principaux :la gestion des connaissances et l'amélioration continue.

La gestion des connaissances comme support

La bonne intégration des nouvelles recrues commence bien avant leur entrée dans l'entreprise. En fait, cette intégration se prépare avant même leur recrutement. En effet, l'entreprise est une structure en mutation :certains salariés arrivent, d'autres partent, d'autres changent de poste. Tous ces mouvements conduisent à des « transferts » de connaissances. Des transferts qui, s'ils sont mal maîtrisés, peuvent entraîner des pertes de savoir-faire dont l'entreprise peut souffrir. Pour éviter cela, chaque structure doit s'inscrire dans une démarche de gestion des connaissances. Cette approche facilitera la transmission des connaissances au sein de la société en :

• Déterminer la base de connaissances commune que chaque employé doit avoir (expérience, vision, mission, valeur, etc.)
• Documentation des processus (approche par flux)
• Définition des modes opératoires (approche opérationnelle)
• Identifier les domaines possibles d'échec de la transmission des connaissances

Grâce à cette approche transversale, la gestion des connaissances permettra de rassembler toutes les informations et accompagnements nécessaires à la mise en place d'un plan d'intégration des nouvelles recrues.

Le plan d'intégration

Crucial pour la réussite de l'intégration des nouveaux membres de l'entreprise, le plan d'intégration matérialise la mise en œuvre concrète de la gestion des connaissances. La transmission des savoirs est donc au cœur de ce plan. Grâce à lui, les nouvelles recrues apprendront autant sur les méthodes (savoir-faire) de l'entreprise que sur sa philosophie (savoir-être).

C'est également sur la base de ce plan d'intégration que les nouveaux collaborateurs se feront une première opinion de leur nouvelle structure. Paradoxalement, c'est à ce stade qu'une entreprise va contenir ou favoriser le roulement du personnel. En effet, un nouvel arrivant pris en charge de manière chaotique ou aléatoire peut ne pas développer un fort sentiment d'appartenance à sa nouvelle entreprise.

Au contraire, un salarié accueilli grâce à un plan d'intégration solide sera beaucoup plus impliqué dans son travail. Le plan d'intégration doit donc être efficace, clair et parfaitement séquencé. L'objectif est de rendre les nouvelles recrues rapidement opérationnelles tout en leur permettant d'intégrer les valeurs fondamentales de l'entreprise. Un plan d'intégration efficace prendra donc plusieurs mois.

Le rapport d'étonnement pour favoriser l'amélioration continue

L'intégration de nouvelles recrues est une opportunité d'amélioration continue souvent mal mesurée par les entreprises. En effet, nous accueillons dans la structure une personne qui ne la connaît pas encore. Son « nouvel » œil portera sur certains éléments ou événements qui, pour les salariés déjà présents, font partie de la « routine ».

Il est donc très important de demander aux nouvelles recrues de rédiger un « rapport surprise » dans lequel elles consigneront tout ce qui les a marquées, en bien ou en mal. Anonymes dans la mesure du possible (pour éviter l'autocensure), ces signalements permettront à la structure de s'interroger et pourront conduire à de nouvelles améliorations.

Intégrer de nouvelles recrues est certes un défi pour les entreprises, mais c'est aussi une opportunité. Opportunité d'amélioration continue en s'assurant que la gestion et la transmission des connaissances sont bien maîtrisées. Mais aussi, une opportunité de "fidéliser" les nouveaux collaborateurs en leur prouvant, dès le départ, que l'entreprise maîtrise à la fois son savoir-faire et son savoir-être.

Picomto est une solution de captation et de diffusion du savoir-faire opérationnel dans l'entreprise. Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d'une solution pour faciliter l'intégration des nouveaux arrivants.