3 conseils pour la gestion des stocks hospitaliers :mise en œuvre de processus de suivi des actifs pour rationaliser la gestion des stocks

Les hôpitaux sont souvent critiqués pour leur gestion inefficace des fournitures et leurs dépenses excessives en inventaire. Alors que les hôpitaux sont obligés de se serrer la ceinture, les responsables du matériel, les fournisseurs et les membres du personnel sont contraints de s'occuper de la gestion des stocks; malheureusement, on leur dit souvent de le faire d'une manière chronophage impliquant des processus manuels inefficaces et sujets à l'erreur humaine.
Si le temps du personnel est consacré à la gestion manuelle des stocks et au suivi de l'utilisation sur plusieurs sites d'approvisionnement, les hôpitaux ne sont pas t faire beaucoup pour corriger leurs problèmes de gestion des stocks. Ils ne s'aident pas non plus lorsqu'il s'agit de préparer des rapports, de maintenir la conformité et de documenter l'utilisation. Ils manquent également d'un système cohérent pour remplir les commandes de dernière minute des infirmières et des médecins.
Pour rationaliser la gestion des stocks hospitaliers et automatiser l'approvisionnement et la distribution des médicaments, les dirigeants des hôpitaux doivent mettre en œuvre les meilleures pratiques telles que l'investissement dans un système de gestion des approvisionnements hospitaliers et rationaliser les tâches de gestion des stocks. En effet, nos conseils pour la gestion des stocks hospitaliers incluent :

• Mise en place d'un système de gestion de l'approvisionnement hospitalier
• Adopter des systèmes automatisés de gestion des stocks
• Utilisation d'étiquettes d'inventaire pour un retrait et un enregistrement efficaces des instruments médicaux

Les hôpitaux qui prennent des mesures dans ce sens amélioreront l'efficacité du personnel, réduiront les coûts d'approvisionnement des stocks et amélioreront les résultats. Lisez la suite pour en savoir plus sur nos conseils pour la gestion des stocks hospitaliers.

Mise en place d'un système de gestion de l'approvisionnement hospitalier

La mise en œuvre d'un système de gestion de la chaîne d'approvisionnement des soins de santé aide les hôpitaux à réduire leurs dépenses et à maintenir leurs budgets en ligne. La gestion de la chaîne d'approvisionnement en soins de santé est complexe car elle est fragmentée et, selon Jacqueline Belliveau de RevCycle Intelligence, « implique l'obtention , gérer les fournitures et fournir des biens et des services aux prestataires et aux patients. Pour compléter le processus, les biens physiques et les informations sur les produits et services médicaux passent généralement par un certain nombre de parties prenantes indépendantes, notamment des fabricants, des compagnies d'assurance, des hôpitaux, des fournisseurs, des organismes d'achat groupés et plusieurs organismes de réglementation. Cependant, en favorisant l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement des soins de santé, les hôpitaux et les cabinets médicaux peuvent créer des opportunités substantielles de réduction des coûts dans leur organisation. »
Les prestataires médicaux utilisent une pléthore d'articles chaque jour pour traiter les patients, et ils en utilisent plusieurs de chaque élément tout au long de leurs quarts de travail. Les employés stockent ces articles, qui proviennent de centres de distribution ou directement des fabricants, de sorte que de nombreuses organisations peuvent être impliquées pour fournir aux fournisseurs l'inventaire dont ils ont besoin au quotidien. La gestion de la chaîne d'approvisionnement implique chacune de ces organisations en plus des organismes de réglementation, comme la Federal Drug Administration, et des compagnies d'assurance. La gestion de cette chaîne d'approvisionnement est difficile non seulement parce qu'elle est fragmentée, mais aussi parce que les différents acteurs ont leurs propres objectifs; par exemple, les médecins et les infirmières sont à l'aise avec certains produits, mais les dirigeants d'hôpitaux achètent généralement les articles les plus abordables et de haute qualité disponibles.
Pour ces raisons, la mise en place d'un système de gestion de la chaîne d'approvisionnement des hôpitaux est indispensable. Le choix d'une plate-forme implique de trouver une solution qui répond aux besoins de votre organisation avec des fonctionnalités telles que la gestion automatisée des stocks, la capture automatique des données, l'accès mobile et le stockage des données.

