Prise en charge des rétrofacturations dans la chaîne d'approvisionnement

L'objectif de 2020 était incontestablement la crise du COVID-19, et tous les domaines d'activité ont été touchés, en particulier la chaîne d'approvisionnement. Jusqu'à 75 % des entreprises ont signalé des perturbations importantes dans leurs chaînes d'approvisionnement, obligeant 16 % à ajuster leurs objectifs de chiffre d'affaires à la baisse. Mais bien avant le début de l'épidémie de COVID-19, un autre mot « c » avait un impact sur le résultat :les rétrofacturations.

Résultant de préavis d'expédition (ASN) tardifs, inexacts ou illisibles, les rétrofacturations sont tellement ancrées dans l'entreprise qu'elles sont considérées comme un élément de ligne réel dans les budgets. En fait, ces frais consomment en moyenne 2 % du chiffre d'affaires. Pour mettre cela en perspective, une entreprise générant 10 millions de dollars par an finira par attribuer 200 000 $ à ces frais et amendes.

Après une année de turbulences économiques et de perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les fournisseurs ne peuvent pas se permettre de gaspiller des revenus. En conséquence, les directeurs des achats ont fait de la gestion des dépenses leur priorité numéro un, lui accordant huit fois plus d'importance dans les opérations quotidiennes. Alors que les organisations continuent de rechercher des moyens créatifs de réduire les coûts sans nuire à l'efficacité, une solution est claire :il est temps de prendre en charge les rétrofacturations. Voici quelques conseils sur la façon d'atteindre cet objectif.

Transformez votre mentalité de passive à proactive. La première étape que les entreprises peuvent prendre aujourd'hui pour réduire les coûts inutiles sans sacrifier la productivité est de commencer à rejeter l'idée que les rétrofacturations sont simplement un coût pour faire des affaires. Ces frais sont souvent acceptés sans contestation de manière passive. En fait, dans les années 1990, les grandes marques de détaillants comme Kmart ajoutaient simplement des frais de rétrofacturation de 2% sur chaque commande, en supposant que chaque fournisseur aurait des violations. Trois décennies plus tard, les fournisseurs continuent d'accepter cette approche.

La clé du changement est d'adopter une approche proactive de la gestion des dépenses et de la protection des revenus. Rendre les rétrofacturations inoffensives est une hypothèse coûteuse à faire, surtout à une époque où de nombreuses organisations ont du mal à rester à flot. Le changement peut être difficile, mais lorsque le changement équivaut à de l'argent, il est temps de mettre la peur de côté et d'aller de l'avant.

Comprenez vos points faibles. Une autre étape cruciale pour éliminer les rétrofacturations consiste à effectuer un audit interne. Après tout, comment progresser sans comprendre ses performances actuelles ? Examinez les coûts de votre chaîne d'approvisionnement et où se produisent les dépenses. Calculez ce que ces polices d'assurance « intégrées » vous coûtent. Vous vous rendrez vite compte que ces frais apparemment insignifiants dans leur ensemble sont en fait très importants. Il est également important d'évaluer les rétrofacturations pour avoir une idée de ce qui ne va pas pour conduire au changement.

Briser les silos de données vous aidera à obtenir une image complète de l'ensemble du cycle de vie de la commande, afin d'identifier les erreurs et les exceptions. Une fois que vous avez une visibilité sur le problème, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour résoudre rapidement les problèmes et éviter qu'ils ne se reproduisent.

Investir dans la bonne technologie pour une visibilité maximale. Sans la bonne technologie, les entreprises ne seront pas en mesure d'établir le niveau de visibilité nécessaire pour comprendre leurs points faibles. Cela ne signifie pas investir des millions de dollars ou des centaines d'heures dans une solution. Il s'agit de choisir la bonne plate-forme qui utilise efficacement les données de l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement, offrant une visibilité en temps réel sur les cycles de vie des commandes. Cette approche proactive permet aux entreprises de garder une longueur d'avance sur les exceptions potentielles et de résoudre le problème avant qu'il ne se transforme en une amende coûteuse.

Lorsque vous recherchez des options technologiques pour atténuer les rétrofacturations, envisagez une solution logicielle accessible à tous les membres de l'équipe, quel que soit leur niveau informatique. compétence. Il est également essentiel d'inclure votre équipe de conformité dans les décisions, afin de garantir que les réglementations peuvent être respectées avec l'outil.

Paver la voie du futur. Au cours de cette nouvelle décennie, ne vous laissez pas abattre par les frais inutiles liés aux rétrofacturations. Les entreprises doivent se concentrer sur la transformation de leur mentalité, la compréhension de leurs points faibles et l'investissement dans la bonne technologie pour réduire les coûts et augmenter l'efficacité. En conséquence, la chaîne d'approvisionnement peut devenir un élément différenciateur au lieu d'un centre de coûts, et l'avenir sera plus fructueux pour l'ensemble de l'organisation.

Michael Rabinowitz est le fondateur et PDG de CoEntreprise.