Comment l'automatisation des comptes fournisseurs peut aider les chaînes d'approvisionnement à prospérer

Les responsables de la chaîne d'approvisionnement sont depuis longtemps confrontés à des défis en ce qui concerne les processus de comptes fournisseurs et d'approvisionnement au paiement (P2P). Malgré le passage au numérique dans tous les secteurs, de nombreuses organisations s'appuient toujours sur des processus AP manuels et papier pour approuver et payer les factures. Cela crée une multitude de problèmes, tels qu'un manque de contrôle sur le calendrier des paiements aux fournisseurs, des exceptions de factures qui prennent un temps précieux pour le personnel et une mauvaise visibilité pour le directeur financier ainsi que pour les fournisseurs.

En évoluant vers le numérique dans le processus de comptabilité fournisseurs de votre organisation, vous pouvez éliminer le processus lent et sujet aux erreurs qui est à l'origine de nombreux problèmes avec vos fournisseurs. Ce faisant, vous pouvez réduire les coûts, optimiser les flux de trésorerie, acquérir une visibilité en temps réel sur les dettes impayées et éviter les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement avant qu'elles ne surviennent.

De l'amélioration de la rentabilité et de l'optimisation des flux de trésorerie à la création d'une chaîne d'approvisionnement plus stable, l'automatisation AP/P2P offre un certain nombre d'avantages aux responsables de la chaîne d'approvisionnement. Voici trois des plus convaincants.

Éliminez les exceptions de facture. Dans un monde idéal, les exceptions de facture seraient rares. Mais pour de nombreuses organisations qui s'appuient encore sur des processus AP obsolètes, ce n'est tout simplement pas le cas. Une étude récente d'Ardent Partners a révélé que 62 % des professionnels de l'AP s'accordent à dire que les exceptions de factures leur causent les plus gros maux de tête dans leur travail quotidien.

Non seulement les exceptions de facture prennent beaucoup de temps à résoudre, mais elles entraînent également des cycles de paiement incohérents. Imaginez que les factures des fournisseurs soient en attente parce que les marchandises n'ont pas été reçues et qu'AP ne peut pas effectuer une correspondance à trois. Dans ce scénario, de nombreux fournisseurs placeront les clients en attente de crédit. Certains peuvent même arrêter complètement d'expédier des marchandises supplémentaires.

Même si les choses ne deviennent pas aussi extrêmes, vos fournisseurs ne sont pas payés en temps opportun. Dans le meilleur des cas, cela conduit à de mauvaises relations avec les fournisseurs et à une instabilité pour ceux qui se trouvent dans une situation de trésorerie difficile.

Mettre à l'échelle les opportunités de remise sur paiement anticipé. Pendant la pandémie mondiale, toutes les entreprises n'ont pas ressenti le même niveau de douleur. Ceux qui disposaient de processus automatisés utilisant des plates-formes de logiciel en tant que service (SaaS) ont pu passer rapidement à une main-d'œuvre distante avec peu de problèmes. Dans le domaine de l'AP, cela signifiait que les employés pouvaient gérer les factures de n'importe où et à grande échelle.

Traditionnellement, si un directeur financier voulait payer des centaines ou des milliers de fournisseurs plus tôt pour profiter d'une remise de paiement anticipé, ce n'était pas un problème. D'un autre côté, si l'optimisation des flux de trésorerie était l'objectif, il était facile de planifier le paiement jusqu'au dernier jour possible dans les délais.

Fournir une visibilité sur les processus AP et P2P. Plus vous avez de visibilité sur votre chaîne d'approvisionnement, plus il est facile de prévoir les flux de trésorerie, d'identifier les perturbations potentielles avant qu'elles ne surviennent et de prendre des décisions basées sur les données. Mais lorsque vous comptez sur des workflows de facturation papier, il est pratiquement impossible de voir où en sont les choses à un moment donné.

En apportant la transformation numérique à votre service AP sous la forme d'une automatisation AP/P2P, vous bénéficiez d'une visibilité 24h/24 et 7j/7 sur l'ensemble du processus de facturation. Cela élimine les surprises, améliore la veille économique et vous permet d'optimiser en permanence vos opérations en tirant parti d'informations en temps réel.

Si votre organisation utilise toujours des flux de travail AP sur papier, il est impossible que votre chaîne d'approvisionnement soit aussi efficace qu'elle peut l'être. En investissant dans des outils qui automatisent le processus AP, vous pouvez créer une connexion numérique avec vos fournisseurs qui vous permet de :

• Éviter les interruptions de la chaîne d'approvisionnement en évitant d'être mis en attente de crédit ou complètement coupé.
• Simplifier la gestion des données fournisseurs en ayant toutes les données pertinentes (telles que W-9 et les informations de compte bancaire) en un seul endroit, avec des capacités de reporting efficaces.
• Améliorer les relations avec les fournisseurs en donnant aux fournisseurs une visibilité sur l'état des paiements et en s'assurant qu'ils sont payés à temps.
• Augmenter l'efficacité des processus P2P en numérisant les transactions pour rationaliser les opérations et réduire les erreurs humaines.
• Éliminer les exceptions de facture pour optimiser davantage le processus et s'assurer que l'AP, les acheteurs internes et les chefs de service ne consacrent du temps qu'aux activités à valeur ajoutée.

En fin de compte, l'automatisation AP est un moyen simple de s'assurer que votre chaîne d'approvisionnement continue de fonctionner efficacement, tout en augmentant la productivité et la rentabilité.

Shan Haq est vice-président de la stratégie d'entreprise et du développement chez Transcepta , une plate-forme d'approvisionnement basée sur le cloud.