Adopter des systèmes automatisés de gestion des stocks

Un système automatisé de gestion des stocks est indispensable pour un hôpital très fréquenté afin de rationaliser la chaîne d'approvisionnement de l'hôpital. Ces systèmes automatisés de gestion des stocks incluent des technologies de suivi et de traçabilité des stocks et des appareils utilisés chaque jour dans un établissement de santé. Souvent, ils utilisent des codes-barres et des étiquettes RFID avec des numéros d'identification uniques pour chaque article d'inventaire afin de permettre un suivi et une gestion précis. Les infirmières et les médecins peuvent scanner les codes-barres avec des scanners ou des appareils mobiles et être sûrs que les données seront stockées dans le système ; dans le même temps, la capture automatique des données garantit des rapports précis à des fins de création de graphiques et d'inventaire.
Les systèmes de gestion des stocks automatisés aident également les prestataires de soins de santé à identifier si des produits ont été rappelés ou endommagés et à être proactifs pour éviter de donner ces produits ou médicaments à les patients. De plus, la gestion automatisée des stocks permet d'identifier les médicaments et les appareils fréquemment utilisés et de prévoir les pénuries potentielles. Les gestionnaires d'inventaire ont accès aux données et peuvent définir des niveaux d'inventaire minimaux qui passeront automatiquement des commandes d'articles avant qu'il n'y ait une pénurie. Ainsi, les coûts restent bas car les hôpitaux adoptent automatiquement des pratiques allégées grâce à l'utilisation de la gestion automatisée des stocks.

Utilisation des balises d'inventaire pour une vérification et un enregistrement efficaces des instruments médicaux

Pour optimiser l'efficacité de votre système automatisé de gestion des stocks dans le cadre de votre système de gestion de la chaîne d'approvisionnement de votre hôpital, vous devez utiliser des étiquettes d'inventaire. Utilisez votre système de gestion des stocks pour attribuer des étiquettes à votre équipement avec des codes-barres comportant des numéros d'identification uniques pour chaque article. N'utilisez pas les numéros de série des articles comme numéros d'identification car les fabricants peuvent numéros de série en double, ce qui rendra le suivi des équipements individuels pratiquement impossible pour votre organisation de soins de santé.
Le marquage des équipements médicaux est essentiel pour suivre leur utilisation et permettre un départ et un enregistrement rapides pour les prestataires de soins de santé. Le suivi des instruments médicaux permet d'économiser de l'argent en éliminant pratiquement la perte et le vol. Il rationalise également la maintenance de l'équipement et aide les responsables à surveiller le cycle de vie des équipements médicaux de valeur. La numérisation des étiquettes pour la vérification et l'enregistrement de l'équipement augmente également la visibilité de vos actifs et vous aide à découvrir les éléments manquants en sachant qui les a utilisés en dernier et où. Dans l'ensemble, les étiquettes d'inventaire avec étiquettes à code-barres vous aident à réduire les coûts d'inventaire et à augmenter l'efficacité et la productivité du personnel en rationalisant le processus de paiement et d'enregistrement.

Un dernier mot sur les avantages de la mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion des stocks hospitaliers

Lorsque votre hôpital adopte les meilleures pratiques de gestion des stocks, telles que la mise en œuvre d'un système de gestion de la chaîne d'approvisionnement de l'hôpital, l'adoption d'un système de gestion des stocks automatisé et l'utilisation d'étiquettes pour un contrôle et un enregistrement efficaces de l'équipement médical, vous récolterez les bénéfices et maximiserez votre retour sur investissement. Les avantages les plus importants de la rationalisation des pratiques de gestion des stocks de votre hôpital incluent :

• Atteinte des objectifs d'inventaire :grâce à la capture automatisée des données via votre système de gestion des stocks, vous disposez d'un inventaire précis en temps réel et configurez des paramètres pour les réapprovisionnements automatiques. Vous éliminerez le gaspillage et les pénuries de produits.
• Optimisation du temps des prestataires :les infirmières passent beaucoup trop de temps à gérer les stocks. Les systèmes automatisés de gestion des stocks déchargent les infirmières de leurs tâches liées à la chaîne d'approvisionnement et leur donnent plus de temps à consacrer aux patients.
• Gérez les rappels et réduisez les expirations :le suivi des équipements, appareils et médicaments médicaux à l'aide d'étiquettes d'inventaire et de codes-barres vous permet de gérer plus efficacement les rappels et de réduire le nombre de produits périmés dans vos rayons. Les alertes et les notifications vous tiennent au courant des informations les plus importantes sur les dispositifs médicaux et les médicaments.
• Utilisez l'analytique pour prendre de meilleures décisions :les systèmes de gestion de la chaîne d'approvisionnement des hôpitaux et les systèmes automatisés de gestion des stocks collectent des données qui se transforment en analyses pour vous aider à mieux comprendre l'utilisation des stocks, les déchets et les besoins de maintenance. Vous aurez le pouvoir de prendre des décisions basées sur les données pour prévoir les demandes avec plus de précision.

Images via Pixabay par skeeze et rdelarosa0