Les responsables de la chaîne d'approvisionnement sont depuis longtemps confrontés à des défis en ce qui concerne les processus de comptes fournisseurs et d'approvisionnement au paiement (P2P). Malgré le passage au numérique dans tous les secteurs, de nombreuses organisations s'appuient toujours sur des processus AP manuels et papier pour approuver et payer les factures. Cela crée une multitude de problèmes, tels qu'un manque de contrôle sur le calendrier des paiements aux fournisseurs, des exceptions de factures qui prennent un temps précieux pour le personnel et une mauvaise visibilité pour le directeur financier ainsi que pour les fournisseurs.

En évoluant vers le numérique dans le processus de comptabilité fournisseurs de votre organisation, vous pouvez éliminer le processus lent et sujet aux erreurs qui est à l'origine de nombreux problèmes avec vos fournisseurs. Ce faisant, vous pouvez réduire les coûts, optimiser les flux de trésorerie, acquérir une visibilité en temps réel sur les dettes impayées et éviter les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement avant qu'elles ne surviennent.

De l'amélioration de la rentabilité et de l'optimisation des flux de trésorerie à la création d'une chaîne d'approvisionnement plus stable, l'automatisation AP/P2P offre un certain nombre d'avantages aux responsables de la chaîne d'approvisionnement. Voici trois des plus convaincants.

Éliminez les exceptions de facture. Dans un monde idéal, les exceptions de facture seraient rares. Mais pour de nombreuses organisations qui s'appuient encore sur des processus AP obsolètes, ce n'est tout simplement pas le cas. Une étude récente d'Ardent Partners a révélé que 62 % des professionnels de l'AP s'accordent à dire que les exceptions de factures leur causent les plus gros maux de tête dans leur travail quotidien.

Non seulement les exceptions de facture prennent beaucoup de temps à résoudre, mais elles entraînent également des cycles de paiement incohérents. Imaginez que les factures des fournisseurs soient en attente parce que les marchandises n'ont pas été reçues et qu'AP ne peut pas effectuer une correspondance à trois. Dans ce scénario, de nombreux fournisseurs placeront les clients en attente de crédit. Certains peuvent même arrêter complètement d'expédier des marchandises supplémentaires.

Même si les choses ne deviennent pas aussi extrêmes, vos fournisseurs ne sont pas payés en temps opportun. Dans le meilleur des cas, cela conduit à de mauvaises relations avec les fournisseurs et à une instabilité pour ceux qui se trouvent dans une situation de trésorerie difficile.

Mettre à l'échelle les opportunités de remise sur paiement anticipé. Pendant la pandémie mondiale, toutes les entreprises n'ont pas ressenti le même niveau de douleur. Ceux qui disposaient de processus automatisés utilisant des plates-formes de logiciel en tant que service (SaaS) ont pu passer rapidement à une main-d'œuvre distante avec peu de problèmes. Dans le domaine de l'AP, cela signifiait que les employés pouvaient gérer les factures de n'importe où et à grande échelle.

Traditionnellement, si un directeur financier voulait payer des centaines ou des milliers de fournisseurs plus tôt pour profiter d'une remise de paiement anticipé, ce n'était pas un problème. D'un autre côté, si l'optimisation des flux de trésorerie était l'objectif, il était facile de planifier le paiement jusqu'au dernier jour possible dans les délais.

Fournir une visibilité sur les processus AP et P2P. Plus vous avez de visibilité sur votre chaîne d'approvisionnement, plus il est facile de prévoir les flux de trésorerie, d'identifier les perturbations potentielles avant qu'elles ne surviennent et de prendre des décisions basées sur les données. Mais lorsque vous comptez sur des workflows de facturation papier, il est pratiquement impossible de voir où en sont les choses à un moment donné.

En apportant la transformation numérique à votre service AP sous la forme d'une automatisation AP/P2P, vous bénéficiez d'une visibilité 24h/24 et 7j/7 sur l'ensemble du processus de facturation. Cela élimine les surprises, améliore la veille économique et vous permet d'optimiser en permanence vos opérations en tirant parti d'informations en temps réel.

Si votre organisation utilise toujours des flux de travail AP sur papier, il est impossible que votre chaîne d'approvisionnement soit aussi efficace qu'elle peut l'être. En investissant dans des outils qui automatisent le processus AP, vous pouvez créer une connexion numérique avec vos fournisseurs qui vous permet de :

• Éviter les interruptions de la chaîne d'approvisionnement en évitant d'être mis en attente de crédit ou complètement coupé.
• Simplifier la gestion des données fournisseurs en ayant toutes les données pertinentes (telles que W-9 et les informations de compte bancaire) en un seul endroit, avec des capacités de reporting efficaces.
• Améliorer les relations avec les fournisseurs en donnant aux fournisseurs une visibilité sur l'état des paiements et en s'assurant qu'ils sont payés à temps.
• Augmenter l'efficacité des processus P2P en numérisant les transactions pour rationaliser les opérations et réduire les erreurs humaines.
• Éliminer les exceptions de facture pour optimiser davantage le processus et s'assurer que l'AP, les acheteurs internes et les chefs de service ne consacrent du temps qu'aux activités à valeur ajoutée.

En fin de compte, l'automatisation AP est un moyen simple de s'assurer que votre chaîne d'approvisionnement continue de fonctionner efficacement, tout en augmentant la productivité et la rentabilité.

Shan Haq est vice-président de la stratégie d'entreprise et du développement chez Transcepta , une plate-forme d'approvisionnement basée sur le cloud.